Werken met processen in Risicobeheerder

Een proces is een systematische reeks stappen die worden ondernomen om een specifiek doel binnen een organisatie te bereiken. Processen zijn ontworpen om efficiënt te zijn, zodat een organisatie haar activiteiten kan stroomlijnen en consistente resultaten kan leveren.

Voorbeelden van processen zijn mogelijk operationeel beheer, kwaliteitsborging en financiële verslaglegging. In de Risicobeheerder-app kunt u deze processen creëren en ze koppelen aan risico's en controles.

Een proces toevoegen

Zo kunt u een proces toevoegen:

  1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) selecteer de Risicobeheerder-app om deze te openen.

    Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Risicobeheerder-app te switchen. De startpagina van de Risicobeheerder wordt geopend.

  2. Ga naar het tabblad Proces en klik op + Proces toevoegen.

    Het dialoogvenster Proces toevoegen wordt geopend.

  3. In het deelvenster Proces toevoegen voert u een naam in voor uw proces.
  4. Voeg eventuele andere benodigde details toe en klik op een van de volgende opties:
    • Proces toevoegen om het proces op te slaan en het deelvenster te sluiten.
    • Opslaan en nieuw toevoegen om het proces op te slaan en er nog een toe te voegen.

    Na het toevoegen worden uw processen aangemaakt.

  5. (Optioneel) Klik na het maken van de processen op een willekeurige procesnaam om de gedetailleerde procespagina te bekijken en meer details toe te voegen.

Een proces door verschillende workflows verplaatsen

Nadat u een proces hebt gemaakt, kunt u het door verschillende workflowstatussen laten gaan op basis van uw behoeften en vereisten. Sommige workflowstatussen vereisen mogelijk dat bepaalde velden worden ingevuld. Zorg ervoor dat u aan de criteria voldoet om het proces voort te zetten.

Zo kunt u een proces van de status Definiëren naar Plannen verplaatsen:

  1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) selecteer de Risicobeheerder-app om deze te openen.

    Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Risicobeheerder-app te switchen. De startpagina van de Risicobeheerder wordt geopend.

  2. Ga naar het tabblad Proces en klik op de naam van het proces waarmee u wilt werken.

    De procespagina wordt geopend met het tabblad Details.

  3. Voer de gegevens van het proces in, waaronder de ID, beschrijving en eigenaar.
  4. Selecteer Wijzigingen opslaan.
  5. Klik op Plan rechtsboven.

    De workflowstatus verandert in Planning.

Opmerking

  • U kunt dezelfde stappen volgen als hierboven beschreven om het proces door de rest van de workflowstatussen te laten verlopen volgens uw behoeften.

  • Sommige workflowstatussen vereisen mogelijk dat bepaalde velden worden ingevuld. Zorg ervoor dat u aan de criteria voldoet om het proces voort te zetten.

Processen koppelen aan andere objecten

Een proces kan worden gekoppeld aan de risico's en controles van uw organisatie. Het is belangrijk om deze relatie vast te leggen voor effectieve risicobeoordeling en -beperking.

Zo kunt u een proces koppelen aan andere objecten:

  1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) selecteer de Risicobeheerder-app om deze te openen.

    Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Risicobeheerder-app te switchen. De startpagina van de Risicobeheerder wordt geopend.

  2. Ga naar het tabblad Proces en klik op de naam van het proces waarmee u wilt werken.

    De procespagina wordt geopend met het tabblad Details.

  3. Ga naar het tabblad Relatie en doe het volgende:
    • Als u een risico wilt koppelen, klikt u op Risico koppelen.

      Het dialoogvenster Object koppelen wordt geopend.

      1. De velden Type en Relatie zijn vooraf geselecteerd.
      2. Selecteer in het veld Gerelateerd aan het risico waaraan u het proces wilt koppelen en klik op Koppelen.

        Het proces is gekoppeld aan het geselecteerde risico en wordt weergegeven in het tabblad Relaties.

    • Als u een controle wilt koppelen, klikt u op Controle koppelen.

      Het dialoogvenster Object koppelen wordt geopend.

      1. De velden Type en Relatie zijn vooraf geselecteerd.
      2. Selecteer in het veld Gerelateerd aan de controle waaraan u het proces wilt koppelen en klik op Koppelen.

        Het proces is gekoppeld aan de geselecteerde controle en wordt weergegeven in het tabblad Relaties.

Opmerking

Wanneer u de objecten koppelt, wordt er een tweerichtingskoppeling gemaakt. Bijvoorbeeld: wanneer u uw proces aan een risico koppelt, wordt het gekoppelde risico weergegeven in het tabblad Relatie van het proces, en wordt het proces weergegeven in het tabblad Relatie van het risico.

Als de koppelingen in beide richtingen niet werken, neem dan contact op met Support voor hulp.

Ontkoppel een proces van andere objecten

U kunt de relatie van een proces met andere objecten ontkoppelen.

Zo kunt u een procesrelatie ontkoppelen:

  1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) selecteer de Risicobeheerder-app om deze te openen.

    Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Risicobeheerder-app te switchen. De startpagina van de Risicobeheerder wordt geopend.

  2. Ga naar het tabblad Proces en klik op de naam van het proces waarmee u wilt werken.

    De procespagina wordt geopend met het tabblad Details.

