Projectvoortgangsgrafieken leren begrijpen
Bekijken welke projectwerkzaamheden op hoog niveau zijn voltooid en hoeveel beschikbare projecttijd er nog over is.
Projectvoortgangsgrafieken
Er zijn twee projectvoortgangsgrafieken beschikbaar:
| Grafieknaam | Beschrijving | Locatie |
|---|---|---|
| Auditprocedures voltooid | Toont welke projectwerkzaamheden er voltooid zijn op een hoog niveau |
Binnen een project klikt u op het tabblad Voortgang van het projectbeheer. |
| Tijd tot deadline | Toont hoeveel beschikbare projecttijd er nog over is |
Opmerking
De voortgangspercentagestaaf 
op de Projecten-startpagina, en binnen een garantieplan, wordt op dezelfde manier berekend als de grafiek Auditprocedures voltooid.
Projectbeheerders kunnen de percentagebalk van de voortgang verbergen zodat deze niet naast ieder project wordt weergegeven op de Projecten-startpagina, onder Systeembeheer > Instellingen > Grafiekinstellingen.
Hoe wordt de projectvoortgang berekend?
De projectvoortgang wordt met behulp van de volgende formule berekend:
Som van de per fase behaalde scores / Maximale score voor alle fasen en doelen x 100
Doelen
Doelen zijn de organiserende containers voor het werk dat in een project wordt gedaan. een project kan meerdere doelen hebben.
Voorbeelden van doelen die de basis kunnen vormen van een cyberveiligheidsproject:
- Beschermen
- Detecteren
- Reageren
- Identificeren
- Herstellen
Fasen
Fasen zijn belangrijke stadia die in een project plaatsvinden. Een doel kan meerdere fasen hebben.
Alle fasen dragen bij aan de berekening van de projectvoltooiiing. Als u wilt dat het percentage van de projectvoltooiing als 100% wordt weergegeven, dienen alle fasen binnen ieder doel de status Voltooid te hebben.
Voorbeeldfasen
- Beschrijvingen
- RCM
- Stapsgewijze beschrijvingen
- Testplan
- Testen
- Beoordelingen
Fasescores
Scores worden vastgesteld op basis van de status van een fase.
| Status | Score |
|---|---|
| Niet gestart | 0 |
| In uitvoering | 1 |
| Voltooid | 2 |
Fasestatussen nader bekeken
Statussen zijn gebaseerd op de vraag of er specifieke items bestaan binnen een project en of de goedkeuringen voltooid zijn. Naarmate u werkzaamheden in een project goedkeurt, neemt het percentage voltooide projecten toe.
Welke fasen binnen doelen worden weergegeven, hangt af van de workflow van het project (Werkplan of Interne controle), en of bepaalde fasen in- of uitgeschakeld zijn binnen de configuratie van het projecttype.
Werkplan workflowfasen en -statussen
In de tabel hieronder worden de standaardfasen getoond voor ieder doel in een Werkplanworkflow, en wordt het bereiken van iedere status beschreven.
Opmerking
- Interfacetermen zijn aanpasbaar, en velden en tabbladen zijn configureerbaar. In uw exemplaar van Diligent One zijn sommige termen, velden en tabbladen mogelijk anders.
- Als een verplicht veld leeg wordt gelaten, verschijnt er een waarschuwingsbericht: dit veld is verplicht. Sommige aangepaste velden kunnen standaardwaarden hebben.
