Riscos e controles de carregamento em lote

Carregue riscos e controles em massa para um projeto ou estrutura se precisar evitar a demorada entrada manual de dados, migrar dados de outro sistema ou usar sites adicionais (como o UCF Common Controls Hub) para preencher a lista de controles.

Como funciona?

Você baixa os modelos de Risco e Controle do aplicativo Projetos e prepara dados nos modelos. Depois, você carrega os modelos no aplicativo Projetos. Você pode carregar riscos e controles em massa para projetos ou estruturas associados com um fluxo de trabalho de Plano de Trabalho oude Controle Interno.

Limitações

• A atualização de riscos em massa não é compatível, mas você pode atualizar atributos de controle em massa usando o Controle da Missão.
• Você pode definir um máximo de 500 objetivos por projeto ou estrutura.
• Cada objetivo pode conter, no máximo, 1000 riscos e 1000 controles.
• O número máximo de registros que pode estar contido em um modelo Risco ou Controle e ser carregado no aplicativo Projetos é 1000.
• Você só pode carregar riscos e controles em objetivos recentemente criados ou em objetivos com riscos e controles pré-existentes.

  Você não pode carregar riscos e controles em objetivos bloqueados (objetivos com check-out efetuado usando o Diligent HighBond para iOS ou Android ou o Projetos Off-line).

• Quando você faz upload em massa de controles e especifica proprietários, somente o nome da pessoa é exibido no campo do proprietário no aplicativo Projetos.

  A pessoa não é designada automaticamente ao controle e notificada via e-mail.

• É criada uma planilha para inserção de dados para cada objetivo. Planilhas adicionais não são processadas.

Onde estão os riscos e controles carregados?

Após o carregamento de riscos e controles, os dados podem ser acessados no Plano de Projeto ou Matriz de Controle de Riscos do projeto ou estrutura.

Informações sobre riscos e controles também estão disponíveis nos relatórios para download da Matriz de Controle de Riscos e no Relatório do Projeto NomeOrganização (relatório final de auditoria).

Antes de começar

Antes de baixar os modelos de Risco e Controle, você precisa realizar as seguintes tarefas:

1. Criar um projeto ou estrutura consulte Criando projetos ou Visão geral do Estruturas
2. Definir objetivos no projeto ou estrutura consulte Definindo objetivos

Fluxo de trabalho

Permissões

Apenas Gerentes Profissionais podem carregar riscos e controles em massa.

Etapas

Baixar modelos em Excel

1. Navegue para o projeto ou estrutura apropriada.
2. Clique na guia de gerenciamento de projetos Configurações.
3. Clique na subguia Carregamento em Massa.

   A página Carregamento em Massa é exibida.

4. Clique em Baixar modelo .xlsx.

   O modelo Excel é salvo na máquina local como um arquivo zip (templates.zip).

5. Extraia os modelos em Excel do arquivo .zip.
   • Se você baixou os modelos do Excel de um projeto, os arquivos extraídos são Risk_template.xlsx, Control_template.xlsx e Issue_template.xlsx.
   • Se você baixou o modelo do Excel de uma estrutura, os arquivos extraídos são Risk_template.xlsx e Control_template.xlsx.

     Se o modelo Risco e Controle não estiver no arquivo zip, será necessário adicionar objetivos ao projeto. Para estruturas, a página Carregamento em massa fica desativada até que você adicione objetivos.

Preparar dados nos modelos de Risco e Controle

1. Abra Risk_template.xlsx e Control_template.xlsx.

   Nos modelos Risco e Controle, cada objetivo é organizado em uma planilha separada. Cada guia de planilha é rotulada com:

   • código de referência do objetivo
   • A ID gerada pelo sistema
2. Copie e cole ou insira os dados nos modelos Risco e Controle.
   • Os campos obrigatórios são marcados com um asterisco.
   • Para Princípios COSO, você pode marcar cada campo com um 'x' ou 'X' para "true" ou deixar o campo em branco para indicar "false".

   Para obter informações sobre campos específicos nos modelos Risco e Controle, consulte Definindo riscos e controles.

   Observação

   Você não precisa inserir o código de referência do objeto no campo ID do Risco. Se você fizer isso, serão geradas entradas duplicadas.

3. Salvar os modelos Risco e Controle.

Carregar dados

1. Execute uma das seguintes ações:
   • Arraste e solte individualmente os modelos Risco e Controle para a janela do navegador.
   • Clique em Escolher arquivos para selecionar os modelos Risco e Controle individualmente no seu computador.

     Apenas .xlsx arquivos com até 1 MB são compatíveis. Apenas um modelo em Excel pode ser carregado por vez (cada arquivo é validado separadamente).

2. Opcional. Ignorar duplicidades Selecione essa opção para evitar carregar riscos ou controles duplicados.

   Por padrão, essa opção está marcada.

   Observação

   Você deve especificar valores nos campos ID do Risco e ID de Controle nos modelos Risco e Controle para evitar o carregamento de riscos e controles duplicados.

3. Clique em Anexar.

   Uma notificação por e-mail é enviada para confirmar a conclusão do carregamento em massa. A notificação por e-mail contém um link para a página Carregamento em massa, onde você pode exibir o número de registros processados corretamente, bem como os que apresentaram falha.

   Após carregar os modelos em Excel, o aplicativo Projetos mantém a formatação dos campos rich text.

4. Se um ou mais riscos ou controles não tiverem sido adicionados ao projeto ou estrutura, realize as seguintes etapas:
   1. Na página Carregamento em Massa, clique em Baixar Erros.
   2. Faça as correções nos riscos e controles nos arquivos Erros.
   3. Carregue o arquivo de erros na página Carregamento em massa.

