设置自定义电子邮件发件人

Diligent One 平台电子邮件用户和非用户可根据需要提出操作请求和提供更新。要帮助用户信任来自 Diligent One 平台的电子邮件，可以设置自定义电子邮件发件人，以便用户能够将贵公司识别为电子邮件的来源。

自定义电子邮件发件人为什么有用

自定义电子邮件发件人可以具有许多好处。

• 提升合规性并提高效率 随着人们对网络钓鱼攻击的警觉意识日益增强，大家对电子邮件的普遍不信任感日益加深。Diligent One 平台通知有时未被打开，并且收件人可能将其报告为网络钓鱼企图。这可能具有多种负面效果，比如，增加 IT 团队处理误报的负担，阻碍审计，降低合规并削弱洞察。一个熟悉的名称可以帮助收件人识别并信任电子邮件。
• 改进了通信 您可以使用您的自定义电子邮件发件人作为回复地址，以便电子邮件收件人可以验证电子邮件的合法性或者请求详细信息。

带有自定义发件人的电子邮件使用什么格式

Diligent One 平台会沿用“发件人”地址，只不过自定义电子邮件地址会成为“发件人”，而且也可能是“回复”地址。不同的电子邮件服务使用的格式略微不同。大多数情况下，Diligent One 平台电子邮件中的“发件人”字段看起来类似于下述这些示例。

• Microsoft Outlook 示例 发件人：Diligent One 平台通知团队 <notifications@highbond.com> 代表内部审计团队 <internalaudit@example.com>
• Gmail 示例 发件人：Diligent One 平台通知团队 <notifications@highbond.com> 通过内部审计团队 <internalaudit@example.com>

调查问卷发件人会覆盖自定义发件人

当您公司中的某人发送有关记录的调查问卷时，收件人会看到作为该电子邮件的来源的发件人姓名/名称，以便他们可以识别其起源。此姓名/名称会覆盖自定义电子邮件地址姓名/名称。在这种情况下，收件人会看到类似于下列示例的内容。

• Microsoft Outlook 示例 发件人：Diligent One 平台通知团队 <notifications@highbond.com> 代表 John Smith <internalaudit@example.com>
• Gmail 示例 发件人：Diligent One 平台通知团队 <notifications@highbond.com> 通过 John Smith <internalaudit@example.com>

报告应用程序不支持

报告应用程序当前不支持自定义发件人。报告的广播将继续来自 notifications@highbond.com，而用户共享的报告继续来自该用户的电子邮件。

启用或者更改自定义电子邮件发件人

系统管理员可以设置自定义电子邮件发件人。

1. 打开启动面板。
2. 如果贵公司在启动面板中使用多个实例，请确保相应的实例处于活动状态。
3. 选择平台设置 > 组织。如果您没有看到组织选项，则表明您用于登录的账户没有管理员权限。
4. 单击管理电子邮件发件人。
5. 在电子邮件地址名称中输入发件人的姓名/名称。
6. 在电子邮件地址中输入该发件人的电子邮件地址。
7. 如果您希望收件人能够回复自定义发件人，请选择使用此电子邮件作为回复地址。当收件人使用其电子邮件客户端的回复功能时，这会使自定义电子邮件发件人成为默认地址。
8. 选择启用自定义电子邮件地址。
9. 预览电子邮件信头样例以确保其看起来正确。
10. 单击保存更改。现在，所有 Diligent One 平台电子邮件都来自您定义的自定义发件人。

禁用自定义电子邮件发件人

如果您更喜欢使用 Diligent One 平台的默认电子邮件地址，则系统管理员可以禁用自定义电子邮件发件人。

1. 打开启动面板。
2. 如果贵公司在启动面板中使用多个实例，请确保相应的实例处于活动状态。
3. 选择平台设置 > 组织。如果您没有看到组织选项，则表明您用于登录的账户没有管理员权限。
4. 单击管理电子邮件发件人。
5. 清除启用自定义电子邮件地址。
6. 单击保存更改。现在，所有 Diligent One 平台电子邮件都来自 notifications@highbond.com。