Workflows beheren in Risicobeheerder

Workflows beheren hoe verschillende objecten in Risicomanager, zoals risico´s, controles, processen en doelen, door hun levenscycli gaan.

Hoe het werkt

Ieder bibliotheekobject in Risicobeheerder, zoals een risico, controle, proces en doel, is gerelateerd aan een workflow, via welke het object voortbeweegt.

Workflowstatussen

Een workflow heeft een reeks statussen die de verschillende statussen van een object vertegenwoordigen wanneer deze in Diligent One de levenscyclus doorloopt. De verschillende statussen van een workflow zijn als volgt:

• Concept (standaardstatus)

• Identificatie

• Analyse

• Beoordeling

• Antwoord

• Goedkeuring

• Monitoring

• Archiveren

U kunt de standaardstatus van een workflow niet verwijderen. Statussen kunnen lineair zijn. Als u bijvoorbeeld periodiek een risico wilt beoordelen,

kunt u de status ervan van Goedkeuring terugzetten naar Beoordeling. Objecten hoeven niet verplicht de volledige workflow te doorlopen.

Evenementen en Handlers

Ieder status in een workflow kan aan een evenement worden gerelateerd, dat op zijn beurt weer kan worden gerelateerd aan een handler. Evenementen en handlers kunnen echter ook onafhankelijk verlopen, bijvoorbeeld met een script of een antwoord op een vragenlijst.

• Een evenement is een koppeling tussen een status en een handler en hiermee kunt u ook de ene status overzetten naar een andere. Een evenement verschijnt als een knop op de visuele workflow van een Risicobeheerder, die u kunt gebruiken om een object naar de volgende status te laten doorgaan.

• Een handler is een set voorwaarden en acties. Wanneer een handler wordt uitgevoerd, controleert deze de voorwaarden en als aan deze voorwaarden is voldaan, worden de bijbehorende acties uitgevoerd. U kunt een handler bijvoorbeeld gebruiken om iemand te waarschuwen over een wijziging of probleem in een risico of controle.

Met evenementen en handlers kunt u activiteiten automatiseren of regels afdwingen op uw objecten. U kunt bijvoorbeeld controleren of de benodigde attributen ingevuld zijn, of een leverancier afwijzen op basis van zijn/haar antwoord op de vragenlijst.

Workflows maken met bestaande componenten

De objecten in Risicobeheerder (risico, controle, processen en doelen) bewegen tijdens hun levenscyclus door diverse statussen. Als u een workflowstructuur opstelt, kunt u hun levenscycli beheren en automatiseren met minimale handmatige tussenkomst voor maximale efficiëntie.

Vereisten

Voordat u een workflow aanmaakt, dient u te controleren of u toegang heeft tot de evenementen en handlers die u binnen die workflow wilt gebruiken. Voor meer informatie, zie Evenementen maken en Handlers maken.

Op deze manier kunt u een workflow aanmaken±

1. Open Launchpad.
Opmerking

Als uw bedrijf meer dan één exemplaar gebruikt in Diligent One, zorg er dan voor dat het juiste exemplaar actief is.

2. Selecteer Platform-instellingen > Configuratie.
3. Klik op de tegel Workflows. De pagina Workflows wordt weergegeven.
4. Klik op + Workflow toevoegen. Het dialoogvenster Nieuwe workflow toevoegen wordt weergegeven.
5. Geef uw workflow een naam en voeg indien gewenst een beschrijving toe.
6. Klik op Workflow toevoegen. Uw zojuist gemaakte workflow wordt geopend op een pagina met workflowdetails met een gebied Algemene informatie gevolgd door lege gebieden Statussen, Assettypen, Evenementen en Handlers. U kunt de naam of de beschrijving van de workflow wijzigen in het gebied Algemene informatie. Klik op Bewerken en voer de benodigde wijzigingen door. U kunt de workflow ook vergrendelen.
Opmerking

Statische velden zoals Workflow-ID, API-naam, Aangemaakt op en Bijgewerkt op worden door het systeem gemaakt en kunnen niet worden gewijzigd.

• Een Workflow-ID is de technische, unieke ID voor deze specifieke workflow in de organisatie. Deze wordt gebruikt om de workflow te koppelen aan andere bronnen.
• Een API-naam is de unieke naam voor een workflow in de organisatie. Deze wordt gebruikt om ervoor te zorgen dat toolkits en scripts geen kopieën maken van dezelfde workflow.
• Vergrendelde workflows kunnen ook bewerkt worden, maar niet verwijderd. Vergrendelde workflows worden normaliter gemaakt door Diligent One of workflows die zijn vergrendeld door een systeembeheerder.

