Een nalevingskaart aanmaken

Centraliseer de documentatie van voorwaarden en hun toegewezen controles en voeg automatisch testresultaten en problemen samen om eenvoudig de dekking van compliancevereisten te beoordelen en in realtime over de compliancestatus te rapporteren.

Voordat u begint

Voordat u naleving kunt beheren, moet u:

• Een raamwerk met controles opzetten
• Controles in raamwerken importeren naar projecten

Om testresultaten en probleemgegevens van projecten samen te voegen, moet u of iemand in uw team de volgende taken uitvoeren:

• Het ontwerp en de effectiviteit van controles testen beoordelen
• Problemen constateren

Machtigingen

Gebruikers aan wie Nalevingskaartmachtigingen met lees-/schrijftoegang zijn toegewezen, kunnen een nalevingskaart aanmaken.

Waarom zijn bepaalde normen en regelgeving vergrendeld?

Terwijl u in Nalevingskaarten aan het werk bent, zult u misschien opmerken dat bepaalde geïmporteerde normen en regelgevingen vergrendeld zijn. Een slot-pictogram geeft aan dat deze handelingen alleen-lezen zijn.

De reden hiervoor is dat als wij deze normen en regelgevingen sourcen, de aanbieders soms aangeven dat klanten de inhoud van de sjablonen die zij aanbieden niet mogen aanpassen. Hierdoor zijn bewerkingshandelingen niet beschikbaar, waaronder het bewerken van delen van normen, regelgevingen of daaraan gekoppelde voorwaarden; voorwaarden op een onderliggend niveau toevoegen; en het verwijderen van voorwaarden.

Workflow

Normen of regelgeving toevoegen

Voeg handmatig een norm of regelgeving toe aan uw nalevingskaart of importeer beschikbare normen en regelgevingen uit de nalevingsbibliotheek. (Om in het algemeen normen en regelgevingen in de nalevingsbibliotheek te bekijken, zie Normen en regelgevingen importeren, gedeelte Door Diligent aangeleverde normen of regelgeving beheren.)

1. Open de app Nalevingskaarten.
2. De startpagina Nalevingskaarten wordt geopend.
3. Voltooi een van de volgende taken:

   Taak	Stappen
   Importeer beschikbare normen of voorschriften	Klik op Norm of regelgeving importeren. De Nalevingsbibliotheek wordt geopend. Zoek en selecteer de relevante normen of regelgevingen die u wilt importeren. Sommige normen en regelgevingen zijn alleen beschikbaar in alleen-lezen formaat. Voor meer informatie raadpleegt u Normen en regelgevingen importeren. Opmerking Sommige normen en regelgevingen zijn alleen beschikbaar als u zich abonneert op Diligent Content-suites. Zie voor meer informatie Inhoud- en Intelligence-galerij. Klik op Importeren. Zodra het importeren is voltooid, klikt u op de knop Openen voor de nieuw geïmporteerde norm of regelgeving. Resultaat – U keert terug naar de homepage van Nalevingskaarten met het zijpaneel geopend voor de nieuw geïmporteerde norm of regelgeving en de norm of regelgeving uitgebreid in de lijstweergave om de vereisten op het hoogste niveau te tonen. Sla de stappen onder Voorwaarden toevoegen over en ga verder naar Geef aan of de voorwaarden van toepassing zijn en gedekt worden.
   Toegang tot aanvullende normen en voorschriften	Bij sommige normen en regelgevingen wordt het label Contact voor toegang weergegeven. Neem contact op met uw Customer Success Manager voor informatie over hoe u toegang krijgt tot deze normen en regelgevingen.
   Handmatig een norm of regelgeving toevoegen	Klik op Een nieuwe maken. Het zijpaneel Normen en regelgevingen toevoegen wordt geopend. Voer de volgende informatie in: Titel Naam van de norm of regelgeving. De tekenlimiet is 255. Naam moet uniek zijn. Beschrijving (optioneel) Geef een beschrijving van de norm / regelgeving. Opmerking Rich text-velden mogen maximaal 524.288 tekens bevatten. Voer een van de volgende handelingen uit:  Om de norm of regelgeving toe te voegen en het paneel te sluiten, klikt u op Opslaan en sluiten. De voorwaarde of regelgeving is toegevoegd aan de nalevingskaart. Om een voorwaarde aan de norm of regelgeving toe te voegen, klikt u op Opslaan en voorwaarde toevoegen, en gaat u verder met stap 3 van Voorwaarden toevoegen.

