Een robotmap maken en beheren

Een robotmap is een container waarin een of meer robots zijn opgeslagen. U kunt robotmappen voor twee hoofddoeleinden gebruiken:

• Om individuele robots te bevatten en te organiseren op het Robots-dashboard

• Om gebruikerstoegang tot een groep robots te standaardiseren

Voor informatie over het maken van robots, zie Een robot maken en beheren.

Mappen gebruiken om individuele robots te organiseren

Naarmate de verzameling robots van uw organisatie groeit, kan het lastig worden deze goed te organiseren met alleen het Robots-dashboard. Net als Windows-mappen bieden robotmappen een extra organisatieniveau dat u kunt gebruiken om gerelateerde robots te groeperen en te bevatten.

U bent niet verplicht om mappen te gebruiken. U kunt de robots van uw organisatie uitsluitend op het Robots-dashboard plaatsen, of u kunt er enkele of alle in mappen onderbrengen.

Er wordt slechts één niveau van robotmappen ondersteund. U kunt geen map binnen een map maken. Mappen zijn gesegregeerd per robottype, met verschillende sets mappen voor ACL-robots, HighBond-robots en Workflow-robots. U bent beperkt tot maximaal 100 mappen voor elk robottype.

Mappen gebruiken om toegang tot groepen robots te standaardiseren

Naast de basisorganisatie kunt u met robotmappen de toegang tot groepen robots standaardiseren. Zodra een robot zich in een map bevindt, kent u toegangsrechten toe aan de robot op mapniveau, niet op robotniveau. Mapmachtigingen worden automatisch doorgegeven aan alle robots in de map.

Dit trapsgewijze gedrag betekent dat u voor een groep robots op één plek medewerkers kunt toevoegen en hun machtigingen kunt configureren. U lokaliseert vervolgens elke robot die een specifieke set medewerkers en machtigingen vereist in de juist geconfigureerde map.

Voor meer informatie over hoe machtigingen werken in Robots, zie Machtigingen Robots-app.

Voordelen van getrapte machtigingen

Het doorvoeren van machtigingen op mapniveau naar de robots in de map heeft de volgende voordelen:

• Toegangsrechten op één plek beheren Beheer medewerkers en rechten voor een groep robots op één centrale plaats, in plaats van in meerdere afzonderlijke robots

• Fouten verminderen Verklein de kans op fouten door medewerkers en machtigingen eenmalig in te stellen in plaats van meerdere keren

• Verminder arbeid Verminder arbeid bij het introduceren van een nieuwe Robots-gebruiker door deze alleen als medewerker op mapniveau toe te voegen, in plaats van in meerdere individuele robots

Hoe het verplaatsen van een robot de toegangsrechten beïnvloedt

Twee regels bepalen hoe toegangsrechten worden toegewezen wanneer u een robot verplaatst:

• Robots erven medewerkers en rechten van mappen

  Wanneer u een robot naar een map verplaatst, erft de robot de toegangsrechten van de map (toegangsrechten van mappen worden hiërarchisch doorgegeven). De lijst met robotmedewerkers en hun specifieke rollen wordt aangepast aan de mappenlijst. Individuele medewerkers worden naar behoefte toegevoegd of verwijderd, en de rollen van medewerkers worden indien nodig bijgewerkt.

  Als u de robot verplaatst vanuit het Robots-dashboard, kunt u geen medewerkers en machtigingen meer beheren op robotniveau.

  Hetzelfde machtigingengedrag geldt als u een nieuwe robot binnen een map maakt. De mapmachtigingen en -medewerkers worden doorgegeven aan de nieuwe robot.

• Robots behouden mapmedewerkers en -machtigingen

  Wanneer u een robot van een map naar het Robots-dashboard verplaatst, worden er geen wijzigingen aangebracht in de robotmedewerkers en hun rechten. De medewerkers en machtigingen keren niet terug naar hun voormalige staat zoals die was voordat de robot naar de map werd verplaatst. U kunt nu medewerkers en rechten op robotniveau beheren als u wijzigingen moet aanbrengen.

De onderstaande tabel illustreert hoe het verplaatsen van een robot tussen het Robots-dashboard en verschillende mappen invloed heeft op de medewerkers voor de robot.

