Werken met asset- en recordlijsten
De weergave Assetlijst biedt manieren om assets eenvoudig in te delen, zoeken en beheren. Assets vertegenwoordigen zaken van waarde voor uw organisatie. U kunt de benodigde assets en records filteren en zoeken om snel inzicht te krijgen in de gegevens en gegevensgestuurde actie te ondernemen.
Assets en records filteren en sorteren
U kunt uw Asset-inventaris efficiënt filteren en sorteren om de benodigde asset- en recordgegevens te vinden.
Assets en records filteren
- Open de app Asset-inventaris. Hiermee opent u een tabel met de verschillende assettypen.
- Klik op het assettype dat u wilt openen. Een tabel met alle assets onder het assettype wordt geopend.
- Klik op Filters. Er wordt een dialoogvenster geopend.
- Selecteer in het vervolgkeuzemenu Kolommen de naam van de kolom waarop u filters wilt toepassen. De titel van de geselecteerde kolom wordt weergegeven in het veld Kolom.
- Selecteer de operator in het vervolgkeuzemenu Operator. Afhankelijk van de kolomgegevens kunnen de operatoropties onder andere bevat, is en/of is leeg zijn. De operator die u hebt geselecteerd om het filter te verfijnen, wordt weergegeven in het veld Operator.
- Indien van toepassing selecteert u een waarde uit het vervolgkeuzemenu Waarde.
- Optioneel. Klik op +Filter toevoegen om aanvullende filters aan te passen en toe te passen.
- Zodra uw filters zijn ingevuld, wordt de tabel bijgewerkt en verschijnt een blauwe badge met het aantal toegepaste filters naast Filters om u eraan te herinneren dat de gegevens die u ziet, worden gefilterd en dat dit niet noodzakelijkerwijs alle beschikbare gegevens zijn. Klik ergens op de pagina buiten het dialoogvenster om het te sluiten.
Tenzij u een aangepaste standaardinstelling hebt ingesteld, sorteert het systeem de tabel standaard van A > Z op de naam van de asset.
Als u de operator bevat selecteert, voert u een aangepaste zoekterm in het filter Waarde in, zoals een naam of trefwoord, om de kolomgegevens te filteren. Als u de operator is selecteert, toont het filter Waarde een vervolgkeuzemenu van de beschikbare filteropties zoals vooraf gedefinieerde workflowstatussen.
Als u de operator is leeg selecteert, hoeft u geen waarde te selecteren. Het systeem begrijpt automatisch dat u filtert op een leeg gegevenspunt en verwijdert het filter Waarde. Niet alle kolommen hebben alle drie de opties. De beschikbare opties komen overeen met de beschikbare gegevens. Als u bijvoorbeeld een workflowstatuskolom wilt filteren, heeft deze een specifieke, vooraf gedefinieerde status of is deze leeg.
Hoewel u meerdere filters kunt gebruiken, moeten ze allemaal OF of EN zijn. De twee opties kunnen niet worden gecombineerd.
Assets en records zoeken
Naast filteren en sorteren kunt u met trefwoorden de benodigde gegevens zoeken. Via het zoekveld kunt u in alle kolommen zoeken.
Lijstfilters verwijderen
- Als u filters wilt verwijderen, klikt u op Filters. Het dialoogvenster wordt geopend.
- Klik op naast een van de op de tabel toegepaste filters. Het filter wordt verwijderd en het aantal filters in de blauwe badge wordt bijgewerkt naar het aangepaste aantal toegepaste filters, of het verdwijnt volledig als er geen filters meer zijn toegepast op de tabel.
Assets en records sorteren
Met sorteren kunt u asset- en recordgegevens weergeven en gebruiken op een eenvoudig te begrijpen en te interpreteren manier.
- Open de app Asset-inventaris. Hiermee opent u een tabel met de verschillende assettypen.
- Klik op het assettype dat u wilt openen. Een tabel met alle assets onder het assettype wordt geopend.
- Er zijn twee manieren om gegevenskolommen te sorteren. Voer een van de volgende acties uit:
- Klik op de kolomkop om oplopend of aflopend te sorteren of om het sorteren op te heffen. Een pijl wijst in de richting waarin de kolom wordt gesorteerd. De pijl wordt grijs weergegeven en verdwijnt wanneer het sorteren van de kolom wordt opgeheven. Wanneer u het sorteren van een kolom opheft, wordt sorteren op naam teruggezet.
- U kunt ook klikken op
. Er wordt dan een vervolgkeuzemenu geopend. Selecteer Oplopend sorteren, Aflopend sorteren of Sorteren opheffen. Hiermee worden de kolomgegevens gesorteerd, en een pijl wijst in de richting waarin de kolom wordt gesorteerd.
Uw lijstweergave van assets en records aanpassen
U kunt uw Assetlijstweergave op verschillende manieren aanpassen om het inzicht in en de interpretatie van gegevens te optimaliseren zodat u weloverwogen beslissingen kunt nemen. U hebt ook de optie om uw aangepaste weergave in te stellen als de standaardweergave als u asset- of recordgegevens opent.
De grootte van kolommen wijzigen
Gebruik de verticale handgreep tussen de kolomkoppen om een kolom te verslepen en de grootte ervan indien nodig te wijzigen.
Kolommen opnieuw indelen
Deel kolommen eenvoudig opnieuw in door ze naar de juiste plek te slepen.
