Bewijs aanvoeren

U kunt back-ups maken van uw rapporten en een efficiënt beoordelingsproces faciliteren met behulp van de Verwijzingsmodus.

Voordat u begint

Voordat u naar bewijsmateriaal kunt verwijzen, moet u uw rapport afronden en alle bestanden uploaden die u ter bewijs nodig hebt.

Hoe het werkt

De Verwijzingsmodus is een alleen-lezen weergave van uw rapport die een aantal hulpmiddelen voor kruisverwijzingen bevat die gebruikt worden voor:

• belangrijke informatie te markeren
• al het bronmateriaal te vermelden ter ondersteuning van uw belangrijkste bevindingen en beoordelingen
• een efficiënt beoordelingsproces te vergemakkelijken

Taken die u kunt uitvoeren

De volgende tabel geeft een overzicht van de taken die u kunt uitvoeren in de Verwijzingsmodus:

Taak	Nuttig als je ...
Tekst markeren	woorden, zinnen, alinea's of afbeeldingen die in de tekst zijn ingevoegd moet markeren, zodat u ze later kunt nalezen
Overzichtsnotities (taken) moet maken	samen moet werken met anderen om ervoor te zorgen dat het rapport de juiste toon, details, feiten en positionering heeft
Bestanden met kruisverwijzingen	kruisverwijzingen naar verordeningen, normen of wetten
kruisverwijzingen van knipsels naar een ondersteund bestandstype	kruisverwijzing naar een verklaring binnen een e-mailketen die duidt op bewijs van fraude
Kruisverwijzing naar een enkele cel of een cellenbereik in een Excel-bestand (.xlsx alleen) om de geldigheid van gegevens te controleren.	kruisverwijzing naar een berekening of formule in een maandelijkse bankafstemming

Pagina's en rich text-editors waar de Verwijzingsmodus beschikbaar is

U kunt de Verwijzingsmodus binnen rich text-editors op verschillende pagina's gebruiken.

App	Pagina	Rich text-editor
Projecten Raamwerken	Planningsdossier / Referentiedossier	Inhoud of beschrijving
Projecten	Beschrijving	Beschrijving
Projecten	Uitvoeringsprocedure / Stapsgewijze beschrijving	Procedureresultaten / Stapsgewijze beschrijvingen
Projecten	Probleemdetails (subtabblad probleeminformatie)	Beschrijving
Projecten	Probleemdetails (subtabblad hertestinformatie)	Overzicht van resultaten opnieuw testen
Projecten	Testen	Testresultaten
Projecten	Resultatenbestand	Inhoud of beschrijving

Overwegingen en beperkingen

Bestanden gekoppeld in de Verwijzingsmodus bijwerken en verwijderen

Wanneer u een bestand koppelt in de Verwijzingsmodus, wordt het bestand automatisch gemarkeerd als bewijs om de integriteit van het bestand te behouden. Wanneer een bestand is gemarkeerd als bewijs, kunt u het volgende niet doen:

• het bestand online bewerken
• nieuwe versies van het bestand met dezelfde naam uploaden
• het bestand verwijderen

Als u het bestand wilt bijwerken of verwijderen, moet u het bestand loskoppelen van alle gebieden in de Verwijzingsmodus waar naar het bestand wordt verwezen. Voordat u een pagina kunt verwijderen die bestanden bevat die zijn gekoppeld aan de Verwijzingsmodus (zoals Planningsbestanden, Beschrijvingen etc.), moet u het bestand loskoppelen van alle gebieden in de Verwijzingsmodus waar naar het bestand wordt verwezen.

Bestanden en ondersteunde bestandstypen onderzoeken

Het is mogelijk om knipsels te kruisverwijzen uit de volgende ondersteunde bestandsformaten:

• PDF .pdf
• Word.doc of .docx
• Excel .xls of .xlsx
• PowerPoint .ppt of .pptx
• Visio .vsd of .vsdx
• Images .png, .jpg, .jpeg, .tif, of .tiff

Wanneer u een ondersteund bestandstype onderzoekt, kan sommige tekstopmaak anders worden weergegeven. Met wachtwoord beveiligde documenten kunnen niet worden onderzocht. Als het bestand gecodeerd, beschadigd of te groot is (meer dan 10.000 pagina's afgedrukt), kunt u het bestand wel koppelen, maar knipsels binnen het bestand niet.

Momenteel is er geen ondersteuning voor .tif - of . tiff -bestanden met meerdere pagina's bij gebruik van de functie Bestand onderzoeken.