Reeks bewegingen		Collaborateurs op robotniveau beheren	Wie kan de robot zien en openen
			Map 1-medewerkers (Robotrol: Gebruiker)	Map 2 medewerkers (Robotrol: Gebruiker)	Robots-beheerders (wereldwijde toegang)
1	Robot op het dashboard
2	Robot verplaatsen naar map 1
3	Robot verplaatsen naar map 2
4	Robot naar het dashboard verplaatsen

Acties uitvoeren op robotmappen

De robotmappen waarvoor u toestemming hebt om mee te werken, worden weergegeven op het dashboard in Robots. U kunt een robotmap maken, bewerken of verwijderen, of medewerkers voor een robotmap beheren, indien nodig. Uw toegewezen rol voor elke map bepaalt welke van deze acties u kunt uitvoeren op de map.

Zie Toegang tot robots en robotmappen voor informatie over rollen en toegestane handelingen.

Robotmappen een naam geven

Op het dashboard in Robots worden robotmappen boven individuele robots weergegeven. De standaard sorteervolgorde voor mappen is alfabetisch op naam. Een consequente naamgevingsconventie helpt bij het organiseren van de verzameling mappen. Bijvoorbeeld:

• Het gebruik van een voorvoegsel bij elke mapnaam stelt u in staat om toekomstige mappen eenvoudig op de juiste plaats in de sorteervolgorde in te voegen. Bijvoorbeeld: A_01, A_02, B_01, B_02, enzovoort.
• Door het voorvoegsel xxx_ te gebruiken bij mappen die minder vaak worden geopend, worden deze lager in de sorteervolgorde geplaatst.
• Het gebruik van het voorvoegsel zzz_ voor mappen die momenteel niet worden gebruikt, plaatst deze onderaan de sorteervolgorde.

Een robotmap maken

1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) de Robots-app om deze te openen.

   Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Robots-app te switchen.

2. Selecteer op het dashboard in Robots het tabblad voor het type robot dat u met mappen wilt ordenen:
   • ACL-robots
   • HighBond-robots
   • Workflowrobots

   Workflow Robots wordt alleen weergegeven als u een systeembeheerder bent met een Professional-abonnement.

3. Klik op Map toevoegen en voer een naam voor de map in.

   Opmerking

   Gebruik nergens in de mapnaam valutasymbolen, bijvoorbeeld: $ , €. Mapnamen zijn beperkt tot 250 tekens.

4. Klik op Map toevoegen om de map te maken.

   De map wordt aangemaakt en aan het dashboard toegevoegd. Als u de map opent, ziet u het bericht Geen robots in deze map omdat de map in eerste instantie leeg is.

   Opmerking

   Als het bericht Map bestaat al verschijnt, moet u een andere naam voor de map opgeven. Er bestaat al een map met dezelfde naam.

   Als u geen medewerker bent met rechten voor de bestaande map, is de map niet zichtbaar voor u.

Een robotmap hernoemen

1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) de Robots-app om deze te openen.

   Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Robots-app te switchen.

2. Selecteer vanuit het dashboard in Robots het tabblad voor het juiste robottype.
3. Zoek de map die u wilt hernoemen en klik op in de rechterbovenhoek van de map.
4. Klik op Naam wijzigen.
5. Werk de mapnaam bij en klik op Map hernoemen.

   De map wordt hernoemd.

   Opmerking

   Als het bericht Map bestaat al verschijnt, moet u een andere naam voor de map opgeven. Er bestaat al een map met dezelfde naam.

   Als u geen medewerker bent met rechten voor de bestaande map, is de map niet zichtbaar voor u.

Medewerkers beheren voor een robotmap

Medewerkers zijn Diligent One-gebruikers met toestemming om toegang te krijgen tot een bepaalde map. Als een gebruiker niet als medewerker aan een map is toegevoegd, is de map onzichtbaar voor de gebruiker.

De activiteiten die een medewerker in een map kan uitvoeren, zijn afhankelijk van de toegewezen rol:

• Een Eigenaar kan de map beheren en andere samenwerkende gebruikers van de map beheren, naast alle machtigingen van een Editor.

• Een Editor kan de map een andere naam geven en beschikt daarnaast over alle rechten van een Reviewer.

• Een Beoordelaar heeft toegang tot de map en de robots die deze bevat.

Voor gedetailleerde informatie over robotmapfuncties en bijbehorende mapmachtigingen, zie Machtigingen Robots-app.

