Configuring template assignments

When you create a document in Policy Manager, a template can be automatically assigned. Template assignments are the rules to ensure a document is assigned to the correct template. You can select a different template during document creation. For each document, the system reviews the sequenced rules and assigns the document template when there is a match.

You must create a document template before it can be assigned. See Managing document templates.

Add a template assignment

To add a template assignment:

1. From the left menu, select Administration, then Template Assignments.

2. Select Document Template Assignments .

3. Enter a Name for the template assignment and add a Description.

4. To control the order, add a Sequence Number.

5. Form Name is not used. A template is always for a document.

6. Select Add filter to add the filters for the document assignment. Drag and drop Available Fields from the left to the right. Add the following, as appropriate.

   • Voorwaarde bepaalt de verhouding tussen het veld en de waarde. De beschikbare selecties zijn gebaseerd op het werk dat je uitvoert.

     • Gelijk aan (=) is een exacte match.

     • Niet gelijk aan (!=).

     • Bevat om een veld te matchen op gedeeltelijke tekst. U kunt bijvoorbeeld Bedrijf toevoegen en velden ophalen met Bedrijfsprocessen, Bedrijfsbeleid en Bedrijfseenheid.

   • Waarde zijn selecties om op te filteren. Waarden kunnen een datum, vrije tekst of gedreven door Referentiecodes zijn. Raadpleeg Configuring categories, values, and attributes.

   • Logica bepaalt hoe velden samenwerken. De beschikbare selecties zijn gebaseerd op het werk dat je uitvoert.

     • "En" logica betekent dat aan alle velden/voorwaarden/waarden moet worden voldaan (bijvoorbeeld veld 1 EN veld 2)

     • "Of" logica betekent dat aan minstens één veld/voorwaarde/waarde moet worden voldaan (bijvoorbeeld veld 1 OF veld 2).

     • "Niet" logica is het tegenovergestelde van "En" (bijvoorbeeld alleen veld 1. Indien field 1 en field 2, negeer.

     • Bevat een waarde.

7. Under Then apply template assignment, identify the template to assign to the documents that match the criteria. You can only apply one template for the template assignment created.

8. Select Save changes.

Managing a template assignment

To manage an existing template assignment:

1. From the left menu, select Administration, then Template Assignments. The existing template assignments display in the grid.

2. Select any of the following:

   to edit the template assignment.

   to delete the template assignment.

   to change the sequence.