Automatische activiteit activeren

Triggers zijn automatiseringstools die recordgegevens of -statistieken monitoren. Triggers voeren een set acties uit wanneer aan specifieke voorwaarden of drempels wordt voldaan. Gebruik triggers wanneer u aspecten van de workflow van uw bedrijf wilt automatiseren.

Triggertypen

Type Beschrijving Gebruikscases
Record Voert een reeks acties uit op basis van recordgegevens of informatie.
  • verplaats een record door het beoordelingsproces
  • recordprioriteiten bijwerken op basis van inactieve tijd of veldgegevens
  • gebruikers informeren wanneer er problemen optreden of wanneer een record actie vereist
  • wijs records toe aan een gebruiker, workflowgroep of aan een e-mail uit een veld in een tabel
  • verzoeken versturen om vragenlijsten in te vullen
Statistiek Voert een reeks acties uit wanneer geaggregeerde statistische gegevens een drempelwaarde overschrijden.

Belangrijke indicatoren bewaken en belanghebbenden op de hoogte stellen van veranderingen.

Voorbeeld trigger op records

Scenario

U moet een trigger maken die detecteert wanneer aan een record een prioriteit van Kritiek wordt toegewezen, en de manager die toezicht houdt op het project (Jane Doe) hiervan op de hoogte stelt telkens wanneer dit gebeurt. De trigger moet elke maandag om 8 uur 's ochtends Eastern Standard Time (EST) worden uitgevoerd.

Proces

U configureert de trigger als volgt:

  • Voorwaarden Record: Prioriteit is Kritiek
  • Acties Melden aan: Jane Doe
  • Frequentie Planning: Wekelijks, Maandag, 8:00, Eastern Standard Time (GMT -5:00)

Resultaat

Wanneer aan een record een prioriteit van Kritiek wordt toegekend, wordt Jane Doe per e-mail op de hoogte gesteld. De trigger wordt elke maandag om 8 uur 's ochtends Eastern Standard Time (EST) uitgevoerd.

Activeer op basis van een statistiekvoorbeeld

Scenario

U dient een trigger te maken die een risico op verlies van toptalent voor uw bedrijf detecteert. Als er binnen een periode van 30 dagen 15 werknemers het bedrijf verlaten, moeten de CEO, Max Wells, en de VP of Talent, Linda Tang, per e-mail op de hoogte worden gesteld.

Proces

U configureert de trigger als volgt:

  • Statistieknaam KRI - Verlies van toptalent
  • Voorwaarden statistiek
    • Statistiek: Uitgestroomde werknemers
    • Voorwaarde: Groter dan
    • Waarde: 15
    • Drempelkleur: Rood
  • Acties Melden aan: Max Wells, Linda Tang
  • Frequentie Planning: Maandelijks, Vrijdag, 9:00, Eastern Standard Time (GMT -5:00)

Resultaat

Wanneer de statistiek een drempelwaarde bereikt die hoger is dan 15 binnen een berekeningsperiode van 30 dagen, wordt de trigger geactiveerd en ontvangen zowel Max Wells als Linda Tang een e-mailmelding.

Hoe triggers worden uitgevoerd

Triggers worden uitgevoerd op basis van voorwaarden die u definieert. Voor een recordtrigger kan een voorwaarde een eenvoudige, enkelvoudige expressie zijn of een complexere groep expressies. Statistiek-triggers gebruiken een enkele voorwaarde die een drempelwaarde definieert.

Wanneer de voorwaarden van een trigger als waar worden geëvalueerd, worden de acties die u in de trigger configureert automatisch uitgevoerd.

Eenvoudige expressie

Een eenvoudige expression is een enkele conditionele test die wordt uitgevoerd op een enkele kolom. De trigger wordt uitgevoerd voor die records die als waar worden geëvalueerd.

Afhankelijk van het gegevenstype van het veld en of het veld een gegevens- of informatieveld is, veranderen de operatoren die voor u beschikbaar zijn in elke voorwaardelijke expressie.

Voorbeeld

Expressiegroep

Een expressiegroep is een verzameling van meerdere eenvoudige expressies die binnen een groep zijn samengevoegd. De trigger wordt uitgevoerd voor die records waarbij de groep als waar wordt geëvalueerd.