Uw rapport bewerken nadat u in de Verwijzingsmodus hebt gewerkt

Hoewel u uw rapport kunt bewerken nadat u in de Verwijzingsmodus hebt gewerkt, is de aanbevolen workflow om het schrijven van uw rapport af te ronden voordat u tekst markeert en bestanden koppelt in de Verwijzingsmodus.

Beperkingen op het aantal markeringen, koppelingen, bijlagen en knipsels

Binnen elke rich text-editor waarvoor Verwijzingsmodus beschikbaar is, zijn de volgende beperkingen van toepassing:

• maximaal 400 markeringen en links (totaal van beiden)
• maximaal 30 bestanden per link
• maximaal 200 knipsels per bestand

Rapportage en integraties met andere Diligent-producten

U kunt geen rapport exporteren dat de hoogtepunten en koppelingen bevat die in de Verwijzingsmodus zijn vastgelegd. Alle inline taken die met de Verwijzingsmodus zijn gemaakt, worden in gedownloade rapporten weergegeven.

Hoogtepunten en koppelingen in de Verwijzingsmodus worden niet ondersteund in de volgende apps die verbinding maken met Projecten:

• Rapporten
• Diligent HighBond voor iOS of Android
• Offline projecten
• Analytics

Voorbeeld

Machtigingen

Alleen professionele beheerders en professionele gebruikers kunnen tekst markeren en koppelen aan bestanden of specifieke gedeeltes binnen bestanden in de Verwijzingsmodus.

Verwijzingsmodus inschakelen

Schakel de Verwijzingsmodus in een rich text-editor in om te beginnen met het verwijzen van bewijsmateriaal.

1. Voer een van de volgende handelingen uit:
   • Om bewijs aan te halen in een planningsdossier, verhaal, uit te voeren procedure / stapsgewijze beschrijving, testronde, probleem of resultatendossier in een project:

     1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) de Projecten-app om deze te openen.

        Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Projecten-app te switchen.

     2. Open een project.
   • Bewijs aanhalen in een referentiebestand in een raamwerk:
     1. Open de app Raamwerken.
     2. Open een raamwerk.
2. Ga naar de pagina en rich text-editor waar de Verwijzingsmodus beschikbaar is.

   Voor meer informatie raadpleegt u Pagina's en rich text-editors waar de Verwijzingsmodus beschikbaar is.

3. Schakel in de rich text-editor de Verwijzingsmodus in.

   Resultaat Verwijzingsmodus wordt geopend en geeft het rapport weer als alleen-lezen tekst aan de linkerkant van de pagina.

Tekst markeren

Woorden, zinnen, alinea's of afbeeldingen die in de tekst zijn ingevoegd markeren, zodat u ze later kunt nalezen.

1. Selecteer het gedeelte van de tekst dat u wilt markeren.

   Gemarkeerde tekstgedeelten kunnen elkaar overlappen. U kunt ook afbeeldingen markeren die in de tekst zijn ingevoegd.

2. Klik op Markeren.

   Resultaat De tekst wordt geel gemarkeerd en het aantal Markeringen wordt automatisch bijgewerkt. De markeringen worden weergegeven in de volgorde waarin ze in de rich text-editor verschijnen.

Overzichtsnotities (taken) maken

Samenwerken met anderen om ervoor te zorgen dat het rapport de juiste toon, details, feiten en positionering heeft

1. Voer een van de volgende handelingen uit: 
   • Selecteer het relevante gedeelte van de tekst en klik op Taak maken .
   • Selecteer een bestaande markering, klik op het tabblad Taken en klik op + Taken maken.

     Het zijpaneel Taak maken wordt geopend.

2. Voer de details in het formulier in en klik op Opslaan. 

   Resultaat De tekst wordt gemarkeerd en het aantal Taken wordt automatisch bijgewerkt. De persoon aan wie de taak is toegewezen wordt via de e-mail op de hoogte gesteld. De toegewezene kan op de link in de e-mail klikken om de taak bij te werken of een opmerking te posten. Voor meer informatie over taken, zie Taken toewijzen.

   Opmerking

   Alleen taken met de status Open of Gereed worden weergegeven in het paneel Taken. Een volledige lijst met taken, inclusief taken met de status Gesloten, zijn beschikbaar via het tabblad Projectbeheer Taken of Taakvolger.

Een bestand kruisverwijzen

Gemarkeerde tekst koppelen aan een bestand, zoals een voorschrift, norm of wet.

1. Selecteer het gemarkeerde gedeelte van de tekst dat u wilt kruisverwijzen.
2. Zoek in Bestanden of knipsels toevoegen naar het bestand op naam of voer een trefwoord of zin in die in een bestand staat dat eerder is geüpload naar het Project.