Normen of voorschriften bekijken en beheren

De regelgevingpagina biedt een uitgebreid overzicht van een regelgeving. Hiermee kunt u zoeken naar specifieke vereisten binnen de regelgeving en de status van deze vereisten en de bijbehorende controles bekijken.

Om een regelgeving te bekijken, volgt u deze stappen vanaf de startpagina van Nalevingskaarten:

Bekijken	Stappen
Details op hoog niveau	Om details zoals de titel, beschrijving en bron van een regelgeving te bekijken, selecteert u Details weergeven in het menu Meer in de kolom Acties.
Gedetailleerde weergave	Klik op de naam van de norm of regelgeving. Doe het volgende op de regelgevingpagina: Bekijk de lijst met vereisten en hun relaties, zoals het aantal gekoppelde besturingselementen en vereisten, en hun status. Zoek naar specifieke vereisten binnen een regelgeving door ID, titel of beschrijving in te voeren. Bekijk de beschrijvingen van de vereisten binnen de algemene context van de regelgeving. Subvereisten voor een norm of regelgeving maken. (Selecteer +Nieuwe subvereiste toevoegen). Wanneer u subvereisten toevoegt, worden deze toegevoegd aan dezelfde hiërarchie als de hoofdweergave van een regelgeving. Hiermee wordt ervoor gezorgd dat de subvereiste binnen de volledige reikwijdte van de verordening wordt gecontextualiseerd en rechtstreeks op het vereisteniveau wordt toegevoegd. Schakelen tussen regelingen. (Selecteer het schakelaarpictogram en selecteer de norm of regeling uit de lijst.) Navigeer naar de pagina met voorwaardedetails op de pagina met regelgeving door op de knop Details naast een vereiste te klikken.

Voorwaarden bekijken

De voorwaarden kunt u bekijken op de regelgevingpagina. Om naar de pagina Voorwaardedetails te navigeren, opent u een regelgeving en selecteert u vervolgens Details.

Voorwaarden toevoegen

Voorwaarden toevoegen om uw nalevingskaart te vullen.

1. Selecteer een vereiste op de regelgevingpagina en klik vervolgens op Details. U kunt ook een vereiste selecteren op de startpagina van Nalevingskaarten.

2. Klik op de pagina met voorwaardedetails op + Nieuwe subvereiste toevoegen in het menu Meer.

3. Voer de volgende informatie in:
   • ID Voer de identificatie van de voorwaarde in.
   • Titel (optioneel) Optioneel Geef de voorwaarde een naam.

     Als u geen titel invoert, worden de eerste 255 tekens van de beschrijving van de vereisten weergegeven als de titel in de boomstructuur, en wordt deze ontdaan van HTML of rijke tekstopmaak.

   • Beschrijving Geef een beschrijving van de voorwaarde.
     Opmerking

     Rich text-velden mogen maximaal 524.288 tekens bevatten.

4. Voer een van de volgende handelingen uit:

   • Opslaan en nog een toevoegen Selecteer deze optie om de voorwaarde op te slaan en nog een voorwaarde toe te voegen op hetzelfde hiërarchische niveau in de boomstructuur.

   • Opslaan en sluiten Selecteer deze optie om de voorwaarde op te slaan en het zijpaneel Nieuwe subvereiste toevoegen te sluiten.

     De nieuwe voorwaarde wordt gemarkeerd in de boomstructuur en gerangschikt op basis van ID. Als twee voorwaarden dezelfde ID hebben, wordt er automatisch een secundaire bestelmethode toegepast op basis van de datum waarop de voorwaarde is aangemaakt.

     Opmerking

     Alle voorwaarden worden automatisch besteld. U kunt de volgorde van voorwaarden niet configureren.

     Opmerking

     Het aantal voorwaarden dat aan een norm of regelgeving is toegevoegd, staat naast de naam van dat norm of regelgeving in de lijst.

Geef aan of de voorwaarden van toepassing zijn en gedekt worden

Pas professioneel inzicht toe en optimale dekking rationaliseren die toereikend is voor de organisatie.

1. Klik op de startpagina Nalevingskaarten op de titel van de voorwaarde.

   De pagina Voorwaardedetails wordt geopend.

