批量导入资产

如果需要避免耗时的手动数据输入或者需要从其他系统迁移数据，请批量导入资产。

还可以在批量导入程序中使用会话，一次性更新多个资产。有关详细信息，请参阅 批量更新现有资产

工作原理

打开一个新的批量导入程序会话，然后从启动面板中的批量导入程序页面下载 Excel 模板。在模板中准备好数据之后，即可在批量导入程序页面上传模板。

上传的资产在哪里？

上传资产后，可在资产库存应用程序或 风险登记应用程序中使用数据。

工作流

权限

只有系统管理员才能从批量导入程序批量上传 Diligent One 资源。

批量上传新资产

说明

  • 界面术语均可自定义，而且字段和选项卡均可配置。在 Diligent One 实例中，某些术语、字段和选项卡可能有所不同。
  • 如果必填字段留空，您会看到一则警告消息：此字段是必填项。某些自定义字段可能包含默认值。

打开一个新的批量导入程序会话并下载 Excel 模板

  1. 打开启动面板。

    说明

    如果贵公司在启动面板中使用多个实例，请确保相应的实例处于活动状态。

  2. 选择平台设置 > 组织。

    如果您没有看到组织选项，则表明您用于登录的账户没有管理员权限。

  3. 在批量导入程序下，单击管理批量资源。

    开启一个新的批量导入程序会话，其中会话 ID 已附加到 URL。

    注意

    请始终开启新会话以添加新资源，否则您可能会丢失之前已上传的数据。

    例如：您想要分两个批次 (100 + 100) 导入 200 个实体。如果您在同一会话中先后上传这两个批次，则上传第二个批次后，第一个批次已上传的数据会被第二个批次的数据替换。为避免出现这种数据丢失问题，请始终在一个会话中上传第一个批次，然后开启新会话上传另一个批次。同样，可开启新会话来添加更多新资源。

    说明

    您可以使用之前的会话来更新之前上传的数据。要了解更多信息，请参阅批量导入程序中的更新功能。

  4. 在选择资源下的资源类型中，选择资产，然后选择资产类型。

    根据选定的资产类型，模板将仅包含资产类型中已配置的那些字段。

  5. 单击下载 .xlsx 模板。

    Excel 模板会保存到您的本地计算机。

准备模板中的数据

  1. 打开已下载的模板并转到资产工作表。

    Excel 模板与资产工作表的名称具有以下格式：

    • 模板：<资产类型名称> 资产导入程序表。例如，第三方资产导入程序表 (Third-party Asset Importer Sheet)。
    • 工作表：assetType-<资产类型 ID>。例如，assetType-1311013。
  2. 复制并粘贴或输入您的数据到模板。有关输入数据的帮助信息，请参阅准备内容的提示。
    说明
    • 如果使用 Add-in（面向 Excel），请确保已禁用 ACL Add-In 选项。要了解如何操作，请参阅配置 Add-in（面向 Excel）。
    • 请勿更改工作表或这些字段的名称。它们区分大小写，不得修改。
    • 一次最多可以上传 2000 行（包括所有工作表）。
    字段描述

    referenceId

    必须

    指定资源的唯一 ID。对于工作表中的每一行，该值必须是唯一的。

    它可以包含文本和数字的组合，最大长度为 255 个字符。

    此字段是模板中每行的主键。如果要再次更新此资源，则需要此键。

    说明

    使用批量导入程序添加或更新资源时，需要提供参考 ID。当您从 Diligent One 用户界面添加/更新资源时，参考 ID 不可用。

    name

    必填

    指定资产名称。

    如果名称以方括号开头或者包含一个逗号、分号或换行符，请将该值放在双引号 (" ") 中。

  3. 根据要求填写其他字段。
    说明
    • 根据选定的资产类型，模板将仅包含资产类型中已配置的那些字段。
    • referenceId 与 name 是仅有的两个必填字段。其他红色标记的字段是有条件的必填项，资产进入工作流周期后，在特定的工作流状态下可能需要填写这些字段。
    • 如果字段值以方括号开头或包含一个逗号、分号或换行符，请将其放在双引号 (" ") 中。
    • 如果模板包含下拉字段，则下拉列表将只显示第一行的选项。若要获得更多行的这些选项，请复制第一行并将其粘贴到所需的行中。
  4. 保存并关闭模板。

