Bronnen inplannen

Planner is een app in Diligent One. U kunt bronnen inplannen bij projecten en fasen om overzicht te krijgen over de werkopdrachten en beschikbaarheid van uw team, en om er vooraf al voor te zorgen dat teams niet te veel werk toegewezen krijgen of te weinig bronnen hebben.

Hoe het werkt

Het tabblad Mensen in de Planner biedt u een algemeen overzicht van wie er beschikbaar is voor werk, wie er ingepland zijn en wanneer zij ingepland zijn, en de duur van elke verplichting.

Bronnen (gebruikers)

Bronnen zijn gebruikers binnen uw organisatie. Alleen gebruikers aan wie de volgende rollen zijn toegewezen staan opgegeven in de Planner:

• Professioneel beheerder

• Professionele gebruiker

Indien een gebruiker eerder in een project of fase ingepland was, en later teruggezet is in zijn/haar rol, dan dient de Professioneel beheerder hen opnieuw een hogere rol toe te wijzen zodat hij/zij toegang krijgt tot werkzaamheden in het project en deze werkzaamheden kan uitvoeren.

Projecten, fasen en niet-projectgerelateerde verplichtingen

U kunt gebruikers inplannen in projecten en fasen om ervoor te zorgen dat u voldoende capaciteit hebt om ingeplande projecten te voltooien. U kunt ook gebruikers inplannen voor niet-projectgerelateerde verplichtingen om afwezigheid te verantwoorden die niet aan projectwerkzaamheden gerelateerd is.

Component	Beschrijving
Project	een geplande onderneming die meerdere fasen kan beslaan
Fase	een belangrijk stadium dat onderdeel uitmaakt van een project: Planning activiteiten die gekoppeld zijn aan de voorbereiding en consolidering van projectplanningsinformatie Veldwerk activiteiten die gerelateerd zijn aan het verzamelen, evalueren en documenteren van bewijs Resultaten activiteiten die gekoppeld zijn aan projectrapportage
Niet-projectgerelateerd	een activiteit die niet gerelateerd is aan een projectwerkfunctie

Data

Projectdata worden met gebruikers gedeeld naarmate die data in de projectinstellingen worden vastgesteld (als deStartdatum veldwerk en Beoogde voltooiingsdatum).

Fasedata kunnen onafhankelijk van projectdata zijn en worden individueel aan gebruikers toegewezen. Dit betekent dat u meerdere gebruikers in hetzelfde project of fase kunt inplannen. U kunt ook fasen inplannen buiten de projectdata om.

Overlappende planningen

Een overlappende planning houdt in dat de startdatum van een verplichting begint vóór de einddatum van een andere verplichting.

Overlappende planningen worden automatisch weergegeven in het zijpaneel Planningsdetails terwijl u gebruikers inplant. Hierdoor kunt u dubbele boekingen vermijden die gekoppeld zijn aan meerdere projecten en fasen, of boekingen die tijdens afwezigheid worden gedaan.

Werkdagen en -uren

Projectbeheerders kunnen de standaard werkdagen en fulltime-uren configureren voor gebruikers in hun organisatie. Ook kunnen ze de individuele uren instellen als ze andere werkuren moeten opgeven voor bepaalde gebruikers. Voor meer informatie raadpleegt u Werkdagen en -uren configureren voor alle gebruikers.

Deze informatie wordt gebruikt om te berekenen hoeveel uren een gebruiker wordt verwacht te werken, en hoeveel van de tijd van de gebruiker kan worden besteed aan projectwerk.

Beperkingen

• maximaal 50 gebruikers kunnen per project worden gepland
• een enkele gebruiker kan worden gepland voor maximaal 100 fasen

Gebruikscases

Machtigingen

Alleen Projectbeheerders kunnen de instellingen in Planner configureren.

Professioneel beheerders kunnen gebruikers inplannen en die planning weer ongedaan maken. Alleen Professioneel beheerders of Professionele gebruikers kunnen in projecten en fasen ingepland worden.

Supervisie-executives hebben alleen-lezen-toegang tot de Planner.

Naar de Planner navigeren

Navigeer naar het gebied waar u de planningen over meerdere projecten kunt beheren.

1. Open de Planner-app.
2. Klik op het tabblad Mensen.

   Resultaat De Gantt-grafiek geeft een lijst weer van Professioneel beheerders en Professionele gebruikers in de Diligent One-instantie.

Gebruikers filteren

In het Mensen-tabblad in de Planner-app kunt u zien hoe iedere gebruiker bezig is met project- en niet-projectgerelateerde activiteiten. Er worden standaard uitsluitend gebruikers weergegeven die gekoppeld zijn aan actieve projecten, maar u kunt uw eigen aangepaste weergaven aanmaken, die voor iedereen binnen uw organisatie zichtbaar zijn.