• De Geen workflow is een door het systeem gecontroleerde standaardworkflow. Wanneer u een assettype of recordtype maakt, als er geen andere workflow bestaat binnen de organisatie, wordt deze standaardworkflow toegewezen. Deze heeft slechts één status: N.v.t.. Deze door het systeem gecontroleerde workflow kan niet worden bijgewerkt of verwijderd.

7. Klik op Opslaan. Uw wijzigingen worden weergegeven op de pagina met workflowdetails.

Statussen toevoegen aan een workflow

Nadat u een workflow heeft gemaakt, dient u daar statussen aan toe te voeren, zodat de Risicobeheerder er objecten (risico, controle, proces en doel) doorheen kan laten lopen.

U kunt als volgt statussen voor iedere levenscyclus van een object toevoegen:

1. Klik op + Status toevoegen.
2. In het dialoogvenster Nieuwe status toevoegen dient u een naam, een beschrijving (optioneel) en de sequentie (volgordeveld) van de status in te voeren.
   Opmerking

   Het volgordenummer van statussen geeft hun sequentie aan. Zorg ervoor dat het volgordenummer is afgestemd op de juiste sequentie van de levenscyclus van het object. Als u niet zeker weet wat de sequentie is wanneer u statussen maakt, neem dan een tijdelijk nummer op en werk de sequentie later bij. Zie De algemene informatie van een status bewerken.

3. Klik op Status toevoegen. De pagina met statusdetails verschijnt
4. Herhaal deze stappen voor de overige statussen die u wilt toevoegen. De statussen verschijnen in een tabel in het gebied Statussen van de pagina Workflows. In de tabel staan de naam, beschrijving en de volgorde van de status.

Evenementen toevoegen aan statussen via de pagina Workflows

U kunt evenementen aan statussen verbinden om een object van één status naar de andere te bewegen. Een evenement verbindt een status aan handlers. U kunt met behulp van de pagina Workflows of Evenementen evenementen aan workflows toevoegen. Indien u de pagina Workflows gebruikt, kunt u alleen evenementen verbinden. Als u echter de pagina Evenementen gebruikt, kunt u evenementen en handlers aan workflows verbinden. Zie Evenementen en handlers toevoegen aan statussen via de pagina Evenementen hieronder.

U kunt als volgt evenementen toevoegen aan statussen via de pagina Workflows:

1. Open Launchpad.
   Opmerking

   Als uw bedrijf meer dan één exemplaar gebruikt in Diligent One, zorg er dan voor dat het juiste exemplaar actief is.

2. Selecteer Platform-instellingen > Configuratie.
3. Selecteer de tegel Workflows. De pagina Workflows wordt weergegeven.
4. Selecteer de workflow waarin u wilt werken. De pagina met workflowdetails verschijnt.
5. Selecteer de naam van de status waaraan u een evenement wilt koppelen. De pagina met statusdetails verschijnt
6. Als u evenementen aan een status wilt toevoegen, klikt u op Koppelingen beheren. Vanaf de pagina Links beheren kunt u in het vervolgkeuzemenu Evenement koppelen zoeken naar de evenementen die u aan de status wilt koppelen.
7. Selecteer een evenement en klik op Koppelen. De nu gekoppelde evenementdetails worden weergegeven in een tabel. De details zijn onder andere evenementtype, gedeeld, positie, beheerdernaam en beschrijving.
8. (Optioneel) Herhaal de 7 stappen om aanvullende evenementen toe te voegen.

Evenementen en handlers toevoegen aan statussen via de pagina Evenementen

U kunt evenementen aan statussen verbinden om een object van één status naar de andere te bewegen. Een evenement verbindt een status aan handlers. Vanuit de pagina Evenementen kunt u evenementen koppelen, handlers koppelen en de run-sequentie van de handlers reorganiseren.

U kunt als volgt evenementen en handlers toevoegen aan statussen via de pagina Evenementen:

1. Open Launchpad.
   Opmerking

   Als uw bedrijf meer dan één exemplaar gebruikt in Diligent One, zorg er dan voor dat het juiste exemplaar actief is.