   Alle bestanden in de sectie Ondersteunende bestanden op de pagina worden vermeld als Voorgestelde bestanden. Het aantal gevonden zoekresultaten binnen het bestand wordt weergegeven naast de Bestandsinhoud.

   Opmerking

   De zoekfunctie op tekst binnen een bestand wordt niet ondersteund bij bestanden die groter zijn dan 7 MB. De zoekopdracht wordt uitgevoerd door de eerste 100 kilobytes van elk bestand onder 7 MB te scannen.

3. Klik op de bestandsnaam.

   Het zijpaneel Bestand onderzoeken wordt geopend en geeft de inhoud van het bestand weer.

   Opmerking

   Het zijpaneel Bestand onderzoeken wordt alleen geopend als u een ondersteund bestandstype hebt geselecteerd. Als het bestandstype niet wordt ondersteund, kunt u alleen de gemarkeerde tekst aan het bestand koppelen (niet een sectie in een bestand), en een kopie van het bestand downloaden. Zie Bestanden en ondersteunde bestandstypen onderzoeken voor meer informatie over ondersteunde bestandstypen.

4. Om gemarkeerde tekst aan het bestand te koppelen, klikt u op Bestand koppelen als bewijs en sluit u het zijpaneel.

Knipsels uit een bestand kruisverwijzen

Gemarkeerde tekst koppelen aan één of meer knipsels uit een bestand.

1. Selecteer het gemarkeerde gedeelte van de tekst dat u wilt kruisverwijzen.
2. Zoek in Bestanden of knipsels toevoegen naar het bestand op naam of voer een trefwoord of zin in die in een bestand staat dat eerder is geüpload naar het Project.

   Alle bestanden in de sectie Ondersteunende bestanden op de pagina worden vermeld als Voorgestelde bestanden. Het aantal gevonden zoekresultaten binnen het bestand wordt weergegeven naast de Bestandsinhoud.

   Opmerking

   De zoekfunctie op tekst binnen een bestand wordt niet ondersteund bij bestanden die groter zijn dan 7 MB. De zoekopdracht wordt uitgevoerd door de eerste 100 kilobytes van elk bestand onder 7 MB te scannen.

3. Klik op de bestandsnaam.

   Het zijpaneel Bestand onderzoeken wordt geopend en geeft de inhoud van het bestand weer.

   Opmerking

   Het zijpaneel Bestand onderzoeken wordt alleen geopend als u een ondersteund bestandstype hebt geselecteerd. Als het bestandstype niet wordt ondersteund, kunt u alleen de gemarkeerde tekst aan het bestand koppelen (niet een sectie in een bestand), en een kopie van het bestand downloaden. Zie Bestanden en ondersteunde bestandstypen onderzoeken voor meer informatie over ondersteunde bestandstypen.

4. Navigeer naar de juiste gedeelte van het bestand.
5. Selecteer een gedeelte van de tekst, een afbeelding of een tabel (afzonderlijke cellen of de hele tabel) die u als bewijs wilt gebruiken en klik op Knipsel toevoegen.

   De tekst en het knipsel waarnaar is verwezen worden weergegeven onder Knipsels.

   Tip

   U kunt ook de sectie Bestandsinformatie gebruiken om naar de pagina te navigeren waar het originele bestand was bijgevoegd of om het bestand te downloaden. Als u op een knipsel klikt, wordt u doorgestuurd naar de plaats in het bestand waar u het knipsel hebt gemaakt.

6. Optioneel. Herhaal stap 4-5 om extra knipsels toe te voegen en sluit het zijpaneel wanneer u klaar bent.

   Resultaat De tekst is groen gemarkeerd en gekoppeld aan het bestand en het/de knipsel(s) in het bestand. Het aantal koppelingen, het aantal gekoppelde bestanden en het aantal knipsels wordt bijgewerkt. Het bestand wordt gemarkeerd als bewijsmateriaal en kan niet worden bijgewerkt of verwijderd. De koppelingen worden weergegeven in de volgorde waarin ze in de rich text-editor verschijnen.

Kruisverwijzingen naar een berekening of formule

Koppel gemarkeerde tekst aan een enkele cel of een cellenbereik in een Excel-werkblad (.xlsx alleen).

1. Selecteer het gemarkeerde gedeelte van de tekst dat u wilt kruisverwijzen.
2. Zoek in Bestanden of knipsels toevoegen naar het Excel-bestand op naam of voer een trefwoord of zin in die in een Excel-bestand staat dat eerder is geüpload naar het Project.

   Alle bestanden in de sectie Ondersteunende bestanden of Aangevraagde bestanden op de pagina worden vermeld als Voorgestelde bestanden. Het aantal gevonden zoekresultaten binnen het bestand wordt weergegeven naast de Bestandsinhoud.

