Een aangepaste e-mailafzender instellen

Diligent One-platform stuurt gebruikers en niet-gebruikers e-mails om acties te vragen en updates te bieden indien nodig. Om ervoor te zorgen dat gebruikers e-mails van Diligent One-platform vertrouwen, kunt u een aangepaste e-mailafzender instellen zodat uw gebruikers uw bedrijf herkennen als de bron van een e-mail.

Waarom een aangepaste e-mailafzender handig is

Een aangepaste e-mailafzender kan verschillende voordelen hebben.

• Verbeterde naleving en efficiëntie het bewustzijn op het gebied van phishingaanvallen is verbeterd en daarom is het algehele wantrouwen op het gebied van e-mails gegroeid. Meldingen van Diligent One-platform worden soms niet geopend en ontvangers kunnen ze rapporteren als phishing-pogingen. Dit kan verschillende negatieve effecten hebben, zoals het belasten van uw IT-team met fout-positieven, het verhinderen van audit en verminderen van naleving en inzicht. Een bekende naam kan ervoor zorgen dat ontvangers een e-mail herkennen en vertrouwen.
• Verbeterde communicatie U kunt uw aangepaste e-mailafzender gebruiken als een antwoordadres zodat e-mailontvangers de legitimiteit van een e-mail kunnen verifiëren of om meer informatie kunnen vragen.

Hoe e-mails met een aangepaste afzender eruitzien

Diligent One-platform blijft het Van-adres, maar uw aangepaste e-mailadres wordt de Afzender en kan ook het antwoordadres zijn. Verschillende e-mailservices gebruiken enigszins andere indelingen. In de meeste gevallen ziet het Van-veld in e-mails van Diligent One-platform eruit zoals in deze voorbeelden.

• Microsoft Outlook-voorbeeld Van: Meldingen van Diligent One-platform <notifications@highbond.com> namens interne audit <internalaudit@example.com>
• Gmail-voorbeeld Van: Meldingen van Diligent One-platform <notifications@highbond.com> via interne audit <internalaudit@example.com>

Vragenlijstafzenders hebben voorrang op aangepaste afzender

Wanneer iemand in uw bedrijf een vragenlijst over een record stuurt, zien ontvangers de naam van de afzender als de bron van de e-mail, zodat ze de oorsprong kunnen identificeren. Deze naam heeft voorrang op de naam van het aangepaste e-mailadres. In dit geval ziet de ontvanger iets wat op de volgende voorbeelden lijkt.

• Microsoft Outlook-voorbeeld From: Meldingen van Diligent One-platform <notifications@highbond.com> namens John Smith <internalaudit@example.com>
• Gmail-voorbeeld Van: Meldingen van Diligent One-platform <notifications@highbond.com> via John Smith <internalaudit@example.com>

Niet ondersteund in de Rapporten-app

Rapporten biedt momenteel geen ondersteuning voor aangepaste afzenders. Uitzendingen van rapporten blijven komen van notifications@highbond.com en door gebruikers gedeelde rapporten blijven komen van het e-mailadres van die gebruiker.

Een aangepaste e-mailafzender inschakelen of wijzigen

Systeembeheerders kunnen een aangepaste e-mailafzender instellen

1. Open Launchpad.
2. Als uw bedrijf meer dan één exemplaar gebruikt in Launchpad, zorg er dan voor dat het juiste exemplaar actief is.
3. Selecteer Platform-instellingen > Organisatie. Als u Organisatie niet als een optie ziet, heeft het account dat u hebt gebruikt om u aan te melden, geen beheerdersbevoegdheden.
4. Klik op E-mailafzender beheren.
5. Voer de naam van de afzender in E-mailadresnaam in.
6. Voer het e-mailadres van de afzender in E-mailadres in.
7. Als u wilt dat ontvangers kunnen reageren op de aangepaste afzender, selecteert u Gebruik dit e-mailadres als antwoordadres. Hiermee wordt de aangepaste e-mailafzender het standaardadres wanneer ontvangers de antwoordfunctie van de e-mailclient gebruiken.
8. Selecteer Aangepast e-mailadres inschakelen.
9. Bekijk een voorbeeld van de e-mailkoptekst om te controleren of het er goed uitziet.
10. Klik op Wijzigingen opslaan. Alle e-mails Diligent One-platform komen nu van de aangepaste afzender die u hebt gedefinieerd.

Een aangepaste e-mailafzender uitschakelen

Systeembeheerders kunnen een aangepaste e-mailafzender uitschakelen als u liever het standaard e-mailadres van Diligent One-platform gebruikt.

1. Open Launchpad.
2. Als uw bedrijf meer dan één exemplaar gebruikt in Launchpad, zorg er dan voor dat het juiste exemplaar actief is.
3. Selecteer Platform-instellingen > Organisatie. Als u Organisatie niet als een optie ziet, heeft het account dat u hebt gebruikt om u aan te melden, geen beheerdersbevoegdheden.
4. Klik op E-mailafzender beheren.
5. Wis Een aangepast e-mailadres inschakelen.
6. Klik op Wijzigingen opslaan. Alle e-mails van Diligent One-platform komen nu van notifications@highbond.com.