使用资产记录

记录是您在资产上下文中捕获和记录任务、事件和条目的方式。记录可能是服务器停机、第三方合同、安全漏洞和相应的补救计划等事件，也可能是与资产相关的任何其他事件。在文件柜的类比中，记录是文件夹中的纸片。

资产库存要求订阅 IT 风险管理或第三方风险管理。

工作原理

您创建与资产或其他记录相关的记录。

所有记录都是某个记录类型的实例。它们不是该记录类型的子项（记录是在其中创建它们的资产或记录的子项）。记录类型是一个类，定义了其记录应该拥有的数据片段以及它们的行为：它们具有哪些属性，在其生命周期中经过哪些工作流，以及谁可以查看和处理它们。每个记录类型的确切行为都是由其与工作流、资产类型、其他记录类型、属性类型和角色的关系来确定的。

在许多方面，记录类型与记录的关系就像资产类型与资产的关系一样。但是，记录类型是唯一的，因为它们也可以与其他记录类型相关。这允许您创建记录类型的层次结构，进而在资产中创建记录的层次结构。这些“子”记录类型在功能上与其他记录类型没有区别，但它们出现在另一个记录中，而不是该资产的主页面中。

在许多方面，记录也类似于资产：您记录两者的属性，并携带两者来通过风险缓解工作流。但是，您不必评估与记录相关的风险。另外，与资产不同的是，如果您的记录类型进行了相应的配置，则可以将记录嵌套在其他记录中。

创建、更新和删除记录类型

作为您解决方案的一部分，我们提供记录类型。您不能自己创建、更新或删除记录类型，但可以联系我们的咨询团队来定制您的环境。

查看记录

您可以在记录所属资产或记录中查看记录，也可以查看列出给定记录类型的所有记录的表。如果不确定某个记录存在于何处，或者不想单击多个层级的记录以获取某些内容，则“平面表”选项很有用。

在资产或记录中查看记录

1. 打开资产库存应用程序。
2. 单击包含要查看的资产的资产类型。
3. 单击要查看的资产。
4. 在记录选项卡中，单击要查看的记录类型。Diligent One 会在资产中显示拥有该记录类型的所有记录。
5. 单击要查看的记录。
6. 如果记录是另一个记录的子记录，请继续单击记录，直到到达层次结构中的相应级别。

在平面表中查看记录

1. 打开资产库存应用程序。
2. 单击打开导航 按钮。
3. 单击您想要查看的记录类型。Diligent One 会显示拥有该记录类型的所有记录。

创建记录

1. 打开资产库存应用程序。
2. 单击包含要添加资产到其中的资产类型。
3. 单击要添加的资产。
4. 如果要在另一个记录中创建记录，请导航到新记录应该放到其中的记录。
5. 在记录选项卡中，在此记录将具有的记录类型名称旁边，单击添加[记录类型]。
6. 输入此记录的名称，然后单击添加。Diligent One 随即创建记录。
7. 输入描述此记录所需的属性。
8. 单击保存。

结果您的记录已创建。可以通过将其转换到另一个状态开始在其生命周期中移动它。

更新记录

1. 查找要更新的记录。
2. 在该记录的页面上，更新描述该记录所需的任何属性。
3. 单击保存。记录已更新。

将记录转换为其他状态

将记录转换到另一个状态是记录在其生命周期中移动的方式。根据记录类型使用的工作流，在转换过程中可能会执行不同的操作。例如，Diligent One 可能会检查必填字段是否包含数据，也可能会触发调查问卷以获取有关记录的更多信息。

1. 查找要更新的记录。
2. 在可视化工作流中，单击当前状态。此时会出现一个列表，显示可以转换到的可用状态。
   

   说明

   或者，单击操作按钮查看可用状态列表以及与当前状态相关的操作。

3. 单击要将记录转换到的状态。
   

   说明

   不同的状态转换可能需要不同的条件，比如某些属性被填充；否则，它们可能触发事件，比如发送调查问卷以收集不完整的信息。如果在将记录转换到另一种状态时遇到问题，请联系系统管理员或您的 Diligent 代表寻求帮助。

关联资产记录与其他资产记录或资产

您可以在资产记录和其他资产记录或资产之间创建自定义关系。有关详细信息，请参阅在资产库存中管理关系。

删除记录

可以永久删除记录。一般来说，除非错误地创建了记录，否则最好在其正常的生命周期中进行状态转换。

1. 查找要更新的记录。
2. 在该记录的页面上，单击操作，然后单击删除。
3. 单击删除确认。记录已删除。