|
Fase |
Statussen |
||
|---|---|---|---|
| Niet gestart | In uitvoering | Voltooid | |
| Projectplan |
verschijnt wanneer u een doel toevoegt en er geen risico's of procedures zijn toegevoegd |
verschijnt wanneer een doel één of meerdere risico's of procedures heeft of indien u een risico of procedure bijwerkt nadat het gekloond is |
verschijnt wanneer de aanvankelijke goedkeuring plaatsvindt onder Goedkeuringen projectplan |
| Uitvoeringsprocedures |
verschijnt wanneer u voor het eerst een procedure toevoegt |
verschijnt wanneer een doel tenminste één procedure heeft en u een procedure uitvoert |
verschijnt wanneer de aanvankelijke goedkeuring plaatsvindt in de Uitvoeringsprocedurelijst (de pagina waarin alle Uitvoeringsprocedures worden getoond) |
| Beoordelingen |
verschijnt wanneer u voor het eerst een doel toevoegt |
verschijnt wanneer er een volgende beoordelaar tenminste één van de volgende zaken goedkeurt:
|
verschijnt wanneer alle goedkeuringsniveaus voltooid zijn voor het volgende:
|
Fasen van Interne controle-workflow
In de tabel hieronder worden de standaardfasen getoond voor ieder doel in een Interne controle-workflow, en wordt het bereiken van iedere status beschreven.
Opmerking
- Interfacetermen zijn aanpasbaar, en velden en tabbladen zijn configureerbaar. In uw exemplaar van Diligent One zijn sommige termen, velden en tabbladen mogelijk anders.
- Als een verplicht veld leeg wordt gelaten, verschijnt er een waarschuwingsbericht: dit veld is verplicht. Sommige aangepaste velden kunnen standaardwaarden hebben.
|
Fase |
Statussen | ||
|---|---|---|---|
| Niet gestart | In uitvoering | Voltooid | |
| Beschrijvingen |
verschijnt wanneer u eerst een beschrijving toevoegt of indien de beschrijvingen leeg blijven |
verschijnt wanneer een doel één of meerdere beschrijvingen heeft en tenminste één beschrijving geen aanvankelijke goedkeuring ontvangen heeft OF tenminste één beschrijving geen aanvankelijke goedkeuring ontvangen heeft en u tenminste één beschrijving updatet nadat deze gekloond is |
verschijnt wanneer een doel één of meerdere beschrijvingen heeft en de aanvankelijke goedkeuring heeft plaatsgevonden voor alle beschrijvingen |
| RCM (Risicocontrolematrix) |
verschijnt wanneer u een doel toevoegt en er geen risico's of controles zijn toegevoegd |
verschijnt wanneer een doel één of meerdere risico's of controles heeft of indien u een risico of controle bijwerkt nadat deze gekloond is |
verschijnt wanneer de aanvankelijke goedkeuring heeft plaatsgevonden voor alle risico's en controles onder Goedkeuringen Risicocontrolematrix |
| Stapsgewijze beschrijvingen |
verschijnt wanneer u geen controle hebt toegevoegd of wanneer u voor het eerst een controle toevoegt |
verschijnt wanneer een doel tenminste één stapsgewijze beschrijving heeft en u tenminste één stapsgewijze beschrijving updatet |
verschijnt wanneer de aanvankelijke goedkeuring plaatsvindt op de lijst van Stapsgewijze beschrijvingen (de pagina waarop alle Stapsgewijze beschrijvingen worden getoond) |
| Testplan |
verschijnt wanneer u voor het eerst een controle toevoegt |
verschijnt wanneer een doel tenminste één testplan heeft en u tenminste één testplan updatet |
verschijnt wanneer de aanvankelijke goedkeuring plaatsvindt op de lijst van Testplannen (de pagina waarop alle Testplannen worden getoond) |
| Testen |
verschijnt wanneer u voor het eerst een controle toevoegt |
verschijnt wanneer u tenminste één van de testen in een testronde updatet OF wanneer de aanvankelijke goedkeuring plaatsvindt in een van de testrondes onder Goedkeuringen Testen |
verschijnt wanneer de aanvankelijke goedkeuring plaatsvindt op de Testslijst (de pagina waarop alle Tests worden getoond) |
| Beoordelingen |
verschijnt wanneer u voor het eerst een doel toevoegt |
verschijnt wanneer een volgende beoordelaar één van de volgende zaken goedkeurt:
|
verschijnt wanneer alle goedkeuringsniveaus voltooid zijn voor het volgende:
|
Grafiek Auditprocedures voltooid
De grafiek Auditprocedures voltooid toont welke projectwerkzaamheden er voltooid zijn op een hoog niveau. Dit wordt berekend door alle per fase ontvangen scores bij elkaar op te tellen en te delen door de maximale score die over alle fasen en doelen behaald kan worden.