1. Om een bestaande weergave toe te passen of te wijzigen, kiest u een weergave in de vervolgkeuzelijst. De weergave Uitsluitend actieve projecten wordt standaard toegepast.
2. Om de toegepaste filters te wijzigen, klikt u op x filter(s) toegepast. Het paneel Opgeslagen weergave wordt geopend.
3. Indien u een bestaande weergave wilt aanpassen, kiest u onder Naam een weergave om aan te passen.
4. Filter uw gebruikerslijst op gebruikers, projectnamen, statussen en tags. De gebruikerslijst wordt bijgewerkt naarmate u filters toepast.
5. Kies ervoor om uw filters toe te passen zonder deze op te slaan, of sla uw wijzigingen op in een nieuwe of bestaande weergave.
   • Om uw filters toe te passen zonder ze op te slaan, klikt u op de knop Sluiten in de rechterbovenhoek van het paneel Opgeslagen weergave. Er verschijnt een opmerking die aangeeft dat u niet-opgeslagen wijzigingen heeft toegepast op uw huidige weergave.
   • Indien u een opgeslagen weergave geopend heeft, klikt u op Opslaan om de weergave met uw huidige filters bij te werken.
   • Om uw filters als een nieuwe weergave op te slaan, klikt u op Weergave opslaan als. Indien u een opgeslagen weergave geopend heeft, klikt u op de knop ... om de optie Weergave opslaan als te openen, of om de huidige weergave te hernoemen of te verwijderen.

   Resultaat De Planner-app geeft de gebruikers weer die aan uw filters voldoen.

De grafiekweergave aanpassen

Naast het filteren van de gebruikers die op de lijst staan, kunt u ook het tijdsframe aanpassen dat u wilt bekijken:

• De tijdtoenames op de Gantt-grafiek kiezen selecteer een van de volgende opties: Week, Maand, Kwartaal of Fiscaal jaar.

  Opmerking

  De standaard einddatum van het boekjaar is 31 december. Systeembeheerders kunnen de einddatum van het fiscaal jaar van hun organisatie definiëren in Launchpad.

  Voor meer informatie raadpleegt u Organisatie-instellingen bijwerken.

• Naar een specifieke datum springen of door de tijd scrollen klik op Vandaag of Spring naar om naar vandaag of een specifieke datum te springen, of klik op de knoppen 'vooruit' of 'terug' om door de Gantt-grafiek te scrollen met de door u gekozen tijdtoenames.

Werkdagen en -uren configureren voor alle gebruikers

Configureer de standaard werkdagen en fulltime-uren voor gebruikers in uw organisatie.

1. Vanuit het tabblad Mensen in de Planner-app klikt u op Instellingen.

   Het zijpaneel Instellingen wordt geopend.

2. Voer de volgende informatie in:
   • Fulltime Geef het aantal uren in dat fulltime-werknemers per week moeten werken in uw organisatie.

     Het standaardaantal is 40 uren. U kunt een getal opgeven, afgerond op twee decimalen. Voorbeeld: 37,25.

   • Werkdagen Selecteer de gangbare dagen van de week waarop mensen in uw organisatie moeten werken.

     U dient tenminste één werkdag op te geven. Maandag tot en met vrijdag worden als de standaard werkdagen geselecteerd.

     Opmerking

     Niet-werkdagen worden in de Gantt-grafiek in het grijs weergegeven.

3. Klik op Opslaan.

   Resultaat De standaardwerkdagen en fulltime-uren voor gebruikers in uw organisatie worden ingesteld.

De ingeplande en beschikbare werkuren voor iedere gebruiker bekijken

In de kolom Ingepland per [timeframe] (resterende uren) wordt weergegeven hoeveel uren er zijn ingepland gedurende de tijd die in de Gantt-grafiek wordt weergegeven, en hoeveel werkuren er nog ingepland kunnen worden, voor iedere gebruiker. De naam van de kolom wordt aangepast op basis van uw weergavekeuze van weken, maanden, kwartalen of fiscale jaren in de Gantt-grafiek.

De urenaantallen worden als volgt berekend:

• Beschikbare uren = Verwachte werkuren voor bron - Ingeplande projecturen - Ingeplande niet-projecturen

• Ingeplande uren (weergegeven als een percentage) = Ingeplande projecturen/ Beschikbare uren * 100

• Overgebleven uren = Beschikbare uren - Ingeplande projecturen - Ingeplande niet-projecturen

Elke keer dat u het aantal ingeplande of beschikbare uren binnen het tijdvak in de geselecteerde Gantt-grafiek bijwerkt, en iedere keer dat u het tijdvak verandert, worden deze cijfers bijgewerkt.

De werkuren van een individuele gebruiker opgeven

Geef het totale aantal werkuren per week voor een individuele gebruiker op.