2. Selecteer Platform-instellingen > Configuratie.
3. Selecteer Evenementen.
4. Selecteer het evenement dat u wilt koppelen uit de lijst van evenementen. De pagina met details van het evenement verschijnt.
5. Klik op Koppelingen beheren.
6. Op de pagina Links beheren dient u het volgende te doen:
   1. selecteer de workflow en de status die u aan het evenement wilt koppelen uit de respectieve menu´s en klik op Koppelen. De gegevens van het evenement worden in de tabel weergegeven. U kunt informatie bekijken, zoals de naam van het evenement, de workflows en statussen waarmee het evenement wordt gedeeld, etc.
   2. In het menu selecteert u de handler die u wilt koppelen, daarna klikt u op Koppelen.
   3. (Optioneel) Indien u meerdere handlers koppelt, dan worden ze op volgorde toegevoegd. Om de handlers te herschikken, dient u deze op de pagina Links beheren in de door u gewenste volgorde te slepen.

De algemene informatie voor een status bewerken

U kunt de algemene informatie voor een status als volgt bewerken:

1. Open Launchpad.
   Opmerking

   Als uw bedrijf meer dan één exemplaar gebruikt in Diligent One, zorg er dan voor dat het juiste exemplaar actief is.

2. Selecteer Platform-instellingen > Configuratie.
3. Selecteer Workflows. De pagina Workflows wordt weergegeven.
4. Selecteer de workflow waarin u wilt werken.
5. Selecteer de naam van de status waarin u wilt werken op de pagina met de details van de workflows.
6. Vanuit de pagina statusdetails dient u het volgende te doen:
   1. In het gebied Algemene informatie kunt u de naam, de beschrijving, de kleur en het volgordenummer wijzigen. Klik op Bewerken en voer de benodigde wijzigingen door.
   2. U kunt ook de status vergrendelen, deze instellen als standaard en/of de status verbergen in de statusvolger.
Opmerking
U kunt door het systeem gegenereerde velden, zoals de Status-ID, Gemaakt op en Bijgewerkt op niet aanpassen.
• Een Status-ID is de unieke ID voor deze specifieke status in de organisatie; deze wordt gebruikt om objecten de verbinden. Wanneer u een actie voor status overzetten voor een handler instelt, voer dan deze ID in waar nodig in het zijpaneel.
• Het volgordenummer van statussen geeft hun sequentie aan. Zorg ervoor dat het volgordenummer is afgestemd op de juiste sequentie van de levenscyclus van het object.
7. Klik op Opslaan. Uw wijzigingen worden weergegeven op de pagina met statusdetails.

De verbonden objecten voor een status bewerken

U kunt de verbonden objecten voor een status als volgt bewerken:

1. Open Launchpad.
   Opmerking

   Als uw bedrijf meer dan één exemplaar gebruikt in Diligent One, zorg er dan voor dat het juiste exemplaar actief is.

2. Selecteer Platform-instellingen > Configuratie.
3. Selecteer Workflows. De pagina Workflows wordt weergegeven.
4. Selecteer de workflow waarin u wilt werken.
5. Selecteer de naam van de status waarin u wilt werken op de pagina met workflowdetails.
6. Vanuit de pagina statusdetails dient u het volgende te doen:
   1. Als u evenementen die aan een status zijn gekoppeld, wilt toevoegen of verwijderen, klikt u op Koppelingen beheren.
   2. Hiermee wordt de pagina Links beheren geopend:
• Als u evenementen wilt toevoegen, selecteert u een evenement in het vervolgkeuzemenu Evenement koppelen en klikt u op Koppelen. U kunt gegevens, zoals het evenementtype, gedeeld, positie, beheerdernaam en beschrijving, in de tabel bekijken.
• Als u evenementen wilt verwijderen, klikt u op Loskoppelen. Het evenement wordt niet meer weergegeven in de tabel.

Evenementtriggers maken voor veldupdates

Een trigger is de vereiste actie om een evenement te activeren. Triggers kunnen meldingen activeren en robots uitvoeren. Ze roepen evenementen aan waardoor handlers worden uitgevoerd.

1. Selecteer Evenementen. Op de pagina evenementen staan alle beschikbare, bestaande evenementen.
2. Selecteer een evenementnaam. Hiermee wordt de pagina met details van het evenement geopend.
3. Klik op Trigger toevoegen. Een zijpaneel Trigger toevoegen wordt geopend.
4. In het zijpaneel Trigger toevoegen voert u de volgende gegevens in:
   1. Geef de trigger een naam.
   2. Selecteer Veld bijgewerkt als het triggertype.
   3. Voer veldnamen in door te klikken op +Veldnamen toevoegen en plak de veldnamen hierin. De veldnamen kunt u ophalen via de pagina Attribuuttypen.
5. Selecteer Opslaan.

