Back-ups maken van projecten en ze exporteren
Een kopie van een project op uw lokale computer of netwerkopslaan buiten de Projecten-app.
Hoe het werkt
U kunt een back-up maken van een project en het exporteren om uw projectresultaten te delen met andere teamleden, externe auditors en toezichthouders. De inhoud van het project wordt geëxporteerd als een reeks afzonderlijke bestanden, gecomprimeerd in een archiefbestand (.zip). De maximale totale bestandsgrootte voor het exporteren is 90 GB.
Afzonderlijke itemverwijderingen in Diligent One kunt u niet ongedaan maken. Alle verwijderacties vereisen een bevestiging, en zodra het verwijderen is bevestigd, is het item niet meer beschikbaar. De eenvoudigste manier om een verwijderd item te herstellen is om het opnieuw te maken.
Machtigingen
Alleen professionele beheerders kunnen back-ups maken van projecten en deze exporteren.
Een back-up maken van projectbestanden en het exporteren.
-
Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) de Projecten-app om deze te openen.
Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Projecten-app te switchen.
De startpagina Projecten wordt geopend.
- Open een project.
Het projectdashboard wordt geopend.
- Klik op het tabblad Instellingen van het projectbeheer.
Het subtabblad Instellingen wordt geopend.
- Klik op de subtab Backup/Export .
- Een nieuwe back-up maken van het project:
- Klik op Exporteren.
- Klik op OK in het bevestigingsdialoogvenster.
Er wordt een statusbericht weergegeven op de pagina Back-up/Exporteren en er wordt een item toegevoegd aan de lijst Project exporteren om aan te geven dat het back-upproces is gestart. Er wordt een e-mailbericht verstuurd wanneer de back-up is voltooid.
Projectbestanden downloaden
Een back-up van projectbestanden verwijderen
Submapstructuur van zip -bestanden
Wanneer u een back-up maakt van een project, wordt de volgende inhoud van het project meegenomen:
- Activiteitenlogboekinformatie onder Recente activiteit op het dashboard
- Laatste versies van geüploade bijlagen
- Word-, PowerPoint-, PDF- en Excel-rapportenOpmerking
Als er een probleem optreedt tijdens het back-upproces van een project, wordt er een bestand errors.txt in het zip-bestand opgenomen met informatie over het probleem. De persoon die de projectback-up heeft uitgevoerd, ontvangt ook een e-mailmelding met verdere instructies.
Bijlagen
De bijlagen in het zip-bestand worden automatisch gegroepeerd in submappen met een naam. De submappen categoriseren bijlagen op basis van waar ze werden aangekoppeld in de Projecten-app. Submappen mogen maximaal 60 tekens bevatten.
Submappen
Opmerking
- Interfacetermen zijn aanpasbaar, en velden en tabbladen zijn configureerbaar. In uw exemplaar van Diligent One zijn sommige termen, velden en tabbladen mogelijk anders.
- Als een verplicht veld leeg wordt gelaten, verschijnt er een waarschuwingsbericht: dit veld is verplicht. Sommige aangepaste velden kunnen standaardwaarden hebben.
Submappen in het .zip-bestand zijn als volgt gecategoriseerd en genest:
[Projectnaam]
- Planning
- Titel van planningsbestand
- Beschrijvingen
- Beschrijvingstitel
- Controletests
- [Controle-ID] (Doelreferentie + Controlenummer)
Voorbeeld: C-01- [Testronde]
Voorbeelden: Interim/definitief, Q1, Q2, Q3, Q4OpmerkingAls er maar één testronde is, wordt er geen submap aangemaakt.
- [Testronde]
- [Controle-ID] (Doelreferentie + Controlenummer)
- Stapsgewijze beschrijvingen
- [Controle-ID] (Doelreferentie + Controlenummer)
Voorbeeld: C-01
- [Controle-ID] (Doelreferentie + Controlenummer)
- Acties
- [Actietitel]
- Bevindingen
- [Bevindingstitel]
- Aanvragen
- [Aanvraagtitel]