1. Vanuit het Mensentabblad in de Planner-app klikt u op de naam van de gebruiker waarvoor u afwijkende werkuren wilt opgeven.

   Het zijpaneel Gebruikersgegevens wordt geopend.

2. Voer de informatie in de volgende velden in:

   Veld	Beschrijving
   Full-time	specificeert de gebruiker als een fulltime werknemer binnen de organisatie
   Aangepast	geeft aan dat de gebruiker een ander aantal uren per week werkt dan fulltimewerknemers
   Uren/week	geeft het aantal uren aan dat de gebruiker naar verwachting per week zal werken U kunt een getal opgeven, afgerond op twee decimalen. Voorbeeld: 10,25 Indien u Fulltime heeft geselecteerd, dan wordt de standaardwaarde gebaseerd op de fulltime werkuren die voor de organisatie geconfigureerd zijn. Indien u Aangepast heeft geselecteerd, dan kunt u een aangepaste waarde opgeven.
   Uurtarief optioneel	het geldbedrag dat de gebruiker verdient voor elk gewerkt uur

3. Klik op Opslaan.

   Resultaat U heeft afwijkende werkuren voor de gebruiker opgegeven.

Een gebruiker inplannen

Een gebruiker voor een project, fase of niet-projectgerelateerde verplichting inplannen.

Een gebruiker voor een project inplannen

1. Vanuit het Mensen-tabblad in de Planner-app klikt u op Deze gebruiker inplannen naast de naam van de gebruiker.
2. In het zijpaneel selecteert u Projectgerelateerd.
3. Vul de volgende velden in:

   Veld	Beschrijving
   Project	hiermee wordt de gebruiker ingepland voor een specifiek project Opmerking Als aan de gebruiker geen van de volgende rollen is toegewezen, wordt u gevraagd om hem of haar een hogere rol toe te wijzen: Professioneel beheerder Professionele gebruiker
   Projectdatums	hiermee wordt de start- en einddatum van het project gedefinieerd Startdatum = Startdatum veldwerk Einddatum = Beoogde voltooiingsdatum

4. Voer een van de volgende handelingen uit:
   • Om de planning op te slaan en terug te keren naar de grafiek, klikt u op Opslaan en sluiten.
   • Om de planning op te slaan en er nog een toe te voegen, klikt u op Opslaan en volgende toevoegen.

   Resultaat De gebruiker wordt ingepland in het project. De bijgewerkte grafiek geeft een geblokt tijdvak weer.

Een gebruiker voor een fase inplannen

1. Vanuit het tabblad Mensen in de Planner-app dient u een van de volgende handelingen uit te voeren:
   • Klik op Deze gebruiker inplannen naast de naam van de gebruiker en selecteer het juiste project.
   • Klik op de pijl naast de naam van de gebruiker en klik op Projectnaam naast het juiste project.
2. Vul de volgende velden in:

   Veld	Beschrijving
   Fase	hiermee wordt de gebruiker ingepland in een van de volgende fasen in een project: Planning Veldwerk Resultaten Opmerking Indien er meer dan één planning voor de fase bestaat, dan kunt u op de pijl klikken om naar de volgende planning te gaan en eventueel de benodigde details bij te werken.
   Data	hiermee wordt de start- en einddatum van de fase gedefinieerd Eventuele overlappende schema's worden automatisch weergegeven. Tip U kunt fasedata direct vanuit de grafiekweergave aanpassen door op de eindpunten van de tijdlijn te klikken en deze naar de juiste plek te slepen, of door een Gantt-staaf te verplaatsen.
   Uren/ dag optioneel	geeft het aantal uren aan dat de gebruiker naar verwachting per dag zal werken De volgende informatie wordt automatisch berekend: Uren / dag werkuren per week gedeeld door werkdagen De standaardwaarde is gebaseerd op de volledige werkuren die voor de organisatie zijn geconfigureerd. Het minimum is 1 en het maximum is 24. U kunt een getal opgeven, afgerond op twee decimalen. Voorbeeld: 7,25 Duur aantal dagen tussen data Totaal uren per dag vermenigvuldigd met duur

3. Voer een van de volgende handelingen uit:
   • Om de planning op te slaan en terug te keren naar de grafiek, klikt u op Opslaan en sluiten.
   • Om de planning op te slaan en er nog een toe te voegen, klikt u op Opslaan en volgende toevoegen.

   Resultaat De gebruiker wordt ingepland voor de fase De bijgewerkte grafiek geeft een geblokt tijdvak weer.