Triggers maken voor vragenlijstantwoord

Activeer evenementen op basis van of een vragenlijst een antwoord ontvangt.

1. Selecteer Evenementen. Op de pagina evenementen staan alle beschikbare, bestaande evenementen.
2. Selecteer een evenementnaam. Hiermee wordt de pagina met details van het evenement geopend.
3. Klik op Trigger toevoegen. Een zijpaneel Trigger toevoegen wordt geopend.
4. In het zijpaneel Trigger toevoegen voert u de volgende gegevens in:
   1. Geef de trigger een naam.
   2. Selecteer Veld bijgewerkt als het triggertype.
   3. Voer veldnamen in door te klikken op +Veldnamen toevoegen en plak de veldnamen hierin. De veldnamen kunt u ophalen via de pagina Attribuuttypen.
5. Selecteer Vragenlijst beantwoord.
6. Voeg vragenlijst-ID's toe.
   1. Ga naar Launchpad.
   2. Open de Resultaten-app.
   3. Selecteer de verzamelingsnaam met de vragenlijst die u aan deze trigger wilt koppelen.
   4. Selecteer het tabblad Vragenlijsten. Er wordt een lijst met beschikbare vragenlijsten weergegeven.
   5. Selecteer de naam van de gewenste vragenlijst. De pagina Vragenlijstdetails verschijnt.
   6. In de URL markeert en kopieert u het ID-nummer van de vragenlijst. Het ID-nummer is de verzameling nummers na de laatste schuine streep in de URL.
7. Klik op Opslaan. De zojuist toegevoegde trigger wordt weergegeven in het gebied Triggers.

Evenementtriggers en -acties (zorgt ervoor dat een evenement wordt uitgevoerd)	Melding versturen	Transitiestatus	Robot uitvoeren	Vragenlijst versturen Handmatige verspreiding	Vragenlijst versturen Geautomatiseerde verspreiding
Klikken op knopevenement	Ja	Ja	Ja	Ja	Nee
Trigger Veld bijgewerkt	Ja	Nee	Ja	N.v.t.	Ja
Trigger Vragenlijst beantwoord	Ja	Nee	Ja	N.v.t.	Nee

Evenementtriggers bewerken

1. Selecteer de triggernaam. Het zijpaneel Trigger bewerken wordt geopend.
2. Breng uw gewenste wijzigingen aan en selecteer Opslaan. Uw wijzigingen worden toegepast op de trigger.

Evenementtriggers verwijderen

1. Selecteer de triggernaam. Het zijpaneel Trigger bewerken wordt geopend.
2. Selecteer Verwijderen. De trigger wordt verwijderd uit het gebied Trigger van het evenement.

Let op

Als u Verwijderen selecteert, wordt de trigger permanent verwijderd.

Evenementen maken

Een evenement is een onderdeel van een workflow dat dient als de koppeling tussen een status en een handler. Hiermee kan een record van de ene status naar de andere bewegen.

U kunt als volgt evenementen maken:

1. Open Launchpad.
Opmerking

Als uw bedrijf meer dan één exemplaar gebruikt in Diligent One, zorg er dan voor dat het juiste exemplaar actief is.

2. Selecteer Platform-instellingen > Configuratie.
3. Selecteer Evenementen. De pagina Evenementen met alle beschikbare, bestaande evenementen wordt geopend.
4. Klik op + Evenement toevoegen.
5. In het dialoogvenster Nieuw evenement toevoegen voert u de volgende gegevens in:
   • Beheerdernaam
   • Beschrijving (optioneel)
   • Evenementtype. De beschikbare opties zijn:

     Evenementtype	Beschrijving
     Knop/Overloop	Dit wordt getriggerd vanuit een statusactieslijst. Dit wordt getriggerd wanneer op een statusknop wordt geklikt via de statusvervolgkeuzelijst op een object.
     Verborgen	Dit zijn verborgen evenementen die erop reageren als er aan triggervoorwaarden wordt voldaan; deze kunnen vooraf ingesteld of handmatig geconfigureerd worden.