   Opmerking

   De zoekfunctie op tekst binnen een bestand wordt niet ondersteund bij bestanden die groter zijn dan 7 MB. De zoekopdracht wordt uitgevoerd door de eerste 100 kilobytes van elk bestand onder 7 MB te scannen.

3. Klik op de Excel-bestandsnaam.

   Het zijpaneel Bestand onderzoeken wordt geopend en geeft de inhoud van het bestand weer.

4. Klik op Celverwijzingen toevoegen en selecteer een van de volgende opties:
   • Type celbereikverwijzing Verwijzing naar een enkele cel of een celbereik in een Excel-werkblad
   • Genoemde bereiken gebruiken verwijzing naar beschrijvende namen die eerder zijn toegepast op een celbereik in een Excel-werkblad

   Celbereikreferenties typen

   1. Vul de volgende velden in:
      • Celbereik specificeert een enkele cel of een groep cellen binnen het Excel-werkblad

        Om bijvoorbeeld te verwijzen naar een celbereik dat de cellen C1, C2, C3, C4 en C5 bevat, specificeert u C1:C5.

      • Werkblad geeft het werkblad aan in het Excel-bestand
      • Naam geeft een beschrijvende naam aan voor de enkele cel of het celbereik

        De maximale tekenlimiet is 245. De naam moet uniek zijn en mag geen niet-ondersteunde tekens bevatten zoals spaties, apostrofs, streepjes, uitroeptekens, komma's, haakjes of aanhalingstekens.

   2. Klik op Opslaan.

      Resultaat Het Excel-werkblad en de celbereiken waarnaar wordt verwezen, worden weergegeven onder Knipsels.

      Als u op een knipsel klikt, wordt een kopie van het originele aangehaalde Excel-bestand gedownload. Gespecificeerde genoemde bereiken in de Verwijzingsmodus worden voorafgegaan door _HighBond_.

   Genoemde bereiken gebruiken

   Tip

   Als u bestaande genoemde bereiken in uw werkblad hebt, is dit de snelste methode.

   1. Selecteer een of meer genoemde bereiken.

      Opmerking

      Alleen genoemde bereiken die in A1-notatie zijn opgeslagen, kunnen in de vervolgkeuzelijst worden geselecteerd. Naambereiken die naar ander genoemde bereiken verwijzen of Excel-formules bevatten, worden niet weergegeven.

      Raadpleeg de Microsoft Excel-hulp voor meer informatie over de genoemde bereiken.

   2. Klik op Opslaan.

      Resultaat Het Excel-werkblad en de genoemde bereiken waarnaar wordt verwezen, worden weergegeven onder Knipsels.

      Als u op een knipsel klikt, wordt een kopie van het originele aangehaalde Excel-bestand gedownload. Gespecificeerde genoemde bereiken in de Verwijzingsmodus worden voorafgegaan door _HighBond_.

Markeringen of kruisverwijzingen verwijderen

Ontkoppel tekst of verwijder markeringen, links en knipsels.

Tekst uit een bestand ontkoppelen

1. Vouw de vermelding in het gedeelte Koppelingen uit.
2. Beweeg je muis over het bestand.
3. Klik op en selecteer Bestand ontkoppelen.
4. Klik op Ontkoppelen om te bevestigen.
   Let op

   Het ontkoppelen van tekst uit een bestand verwijdert ook alle knipsels die bij het bestand horen.

Verwijder een markering

1. Beweeg uw muis over het item in het gedeelte Markeringen.
2. Klik op en selecteer Markering verwijderen.
3. Klik op Verwijderen om te bevestigen.
   Let op

   Het verwijderen van een markering verwijdert ook alle bijbehorende taken of knipsels, en maakt alle bijbehorende bestanden los. Selecteer Taken bewaren om eventuele bijbehorende taken te behouden.

Een koppeling naar een bestand verwijderen

1. Beweeg uw muis over het item in het gedeelte Koppelingen.
2. Klik op en selecteer Koppeling verwijderen.
3. Klik op Verwijderen om te bevestigen.
   Let op

   Het verwijderen van een koppeling verwijdert ook alle bijbehorende taken of knipsels, en maakt alle bijbehorende bestanden los. Selecteer Taken bewaren om eventuele bijbehorende taken te behouden.

Knipsel uit een bestand verwijderen

1. Beweeg uw muis in het zijpaneel Bestand onderzoeken over het knipsel in het gedeelte Knipsels en klik op de prullenbak .
2. Klik op Verwijderen om te bevestigen.