Werken met controles

Een beheersingsmaatregel kan elk actieplan zijn om een risico in uw organisatie te beperken. De controle verlaagt het ernstniveau en de impact van het risico en verlaagt de kans dat het risico plaatsvindt in uw organisatie.

Een controle toevoegen

Op deze manier kunt u een controle toevoegen in Risicomanager:

  1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) selecteer de Risicobeheerder-app om deze te openen.

    Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Risicobeheerder-app te switchen. De startpagina van de Risicobeheerder wordt geopend.

  2. Ga naar het tabblad Controles en klik op + Controle toevoegen.

    Het dialoogvenster Controle toevoegen wordt geopend.

  3. In het deelvenster Controle toevoegen voert u een naam in voor uw controle.
  4. Voeg eventuele andere benodigde details toe en klik op een van de volgende opties:
    • Controle toevoegen om de controle op te slaan en het deelvenster te sluiten.
    • Opslaan en nieuw toevoegen om de controle op te slaan en er nog een toe te voegen.

    Na het toevoegen worden uw controles aangemaakt.

  5. (Optioneel) Klik op de naam van de controle om de gedetailleerde controlepagina te bekijken en meer details toe te voegen.

Voeg een eigenaar van een controle toe of wijzig deze

Op deze manier kunt u de eigenaar van een controle bijwerken:

  1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) selecteer de Risicobeheerder-app om deze te openen.

    Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Risicobeheerder-app te switchen. De startpagina van de Risicobeheerder wordt geopend.

  2. Klik op het tabblad Controles.
  3. Klik in de Controlelijst op de naam van de controle waaraan u de eigenaar wilt toevoegen of bijwerken.

    Het tabblad Details wordt geopend.

  4. In het veld Controle-eigenaar selecteert u een gebruiker en klikt u op Wijzigingen opslaan.

    De controle is toegewezen aan de geselecteerde gebruiker en er is een e-mail gestuurd naar de toegewezen gebruiker.

Een controle door verschillende workflows verplaatsen

Na het maken van een controle kunt u deze door verschillende workflowstatussen laten gaan op basis van uw behoeften en vereisten. Sommige workflowstatussen vereisen mogelijk dat bepaalde velden worden ingevuld. Zorg ervoor dat u aan de criteria voldoet om de controle voort te zetten.

Zo kunt u een besturingselement van de status Concept naar Identificatie verplaatsen:

  1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) selecteer de Risicobeheerder-app om deze te openen.

    Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Risicobeheerder-app te switchen. De startpagina van de Risicobeheerder wordt geopend.

  2. Ga naar het tabblad Controle en klik op de naam van de controle waarmee u wilt werken.

    De gedetailleerde controlepagina opent met het tabblad Details.

  3. Voer de gegevens van de controle in, waaronder de ID, beschrijving en eigenaar.
  4. Selecteer Wijzigingen opslaan.
  5. Klik op Identificeren rechtsboven.

    De workflowstatus verandert in Identificatie.

Opmerking

U kunt dezelfde stappen volgen als hierboven genoemd om de controle door de rest van de workflowstatussen te laten doorlopen volgens uw behoeften.

Controles koppelen aan verschillende objecten

Een controle is gerelateerd aan verschillende activa en andere bibliotheekobjecten binnen uw organisatie. Het vastleggen van deze relatie en het koppelen van de controle aan de bibliotheekobjecten stelt een context voor de controle in de bibliotheek en de impact ervan op de gerelateerde objecten.

Zo kunt u een controle aan verschillende objecten koppelen:

  1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) selecteer de Risicobeheerder-app om deze te openen.

    Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Risicobeheerder-app te switchen. De startpagina van de Risicobeheerder wordt geopend.

  2. Selecteer de naam van de controle waarmee u wilt werken.

    De gedetailleerde controlepagina opent met het tabblad Details.

  3. Ga naar het tabblad Relatie en doe het volgende:
    • Als u een risico wilt koppelen, klikt u op Risico's koppelen.

      Het dialoogvenster Risico's koppelen wordt geopend.