准备内容的提示

准备内容包括：

  • 将源数据复制并粘贴到 Excel 模板
  • 根据具体情况，在 Excel 模板中输入数据
  • 保存模板以准备批量上传

下表提供了您可以用来快速有效地在 Excel 模板中准备您的内容的大量提示。

任务 步骤
在一个屏幕上同时查看模板以及您的源文档

Windows 用户：

按 Windows 键 + 右或左箭头。

Mac 用户：

拖动窗口以填充一半屏幕。
从您的模板中的多个单元格复制/粘贴数据
  1. 在 Excel 中，选择适当的单元格。
  2. 按下 CTRL + C。
  3. 单击您希望粘贴数据的适当单元格。
  4. 按下 CTRL + V 粘贴。
将数值或公式当作文本 在 Excel 中，在公式数值之前插入一个撇号。
修改列宽或行高以自动适合您的数据
在 Excel，执行以下任一操作：
  • 选择您希望修改的列，双击所选列标题右侧的边界。
  • 选择您希望修改的行，双击所选行底部的边界。
输入连续的数值数据
  1. 在 Excel 中，在适当的单元格中输入该序列的第一个数字。
  2. 选择该单元格。
  3. 将光标移动到单元格的右下角，并拖动选中区域到序列应该结束的位置。
  4. 单击自动填充选项。
  5. 选择填充序列。
使用公式计算数据
  1. 在 Excel 中，单击适当的单元格。
  2. 在 fx 字段中输入您的公式。

    如下是一些常用公式：

    • SUM - 允许您累加两个或更多数值。

      示例：=SUM(A1:B5)

    • COUNT - 统计其中有数值的单元格数量。

      示例：=COUNT(A1:A10)

    • TRIM - 删除单元格中的任何空格，除了单词之间的单个空格。

      示例： =TRIM(A1)

    • LEN - 统计单元格中字符的数量。

      示例：=LEN(A1)
排序或过滤单个列中的数据
  1. 在 Excel 中，执行以下操作之一：
    1. 单击开始 > 排序和筛选。
    2. 单击数据 > 筛选。

      列标题有一个箭头与标题名称相邻。

  2. 导航到您要筛选的列并单击标题旁的箭头。

    排序和过滤窗口将打开。

  3. 如有需要，排序或筛选列中的数据。

上传数据

执行以下操作之一：

  • 拖放模板到浏览器窗口。
  • 单击从计算机选择，从您的计算机选择更新的模板。

    一次只能上传一个 Excel 模板（每个文件单独验证）。

    • 结果根据进程的结果，将显示一条成功或失败消息，并在会话表中更新最新的会话。

批量导入程序中的会话

批量导入程序中的会话是指导入 Diligent One 资源的一系列用户交互。每个用户会话都记录在会话表中。

会话表包含以下信息。

域名称

描述

Web 会话

显示 Web 会话列表。

Web 会话是指使用批量导入程序用户界面完成的会话。每次打开批量导入程序页面时，即会开启一个新会话。

API 会话

显示 API 会话列表。

API 会话是指使用 Postman 等 API 平台完成的会话。

刷新

 重新加载会话表。

会话 ID

会话标识符。

在 Web 会话中，您可以单击会话 ID 转到特定会话，且会话 ID 会附加到 URL。

例如：https://stark.bulkimporter.highbond.com/import/bcc1e04e-4cd3-46d2-a8be-0b9083baccdc，其中
bcc1e04e-4cd3-46d2-a8be-0b9083baccdc 是会话 ID。

说明

Web 会话 ID 与 API 会话 ID 看上去很相似，确保不要互换这两个 ID，以免出错。

日期

显示会话的日期和时间。您可以按升序或降序对日期进行排序。

上传者：

显示用户的名称。

状态

显示上传的状态（成功或失败）。

单击状态可查看完整的导入详情。

文件名

显示已上传的模板/错误日志的名称。例如：HighBond_Template.xlsx、ErrorLog.xlsx。

模板您可以单击并下载模板，更正之前已上传的数据。

错误日志当上传失败时，系统会生成错误日志。您可以检查错误日志，更正错误并重新上传模板。

说明
  • 自上传之日起，模板和错误日志最多可供下载 18 个月。
  • 只有从 2022 年 5 月 13 日起的会话才提供下载模板的链接。您无法下载此日期之前的会话所关联的模板。

