使用资产记录

记录是您在资产上下文中捕获和记录任务、事件和条目的方式。记录可能是服务器停机、第三方合同、安全漏洞和相应的补救计划等事件，也可能是与资产相关的任何其他事件。在文件柜的类比中，记录是文件夹中的纸片。

资产库存要求订阅 IT 风险管理或第三方风险管理。

工作原理

您创建与资产或其他记录相关的记录。

所有记录都是某个记录类型的实例。它们不是该记录类型的子项（记录是在其中创建它们的资产或记录的子项）。记录类型是一个类，定义了其记录应该拥有的数据片段以及它们的行为：它们具有哪些属性，在其生命周期中经过哪些工作流，以及谁可以查看和处理它们。每个记录类型的确切行为都是由其与工作流、资产类型、其他记录类型、属性类型和角色的关系来确定的。

在许多方面，记录类型与记录的关系就像资产类型与资产的关系一样。但是，记录类型是唯一的，因为它们也可以与其他记录类型相关。这允许您创建记录类型的层次结构，进而在资产中创建记录的层次结构。这些“子”记录类型在功能上与其他记录类型没有区别，但它们出现在另一个记录中，而不是该资产的主页面中。

在许多方面，记录也类似于资产：您记录两者的属性，并携带两者来通过风险缓解工作流。但是，您不必评估与记录相关的风险。另外，与资产不同的是，如果您的记录类型进行了相应的配置，则可以将记录嵌套在其他记录中。

创建、更新和删除记录类型

作为您解决方案的一部分，我们提供记录类型。您不能自己创建、更新或删除记录类型，但可以联系我们的咨询团队来定制您的环境。

查看记录

您可以在记录所属资产或记录中查看记录，也可以查看列出给定记录类型的所有记录的表。如果不确定某个记录存在于何处，或者不想单击多个层级的记录以获取某些内容，则“平面表”选项很有用。

在资产或记录中查看记录

1. 打开资产库存应用程序。
2. 单击包含要查看的资产的资产类型。
3. 单击要查看的资产。
4. 在记录选项卡中，单击要查看的记录类型。Diligent One 会在资产中显示拥有该记录类型的所有记录。
5. 单击要查看的记录。
6. 如果记录是另一个记录的子记录，请继续单击记录，直到到达层次结构中的相应级别。

在平面表中查看记录

1. 打开资产库存应用程序。
2. 单击打开导航按钮 。
3. 单击您想要查看的记录类型。Diligent One 会显示拥有该记录类型的所有记录。

创建记录

1. 打开资产库存应用程序。
2. 单击包含要添加资产到其中的资产类型。
3. 单击要添加的资产。
4. 如果要在另一个记录中创建记录，请导航到新记录应该放到其中的记录。
5. 在记录选项卡中，在此记录将具有的记录类型名称旁边，单击添加[记录类型]。
6. 输入此记录的名称，然后单击添加。Diligent One 随即创建记录。
7. 输入描述此记录所需的属性。
8. 单击保存。

结果 您的记录已创建。可以通过将其转换到另一个状态开始在其生命周期中移动它。

更新记录

1. 查找要更新的记录。
2. 在该记录的页面上，更新描述该记录所需的任何属性。
3. 单击保存。记录已更新。

将记录转换为其他状态

将记录转换到另一个状态是记录在其生命周期中移动的方式。根据记录类型使用的工作流，在转换过程中可能会执行不同的操作。例如，Diligent One 可能会检查必填字段是否包含数据，也可能会触发调查问卷以获取有关记录的更多信息。

1. 查找要更新的记录。
2. 在可视化工作流中，单击当前状态。此时会出现一个列表，显示可以转换到的可用状态。
   

   说明

   也可单击操作按钮，查看可用状态列表以及与当前状态相关的操作。

3. 单击要将记录转换到的状态。
   

   说明

   不同的状态转换可能需要不同的条件，比如某些属性被填充；否则，它们可能触发事件，比如发送调查问卷以收集不完整的信息。如果在将记录转换到另一种状态时遇到问题，请联系系统管理员或您的 Diligent 代表寻求帮助。

关联资产记录与其他资产记录或资产

您可以在资产记录和其他资产记录或资产之间创建自定义关系。有关详细信息，请参阅在资产库存中管理关系。

删除记录

可以永久删除记录。一般来说，除非错误地创建了记录，否则最好在其正常的生命周期中进行状态转换。

1. 查找要更新的记录。
2. 在该记录的页面上，单击操作，然后单击删除。
3. 单击删除确认。记录已删除。