Solução de problemas

Compreenda erros e causas comuns de carregamento em massa e saiba como corrigir erros.

Posso desfazer um carregamento em massa?

Não há opção desfazer disponível. No entanto, se você detectar riscos ou controles que não foram corretamente atualizados, pode executar as seguintes etapas:

1. Remova os riscos ou controles do aplicativo Projetos que estiverem com erros.
2. Nos modelos, atualize os riscos ou controles que encontrou com erros.

   Certifique-se de especificar valores nos campos ID do Risco e ID de Controle nos modelos para evitar o carregamento de riscos e controles duplicados.

3. Carregue cada modelo novamente no aplicativo Projetos e selecione Ignorar duplicidades.

Resultado Os riscos e controles corrigidos são anexados abaixo dos riscos e controles existentes no aplicativo Projetos. Para conseguir a ordem desejada de riscos e procedimentos, você pode precisar reordená-los manualmente no aplicativo Projetos.

Arquivo de erro

Se houver erros nos modelos Risco ou Controle, eles serão rejeitados e será gerado um arquivo de erro que contém:

• uma lista de riscos/controles que foram processados com sucesso
• uma lista de riscos/controles que falharam
• o motivo da falha de cada registro (identificado no campo Erro)
• o valor em cada campo que causou o erro

O usuário que realizou o carregamento em massa pode baixar o arquivo de erros (se aplicável), fazer correções em arquivo(s) de erros e carregar o processamento do(s) arquivo(s) de erros.

Os riscos e controles corrigidos são anexados abaixo dos riscos e controles existentes no aplicativo Projetos. Para conseguir a ordem desejada de riscos e procedimentos, você pode precisar reordená-los manualmente no aplicativo Projetos.

Erros

A tabela abaixo oferece uma lista de erros que podem ocorrer no carregamento de modelos Risco e Controle. Se um registro tiver vários erros, as mensagens de erro serão concatenadas juntas e separadas por uma vírgula no campo Erro.

Erro	Descrição	Solução(ões)
Há mais de 1.000 registros no arquivo carregado. Reduza o número de registros e tente novamente.	Ocorre quando você tenta carregar mais de 1.000 registros em um modelo Risco ou Controle.	Remova os registros do modelo Risco ou Controle e carregue-o novamente no aplicativo Projetos.
Campos obrigatórios não existentes no modelo Risco ou Controle	Ocorre quando você não preenche os campos obrigatórios no modelo Risco ou Controle.	Verifique se todos os campos obrigatórios (marcados com um asterisco nos modelos Risco e Controle) estão preenchidos. Observação Se você não preencher dados nos campos obrigatórios, o registro não será processado.
O formato dos dados está incorreto	Ocorre quando os dados ultrapassam o comprimento máximo do campo ou ao carregar um formato de dados inválido.	Verifique se os dados nos campos de texto não excedem o comprimento máximo do campo: 255 caracteres. Campos de rich texto não têm um limite de caracteres.
Os valores de dados não correspondem aos valores da lista suspensa	Ocorre quando você tenta carregar valores inválidos para campos suspensos.	Certifique-se de que todos os valores no modelo Risco e Controle correspondem aos valores suspensos no campo especificado no aplicativo Projetos: Os valores para Impacto, Probabilidade, Fatores de Pontuação de Risco Personalizados, Atributos de risco personalizados e Atributos de Controle Personalizados devem estar disponíveis nas listas suspensas, definidas dentro do tipo de projeto.
O objetivo está bloqueado	Ocorre quando é efetuado o check-out de um objetivo usando o Diligent HighBond para iOS ou Android ou o Projetos Off-line.	Faça o check-in do objetivo no aplicativo Projetos usando o Diligent HighBond para iOS ou Android ou o Projetos Off-line e carregue novamente o modelo Risco e Controle no aplicativo Projetos.
Objetivo não encontrado	Ocorre quando você faz carregamento em massa de riscos e controles usando um modelo de Risco ou Controle que não está associado ao projeto ou à estrutura.	Baixe, preencha e carregue o modelo de Risco ou Controle associado ao projeto ou estrutura (Configurações> Carregamento em Massa).
O objetivo não existe mais	Ocorre quando um objetivo é excluído no aplicativo Projetos depois de baixar o modelo Risco ou Controle ou se você adicionou guias de planilha no modelo Risco ou Controle.	Adicione novamente o objetivo no aplicativo Projetos. Remova todas as guias adicionais de planilha que foram adicionadas no modelo Risco ou Controle.
O campo não existe	Ocorre quando você adiciona novos campos ao modelo Risco ou Controle ou altera o nome de campos.	Remova os campos do modelo Risco ou Controle e carregue novamente o arquivo. Atualize os nomes dos campos com seus valores originais e carregue novamente o arquivo.
O modelo não está no formato esperado	Ocorre quando o tipo de projeto foi alterado após o download do modelo ou se o modelo Risco ou Controle foi alterado para um formato incompatível (por exemplo, .xls ou .csv).	Atualize o tipo de projeto para que corresponda aos dados no modelo Risco ou Controle. Carregue um arquivo .xlsx.
Erro no modelo do Excel diz Número armazenado como texto para o campo ID do Risco ou ID de Controle.	Ocorre quando você especifica um inteiro decimal no campo ID do Risco ou ID de Controle.	Execute uma das seguintes ações: Ignorar o erro Descarte o erro clicando no erro, selecionando Opções de Verificação do Erro... e desmarcando Números formatados como texto.