      1. Selecteer het type risico en het risico.
      2. Selecteer Risico's koppelen.

        Het risico wordt gekoppeld aan de controle.

    • Klik op Assets koppelen om een asset te koppelen.

      Het dialoogvenster Assets koppelen wordt geopend.

      1. Selecteer het type van de asset en de asset.
      2. Selecteer Assets koppelen.

        De asset is gekoppeld aan de controle.

    • Klik op Controlebeoordelingen koppelen om een controlebeoordeling te koppelen.

      Het dialoogvenster Controlebeoordelingen koppelen wordt geopend.

      1. Selecteer het type controle-evaluatie en de controle-evaluatie.
      2. Selecteer Controlebeoordelingen koppelen.

        De controlebeoordeling is gekoppeld aan de controle.

Opmerking

  • U kunt dezelfde stappen als hierboven volgen om een controle te koppelen aan aanvullende bibliotheekobjecten zoals andere controles, processen en doelstellingen, als deze objecten zijn geconfigureerd in de Risicobeheerder-app.
  • U kunt snel objecten koppelen vanaf de startpagina door de controlerij uit te vouwen en op Relatie toevoegen te klikken. Dit is alleen van toepassing als u de controle nog niet aan een object hebt gekoppeld.
  • Wanneer u objecten met elkaar koppelt, wordt er een tweerichtingskoppeling gemaakt. Bijvoorbeeld: Wanneer u uw risico aan een controle koppelt, wordt het gekoppelde risico weergegeven in het tabblad Relatie van de controle en wordt de controle weergegeven in het tabblad Relatie van het risico. Als de koppelingen in beide richtingen niet werken, neem dan contact op met Support voor hulp.

Ontkoppel de controle van andere objecten

U kunt relaties van een controle met verschillende assets en andere bibliotheekobjecten ontkoppelen.

Zo kunt u een controlerelatie ontkoppelen:

  1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) selecteer de Risicobeheerder-app om deze te openen.

    Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Risicobeheerder-app te switchen. De startpagina van de Risicobeheerder wordt geopend.

  2. Selecteer de controle waarmee u wilt werken.

    De gedetailleerde controlepagina opent met het tabblad Details.

  3. Ga naar het tabblad Relatie en klik op het pictogram voor ontkoppelen bij het object waarvan u de koppeling wilt verwijderen.

    Het dialoogvenster Relatie loskoppelen wordt geopend.

  4. Klik op Object ontkoppelen.

    De koppeling is verwijderd uit de controle.

Een controle aan een organisatie-eenheid koppelen

Maak een relatie tussen een controle in de Risicobeheerder-app en een organisatie-eenheid. Organisatorische eenheden vormen de basis van de onderneming en verbinden diverse organisatorische entiteiten in verschillende bedrijfssegmenten. Deze hiërarchie slaat ook afdelings- en bedrijfseenheidsgegevens op. U kunt een controle aan meerdere organisatie-eenheden koppelen.

Hier kunt u zien hoe u een controle kunt koppelen aan een organisatie-eenheid:

  1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) selecteer de Risicobeheerder-app om deze te openen.

    Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Risicobeheerder-app te switchen. De startpagina van de Risicobeheerder wordt geopend.

  2. Selecteer onder het tabblad Controle de naam van de controle die u wilt bijwerken.

    De pagina met controlegegevens wordt weergegeven.

  3. Onder het tabblad Details, zoekt en selecteert u in het veld Gerelateerde organisatie-eenheid een van de vooraf geconfigureerde organisatie-eenheden waaraan u de controle wilt koppelen.

  4. Selecteer Selectie toepassen.

  5. Selecteer Wijzigingen opslaan.

    De controle is bijgewerkt. Op de startpagina van de Risicobeheerder, onder het tabblad Controle, kunt u de organisatie-eenheid bekijken die is gekoppeld aan het specifieke risico in de kolom Organisatie-eenheid.

