调度控制性能

创建计划以确保持续一致地执行控制活动。

开始之前

在创建计划之前，您必须在项目中定义控制。

工作原理

通过将结果应用程序调查问卷发送至特定计划的控制执行者，您可以评估执行控制的情况，汇总对分析的回应。

首先，您在项目中启用控制性能，控制性能会在结果应用程序中创建一个集合。然后，管理用户并在结果应用程序集合中创建问卷。最后，在项目应用程序中，您定义发送调查问卷的计划，以控制执行者。

术语和定义

  • 控制性能 保证持续一致地执行控制活动
  • 控制执行者 需要持续一致地执行控制活动的一线人员
  • 计划 规定何时应该执行控制活动的计划
  • 控制任务 先前执行和当前正在执行的控制活动的发生。

控制性能数据

每个启用了控制性能的项目在结果应用程序中都有包含分析和表格的相应集合：

  • 集合名称与项目名称相同
  • 分析“控制性能”（可编辑）
  • 表格控制任务”（可编辑）

此表包含项目的所有计划的性能记录。随着更多计划被添加到项目中的控制，记录将被附加到结果应用程序中的表中。

有关详细信息，请参阅记录控制性能。

说明

如果您在项目中启用了认证，则结果应用程序中已存在相应的集合。在此情况下，将在现有集合中创建单独的分析和表格。

禁用控制性能或存档或删除项目

如果禁用控制性能，或存档或删除项目（临时或永久），则调查问卷链接将过期，之前创建的控制性能计划将停止运行。集合被存档在结果应用程序中。

取消存档或恢复已删除项目

如果您取消某个项目存档或恢复启用了控制性能的已删除项目，那么结果应用程序中的集合也将被取消存档。启用的计划开始在指定的频率运行。

已签出部分

如果使用 Diligent One iPad 版或离线项目签出了某个部分，则控制性能计划将会停止运行。签入该部分之后，计划将会再次开始运行。

前滚项目

当您前滚项目时，控制性能计划将被复制到新项目。在包含所有集合成员和先前创建的调查问卷的结果应用程序中自动创建一个新的集合。分析名称和描述也会被复制到新集合中的新分析中。新项目和新集合将被自动链接，启用的计划开始在指定的频率运行。

删除计划

如果删除计划，则计划将被从项目应用程序中永久删除，所有未完成的调查问卷链接都将过期。包含调查问卷响应信息的表格被保留在结果应用程序中。

示例

每周应付账款

场景

您是流程所有者，需要确保组织中的会计师每周上传应付账款。

流程

您在结果应用程序中创建了一个名为“Post AP”的调查问卷。在项目应用程序中，您分配了三名控制执行者（Cynthia、Grace 和 Tim），并设定计划在太平洋标准时间每周一下午 5:00 向其发送调查问卷：

结果

在月末，审计人员审查来自 Cynthia、Grace 和 Tim 的汇总响应。审计还审查逾期控制任务的总数：

审计人员注意到，Cynthia 一贯地执行控制，Grace 从未执行控制，Tim 只在不到一半的时间执行控制。这个证据将有助于通知测试，可以说明控制未能有效地运行。

权限

  •  = 完全读写权限
  • *= 读写访问权限（如果是目标的所有者或高层负责人，或是目标中至少一个控制的所有者）。否则为只读访问权限。
  • = 只读访问
  • = 禁止访问
角色 启用 计划
专业经理 （仅系统管理员）
专业用户 （仅系统管理员）
监督高级主管
监督审核者
贡献者经理
贡献者测试者 *
贡献者用户 *
禁止访问
说明