2. Selecteer in de sectie Status een van de volgende opties in de vervolgkeuzelijst:

   • Niet van toepassing: Selecteer deze optie alleen als de voorwaarde niet van toepassing is op uw organisatie.

   • Van toepassing - Niet gedekt: Selecteer deze optie als de voorwaarde van toepassing is, maar nog niet gedekt is.

   • Van toepassing - Gedekt: Selecteer deze optie als de voorwaarde van toepassing is en al wordt gedekt voor uw organisatie.

   Opmerking

   Standaard zijn alle bovenliggende voorwaarden van toepassing en niet gedekt. Wanneer u een nieuwe subvoorwaarde maakt, neemt de subvoorwaarde de waarden Van toepassing en Gedekt over van de bovenliggende voorwaarde.

3. (Optioneel) Selecteer Reden schrijven om uit te leggen waarom een voorwaarde is gemarkeerd als van toepassing, niet van toepassing, gedekt of niet gedekt.
   Tip

   U kunt ook beweringen kopiëren uit gerelateerde voorwaarden. Voor meer informatie raadpleegt u Voorwaarden bekijken.

Werken met gekoppelde voorwaarden

Als u normen of regelgevingen uit de nalevingsbibliotheek hebt geïmporteerd, kunt u gerelateerde voorwaarden bekijken en beweringen uit gerelateerde voorwaarden toevoegen.

Gerelateerde voorwaarden worden door Diligent gerangschikt op basis van door de sector goedgekeurde toewijzingen. U kunt maximaal 300 gerelateerde voorwaarden bekijken. Voor meer informatie raadpleegt u Relaties tussen controles en voorwaarden.

1. Klik op de startpagina Nalevingskaarten op de titel van de voorwaarde.
2. Vouw op de pagina met voorwaardendetails het gedeelte Gekoppelde voorwaarden uit en filter op normen en voorschriften.
   Hier wordt een lijst met gerelateerde vereisten en hun statussen weergegeven. U kunt de regelgeving met betrekking tot de nieuwe voorwaarde raadplegen.
3. Selecteer een gekoppelde voorwaarde.
   Hiermee opent u een zijpaneel met de vereistendetails.
   
4. In het gedeelte Reden worden de argumenten voor gerelateerde vereisten weergegeven. Klik op Toevoegen om de reden toe te voegen.
   De nieuwe reden wordt weergegeven in de sectie Reden op de pagina met voorwaardedetails. 
   • Als de voorwaarde waaraan u werkt al een bewering heeft, wordt de nieuwe reden onderaan de bestaande reden toegevoegd.

     Tip

     Om verdere aanpassingen aan de bewering aan te brengen, kunt u deze bewerken met de optie Reden bewerken.

   • Importeer normen of voorschriften die gerelateerde voorwaarden bevatten Als er gerelateerde voorwaarden zijn die niet in uw nalevingskaart zijn geïmporteerd, doet u het volgende:

     1. Selecteer op de pagina met vereistendetails, naast het gedeelte Gekoppelde voorwaarden, de optie Relevante regelgeving importeren.

     2. Selecteer de titel van een gezaghebbend document om het importproces te starten.

        Hiermee gaat u naar de Nalevingsbibliotheek.

Besturingselementen aan vereisten koppelen

Laat zien dat uw organisatie zich houdt aan specificaties die relevant zijn voor het bedrijf door controles en voorwaarden toe te wijzen. Toegewezen voorwaarden verschijnen ook in de Controlescan en helpen auditors om vertrouwd te raken met een controle op basis van toegewezen voorwaarden.

U kunt controles toewijzen aan voorwaarden door automatische suggesties te volgen of door handmatig controles te zoeken.

Gebruik de AI Suggestion Service van het Diligent One-platform om aanbevelingen te ontvangen voor relevante controles uit de beschikbare controleset op basis van specifieke voorwaarden. U kunt ervoor kiezen om deze door AI aangestuurde aanbevelingen te volgen of handmatig door de geschikte besturingselementen te bladeren en deze te selecteren.