Een gebruiker voor een niet-projectgerelateerde verplichting inplannen

1. Vanuit het tabblad Mensen in de Planner-app dient u een van de volgende handelingen uit te voeren:
   • Klik op Deze gebruiker inplannen naast de naam van de gebruiker. In het zijpaneel selecteert u Niet-projectgerelateerd.
   • Klik op de pijl naast de naam van de gebruiker en klik op Niet-projectgerelateerd .
2. Vul de volgende velden in:

   Veld	Beschrijving
   Niet-projecttype	geeft een categorie weer om de niet-projectgerelateerde tijd te classificeren Niet-projectgerelateerde tijd omvat algemene administratieve taken, professionele ontwikkeling, een vakantie of verlof, initiatieven van de organisatie of overige activiteiten die niet op de projectwerkzaamheden zijn gebaseerd.
   Data optioneel	definieert de begin- en einddatum van de niet-projectgerelateerde verplichting Eventuele overlappende schema's worden automatisch weergegeven. Tip U kunt niet-projectgerelateerde data direct vanuit de grafiekweergave aanpassen door op de eindpunten van de tijdlijn te klikken en deze naar de juiste plek te slepen, of door een gantt-staaf te verplaatsen.
   Uren/ dag optioneel	geeft het aantal uren per dag aan waarvoor de gebruiker staat ingepland voor een niet-projectgerelateerde verplichting De volgende informatie wordt automatisch berekend: Uren / dag werkuren per week gedeeld door werkdagen De standaardwaarde is gebaseerd op de volledige werkuren die voor de organisatie zijn geconfigureerd. Het minimum is 1 en het maximum is 24. U kunt een getal opgeven, afgerond op twee decimalen. Voorbeeld: 7,25 Duur aantal dagen tussen data Totaal uren per dag vermenigvuldigd met duur

3. Voer een van de volgende handelingen uit:
   • Om de planning op te slaan en terug te keren naar de grafiek, klikt u op Opslaan en sluiten.
   • Om de planning op te slaan en er nog een toe te voegen, klikt u op Opslaan en volgende toevoegen.

   Resultaat De gebruiker wordt ingepland voor de niet-projectgerelateerde verplichting. In de bijgewerkte grafiek wordt het geblokte tijdvak in gestreept grijs weergegeven om aan te geven dat de gebruiker niet beschikbaar is.

De planning van een gebruiker updaten

Indien een gebruiker al ingeplande tijd heeft, kunt u hun specifieke data en werkuren aanpassen. Om de planning van een gebruiker te updaten, kunt u op het begin van, het einde van of op een hele staaf klikken om deze te verplaatsen op het zichtbare gedeelte van de Gantt-grafiek, of doet u het volgende:

1. Vanuit het Mensen-tabblad in de Planner-app klikt u op de pijl naast de naam van de gebruiker.
2. Voer een van de volgende handelingen uit:
   • Een planning updaten die aan een project gekoppeld is Klik op de naam van het project of op de daaraan gekoppelde projectstaaf in de Gantt-grafiek.
   • Een planning updaten die aan een projectfase gekoppeld is Klik op de naam van de fase of op de daaraan gekoppelde fasestaaf in de Gantt-grafiek.
   • Een planning bijwerken die aan een niet-projectgerelateerde verplichting gekoppeld is Klik op de naam van de niet-projectgerelateerde categorie of op de daaraan gekoppelde niet-projectgerelateerde staaf in de Gantt-grafiek.

   Het zijpaneel Planningsdetails wordt geopend.

3. Voer de eventueel gewenste updates in.
4. Optioneel. Indien u een planning updatet die aan een projectfase gekoppeld is, en de gebruiker aan meer dan een onderdelen van de fase gekoppeld is, klik dan op de pijl om naar de volgende planning te navigeren en werk eventueel de gegevens bij.
5. Wanneer u klaar bent, klik dan op Opslaan en sluit het zijpaneel.

De planning van een gebruiker ongedaan maken

De planning van een gebruiker voor een project, fase of niet-projectgerelateerde verplichting ongedaan maken.

1. Vanaf het Mensen-tabblad in de Planner-app klikt u op de pijl naast de juiste naam van de gebruiker.
2. Voer een van de volgende handelingen uit:
   • De planning van een gebruiker in een project ongedaan maken Klik op de projectnaam, klik op Ongedaan maken en klik op Ongedaan maken om te bevestigen.
   • De planning van een gebruiker in een fase ongedaan maken Klik op de pijl naar de projectnaam, klik op een fase, klik op Ongedaan maken en klik op Ongedaan maken om te bevestigen.
   • De planning van een gebruiker in een niet-projectgerelateerde verplichting ongedaan maken Klik op de niet-projectgerelateerde categorie, klik op Ongedaan maken en klik op Ongedaan maken om te bevestigen.

   Resultaat De planning van de gebruiker wordt ongedaan gemaakt. In de bijgewerkte planning wordt de gebruiker als beschikbaar weergegeven tijdens het aangegeven tijdvak.