记录问题

记录在项目中发现的问题、控制不足或者异常。

提示

如果需要向项目应用程序添加大量问题，则可以批量上传问题。有关详细信息，请参阅批量导入问题。

工作原理

您可以在项目中添加问题和背景，了解捕获问题的原因。

添加问题包括记录问题的基本信息以及将问题分配给所有者。一旦将问题分配给所有者后，所有者会收到包含问题链接的电子邮件通知，并且可以更新问题。

说明

如果一个问题被分配然后发布，那些具有专业或监督角色的人将收到重复的通知：一个是在问题分配给他们时，另一个是在问题发布时。具有贡献者角色的用户只有在发布问题后收到一次通知。

示例

记录问题

场景

由于确定组织内尚未将灾难恢复协议协调一致，因此您需要捕获问题。

流程

打开您的网络安全审核项目，单击问题选项卡，然后单击添加问题来捕获问题。

结果

您如下记录问题：

  • 标题/大标题 灾难恢复协议尚未协调一致
  • 描述 没有协调一致的 ITDR 文档来有效应对重大事故，例如对服务器机房内托管的基础架构（内部称为 G1）造成大规模破坏。我们通常希望有恢复序列，能够按照优先顺序定义 IT 系统的逻辑技术恢复顺序，同时考虑到与其他系统的依赖关系。这可能包括其他应用程序和 IT 基础设施服务（例如 active directory）的接口。
  • 所有者 IT 总监
  • 问题类型 管理层建议
  • 识别日期 2020 年 2 月 10 日
  • 严重性 中
  • 已发布 已发布
  • 补救 为在任一主服务器机房发生的重大事件制定恢复顺序，以协调 IT 系统在最坏情况下的恢复。

权限

专业经理和专业用户可以创建、更新和删除项目中的任何问题。

监督高级主管、监督审核者和贡献者经理对发布的问题有只读权限。

贡献者测试者可以创建问题并对被分配的已发布问题有读取权限。贡献者用户对被分配的已发布问题有读取权限。

导航至问题区域

有几种方法可以添加和更新问题。如何到达合适的区域取决于您想做什么。

说明

  • 界面术语均可自定义，而且字段和选项卡均可配置。在 Diligent One 实例中，某些术语、字段和选项卡可能有所不同。
  • 如果必填字段留空，您会看到一则警告消息：此字段是必填项。某些自定义字段可能包含默认值。

如果项目涉及外勤工作，通常这是最佳选择。

通过将问题与外勤工作的某个方面（目标、注解、风险控制矩阵、风险、控制措施、排查、测试计划或测试轮次）关联，这些问题将会在 Diligent One 的其他位置显示。例如，当您在目标中创建问题时，这些问题将作为战略应用程序中的保障和项目应用程序中的保障的一部分进行汇总。当您创建关于控制的问题时，这些问题会出现在控制透视中，帮助审计员基于先前的测试失败情况以熟悉控制。

  1. 从启动面板主页 (www.highbond.com) 中，选择项目应用程序以将其打开。

    如果您已经进入 Diligent One，可以使用左侧导航菜单切换到项目应用程序。

    项目主页打开。

  2. 打开项目。

    项目仪表盘打开。

  3. 单击外勤工作选项卡，导航至想要关联该问题的页面，并单击实用程序工具栏中的问题。
  4. 问题侧面板打开后，单击 +添加问题按钮。
  5. 继续到 输入基本的问题信息。

如果项目不涉及外勤工作，这可能是最佳选择。但是，这些问题不会显示为战略应用程序中的保障和项目应用程序中的保障的一部分，也不会在控制透视或程序透视中显示。

  1. 从启动面板主页 (www.highbond.com) 中，选择项目应用程序以将其打开。

    如果您已经进入 Diligent One，可以使用左侧导航菜单切换到项目应用程序。

    项目主页打开。

  2. 打开项目。

    项目仪表盘打开。

  3. 单击问题选项卡，然后单击添加问题。
  4. 继续到 输入基本的问题信息。

  1. 从启动面板主页 (www.highbond.com) 中，选择项目应用程序以将其打开。

    如果您已经进入 Diligent One，可以使用左侧导航菜单切换到项目应用程序。

    项目主页打开。

  2. 打开项目。

    项目仪表盘打开。

  3. 单击外勤工作选项卡，导航至创建该问题的页面，并单击实用程序工具栏中的问题。
  4. 问题侧面板打开后，单击问题侧面板中的编辑。
  5. 继续到 输入基本的问题信息。
提示

您还可以通过打开问题跟踪器应用程序，应用任何过滤器找到问题，然后单击待更新问题旁的详细信息来更新问题。

  1. 从启动面板主页 (www.highbond.com) 中，选择项目应用程序以将其打开。

    如果您已经进入 Diligent One，可以使用左侧导航菜单切换到项目应用程序。

    项目主页打开。

  2. 打开项目。

    项目仪表盘打开。

  3. 单击问题选项卡，然后单击问题名称。
  4. 继续到 输入基本的问题信息。
提示

您还可以通过打开问题跟踪器应用程序，应用任何过滤器找到问题，然后单击待更新问题旁的详细信息来更新问题。

输入基本的问题信息

填写以下字段并保存信息。根据您在项目应用程序中处理该问题的位置的不同，字段的顺序可能不同。

说明

富文本字段不能超过 524,288 个字符。

提示

要对富文本字段启用拼写检查，请执行以下操作之一：

  • Chrome、Firefox 或 Safari Windows 字段中 CTRL + 右键单击，或 Mac 上 Command + 右键单击
  • Internet Explorer 或 Microsoft Edge 打开浏览器设置，打开拼写检查/突出显示拼写错误的单词
字段 描述

