Aanvragen beheren

Aanvragen beheren vanuit een enkel project of bij meerdere projecten.

Hoe het werkt

In de Projecten-app kunt u aanvragen beheren vanuit twee gebieden:

Pagina	Beschrijving
Volgen van aanvraaglijst	hierin worden alle aanvragen vanuit een enkel project weergegeven
Taakvolger	hierin worden alle aanvragen bij meerdere projecten weergegeven

Meldingen meerdere aanvragen

Vanuit de pagina Volgen van aanvraaglijst kunt u meerdere aanvragen versturen. Meldingen van meerdere aanvragen worden samengevoegd in één enkele e-mail per persoon. Indien er door een andere persoon een nieuwe opmerking of bijlage aan de aanvraag wordt toegevoegd, wordt er een e-mailmelding verstuurd aan de eigenaar van de aanvraag en aan de aanvrager.

Ongelezen items

Ongelezen bijlagen en opmerkingen die aan aanvragen verbonden zijn, worden weergegeven met een rode stip. Als u de bijlage of de opmerking bekeken heeft, verdwijnt de rode stip.

Machtigingen

Professioneel beheerders en Professionele gebruikers kunnen alle velden binnen een aanvraag updaten.

Supervisie-executives, Bijdragermanagers, Bijdragertesters en Bijdragergebruikers kunnen de eigenaar van de aanvraag, de e-mail en de CC-velden updaten en opmerkingen of bijlagen toevoegen.

De details van een aanvraag beheren

Iedereen die bij een aanvraag kan, kan de details ervan updaten en naar aanleiding daarvan e-mailmeldingen versturen.

1. Voer een van de volgende handelingen uit:
   • Open de Projecten-app, open een project en klik op het projectbeheertabblad Aanvragen.
   • Open de Taakvolger-app en selecteer het tabblad Aanvragen.
2. Ga naar de aanvraag die u wilt updaten.
3. Onder Details klikt u op Updaten.
4. In het venster Aanvraag bewerken voert u de gewenste veranderingen door.
5. Optioneel. Indien u een e-mailmelding aan alle andere gebruikers wilt sturen (de aanvrager, de eigenaar en alle mensen in CC, behalve uzelf), kies dan een optie onder Melding. Anders stelt Diligent One de onderstaande e-mailmeldingen als standaard in.
6. Klik op Opslaan. Diligent One voert uw wijzigingen door in uw aanvraag.

E-mailmeldingen

Als iemand de details van een aanvraag updatet, kan die persoon er ook voor kiezen een e-mailmelding te versturen om anderen op de hoogte te stellen. In de tabel hieronder staat weergegeven wie er standaard een e-mailmelding ontvangt. Dit hangt af van de persoon die de aanvraag updatet of er een opmerking aan toevoegt.

Wanneer iemand anders dan de aanvrager een aanvraag updatet, dan ontvangt de aanvrager automatisch een melding per e-mail. Indien de persoon in kwestie ertoe besluit een melding te versturen terwijl hij/ zij de aanvraag updatet, dan ontvangt iedereen een e-mailmelding behalve hij-/zijzelf.

Aanvraag geüpdatet door	E-mailmelding ontvangen door
	Aanvrager	Eigenaar aanvragen	Persoon in CC
Aanvrager
Eigenaar aanvragen
Persoon in CC

Meerdere aanvragen binnen één project beheren

1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) de Projecten-app om deze te openen.

   Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Projecten-app te switchen.

   De startpagina Projecten wordt geopend.

2. Open een project.

   Het projectdashboard wordt geopend.

3. Klik op het tabblad Aanvragen van het projectbeheer-tabblad.

   De pagina Volgen van aanvraaglijst geeft een lijst aanvragen weer.

4. Zoek naar een aanvraag door een van de volgende acties uit te voeren:
   • Zoek naar filters of pas ze toe om de lijst met aanvragen in te perken.
   • Sorteer aanvragen door te klikken op de kolomtitel.
5. Beheer aanvragen door een van de volgende acties uit te voeren:
   • Een nieuwe aanvraag aanmaken klik op + Nieuwe aanvraag.
   • Een aanvraag bijwerken of verwijderen klik op de link van de beschrijving onder de kolom Beschrijving.
   • Meerdere aanvragen bijwerken selecteer de aanvra(a)g(en) en klik op Bijwerken.
     Opmerking

     U kunt uitsluitend aanvragen bijwerken waarvan de status nog niet op Ontvangen is gezet. Wanneer u meerdere aanvragen tegelijkertijd updatet, verstuurt Diligent One geen e-mailmeldingen.

   • Een e-mailmelding versturen selecteer de aanvra(a)g(en) en klik op Melding versturen.
   • Bestanden die aan een aanvraag verbonden zijn bekijken of downloaden klik op het nummer onder de Bijlagen-kolom en klik op de naam van de bijlage.
   • De discussies bekijken die aan een aanvraag verbonden zijn klik op het opmerking-pictogram .
   • Bekijken wanneer de aanvraag is aangemaakt en wanneer de meest recente herinnering verzonden is zweef met uw muis over de tijdsaanduiding onder de Vervaldatum-kolom.

     Als de aanvraag verlopen is, verschijnt de vervaldatum in het rood, alsmede een rode, verticale streep links van de aanvraag.

   • Naar de pagina gaan waar de aanvraag is aangemaakt klik op de link onder de Bron-kolom.

     Als er zich geen link onder de Bron-kolom bevindt, wil dat zeggen dat de aanvraag op de Volgen van aanvraaglijst-pagina is aangemaakt.

Aanvragen beheren bij meerdere projecten

1. Open de Taakvolger-app.
2. Selecteer het subtabblad Aanvragen .

   De pagina wordt weergegeven met een lijst van openstaande aanvragen, aangevraagd door u en gesorteerd op de meest recente vervaldatum.

   De gele klok staat voor vervallen items. De rode stip staat voor ongelezen items. Het slot geeft aan dat de sectie met de aanvraag is uitgecheckt door een andere gebruiker met behulp van Offline projecten of Diligent One voor iPad, en de aanvraag is alleen-lezen.

3. Zoek naar een aanvraag door een van de volgende acties uit te voeren:
   • Zoek naar filters of pas ze toe om de lijst met aanvragen in te perken.
   • Sorteer aanvragen door te klikken op naast de kolomtitel.
4. Pas de status van een aanvraag aan, bekijk informatie in de tabel of klik op de aanvraagbeschrijving om de aanvraag bij te werken.
   Tip

   U kunt naar het project navigeren waarin de aanvraag is gemaakt, of de bronpagina waarop de aanvraag is gemaakt door op de koppeling onder de kolom Project of Bron te klikken.

   Resultaat Aanvraaginformatie wordt bijgewerkt.