Wanneer u een groep maakt, selecteert u een van de volgende logische operatoren om te bepalen hoe de groep evalueert:

  • ALLE eenvoudige expressies in de groep moeten als waar worden geëvalueerd voor de groep om als waar te worden geëvalueerd
  • ANY ten minste één eenvoudige expressie in de groep moet als waar worden geëvalueerd om de groep als waar te laten evalueren

Voorbeelden van expressiegroepen

Gecombineerde expressie

Een gecombineerde expressie is een verzameling van meerdere expressiegroepen. De trigger wordt uitgevoerd op die records waarbij de gecombineerde expressie als waar wordt geëvalueerd.

Wanneer u meerdere expressiegroepen maakt, selecteert u een van de volgende logische operatoren om te definiëren hoe de gecombineerde expressie wordt geëvalueerd:

  • EN elke expressiegroep in de gecombineerde expressie moet waar zijn voor de gecombineerde expressie om waar te evalueren
  • OF minimaal één expressiegroep in de gecombineerde expressie moet als waar worden geëvalueerd om de gecombineerde expressie als waar te laten evalueren

Voorbeelden van gecombineerde expressie

Statistiekdrempels

Wanneer u een statistiekactivering configureert, definieert u een drempelvoorwaarde die de waarde van de berekening in de statistiek voor de huidige berekeningsperiode test. Als de voorwaarde als waar wordt geëvalueerd, wordt de trigger uitgevoerd en worden de belanghebbenden die in het actiegedeelte van de trigger zijn geconfigureerd, op de hoogte gesteld.

Voor meer informatie raadpleegt u Triggering acties vanuit meetwaarden.

Wanneer triggers worden uitgevoerd

Optie Beschrijving Voorbeelden
Realtime

Triggers die in realtime worden uitgevoerd, worden geactiveerd wanneer de gebeurtenis of verandering waarop de trigger is gebaseerd, plaatsvindt.

Opmerking

Omdat realtime-triggers afhankelijk zijn van wijzigingen in records om uitgevoerd te worden, moeten triggers die gebruikmaken van inactieve recordvoorwaarden worden geconfigureerd met behulp van een schema, niet realtime.

Statistiek-trigger

Voor een statistiekactivering wordt, als de berekening van de statistiek wordt bijgewerkt en de waarde de activeringsdrempel overschrijdt, de activeringsactie uitgevoerd en worden relevante belanghebbenden op de hoogte gesteld van de wijziging.

Record-trigger

Voor een trigger gebaseerd op recordprioriteit, als een gebruiker de prioriteit van een record wijzigt naar de prioriteit die in de triggervoorwaarde wordt gebruikt, wordt de triggeractie uitgevoerd wanneer de update wordt gemaakt.

Vragenlijsttrigger

Voor een vragenlijsttrigger worden de triggervoorwaarden geëvalueerd en wordt de triggeractie uitgevoerd als een gebruiker antwoord geeft op de geselecteerde vragenlijst voor de tabel waarop de trigger is geconfigureerd.
Schema

Triggers die volgens een schema worden uitgevoerd, worden uitgevoerd op basis van de opgegeven uitvoeringstijd:

  • Dagelijks
  • Wekelijks
  • Maandelijks
  • Per kwartaal
  • Elke n dagen

Intervallen worden gemeten vanaf de startdatum die u opgeeft.

Door een triggerplanning in te stellen, kunt u bepalen hoe vaak u e-mailmeldingen voor triggers ontvangt.

Opmerking

Triggers die vóór 31 augustus 2016 zijn geconfigureerd, hebben een standaard uitvoeringstijd van 5:00 uur UTC in Canada en 00:00 uur UTC voor alle andere regio's.

Opmerking

Als de tijd wordt gewijzigd vanwege het ingaan van de zomertijd, worden nachtelijke triggers mogelijk uitgevoerd op onverwachte manieren. Voor meer informatie raadpleegt u Hoe zomertijd invloed heeft op geplande triggers.

Statistiek-trigger

Voor een statistiek-trigger wordt de trigger maandelijks uitgevoerd op de 15e dag van de maand om 9:00 uur. Als de statistiekwaarde de drempelwaarde van de trigger op deze datum en tijd overschrijdt, wordt de triggeractie uitgevoerd en worden relevante belanghebbenden op de hoogte gebracht van de wijziging.

Record-trigger

Voor een trigger op basis van recordprioriteit wordt de trigger dagelijks uitgevoerd om 13.00 uur. Als de prioriteit van een record op dat moment gelijk is aan de prioriteit die in de triggervoorwaarde wordt gebruikt, wordt de triggeractie uitgevoerd.