   • Positie
6. Klik op Evenement toevoegen. Hiermee wordt de detailspagina geopend, waar u algemene informatie, gekoppelde objecten (statussen en handlers) en triggers kunt openen en/of bewerken.

Evenementen bewerken

1. Open Launchpad.
Opmerking

Als uw bedrijf meer dan één exemplaar gebruikt in Diligent One, zorg er dan voor dat het juiste exemplaar actief is.

2. Selecteer Platform-instellingen > Configuratie.
3. Selecteer Evenementen. De pagina met de evenementenlijst verschijnt.
4. Selecteer de naam van een evenement dat u wilt bewerken.
5. Vanaf de pagina evenementengegevens dient u het volgende te doen:
   1. U kunt u de naam, beschrijving, weergavenaam, evenementtype en positienummer wijzigen in het gebied Algemene informatie. Klik op Bewerken en voer de benodigde wijzigingen door.
   2. U kunt ook aangeven of het evenement wordt gedeeld.
Opmerking

U kunt door het systeem gegenereerde velden, zoals de Evenement-ID, Gemaakt op en Bijgewerkt op niet aanpassen.

Indien een evenement in meerdere workflows wordt gebruikt, selecteer dan Gedeeld. Hierdoor wordt het mogelijk om evenementen te volgen die aan andere workflows zijn gekoppeld.

6. Klik op Opslaan. Uw wijzigingen worden weergegeven op de pagina met evenementdetails.

Handlers maken

Handlers voeren acties uit als aan voorwaarden is voldaan. Handlers kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt om taken te automatiseren, zoals het verzenden van waarschuwingen wanneer een object (risico, controle, proces, doel) wordt aangepast.

1. Open Launchpad.
Opmerking

Als uw bedrijf meer dan één exemplaar gebruikt in Diligent One, zorg er dan voor dat het juiste exemplaar actief is.

2. Selecteer Platform-instellingen > Configuratie.
3. Klik op Handlers. De pagina met de Handlers-lijst wordt geopend.
4. Klik op + Handler toevoegen en voer een naam en beschrijving in (optioneel) in het dialoogvenster Nieuwe handler toevoegen.
5. Klik op Handler toevoegen.
6. Vanaf de pagina handlerdetails dient u het volgende te doen:
   1. In het gebied Algemene informatie kunt u de naam en de beschrijving wijzigen. Klik op Bewerken en voer de benodigde wijzigingen door.
   2. U kunt ook aangeven of de handler wordt gedeeld.
Opmerking

U kunt door het systeem gegenereerde velden, zoals de Handler-ID, Gemaakt op en Bijgewerkt op niet aanpassen.

Indien een handler in meerdere workflows wordt gebruikt, selecteer dan Gedeeld. Hierdoor wordt het mogelijk om handlers te volgen die aan andere workflows zijn gekoppeld.

7. Klik op Opslaan. Uw wijzigingen worden weergegeven op de pagina met handlerdetails.

Objecten koppelen aan handlers

1. Selecteer de handler, en op de pagina met handlerdetails selecteert u Koppelingen beheren. De pagina Links beheren wordt geopend.
2. Selecteer in het vervolgkeuzemenu Evenement koppelen de evenementen die u wilt koppelen aan de handler.
3. Klik op Koppelen. Het evenement dat u selecteert, wordt weergegeven op de pagina Links beheren. U kunt meerdere evenementen toevoegen.

Handlervoorwaarden maken

1. Selecteer de handler, en op de pagina met handlerdetails selecteert u Voorwaarde toevoegen. Een zijpaneel Voorwaarde toevoegen wordt geopend.
2. (Optioneel) Voer een naam in voor de handler.
3. Selecteer een voorwaardetype. Op basis van het geselecteerde voorwaardetype doet u het volgende:
• Als u Alle velden verplicht selecteert, kiest u het aangepaste foutbericht en selecteert u Opslaan. De zojuist toegevoegde voorwaarde wordt weergegeven in het gebied Voorwaarden.
• Als u Vergelijking van veldwaarden selecteert, selecteert u een Veld, een Operator en een Waarde. Kies het aangepaste foutbericht en klik op Opslaan. De zojuist toegevoegde voorwaarde wordt weergegeven in het gebied Voorwaarden.
• Als u Bepaalde velden zijn vereist selecteert, voeg dan Veldnamen toe, selecteer het standaard foutbericht en selecteer Opslaan. De zojuist toegevoegde voorwaarde wordt weergegeven in het gebied Voorwaarden.