Als u controles aan vereisten wilt koppelen, volgt u deze stappen:

1. Klik op de startpagina Nalevingskaarten op de titel van de voorwaarde.
2. Klik op Controles koppelen op de pagina met voorwaardedetails.
   Het paneel Controles koppelen wordt geopend.
   Opmerking

   Als Controles koppelen niet wordt weergegeven, betekent dit dat u een onderliggende of afgeleide voorwaarde bekijkt die niet in kaart kan worden gebracht. U moet bestaande toewijzingen in de groep verwijderen voordat u extra controles kunt toewijzen. Voor meer informatie raadpleegt u Relaties tussen controles en voorwaarden.

   • In het deelvenster Controle koppelen kunt u het volgende doen:
     • Zoek naar een controle door een trefwoord of zin in het zoekvak in te voeren.

       U kunt naar controles zoeken op doeltitel, controle-ID, titel van de controle of beschrijving van de controle. Zoektermen worden gemarkeerd in de resultaten.

     • Klik op Filter om controles te filteren op raamwerken of doelstellingen.

       Het zoeken gaat in combinatie met alle toegepaste filters. Als u een raamwerk- of doelfilter selecteert en naar een controle zoekt, zoekt u alleen binnen het opgegeven raamwerk of de opgegeven doelstelling.

       • Klik op de pijl aan de zijkant om een raamwerk uit te vouwen en een lijst met doelstellingen weer te geven. Klik op de pijl aan de zijkant naast de doelstelling om een lijst met controles weer te geven.
       • Klik, indien van toepassing, op Meer weergeven om alle raamwerken in de Diligent One-instantie weer te geven.
     • Klik op AI-suggesties om de meest relevante controle voor elke voorwaarde te vinden. Deze functie maakt gebruik van AI-integratie om betere suggesties te doen en zo voor betere matches te zorgen. Door de beschrijvingen van vereisten en controles te vergelijken, worden geschikte controles geïdentificeerd. Blader naar beneden en klik op Meer laden om meer suggesties te bekijken.
3. Klik op Koppelen naast elke controle die u aan de vereiste wilt koppelen.
   

Gekoppelde voorwaarden bekijken en beheren

In het gedeelte Gekoppelde besturingselementen van de pagina Voorwaardedetails wordt de lijst met gekoppelde controles weergegeven. Wanneer u een gekoppelde controle selecteert, kunt u de acties uitvoeren die in de volgende tabel worden beschreven:

Actie	Stappen
Gekoppelde voorwaarden in detail bekijken	De volgende informatie wordt weergegeven in een gedetailleerd overzicht als een zijpaneel: Controle-ID De controle-identificatiecode Eigenaar De persoon die verantwoordelijk is voor de controle Titel van de controle De titel van de controle Beschrijving Gedetailleerde informatie over de controle Raamwerk Het raamwerk waar de controle vandaan komt Testresultaten Controletests die geslaagd of mislukt zijn en controles die nog niet getest zijn Problemen Een totaal aantal openstaande problemen over alle projectcontroles die gekoppeld zijn aan het raamwerkcontrolesysteem Als u op de link aantal problemen klikt, krijgt u een pop-uplijst met problemen te zien. U kunt op het individuele probleem klikken om naar gedetailleerde informatie te gaan. Opmerking Het geaggregeerde aantal problemen is gebaseerd op alle open gepubliceerde problemen van actieve projecten die geassocieerd zijn met stapsgewijze beschrijvingen, testplannen en testrondes.
Beschrijving van de controle en de voorwaarden vergelijken	Wanneer de controlegegevens in het zijpaneel zijn geopend, kunt u de beschrijving van de controle vergelijken met de beschrijving van de voorwaarde door beide kolommen naast elkaar te leggen. Dit is essentieel voor het initiëren van werkzaamheden in verband met naleving en zorgt voor een duidelijker begrip van de wettelijke voorwaarden.
Controlegewicht bijwerken	Om het percentage van de voorwaarde weer te geven dat door de controle wordt gedekt, pas het Controlegewicht aan. U kunt een waarde tussen 0 - 100% aangeven. De standaarddekking is 100%.
Naar raamwerktoepassing navigeren	Om naar de controle in het raamwerk te navigeren, klikt u op de koppeling van de ID. Om naar het raamwerk te gaan, klikt u op de raamwerklink.
Controles toevoegen/verwijderen	Om de controleverbinding uit de voorwaarde te verwijderen, klikt u op Loskoppelen. Als u extra besturingselementen aan de vereiste wilt koppelen, klikt u op + Controles koppelen. Om een lijst met controles te bekijken die zijn toegewezen aan één onderliggende voorwaarde of aan alle afgeleide voorwaarden, en het totale aantal problemen voor elke controle, raadpleegt u het gedeelte Gerelateerde controles. Als u op de link van de controle-ID klikt, wordt u omgeleid naar de pagina Controles in het toepasselijk raamwerk. Als u op de link aantal problemen klikt, krijgt u een pop-uplijst met problemen te zien. U kunt op het individuele probleem klikken om naar gedetailleerde informatie te gaan.