批量更新现有资产

可以在批量导入程序中使用会话一次更新多项。

说明

只能更新使用批量导入程序上传的资源。

工作原理

从批量导入程序页打开上一个会话。打开在上一个会话中上传的模板并进行所需的更改。然后，在批量导入程序页面上传模板。

重要

  • 使用之前的会话进行更改或更正之前上传的数据。
  • 开始新会话以上传新资源，即使这些资源与之前上传的数据相关。

例如：您在之前的一个会话中上传了一个项目和几个目标。打开同一个会话以更新这些资源。如果要上传与该项目或目标相关的风险、控制或任何其他资源，请开始新会话。

更新前的要求

在更新之前，必须执行以下操作：

  1. 决定要选择的会话。这是必需的，因为上传的数据链接到会话。因此，必须打开链接到待更新数据的会话。有关会话的信息，请参阅批量导入程序中的会话。

  2. 确保您有权访问待选择会话中上传的 Excel 模板。该模板包含参考 ID，它们是该模板中各行的唯一标识符。这些是更新数据所必需的。有关参考 ID 的详细信息，请参阅准备模板中的数据。

    注意

    根据相应的会话和参考 ID 更新数据。会话和参考 ID 之间不匹配可能会创建重复项或导致错误。

更新步骤

说明

  • 界面术语均可自定义，而且字段和选项卡均可配置。在 Diligent One 实例中，某些术语、字段和选项卡可能有所不同。
  • 如果必填字段留空，您会看到一则警告消息：此字段是必填项。某些自定义字段可能包含默认值。

打开上一个会话

说明

首次打开批量导入程序页面时，以前的会话将不可用。必须至少上传一次才能查看会话详细信息。

有关会话的更多信息，请参阅批量导入程序中的会话。

  1. 打开启动面板。

    说明

    如果贵公司在启动面板中使用多个实例，请确保相应的实例处于活动状态。

  2. 选择平台设置 > 组织。

    如果您没有看到组织选项，则表明您用于登录的账户没有管理员权限。

  3. 在批量导入程序下，单击管理批量资源。

  4. 向下滚动到会话部分，然后单击您选择的会话 ID。

    结果加载会话，同时所选会话 id 会附加到 URL。

    说明

    确保选择正确的会话，以便更新之前上传的数据。会话和参考 ID 之间不匹配可能会创建重复项或导致错误。有关详细信息，请参阅更新前的要求。

更新模板中的数据

  1. 打开在上一步选择的会话中上传的 Excel 模板。此文件包含以前上传的数据以及参考 ID。有关详细信息，请参阅更新前的要求。

    说明

    在修改 Excel 模板之前，请确保已禁用 ACL Add-In 选项，否则上传将失败。有关 ACL Add-In 的详细信息，请参阅配置 Add-in（面向 Excel）。

  2. 转到相应的工作表并根据参考 ID 更新数据。有关字段的详细信息，请参阅 准备模板中的数据

    说明

    确保更新与参考 ID 相对应的值，将根据这些值更新之前上传的数据。不匹配可能会创建重复项或导致错误。

  3. 保存并关闭文件。

上传数据

执行以下操作之一：

  • 拖放模板到浏览器窗口。
  • 单击从计算机选择，从您的计算机选择更新的模板。

    一次只能上传一个 Excel 模板（每个文件单独验证）。

    • 结果根据进程的结果，将显示一条成功或失败消息，并在会话表中更新最新的会话。

疑难解答

您可以从 Sessions 表下载并查看错误日志。了解常见的批量上传错误，并了解如何修复错误。

下表提供了上传模板时可能发生的错误报告。

错误 解决方案
上传文件中可能有超过 2000 行（包括所有工作表）。 从模板中删除多余的行并重新上传。
上传文件中的必填字段可能为空或缺失。 确保完成所有必填字段（在模板中用红色和橙色列名标记）。
说明

如果您没有在必填字段中提供数据，则不会处理该行。
数据格式可能不正确

确保文本字段中的数据有效，且不超过最大字段长度：255 个字符。

富文本字段对字符数没有限制。
数据值可能无效，或者可能与下拉列表值不匹配。

例如：请求 (Requests) 工作表中的 received 和 sendRecurrentNotifications 字段的值必须为 True 或 False。
模板中的字段无效。
  • 不要向模板添加新字段。
  • 不要从模板中移除字段。
模板可能没有使用预期的格式。

确保文件格式为 .xlsx。
工作表名称无效。

请勿更改工作表的名称。
会话可能已过期。

请刷新页面并重新尝试上传。
会话 ID 可能无效。 请确保使用 Web 会话 ID。