控制任务可被分配给任何人，包括非许可用户，以便轻松响应自我评估请求。

启用控制性能

在项目中启用控制性能以开始创建计划。

  1. 从启动面板主页 (www.highbond.com) 中，选择项目应用程序以将其打开。

    如果您已经进入 Diligent One，可以使用左侧导航菜单切换到项目应用程序。

    项目主页打开。

  2. 打开项目。

    项目仪表盘打开。

  3. 单击设置项目管理选项卡。

    设置子选项卡打开。

  4. 在控制性能旁，选择启用。
  5. 单击保存。

    结果 项目中启用了控制性能。将自动创建一个与项目名称相同的新结果应用程序集合。您可以单击集合链接，向用户分配集合的访问权限，并创建调查问卷。

创建和管理单个计划

定义向控制执行者发送调查问卷的计划，以确保持续一致地执行控制活动。

导航至执行程序或排查页面

说明

  • 界面术语均可自定义，而且字段和选项卡均可配置。在 Diligent One 实例中，某些术语、字段和选项卡可能有所不同。
  • 如果必填字段留空，您会看到一则警告消息：此字段是必填项。某些自定义字段可能包含默认值。
  1. 单击外勤工作选项卡。
  2. 单击相应目标旁的转到，然后选择执行程序或排查。
  3. 单击程序或排查旁的查看/编辑。

    结果 执行程序或排查页面打开。

指定发送给控制执行者的调查问卷

  1. 在执行程序或排查页面，向下滚动到支持文件部分，在控制性能下，单击新计划。

    计划侧面板显示。

  2. 选择想要发送给控制执行者的结果应用程序调查问卷：
    1. 可选。按名称搜索调查问卷。
    2. 可选。单击调查问卷旁的查看，在结果应用程序中查看调查问卷。
    3. 单击要发送的调查问卷旁的单选按钮，再单击保存并继续。

定义计划

  1. 在标题字段中，为计划输入一个名称。

    最大字符长度限制为 255 个字符。

  2. 在执行者字段中，执行以下任一操作：
    • 要指定并非许可用户的人员，请输入该人员的电子邮件地址，并按键盘上的 Enter 键。

      • 说明

      Diligent One 平台不支持包含重音符号或非拉丁字符的电子邮件地址。

    • 要指定属于许可用户的人员，请开始输入该人员的姓名，然后从清单中选择该人员。
  3. 可选。在程序字段中，指定执行控制的步骤。
  4. 制定控制执行者应收到调查问卷的时间计划，然后单击保存并继续：
    • 要在保存计划后发送调查问卷，请选择立即发送调查问卷。
    • 要指定发送调查问卷的频率，请定义频率。
      说明

      默认频率值与控制属性中指定的频率值相关。

  5. 可选。如果您现在还不想按指定频率发送调查问卷，或如果您希望暂停该计划，则禁用 该计划。

    结果 已定义计划。

查看和保存计划

  1. 查看您所制定的计划。
  2. 可选。如果您现在还不想按指定频率发送调查问卷，或如果您希望暂停该计划，则禁用 该计划。
  3. 可选。单击相应部分旁的编辑进行更新。
  4. 从审查步骤，单击保存。

    结果 计划已被设置。

    控制执行者按指定计划接收调查问卷，响应被汇总并显示在执行程序或排查页面。在集合中自动创建相应的结果分析和表以存储响应。

管理计划和查看响应

  1. 导航至审计中的执行程序或排查页面，向下滚动至支持文件下的控制性能部分。
  2. 请执行以下任一操作：
    • 过滤控制任务 单击控制任务标签，选择适当值。

      要显示所有控制任务，请单击重置。

      状态信息于条形图中汇总，并在表格中显示其详情。

      • 未开始 已发送调查问卷，但尚未收到任何响应
      • 进行中 已发送调查问卷，已保存响应，但尚未提交
      • 完成 已发送调查问卷，已提交响应
    • 查看过期的控制任务的详细信息 单击控制任务标签，启用仅显示逾期。
      说明

      逾期控制任务是指未按计划执行控制活动的次数。当控制执行者收到后续调查问卷且未提交对先前发送的调查问卷的响应时，会显示逾期控制任务。

    • 向特定控制执行者重新发送调查问卷单击控制任务标签，单击重新发送，再单击是。
    • 查看对已完成的调查问卷的响应单击控制任务标签，然后单击适当计划的名称。
    • 更新计划单击计划标签，然后单击新计划，创建新计划或单击计划名称链接，更新现有计划。
    • 响应分配给您的调查问卷单击控制任务标签，单击响应或单击电子邮件通知中的调查问卷链接。
    • 删除计划单击计划标签， 单击适当计划旁的垃圾箱 ，然后单击删除。