Type handlervoorwaarde	Beschrijving
Alle velden verplicht	Alle verplichte attributen gekoppeld aan een object moeten waarden hebben.
Vergelijking van veldwaarden	Attribuutvergelijking (bijv. risk_score >=5).
Specifieke velden zijn verplicht	Geselecteerde attribuuttypen moeten worden ingevuld.

4. Kies of enige of alle van de volgende voorwaarden van toepassing zijn via de vervolgkeuzelijst onder het gebied Voorwaarden.
5. Kies de door u gewenst actie indien een voorwaarde mislukt. Selecteer Alle handlers voor dit evenement stoppen of Deze handler voor dit evenement stoppen.
6. Kies de optie Toon het standaard foutbericht.
7. Klik op Opslaan. Uw wijzigingen worden weergegeven op de pagina met handlerdetails.

Handleracties maken

1. Op de pagina met details van de geselecteerde handler klikt u op Actie toevoegen. Een zijpaneel Actie toevoegen wordt geopend.
2. (Optioneel) Voer een naam in voor de actie.
3. Selecteer een actietype. Afhankelijk van het geselecteerde actietype zijn er verschillende velden beschikbaar om in te vullen. Voer een van de volgende handelingen uit:
• Als u Transitiestatus selecteert, voegt u de Status-ID toe, kiest u de optie voor het standaard succesbericht en klikt u op Opslaan. De zojuist toegevoegde actie wordt weergegeven in het gebied Acties. De handleractie Transitiestatus verplaatst een object naar een andere status in de workflow die u opgeeft. Voor instructies voor het ophalen van de Status-ID raadpleegt u Een status-ID ophalen en invoeren voor een handler met een actietype transitiestatus.
• Als u Melding versturen selecteert, wordt met deze actie een e-mail naar een door u opgegeven adres gestuurd. Na het selecteren voegt u een e-mailadres, onderwerp en berichttekst toe en klikt u op Opslaan. De zojuist toegevoegde actie wordt weergegeven in het gebied Acties.
• Als u Robot uitvoeren selecteert, voegt u de Taak-ID toe (zie Een taak-ID voor een handler ophalen en invoeren met een actietype robot uitvoeren) en klikt u op Opslaan. De zojuist toegevoegde actie wordt weergegeven in het gebied Acties. Met een workflowrobot kunt u een aangepast script uitvoeren om aangepaste acties uit te voeren binnen uw Risicobeheerder-omgeving. Voor meer informatie raadpleegt u Werken met bestanden in een HighBond-robot of een Workflow-robot.
• Als u Vragenlijst versturen selecteert, kunt u kiezen of vragenlijsten handmatig of automatisch worden vrijgegeven:
  • Als vragenlijsten handmatig worden verzonden (bijvoorbeeld via een API of UI), voegt u vragenlijst-ID's toe, voegt u contextvelden voor de vragenlijst toe en klikt u op Opslaan. Als u op een knop klikt, wordt een vragenlijst verzonden naar de door u gekozen gebruiker.
  • Als vragenlijsten automatisch worden verzonden, selecteert u een veld waarin het e-mailadres of gebruikersinformatie van de ontvanger wordt opgeslagen, voegt u de ID van de verzonden vragenlijst toe, voegt u contextvelden voor de vragenlijst toe en klikt u op Opslaan. De zojuist toegevoegde actie wordt weergegeven in het gebied Acties. Stuur automatisch een vooraf gedefinieerde vragenlijst naar een specifieke gebruiker en/of specifiek e-mailadres. Het geautomatiseerde distributietype is momenteel alleen beschikbaar wanneer dit wordt gebruikt in combinatie met een verborgen evenement ingesteld met een trigger Veld bijgewerkt.

Een status-ID ophalen en invoeren voor een handler met een actietype transitiestatus

Wanneer u een object wilt verplaatsen naar een andere status, moet u de status-ID opgeven waarnaar deze wordt verplaatst wanneer de handler die deze voorwaarden beheert, wordt ingezet.

1. Open Launchpad.
   Opmerking

   Als uw bedrijf meer dan één exemplaar gebruikt in Diligent One, zorg er dan voor dat het juiste exemplaar actief is.