Robotmapeigenaren kunnen medewerkers beheren voor ACL-robot- en HighBond-robotmappen. Omdat toegang tot Workflow-robots is beperkt tot het gebruikerstype systeembeheerder met een Professional-abonnement, is de lijst met medewerkers in een Workflow-robotmap alleen-lezen.

1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) de Robots-app om deze te openen.

   Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Robots-app te switchen.

2. Selecteer vanuit het dashboard in Robots het tabblad voor het juiste robottype.
3. Klik op de robotmap waarvoor u samenwerkers wilt beheren.
4. Klik in het zijpaneel onder Mapdetails op Samenwerkers toevoegen of Beheren.

   Het zijpaneel Samenwerkers wordt geopend.

5. Voer een van de volgende acties uit om de samenwerkers te beheren:
   • Toevoegen voor het toevoegen van een gebruiker aan de map klikt u op Samenwerkers toevoegen en selecteert u de gebruiker.

     De gebruiker wordt standaard als Beoordelaar toegevoegd. Indien nodig werkt u de rol van de gebruiker bij.

   • Bijwerken als u de rol van een gebruiker wilt wijzigen, selecteert u een nieuwe rol uit de vervolgkeuzelijst naast de naam van de gebruiker.
   • Verwijderen als u een gebruiker wilt verwijderen, klikt u op de X naast de vervolgkeuzelijst.

     Tip

     Gebruik de zoekbalk om de namen in de lijst te filteren.

6. Als u klaar bent, klikt u op de X in de rechterbovenhoek van het zijpaneel Samenwerkers.

Een robot naar of van een robotmap verplaatsen

U hebt de volgende opties om een robot te verplaatsen:

• Van het Robots-dashboard naar een map

• Van een map naar het Robots-dashboard

• Tussen mappen

Het verplaatsen van een robot heeft gevolgen voor de robotmedewerkers. Voor meer informatie raadpleegt u Hoe het verplaatsen van een robot de toegangsrechten beïnvloedt.

1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) de Robots-app om deze te openen.

   Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Robots-app te switchen.

2. Selecteer in het dashboard in Robots het tabblad voor het type robot dat u wilt verplaatsen:
   • ACL-robots
   • HighBond-robots
   • Workflowrobots

   Workflow Robots wordt alleen weergegeven als u een systeembeheerder bent met een Professional-abonnement.

   Robots en mappen zijn gescheiden op basis van robottype. U kunt robots alleen verplaatsen binnen hetzelfde robottype.

3. Als de robot zich momenteel in een map bevindt, klikt u op de map om deze te openen.

4. Zoek de robot die u wilt verplaatsen en klik op in de rechterbovenhoek van de robot.
5. Klik op Naar map verplaatsen.

   Het dialoogvenster Robot naar map verplaatsen verschijnt.

6. Selecteer een doelmap of het Robots-dashboard en klik op Hierheen verplaatsen.

   De robot wordt verplaatst naar de door u geselecteerde bestemming.

7. Als het bericht Robot bestaat al verschijnt, hernoem dan de robot en klik op Hernoemen en verplaatsen.

   De robot wordt verplaatst naar de door u geselecteerde bestemming.

   Tip

   Als u de naam van de huidige robot wilt behouden, kunt u er ook voor kiezen om de robot op de bestemming een andere naam te geven voordat u de huidige robot verplaatst.

Een robotmap verwijderen

Wanneer u een robotmap verwijdert, verwijdert u alle inhoud in die map, zowel in de ontwikkelingsmodus als in de productiemodus:

• alle robots
• alle scriptversies
• geconfigureerde taken
• taakuitvoergeschiedenis
• alle resultaten en werkgegevens – tabellen, bestanden en logboeken

1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) de Robots-app om deze te openen.

   Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Robots-app te switchen.

2. Selecteer vanuit het dashboard in Robots het tabblad voor het juiste robottype.
3. Zoek de robotmap die u wilt verwijderen en klik op in de rechterbovenhoek van de map.
4. Klik op Verwijderen.
5. Typ de exacte naam van de map die u wilt verwijderen en klik op Map verwijderen.

   Resultaat De map wordt verwijderd, evenals alle inhoud die de map bevat.

6. Als de Bezig met verwijderen...-indicator blijft staan, vernieuw dan handmatig de pagina.