标题/大标题

可选

 问题的标题

最大长度为 255 个字符

。
描述

问题的详细描述
所有者

指定负责问题的人员

  • 如果您指定的用户已被添加到此 Diligent One 实例，则该用户将会收到一封电子邮件，通知其已被分配该问题（如果问题已发布）。如果问题未发布，则在发布问题时，该用户会收到此电子邮件。
    说明

    当您批量上传问题并在所有者字段中指定 Diligent One 用户的电子邮件时，将会在项目应用程序中自动为该用户分配问题。但是，该用户不会收到有关问题分配的电子邮件通知。

  • 如果您指定的人员姓名或电子邮件未添加到此 Diligent One 实例，则该用户的姓名或电子邮件会显示在字段中，但不会为其自动分配问题，也不会通过电子邮件向其发送通知。
问题类型

指定问题的分类，例如“不足”、“重大不足”、“重大缺陷”、或“管理建议”

识别日期

指定确定该问题的日期

严重性

可选

指定问题的强度，例如“高”、“中”或“低”

发布日期

可选

指定问题是否对所有用户可见（已发布），或者对被分配为贡献者测试者、贡献者用户、监督高级主管和监督审核者角色的用户隐藏（未发布）。必须先发布问题，然后 Diligent One 才会通知负责人。

当风险与目标相关联时，问题必须发布才能在战略应用程序中显示。有关详细信息，请参阅定义风险处理。

建议

可选

基于该问题要采取的建议操作

自定义问题属性

可选

最多 10 个与此问题相关联的自定义属性字段

项目管理员和项目类型管理员可以在管理项目类型下定义问题的自定义属性。

输入详细的问题信息

如果您已经打开添加问题或编辑问题侧面板，则请单击显示更多，在以下字段中输入信息并保存信息，或者在问题详情页面上填写字段：

根据您在项目应用程序中处理该问题的位置的不同，字段的顺序可能不同。

字段 描述

问题 ID

可选

问题的数字、字母或字母数字标识符

最大长度为 255 个字符。

高层负责人

可选

指定问题的高层负责人

  • 如果您指定的用户已被添加到此 Diligent One 实例，则该用户将会收到一封电子邮件，通知其已被分配该问题。
    说明

    当您批量上传问题并在高层负责人字段中指定 Diligent One 用户的电子邮件时，将会在项目应用程序中自动为该用户分配问题。但是，该用户不会收到有关问题分配的电子邮件通知。

  • 如果您指定的人员姓名或电子邮件未添加到此 Diligent One 实例，则该用户的姓名或电子邮件会显示在字段中，但不会为其自动分配问题，也不会通过电子邮件向其发送通知。

项目所有者

可选

指定问题的项目所有者

  • 如果您指定的用户已被添加到此 Diligent One 实例，则该用户将会收到一封电子邮件，通知其已被分配该问题。
    说明

    当您批量上传问题并在项目所有者字段中指定 Diligent One 用户的电子邮件时，将会在项目应用程序中自动为该用户分配问题。但是，该用户不会收到有关问题分配的电子邮件通知。

  • 如果您指定的人员姓名或电子邮件未添加到此 Diligent One 实例，则该用户的姓名或电子邮件会显示在字段中，但不会为其自动分配问题，也不会通过电子邮件向其发送通知。

风险/影响

可选

问题所具有的风险或影响的描述

范围

可选

问题对组织的影响程度，例如“本地”或“全球”

上报级别

可选

问题所属的人员、部门或组织机构，例如“所有者”、“高级主管”或“董事会”

原因

可选

问题发生原因

影响

可选

问题对组织的影响

执行摘要

可选

问题的高层次概述，通常总结自其他相关字段的信息，如风险/影响、原因和影响

成本影响

可选

与该问题相关的预估的或者实际的货币成本

保存问题或添加其他问题

如果您… 执行如下操作：
在添加问题侧面板中添加问题
  • 如需保存问题和关闭表单，请单击保存并关闭。
  • 如需保存问题和添加其他问题，请单击保存并添加另一个。
从编辑问题侧面板更新问题
  • 如需保存问题和关闭表单，请单击保存并关闭。
  • 要转至问题详情页面，请单击更多信息。
从问题详情页面更新问题

将自动保存所做的更改。您可以单击问题选项卡，然后单击添加问题以创建另一个问题。

可选。将问题标记到实体或查看历史记录

从问题详情页面，执行以下操作：

  • 实体覆盖范围 将问题标记为一个或多个实体以用于报告目的。

    说明

    只有专业经理和专业用户可以通过单击显示内容并选择要与问题相关联的每个实体来给问题标记实体。会自动保存变更。

  • 历史 查看问题的全部的字段级修改历史。

添加多个问题

有关一次添加多个问题的信息，请参阅批量导入问题。

删除问题

注意

删除问题会将问题及其关联操作从项目中永久删除。一旦删除，您将不能访问或恢复问题或操作。

  1. 执行下列操作之一：

    从单个项目中删除问题

    1. 从启动面板主页 (www.highbond.com) 中，选择项目应用程序以将其打开。

      如果您已经进入 Diligent One，可以使用左侧导航菜单切换到项目应用程序。

    2. 打开包含问题的项目。
    3. 单击问题选项卡，然后单击问题名称。

    删除不同项目中的问题

    1. 打开问题跟踪器应用程序。
    2. 单击适当问题旁的详情 。
  2. 滚动到页面底部，然后单击删除问题。
  3. 在确认对话框中单击确定。

    结果 问题和任何相关操作都将被永久删除。