Opmerking

De hiërarchie van organisatie-eenheden wordt vooraf geconfigureerd door de systeembeheerders in uw organisatie. Neem voor meer informatie over de hiërarchieën in de organisatiestructuur contact op met uw systeembeheerder. Als u een systeembeheerder bent, kunt u de lijst met vooraf geconfigureerde organisatie-eenheden bekijken in de platforminstellingen (navigeer naar Platforminstellingen en klik op Organisatiestructuur). Om meer te weten te komen over organisatie-eenheden, zie Organisatiestructuur.

Een controlebeoordeling aanmaken

Om het potentiële risiconiveau van een controle voor de organisatie te beoordelen, kunnen risicomanagers controlebeoordelingen aan controles toevoegen. Beoordelingen worden gegenereerd op basis van de objecten waaraan ze zijn gekoppeld. Voor meer informatie, zie Hoe worden beoordelingen gegenereerd?

Op deze manier kunt u een controlebeoordeling aanmaken:

  1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) selecteer de Risicobeheerder-app om deze te openen.

    Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Risicobeheerder-app te switchen. De startpagina van de Risicobeheerder wordt geopend.

  2. Selecteer onder het tabblad Controle de naam van de controle waarvoor u een controlebeoordeling wilt aanmaken.

  3. Ga op de pagina Controle-instellingen naar het tabblad Controlebeoordeling.

  4. Selecteer Controlebeoordeling toevoegen.

  5. In het dialoogvenster Controlebeoordeling toevoegen:

    1. Voer een naam in voor de controlebeoordeling.
    2. Selecteer Controlebeoordeling toevoegen.

  6. Doe op de pagina Details van de controlebeoordeling het volgende:

    1. Geef een referentie-ID in en voeg een beschrijving toe.

    2. Wijs een eigenaar aan voor de risicobeoordeling.

    3. (Optioneel) Selecteer een organisatie-eenheid.

  7. Selecteer Wijzigingen opslaan. De controlebeoordeling wordt aangemaakt en er wordt een e-mail naar de eigenaar van de beoordeling gestuurd met de link naar de toegewezen beoordeling.

    Voer de vereiste gegevens voor de controlebeoordeling in en klik op Wijzigingen opslaan.

Een controle beoordelen

Nadat u de controle hebt toegevoegd en geïdentificeerd, kunt u de controle beoordelen door de effectiviteit ervan te analyseren.

Zo kunt u een controle beoordelen:

  1. Log in op Diligent One via de link in de e-mail die u ontvangt. De app Risicomanager wordt geopend.

  2. Doe op de pagina Details van de controlebeoordeling het volgende:

    1. Selecteer waarden voor Impact en Waarschijnlijkheid.

    2. Kies een inherente risicoscore uit de vervolgkeuzelijst.

  3. Klik op Wijzigingen opslaan om de controlebeoordeling bij te werken.

Beoordelingen worden gegenereerd op basis van objecten die aan de controle zijn gekoppeld. Voor meer informatie, zie Hoe worden beoordelingen gegenereerd?

Hoe worden controlebeoordeling gegenereerd?

Controlebeoordelingen worden gegenereerd op basis van de koppeling van een risico aan een controle.

Voor meer informatie raadpleegt u Hoe worden beoordelingen gegenereerd?

Opmerking

U kunt ook handmatig controlebeoordelingen toevoegen via het tabblad Beoordelingen.

Een controle verwijderen

Zo kunt u een controle verwijderen:

  1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) selecteer de Risicobeheerder-app om deze te openen.

    Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Risicobeheerder-app te switchen. De startpagina van de Risicobeheerder wordt geopend.

  2. Selecteer de controle die u wilt verwijderen.

    De gedetailleerde controlepagina wordt geopend.

  3. Selecteer rechtsboven Meer opties en vervolgens Verwijderen.
  4. Kies in het bevestigingsvenster Verwijderen.

    De controle is verwijderd.