Terugkerende aanvraagherinneringen sturen
Terugkerende herinneringen verzenden naar mensen die verantwoordelijk zijn voor het voldoen aan aanvragen
Hoe het werkt
Als u terugkerende herinneringen over aanvragen moet verzenden, kunt u configureren hoe vaak e-mailmeldingen moeten worden verzonden naar aanvraageigenaren en personen in CC. U kunt ook meerdere aanvraagitems in één e-mail sturen naar eigenaren en personen in CC.
Opmerking
- Interfacetermen zijn aanpasbaar, en velden en tabbladen zijn configureerbaar. In uw exemplaar van Diligent One zijn sommige termen, velden en tabbladen mogelijk anders.
- Als een verplicht veld leeg wordt gelaten, verschijnt er een waarschuwingsbericht: dit veld is verplicht. Sommige aangepaste velden kunnen standaardwaarden hebben.
Voorbeeld
Terugkerende herinneringen configureren
Scenario
U maakt een aanvraag en geeft 3 mei 2019 op als de vervaldatum. Ook configureert u als volgt uw meldingsinstellingen:
- Terugkerende herinneringen sturen Wekelijks
- Stuur herinneringen vóór de deadline 5, 3, 1, leeg, leeg
Resultaat
Herinnerings-e-mails voor de aanvraag worden wekelijks verzonden (elke maandag) voorafgaand aan 3 mei 2019. Aanvullende herinnerings-e-mails voor de aanvraag worden ook 5 dagen, 3 dagen en 1 dag voorafgaand aan 3 mei 2019 verzonden.
Na 3 mei 2019 worden de herinnerings-e-mails aan de hand van een wekelijkse planning verzonden totdat de aanvraag wordt gesloten, verwijderd of toegewezen aan een andere persoon. Als de persoon die is toegewezen aan de aanvraag wordt verwijderd van het project, of als het project wordt gearchiveerd, worden de herinnerings-e-mails ook niet meer verzonden.
Machtigingen
Projectbeheerders en Projecttypebeheerders kunnen instellen hoe vaak er herinneringen worden verstuurd.
Professioneel beheerders en Professionele gebruikers kunnen meerdere aanvraagitems in één e-mail sturen.
Instellen hoe vaak herinneringen worden verzonden
U kunt herinneringen sturen op basis van een dagelijks, wekelijks of maandelijks schema versturen; of u kunt dat doen volgens een op maat gemaakte planning op basis van een x-aantal dagen voorafgaand aan de vervaldatum.
-
Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) de Projecten-app om deze te openen.
Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Projecten-app te switchen.
De startpagina Projecten wordt geopend.
- Selecteer het tabblad Meldingen.
- Configureer de volgende velden en selecteer Opslaan:
Veld Standaard Opmerkingen Terugkerende herinneringen sturen Wekelijks Selecteer Dagelijks, Wekelijksof Maandelijks in de vervolgkeuzelijst om de frequentie aan te geven waarmee herinnerings-e-mails worden verzonden voor uitstaande items (open of vervallen acties/aanvragen).
Herinnerings-e-mails worden verzonden vanaf 00.00 UTC. Wekelijkse herinneringen worden verzonden op maandagen, en maandelijkse herinneringen worden verzonden op de eerste dag van de maand.
Herinnerings-e-mails over acties en aanvragen die zijn verzonden voor en na de deadline totdat de items worden gesloten, verwijderd of toegewezen aan een andere persoon. Als de persoon die is toegewezen aan het item, wordt verwijderd van het project, of als het project wordt gearchiveerd, worden herinnerings-e-mails ook niet meer verzonden.
Stuur herinneringen vóór de deadline Selecteer deze optie om een aangepaste planning in te stellen voor herinneringsmeldingen op basis van 'x' aantal dagen vóór de deadline van de actie/aanvraag. U kunt maximaal vijf aangepaste meldingsfrequenties opgeven.
Als de deadline van een actie/aanvraag is verstreken, of als er geen deadline is ingesteld, worden herinnerings-e-mails verzonden aan de hand van de standaardfrequentie (Wekelijks) of opgegeven terugkerende herinneringsfrequentie (Dagelijks of Maandelijks).
Opmerking
Opmerking: wanneer u enkel de regelmatig terugkerende herinneringse-mails inschakelt zonder aanvullende geplande herinneringen "x" dagen voor de uiterste datum, verstuurt Diligent One deze herinneringen zowel voor als na de uiterste datum.
Als u echter beide soorten meldingen inschakelt, verstuurt Diligent One alleen de herinneringen volgens de aangepaste planning vóór de vervaldatum, en verstuurt het alleen de aanvullende regelmatig terugkerende herinneringen nadat de vervaldatum is verstreken.
Meerdere aanvragen samenvoegen in een e-mail per persoon
Indien u aanvragen in bulk verstuurt, dan worden meerdere aanvragen in één enkele e-mail samengevoegd, in plaats van dat er per e-mail één aanvraag verstuurd wordt.
- Voeg al uw aanvragen toe en laat de optie Nu versturen voor iedere aanvraag uitgevinkt staan.
- Optioneel. Ga naar het tabblad Meldingen op de pagina Projecttype configureren om aan te geven hoe vaak er herinneringen moeten worden verstuurd.
- Klik op het projectbeheertabblad Aanvragen om naar de pagina Volgen van aanvraaglijst te gaan.
- Selecteer de aanvragen die u in één enkele e-mail wilt samenvoegen.
- Klik op Melding verzenden.
Resultaat Alle aanvragen worden samengevoegd in één e-mail naar iedere persoon.
Wie ontvangt herinneringen?
Zowel aanvraageigenaren als mensen die in CC staan ontvangen e-mailmeldingen.
- De aanvraageigenaar ontvangt een e-mail waarin wordt omschreven dat hij/zij aan de aanvraag is toegewezen.
- Mensen die in CC staan van e-mails over de aanvraag ontvangen een andere e-mail, waarin staat beschreven dat zij als bijdrager aan de aanvraag zijn toegevoegd.
Wanneer worden er geen herinneringen meer verstuurd?
Herinneringen worden voor open aanvragen verstuurd, en voor overige aanvraagstatussen die gedefinieerd zijn voor de projecttypen waardoor de meldingen zijn ingeschakeld.
Indien u een aanvraag updatet door de Status op Ontvangen te zetten, ontvangen de aanvraageigenaar en de mensen die in CC staan bij de aanvraag geen herinneringen meer over de aanvraag. Herinneringen worden ook niet verzonden wanneer de aanvraag op een status is gezet waarbij meldingen zijn uitgeschakeld.