2. Selecteer Platform-instellingen > Configuratie.
3. Klik op Workflows. De pagina Workflows wordt geopend.
4. Klik op de workflow waarin u wilt werken. Hiermee wordt de pagina met workflowdetails geopend.
5. Klik op de status waarnaar u het object wilt verplaatsen. Hiermee wordt de pagina met statusdetails geopend.
6. Vanuit het gebied Algemene informatie markeert en kopieert u de unieke identificator onder Status-ID.
7. Ga terug naar de workflow. Klik op de status van waaruit u wilt verplaatsen. Hiermee wordt de pagina met statusdetails geopend.
8. Klik op het juiste evenement. Hiermee wordt de pagina evenementdetails geopend.
9. Klik op de juiste handler. Hiermee wordt de pagina met handlerdetails geopend.
10. Klik op Actie toevoegen. Het zijpaneel Actie toevoegen wordt geopend.
11. Optioneel. Neem een naam op die duidelijk aangeeft wat de actie moet bereiken, zoals 'Overzetten naar status x'.
12. Selecteer Transitiestatus als het actietype.
13. Plak in Status-ID de unieke identificator van de status waarnaar het risico of de controle moet worden overgezet.
14. Selecteer de optie Toon het standaard succesbericht en klik op Opslaan.

Een taak-ID ophalen en invoeren voor een handler met een actietype robot uitvoeren

Als u een robot wilt uitvoeren, hebt u een taak-ID nodig.

1. Open Launchpad.
   Opmerking

   Als uw bedrijf meer dan één exemplaar gebruikt in Diligent One, zorg er dan voor dat het juiste exemplaar actief is.

2. Open de Robots-app.
3. Klik op Workflowrobots.
4. Selecteer de juiste robot.
5. Klik op de taaknaam. Het zijpaneel Taakdetails wordt geopend.
6. Markeer en kopieer het Unieke identificatornummer.
7. Ga terug naar de Risicobeheerder-configuratiepagina en klik op de pagina met details van de geselecteerde handler u op Actie toevoegen.
8. Selecteer Robot uitvoeren als het actietype en plak de taak-ID in het gebied Taak-ID.
9. Selecteer de optie Toon het standaard succesbericht en klik op Opslaan.

Gekoppelde objecten verbonden met handlers bewerken

1. Klik op Koppelingen beheren. Hiermee wordt de pagina Links beheren geopend.
2. Selecteer in het vervolgkeuzemenu Evenement koppelen evenementen die u wilt koppelen aan de handler.
3. Klik op Koppelen. Het evenement dat u selecteert, wordt weergegeven op de pagina Links beheren. U kunt meerdere evenementen toevoegen.
4. (Optioneel) Klik op Loskoppelen naast een evenement dat u wilt verwijderen. Het evenement wordt uit de tabel verwijderd.

Handlervoorwaarden bewerken

1. Als u voorwaarden wilt bewerken, klikt u op de voorwaardenaam op de pagina met handlerdetails. Het zijpaneel Voorwaarde bewerken wordt geopend.
2. Breng uw gewenste wijzigingen aan en klik op Opslaan. Uw wijzigingen worden toegepast op de voorwaarde. Voor meer informatie over de wijzigingen die u kunt aanbrengen aan handlervoorwaarden, raadpleegt u Handlervoorwaarden maken.

Handlervoorwaarden verwijderen

1. Klik op de voorwaardenaam om voorwaarden te verwijderen. Het zijpaneel Voorwaarde bewerken wordt geopend.
2. Klik op Verwijderen. De voorwaarde wordt verwijderd uit het gebied Voorwaarden.

Let op

Als u Verwijderen selecteert, wordt een voorwaarde permanent verwijderd. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.

Handleracties bewerken

1. Als u acties wilt bewerken, klikt u op de actienaam op de pagina met handlerdetails. Het zijpaneel Actie bewerken wordt geopend.
2. Breng uw gewenste wijzigingen aan en klik op Opslaan. Uw wijzigingen worden toegepast op de actie. Voor meer informatie over de wijzigingen die u kunt aanbrengen aan handleracties, raadpleegt u Handleracties maken.

Handleracties verwijderen

1. Klik op de actienaam om acties te verwijderen. Het zijpaneel Actie bewerken wordt geopend.
2. Klik op Verwijderen. De actie wordt verwijderd uit het gebied Acties van de handler.

Let op

Als u Verwijderen selecteert, wordt een actie permanent verwijderd. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.