Opmerking
Wanneer u een deel van het project hebt goedgekeurd, kan het 15 minuten duren voordat de grafiek en de voortgangspercentagebalk bijgewerkt zijn.
Voorbeeld
Scenario
Als Auditbeheerder heeft u inzicht nodig in de mate van voltooiing van iedere projectfase en de voltooiing van het project als geheel.
Ga naar de pagina Projectvoortgang en bekijk de volgende grafiek. U zult merken dat iedere projectfase gemarkeerd is met een voltooiingsstatus (Niet gestart, In uitvoering, Voltooid) en dat er een algemeen voltooiingspercentage getoond wordt waarmee de mate van voltooiing van het project als geheel wordt weergegeven.
Berekening
Het voltooiingspercentage wordt bepaald met behulp van de volgende formule:
Som van behaalde score / Maximale score x 100
Som van behaalde score
De behaalde score voor iedere projectfase wordt berekend op basis van de waarden die aan iedere voltooiingsstatus worden gekoppeld:
- Niet gestart = 0
- In uitvoering = 1
- Voltooid = 2
Som van behaalde score
(2+1+0) + (0+0+0) + (2+0+0) + (1+0+0) + (0+0+0)+ (0+0+0) + (0+0+0) + (0+0+0) = 6
Maximale score
De maximale score die u kunt behalen over alle projectfasen en -doelen wordt bepaald met behulp van de volgende formule:
Telling projectfase x Maximale score projectfase x doeltelling
Maximale score 48 (3 x 2 x 8)
| Deel van formule | Waarde | Opmerkingen |
|---|---|---|
| Telling Projectfase | 3 |
Er bestaan 3 projectfasen:
|
| Maximale score projectfase | 2 |
De maximale score die u voor één enkele projectfase kunt krijgen, is 2:
Opmerking
In het geval waarin u één enkel doel heeft waarin alle projectfasen als Voltooid zijn gemarkeerd, verhoogt deze waarde opzettelijk de score zodat het voltooid-percentage de 100% kan bereiken. |
| Doeltelling | 8 | Het aantal controledoelen binnen dit project is 8. |
Resultaat
Som van behaalde score (6) / Maximale score (48) x 100 = 12,5.
Het totale percentage wordt afgerond van 12,5% naar 13%.
Tijd tot deadline-grafiek
De Tijd tot Deadline-grafiek toont hoeveel beschikbare projecttijd er nog over is. Dit wordt berekend door het aantal verstreken dagen in het project te delen door het totale aantal kalenderdagen.
Voorbeeld
Scenario
Als Auditbeheerder heeft u inzicht nodig in het totale percentage aan bestede projecttijd.
Ga naar de pagina Projectvoortgang en bekijk de volgende grafiek. U zult zien dat er een voltooiingspercentage is dat weergeeft hoeveel projecttijd er al besteed is.
Berekening
Het voltooiingspercentage wordt bepaald met behulp van de volgende formule:
Aantal verstreken dagen / Totale aantal kalenderdagen x 100
Het voltooiingspercentage wordt berekend met behulp van de volgende informatie:
- Startdatum veldwerk = 1 januari 2020
- Beoogde voltooiingsdatum = 31 december 2020
- Datum van vandaag = 30 april 2020
U kunt de Startdatum Veldwerk en de Beoogde Voltooiingsdatum bekijken onder Instellingen.
Het aantal dagen dat in het project verstreken is, is 120. Het totale aantal kalenderdagen is 365.
Resultaat
Aantal verstreken dagen (120) / Totale aantal kalenderdagen (365) x 100 = 32,876712328
Het totale percentage wordt afgerond naar 33%.