- Klik op de kop van de kolom die u wilt verplaatsen en houd deze vast. Hiermee wordt de kolomkop gemarkeerd.
- Verplaats de kolomkop naar de gewenste locatie. Deze ziet er tijdens het verplaatsen transparant uit.
- Laat de kolomkop los. De volledige kolom met de bijbehorende gegevens wordt naar de gekozen locatie verplaatst.
Kolommen verbergen
Verfijn uw gegevens verder door te kiezen welke kolommen u wilt weergeven.
- Klik op binnen de kop van de kolom. Hiermee wordt het vervolgkeuzemenu geopend.
- Klik op Verbergen. Die kolom is niet langer zichtbaar.
U kunt ook alle kolommen verbergen door te klikken op Kolommen en Alles verbergen te selecteren.
Kolommen weergeven
U kunt alle verborgen kolommen in een tabel onthullen.
- Klik op Kolommen. Er wordt een vervolgkeuzemenu geopend.
- Selecteer Alles weergeven. Elke verborgen kolom wordt weergegeven in de tabel.
Kolommen vastzetten
U kunt kolommen vastzetten aan de linker- of rechterkant van uw tabel zodat deze altijd op de goede plek staan. Dit is vooral handig bij het gebruiken van grote hoeveelheden gegevens.
- Klik op binnen de kop van de kolom die u wilt vastzetten. Er wordt een vervolgkeuzemenu geopend.
- Klik op Rechts vastzetten of Links vastzetten. De kolom wordt naar de linker- of rechterkant van de tabel verplaatst.
Kolommen losmaken
- Als u een vastgezette kolom wilt losmaken, klikt u op binnen de kop van de vastgezette kolom die u wilt losmaken. Er wordt een vervolgkeuzemenu geopend.
- Selecteer Losmaken. De kolom is niet langer vastgezet in de tabel.
Rijdichtheid aanpassen
- Klik op Vormgeving. Er wordt een vervolgkeuzemenu weergegeven met rijdichtheidsopties: Compact, Standaard en Comfortabel. Elke optie biedt geleidelijk een steeds grotere ruimte tussen rijen zodat u kunt beslissen welke ruimte-instelling de beste aanpasbaarheid biedt of dat u de hoeveelheid zichtbare rijen per pagina wilt verhogen.
- Klik op de rijdichtheidsoptie die het best bij uw behoeften past. De grootte van de tabelrijen wordt aangepast op basis van uw selectie.
Kleurgecodeerde workflowstatussen weergeven
Bij het bekijken van assets kunt u eenvoudig de status van de assets bepalen om de volgende stappen vast te stellen. De kleuren worden bepaald door de waarde die wordt toegekend aan de status binnen de workflow. Als er geen kleur is gedefinieerd, wordt deze in platte, zwarte tekst weergegeven.
Paginering instellen
- Kies hoeveel rijen assetgegevens u per pagina wilt bekijken. In de vervolgkeuzelijst Rijen per pagina selecteert u het aantal rijen dat u per pagina wilt zien. De opties zijn 50,100, 250 of Auto. Hiermee wordt de lijst met assets per pagina beperkt tot het door u gekozen aantal rijen, en wordt getoond op welke pagina u zich bevindt.
- Zodra een pagineringsoptie is geselecteerd, wordt het aantal rijen aangepast en kunt u zien hoeveel rijen assets mogelijk in de weergave staan. U kunt naar de volgende of vorige pagina navigeren, rechtstreeks naar de eerste of laatste pagina gaan en naar elke pagina daartussen gaan.
Met de optie Auto wordt de pagina automatisch gevuld met de hoeveelheid rijen met assetgegevens die op de pagina past en deze hoeveelheid wordt samen met de paginagrootte aangepast.
De standaardpaginering is 100 rijen per pagina.
Een standaardweergave instellen
Stel uw voorkeursweergave in als de standaardweergave. Zodra u uw Assetlijstweergave hebt aangepast, kunt u deze instellen als uw standaard zodat u uw weergave niet elke keer hoeft aan te passen.
- Als u de weergave die u hebt aangepast wilt opslaan, klikt u op het vervolgkeuzemenu Weergaven en kiest u Deze weergave opslaan als mijn standaardweergave. De volgende keer dat u de pagina laadt, zijn uw opgeslagen instellingen de standaardweergave.
- Optioneel. In het vervolgkeuzemenu Weergaven selecteert u Terug naar de oorspronkelijke standaardweergave. Hiermee wordt de weergave teruggezet naar de originele instellingen die door alle gebruikers worden gedeeld.
De actuele weergave exporteren
U kunt de actuele pagina van uw Assetlijstweergave exporteren als een CSV-bestand en/of de huidige pagina afdrukken voor verdere analyse. Zo kunt u deze gegevens offline bekijken.
- Klik op Exporteren. Er wordt een vervolgkeuzemenu geopend.
- Voer een van de volgende handelingen uit:
- Klik op Huidige pagina downloaden (csv). Hiermee wordt een CSV-bestand gedownload van hetgeen zichtbaar is op de huidige pagina.
- Klik op Huidige pagina afdrukken. Hiermee wordt een afdruktaak geopend om hetgeen zichtbaar is op de huidige pagina af te drukken.
Wanneer u exporteert of afdrukt, exporteert of drukt u alleen af wat zichtbaar is op de huidige pagina die u weergeeft. U exporteert of drukt niet alle gegevens van de tabel tegelijkertijd af.