 

Nalevingsvoortgang volgen

Filter de lijst met voorwaarden om de voortgang van de naleving bij te houden.

Voer op de pagina Nalevingskaarten een van de volgende taken uit:

Taak	Stap	Wat u ziet
Bekijk alle toepasselijke vereisten in alle voorschriften en normen	Klik op Van toepassing.	Een lijst met alle toepasselijke vereisten, ongeacht of ze zijn gemarkeerd als gedekt
Bekijk vereisten die niet als gedekt zijn aangemerkt	Klik op Niet gedekt (omissies).	Een lijst met toepasselijke vereisten die niet zijn geïdentificeerd als gedekt
Bekijk vereisten die als gedekt zijn aangemerkt	Klik op Gedekt.	Een lijst met toepasselijke vereisten die zijn geïdentificeerd als gedekt
Bekijk vereisten die als niet van toepassing zijn aangemerkt	Klik op Niet van toepassing.	Een lijst met alle niet van toepassing zijnde voorwaarden
Zoeken naar voorwaarden	Voer een trefwoord of zin in het zoekvak in.	Een lijst met voorwaarden die overeenkomen met uw zoekterm of -zin.
Beknopte informatie over een norm, regelgeving of voorwaarde bekijken, inclusief: de mate waarin het gedekt of niet gedekt is of het al dan niet als gedekt is aangemerkt of het al dan niet in verband is gebracht met ten minste één controle het totale aantal openstaande problemen dat ermee verband houdt de huidige garantieberekening voor een norm, regelgeving of voorwaarde	Raadpleeg de kolommen Dekking, Gedekt, Problemen, Controles en Garantie in de geneste boomstructuur.	Dekking Het percentage voorwaarden voor een norm of vereiste waarvan is vastgesteld dat ze gedekt zijn. Leer hoe dekking wordt berekend. Gedekt Een indicatie ( of ) van een voorwaarde al dan niet gedekt is (gebaseerd op uw identificatie van de voorwaarde als Gedekt of Niet gedekt. Normen en regelgevingen worden als gedekt beschouwd wanneer alle voorwaarden als gedekt zijn geïdentificeerd. Problemen Een geaggregeerd aantal problemen geassocieerd met elke norm of verordening, en met de bovenste (root)voorwaarden in de boom. Als u op de link aantal problemen klikt, krijgt u een pop-uplijst met problemen te zien. U kunt op het individuele probleem klikken om naar gedetailleerde informatie te gaan. Controles Een pictogram () geeft voorwaarden aan waaraan minstens één controle is toegewezen. Garantie Een berekening die het vertrouwen van uw organisatie weergeeft dat aan de voorwaarden wordt voldaan. Leer hoe de nalevingsgarantie wordt berekend.

Een samenvattingsrapport genereren

Toon de voortgang van uw organisatie op het gebied van naleving aan door een samenvattend rapport te genereren.

1. Klik op Samenvattend rapport over naleving.
2. Download het Excel-rapport (.xlsx) naar uw computer.

   Alle toegepaste filters die u op de pagina Nalevingskaarten toepast, worden in het rapport weergegeven. Elke norm/verordening wordt op een apart werkblad weergegeven.

   Tip

   Handmatig aangemaakte voorwaarden die alfanumeriek in uw nalevingskaart zijn geïndexeerd, kunnen in uw Excel-rapport anders worden geordend. Om dezelfde volgorde te bereiken, kunt u de volgende naamgevingsstrategie voor uw voorwaarden gebruiken:

   • Bovenliggende voorwaarde alfabetische ID

     Voorwaarde A1

   • Onderliggende voorwaarden alfabetische ID + numerieke ID

     Voorbeelden A1-01, A1-02, A1-03