Gebruikersgroepen aanmaken in Rapporten

In Rapporten kunt u gebruikersgroepen maken om het toegangsniveau van specifieke groepen mensen tot afzonderlijke rapporten en dashboard-tabbladen op te geven.

Hoe het werkt

Gebruikersgroepen zijn een beveiligingsfunctie in Rapporten waarmee u hetzelfde toegangsniveau aan meerdere gebruikers tegelijkertijd kunt toewijzen.

U kunt gebruikersgroepen aanmaken om toegang te verlenen tot inhoudsmappen (die rapporten, dashboards en presentaties kunnen bevatten). U kunt de toegang van gebruikersgroepen tot individuele presentaties niet definiëren.

Gebruikersgroepen en dashboards

Gebruikersgroepen en dashboards zijn gerelateerd voor twee doeleinden:

• Wanneer u een gebruikersgroep maakt, kunt u aangeven dat bepaalde dashboard-tabbladen moeten worden toegevoegd aan de persoonlijke dashboards van de groepsleden.
• Wanneer u een dashboard maakt en het dashboard als privéopslaat, kunt u groepsleden als abonnees aan het dashboard toevoegen.

Nieuwe gebruikers

Gebruikers moeten worden toegevoegd aan Launchpad en moeten Rapporten eenmaal openen voordat ze als lid van een gebruikersgroep kunnen worden gedefinieerd. Nieuwe gebruikers krijgen standaard geen toegang tot Rapporten.

Voor meer informatie over het toevoegen van gebruikers aan Launchpad, zie Gebruikers toevoegen en beheren.

Machtigingen

Alleen Rapportbeheerders kunnen groepen maken, bewerken en verwijderen, en de toegang van gebruikersgroepen tot dashboard-tabbladen specificeren.

Een gebruikersgroep aanmaken

1. Open de app Rapporten.

   De pagina Bladeren wordt geopend.

2. Klik op Beheer, daarna Beheerconsole.
3. Vouw de sectie Gebruikersgroepen uit en klik op Toevoegen.

   Het formulier voor het aanmaken van een groep wordt geopend.

4. Voer in de sectie Groepsgegevens de volgende informatie in:
   • Naam Geef de groepsnaam op.
   • Beschrijving Optioneel. Beschrijf het doeleinde van de groep.
   • Groepsstatus selecteer Actief om de groep in Rapporten te kunnen gebruiken, of selecteer Concept om de groep niet in Rapporten te kunnen gebruiken.
   • Groepsbeveiliging selecteer Beveiligd  om aan te geven dat alleen gebruikers die tot de gebruikersgroep behoren de groepsinstellingen kunnen bewerken.
     Opmerking

     Als u Beveiligd selecteert, zorg er dan voor dat u uzelf toevoegt als lid van de gebruikersgroep zodat u de instellingen op een later tijdstip kunt bewerken, indien nodig.

5. Optioneel. Om automatisch dashboard-tabbladen aan het dashboard van een gebruiker toe te voegen, selecteert u de juiste opties in de vervolgkeuzelijst Dashboard Tab en klikt u op Toevoegen.
   Opmerking

   Als u geen opties in de vervolgkeuzelijst ziet, zijn er geen dashboards gemaakt in Rapporten. Voor informatie over het aanmaken van dashboards, zie Rapporten op dashboards tonen.

   De volgorde waarin u de dashboard-tabbladen toevoegt, weerspiegelt de volgorde waarin ze op het dashboard worden gesorteerd. Als een gebruiker echter tot meerdere groepen behoort, kan de sorteervolgorde van de dashboard-tabbladen verschillen.

   De dashboard-tabbladen worden automatisch toegevoegd voor alle gebruikers die tot de gebruikersgroep behoren wanneer zij Rapporten openen. Gebruikers kunnen deze dashboard-tabbladen later desgewenst verwijderen.

6. Geef de gebruikers op die u aan de gebruikersgroep wilt toevoegen:
   1. Klik onder Lidselectie op Zoeken en voer de naam van de gebruiker in, of klik op een van de opties om gebruikers uit een gefilterde lijst te selecteren, en selecteer de juiste gebruikers.
   2. Geef voor elke gebruiker in de gebruikersgroep aan of de gebruiker al dan niet moet worden opgenomen in de groep.
      Tip

      Als alle Launchpad-gebruikers in uw organisatie aan de groep moeten worden toegevoegd, kunt u gebruikers aan wie de rol Rapportlezer is toegewezen in de groep opnemen en andere gebruikers uitsluiten.

   3. Klik op Opslaan.

      Resultaat De gebruikersgroep is gemaakt. Als u de gebruikersgroep als Actief hebt opgegeven, kunt u beginnen met het toewijzen van toegang tot individuele rapporten aan de gebruikersgroep.

Groepsleden bekijken

1. Open de app Rapporten.

   De pagina Bladeren wordt geopend.

2. Klik op Beheer, daarna Beheerconsole.
3. Vouw de sectie Gebruikersgroepen uit.
4. Klik op de nummerlink onder Leden om een lijst met gebruikers weer te geven die tot de gebruikersgroep behoren.

Een gebruikersgroep bewerken of verwijderen

1. Open de app Rapporten.

   De pagina Bladeren wordt geopend.

2. Klik op Beheer, daarna Beheerconsole.
3. Voer een van de volgende handelingen uit:
   • Om een gebruikersgroep te bewerken, vouwt u de sectie Gebruikersgroepen uit, klikt u op de naam van de betreffende gebruikersgroep, maakt u eventuele wijzigingen en klikt u op Opslaan.
   • Om een gebruikersgroep te verwijderen, vouwt u de sectie Gebruikersgroepen uit, beweegt u de muis over de gebruikersgroep die u wilt verwijderen, klikt u op en klikt u op Ok om te bevestigen.
     Opmerking

     Als u een gebruikersgroep verwijdert, wordt alleen de gebruikersgroep verwijderd, niet de gebruikers.