Workflows en workflowcomponenten verwijderen

U kunt volledige workflows verwijderen wanneer u ze niet langer nodig hebt en uw omgeving actueel en geordend wilt houden door ze te verwijderen. U kunt ook workflowcomponenten (zoals statussen en evenementen) verwijderen als een manier om bestaande workflows te beheren/herhalen. Het is echter wel belangrijk om te vermelden dat het verwijderen van een workflow of workflowcomponent permanent is en dit niet ongedaan kan worden gemaakt.

Workflows verwijderen

1. Open Launchpad.
Opmerking

Als uw bedrijf meer dan één exemplaar gebruikt in Diligent One, zorg er dan voor dat het juiste exemplaar actief is.

2. Selecteer Platform-instellingen > Configuratie.
3. Klik op Workflows. De pagina Workflows wordt geopend.
4. Klik op de workflow die u wilt verwijderen. Hiermee wordt de pagina met workflowdetails geopend.
5. Klik op Verwijderen. Hiermee wordt een dialoogvenster Verwijdering bevestigen? geopend met een waarschuwingsbericht geopend.

Let op

Als u ervoor kiest om een workflow te verwijderen, wordt deze permanent verwijderd samen met de bijbehorende statussen en koppelingen naar evenementen. Gekoppelde evenementen en/of handlers worden echter niet verwijderd. U kunt ook geen workflows verwijderen die zijn gekoppeld aan een assettype, assetrecordtype, vergrendeld en/of door systeem beheerd.

6. Klik op Verwijderen. Hiermee wordt de workflow verwijderd die niet meer wordt weergegeven in de lijst met workflows.

Statussen verwijderen

1. Open Launchpad.
Opmerking

Als uw bedrijf meer dan één exemplaar gebruikt in Diligent One, zorg er dan voor dat het juiste exemplaar actief is.

2. Selecteer Platform-instellingen > Configuratie.
3. Klik op Workflows. De pagina Workflows wordt geopend.
4. Klik op de naam van de workflow die u wilt verwijderen. Hiermee wordt de pagina met workflowdetails geopend.
5. Klik op de naam van de status die u wilt verwijderen. Hiermee wordt de pagina met details van de status geopend.
6. Klik op Verwijderen. Hiermee wordt een dialoogvenster Verwijdering bevestigen? geopend met een waarschuwingsbericht geopend.

Let op

Als u Verwijderen selecteert, worden de status en eventuele koppelingen naar evenementen definitief verwijderd. U kunt echter geen statussen verwijderen die zijn gekoppeld aan een assettype, assetrecordtype, vergrendeld en/of door systeem beheerd, en/of met een standaardstatus op een workflow.

7. Klik op Verwijderen. De status wordt verwijderd.

Evenementen verwijderen

1. Open Launchpad.
Opmerking

Als uw bedrijf meer dan één exemplaar gebruikt in Diligent One, zorg er dan voor dat het juiste exemplaar actief is.

2. Selecteer Platform-instellingen > Configuratie.
3. Klik op Evenementen. De pagina Evenementen met alle beschikbare, bestaande evenementen wordt geopend.
4. Klik op de naam van het evenement dat u wilt verwijderen. Hiermee wordt de pagina evenementdetails geopend.
5. Klik op Verwijderen. Hiermee wordt een dialoogvenster Verwijdering bevestigen? geopend met een waarschuwingsbericht geopend.

Let op

Als u Verwijderen selecteert, worden het evenement en eventuele gekoppelde triggers definitief verwijderd. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.

6. Klik op Verwijderen. Het evenement wordt verwijderd en wordt niet meer vermeld.

Handlers verwijderen

1. Open Launchpad.
Opmerking

Als uw bedrijf meer dan één exemplaar gebruikt in Diligent One, zorg er dan voor dat het juiste exemplaar actief is.

2. Selecteer Platform-instellingen > Configuratie.
3. Klik op Handlers. De pagina Handlers met alle beschikbare, bestaande handlers wordt geopend.
4. Klik op de naam van de handler die u wilt verwijderen. Hiermee wordt de pagina met handlerdetails geopend.
5. Klik op Verwijderen. Hiermee wordt een dialoogvenster Verwijdering bevestigen? geopend met een waarschuwingsbericht geopend.

Let op

Als u Verwijderen selecteert, wordt de handler samen met de bijbehorende voorwaarden en acties definitief verwijderd. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.

6. Klik op Verwijderen. De handler wordt verwijderd.