Terugkerende actieherinneringen sturen
Stuur terugkerende herinneringen aan mensen die moeten reageren op acties.
Hoe het werkt
Als u terugkerende herinneringen over acties moet verzenden, kunt u configureren hoe vaak er e-mailmeldingen moeten worden verzonden naar eigenaren en personen in CC. U kunt ook meerdere acties in één e-mail sturen naar eigenaren en personen in CC.
Voorbeeld
Terugkerende herinneringen configureren
Scenario
U maakt een actie aan en geeft 3 mei 2019 op als de vervaldatum. Ook configureert u als volgt uw meldingsinstellingen:
- Terugkerende herinneringen sturen Wekelijks
- Stuur herinneringen vóór de deadline 5, 3, 1, leeg, leeg
Resultaat
Vóór 3 mei 2019 stuurt Diligent One herinneringse-mails 5 dagen, 3 dagen en 1 dag vóór de vervaldatum.
Na 3 mei 2019 worden de herinnerings-e-mails aan de hand van een wekelijkse planning verzonden totdat de aanvraag wordt gesloten, verwijderd of toegewezen aan een andere persoon. Indien de aan de actie toegewezen persoon van het project wordt verwijderd of het project wordt gearchiveerd, worden er ook geen herinneringse-mails meer verstuurd.
Machtigingen
Projectbeheerders en Projecttypebeheerders kunnen instellen hoe vaak er herinneringen worden verstuurd.
Professioneel beheerders, Professionele gebruikers, Bijdragebeheerders, Bijdragertesters en Bijdragergebruikers kunnen meerdere acties in één e-mail verzenden.
Instellen hoe vaak herinneringen worden verzonden
U kunt terugkerende herinneringen verzenden aan de hand van:
- een dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse planning
- een aangepaste planning op basis van 'x' dagen vóór de vervaldatum
-
Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) de Projecten-app om deze te openen.
Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Projecten-app te switchen.
De startpagina Projecten wordt geopend.
- Selecteer het tabblad Meldingen.
- Configureer de volgende velden en selecteer Opslaan:
Veld Standaard Opmerkingen Terugkerende herinneringen sturen Wekelijks Selecteer Dagelijks, Wekelijksof Maandelijks in de vervolgkeuzelijst om de frequentie aan te geven waarmee herinnerings-e-mails worden verzonden voor uitstaande items (open of vervallen acties/aanvragen).
Herinnerings-e-mails worden verzonden vanaf 00.00 UTC. Wekelijkse herinneringen worden verzonden op maandagen, en maandelijkse herinneringen worden verzonden op de eerste dag van de maand.
Herinnerings-e-mails over acties en aanvragen die zijn verzonden voor en na de deadline totdat de items worden gesloten, verwijderd of toegewezen aan een andere persoon. Als de persoon die is toegewezen aan het item, wordt verwijderd van het project, of als het project wordt gearchiveerd, worden herinnerings-e-mails ook niet meer verzonden.
Stuur herinneringen vóór de deadline Selecteer deze optie om een aangepaste planning in te stellen voor herinneringsmeldingen op basis van 'x' aantal dagen vóór de deadline van de actie/aanvraag. U kunt maximaal vijf aangepaste meldingsfrequenties opgeven.
Als de deadline van een actie/aanvraag is verstreken, of als er geen deadline is ingesteld, worden herinnerings-e-mails verzonden aan de hand van de standaardfrequentie (Wekelijks) of opgegeven terugkerende herinneringsfrequentie (Dagelijks of Maandelijks).
Opmerking
Opmerking: wanneer u enkel de regelmatig terugkerende herinneringse-mails inschakelt zonder aanvullende geplande herinneringen "x" dagen voor de uiterste datum, verstuurt Diligent One deze herinneringen zowel voor als na de uiterste datum.
Als u echter beide soorten meldingen inschakelt, verstuurt Diligent One alleen de herinneringen volgens de aangepaste planning vóór de vervaldatum, en verstuurt het alleen de aanvullende regelmatig terugkerende herinneringen nadat de vervaldatum is verstreken.
Meerdere acties samenvoegen in één enkele e-mail per persoon
U kunt meerdere acties die aan een eigenaar of een persoon in CC zijn toegewezen samenvoegen in één enkele e-mail per persoon.
- Voeg al uw acties toe en laat de optie Nu melding versturen voor iedere actie uitgevinkt staan.
- Optioneel. Ga naar het tabblad Meldingen op de pagina Projecttype configureren om aan te geven hoe vaak er herinneringen moeten worden verstuurd.
- Ga naar iedere actie, selecteer Verstuur [frequentie] herinnering en klik op Opslaan.
Resultaat Alle acties worden samengevoegd in één e-mail naar iedere persoon.
Wie ontvangt herinneringen?
Zowel eigenaren als mensen die in CC staan ontvangen herinneringsmeldingen.
- Eigenaren ontvangen een e-mail waarin staat beschreven dat zij als eigenaar van een probleem of actie zijn aangewezen.
- Mensen die in CC staan van e-mails over acties ontvangen een andere e-mail waarin staat beschreven dat zij als bijdrager aan de actie zijn toegevoegd.
Wanneer worden er geen herinneringen meer verstuurd?
Er worden alleen herinneringen verstuurd voor openstaande acties.
Als u bijvoorbeeld een actie updatet door de Actie-status op Gesloten te zetten, ontvangen de eigenaar van de actie en eventueel de mensen die bij de actie in CC staan, geen herinneringen meer over de actie.