  3. Ga naar het tabblad Relatie en klik op het pictogram voor ontkoppelen bij het object waarvan u de koppeling wilt verwijderen.

    Het dialoogvenster Object ontkoppelen wordt geopend.

  4. Klik op Loskoppelen.

    De proceskoppeling is verwijderd.

Een proces koppelen aan een organisatie-eenheid

Maak een relatie tussen een proces in Risicobeheerder en een organisatie-eenheid. Organisatorische eenheden vormen de basis van de onderneming en verbinden diverse organisatorische entiteiten in verschillende bedrijfssegmenten. Deze hiërarchie slaat ook afdelings- en bedrijfseenheidsgegevens op. U kunt een proces aan meerdere organisatie-eenheden koppelen.

Zo kunt u een proces aan een organisatie-eenheid koppelen:

  1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) selecteer de Risicobeheerder-app om deze te openen.

    Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Risicobeheerder-app te switchen. De startpagina van de Risicobeheerder wordt geopend.

  2. Onder het tabblad Processen selecteert u de naam van het proces dat u wilt bijwerken.

    De procesdetailpagina wordt weergegeven.

  3. Onder het tabblad Details, zoekt en selecteert u in het veld Gerelateerde organisatie-eenheid een van de vooraf geconfigureerde organisatie-eenheden waaraan u het proces wilt koppelen.

  4. Selecteer Selectie toepassen.

  5. Selecteer Wijzigingen opslaan.

    Het proces is bijgewerkt. Op de startpagina van de Risicobeheerder, onder het tabblad Controle, kunt u de organisatie-eenheid bekijken die is gekoppeld aan het specifieke risico in de kolom Organisatie-eenheid.

Opmerking

De hiërarchie van organisatie-eenheden wordt vooraf geconfigureerd door de systeembeheerders in uw organisatie. Neem voor meer informatie over de hiërarchieën in de organisatiestructuur contact op met uw systeembeheerder. Als u een systeembeheerder bent, kunt u de lijst met vooraf geconfigureerde organisatie-eenheden bekijken in de platforminstellingen (navigeer naar Platforminstellingen en klik op Organisatiestructuur). Om meer te weten te komen over organisatie-eenheden, zie Organisatiestructuur.

Een proces verwijderen

Zo kunt u een proces verwijderen:

  1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) selecteer de Risicobeheerder-app om deze te openen.

    Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Risicobeheerder-app te switchen. De startpagina van de Risicobeheerder wordt geopend.

  2. Ga naar het tabblad Proces en klik op de naam van het proces waarmee u wilt werken.

    De procespagina wordt geopend met het tabblad Details.

  3. Klik rechtsboven op Meer opties en vervolgens op Verwijderen.
  4. Kies in het bevestigingsvenster Verwijderen.

    Het proces is verwijderd.

Procesinstellingen beheren in de Risicobeheerder

U kunt het Proces-object in de Risicobeheerder-app inschakelen of uitschakelen. U kunt ook de naam aanpassen die voor het Proces-object wordt gebruikt.

Proces-object inschakelen en uitschakelen

Wanneer u het inschakelt

  • Het tabblad Proces verschijnt op de startpagina van de Risicobeheerder.
  • U kunt de aangemaakte processen bekijken.
  • U kunt ook de relaties tussen de processen en de risico's en controles bekijken.

Wanneer u het uitschakelt

  • Het tabblad Proces is verwijderd van de startpagina van de Risicobeheerder.
  • U zult de processen of de relaties van de processen met andere objecten niet meer zien.

Zo kunt u het Procesobject in- of uitschakelen:

  1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) selecteer de Risicobeheerder-app om deze te openen.

    Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Risicobeheerder-app te switchen. De startpagina van de Risicobeheerder wordt geopend.

  2. Selecteer de uitvouwknop aan de linkerkant om het zijpaneel te openen.
  3. Selecteer Instellingen en vervolgens Algemene instellingen.
  4. Klik op de schakelaar naast Proces om het object in of uit te schakelen.

    Resultaat Het Procesobject wordt in- of uitgeschakeld op basis van uw selectie.

    Opmerking

    Wanneer u de schakelaar uitzet, wordt het tabblad Proces verwijderd van de startpagina van de Risicobeheerder, en ziet u de relaties van het proces met andere objecten zoals risico's en controles niet meer.

Het hernoemen van het Proces-object

In de Risicobeheerder-app kunt u een eigen aangepaste naam opgeven voor het Process-object. Deze naam zal worden gebruikt in het tabblad Proces van de startpagina van de Risicobeheerder.

Zo kunt u het Procesobject een andere naam geven:

  1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) selecteer de Risicobeheerder-app om deze te openen.

    Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Risicobeheerder-app te switchen. De startpagina van de Risicobeheerder wordt geopend.

  2. Selecteer de uitvouwknop aan de linkerkant om het zijpaneel te openen.
  3. Selecteer Instellingen en vervolgens Algemene instellingen.
  4. Klik op Naam bewerken naast Proces.
  5. In het dialoogvenster Objectnaam bewerken voert u een nieuwe naam in en klikt u op Naam bewerken.

    Resultaat Het proces is succesvol hernoemd.