触发自动活动

触发器是监控记录数据或度量的自动化工具。触发器在满足特定条件或阈值时执行一组操作。当您想要自动执行您公司的工作流的某些方面时，请使用触发器。

触发类型

类型 描述 用例
记录 基于记录数据或信息执行一组操作。
  • 使记录经历审核流程
  • 基于空闲时间或现场数据更新记录优先级
  • 在出现问题或记录需要采取操作时通知用户
  • 将记录分配给用户、工作流组或来自表中字段的电子邮件
  • 将完成调查问卷的请求发送出去
度量 当度量汇总数据跨越阈值时，执行一组操作。

监控关键指标并将变化通知主要利益相关者。

按记录触发示例

场景

您需要创建一个触发器以检测某个记录何时被分配“紧急”优先级，并且每当发生这一情况时通知监督该项目的经理 (Jane Doe)。该触发器应该在每个周一的美国东部标准时间 (EST) 上午 8 点运行。

流程

您按以下方式配置该触发器：

  • 条件记录：优先级是“紧急”
  • 操作通知：Jane Doe
  • 频率计划：每周一次，美国东部标准时间 (GMT -5:00) 周一上午 8 点

结果

当记录被分配优先级“紧急”时，通过电子邮件通知 Jane Doe。该触发器在每个周一的美国东部标准时间 (EST) 上午 8 点运行。

按度量触发示例

场景

您需要创建一个触发器以检测您公司的顶尖人才流失风险。如果在 30 天内有 15 名员工离开公司，则需要通过电子邮件通知 CEO Max Wells 和人才副总裁 Linda Tang。

流程

您按以下方式配置该触发器：

  • 度量名称 KRI - 顶尖人才损失
  • 条件度量
    • 度量：员工离职
    • 条件：大于
    • 值：15
    • 阈值颜色：红色
  • 操作通知：Max Wells, Linda Tang
  • 频率计划每月一次，周五美国东部标准时间 (GMT -5:00) 上午 9 点

结果

当该度量达到某个大于在 30 日计算周期内有 15 名员工离职的阈值时，该触发器将执行，Max Wells 和 Linda Tang 都会收到电子邮件通知。

触发器如何运行

触发器基于您所定义的条件运行。对于记录触发器，条件可以是简单的单个表达式或更复杂的表达式组。度量触发器使用定义阈值的单个条件。

每当触发器条件结果为真时，触发器中配置的操作将自动运行。

简单表达式

简单表达式针对单个列的单个条件测试运行。触发器针对结果为真的记录运行。

根据字段的数据类型以及字段是否为数据或信息字段，各条件表达式中可以使用的运算符将做出更改。

示例

表达式组

表达式组是一组在组内联接的多个简单表达式。触发器针对组中结果为真的记录运行。

创建组时，您可以选择以下任一逻辑运算符来定义组的评估方式：

  • 全部组中的每个简单表达式结果必须均为真时，组的结果才为真。
  • 任一组中的至少一个简单表达式结果为真时，组的结果才为真。

表达式组示例

组合表达式

组合表达式是多个表达式组的组合。触发器针对组合表达式结果为真的记录运行。

创建多个表达式组时，您可以选择以下任一逻辑运算符来定义组合表达式的评估方式：

  • 和组合表达式中的每个表达式组结果必须均为真，组合表达式的结果方为真
  • 或组合表达式中至少有一个表达式组结果为真，组合表达式的结果方为真

组合表达式示例

度量阈值

配置度量触发器时，您可以定义一个阈值条件，用于测试当前计算周期的度量中的计算值。如果条件计算结果为真，则触发器将运行并通知触发器操作区域中配置的利益相关者。

有关详细信息，请参阅从度量触发操作。

触发器何时运行

选项 描述 示例
实时

实时运行的触发器在发生相应的事件或更改时执行。

说明

因为实时触发器依赖记录变化来运行，所以使用空闲记录条件的触发器必须按计划进行配置，无法做到实时。

度量触发器

对于度量触发器，如果度量计算更新并且值跨越触发阈值，则触发操作将运行并将变化通知相关利益相关者。

记录触发器

对于基于记录优先级的触发器，如果用户将记录的优先级更改为触发条件中使用的优先级，则触发操作将在做出更新时运行。

调查问卷触发器

对于调查问卷触发器，如果用户响应配置触发器的表所选的调查问卷，则会评估触发器条件并运行触发操作。
计划

按计划运行的触发器会按照指定的运行时间执行：

  • 每天
  • 每周
  • 每月
  • 每季度
  • 每隔 n 天

间隔是从您指定的开始日期开始计算的。

通过设置触发器计划，您可以控制您接收触发器电子邮件通知的频率。

说明

对于在 2016 年 8 月 31之前配置的触发器而言，其在加拿大的默认运行时间是 UTC 上午 5:00，在所有其他地区的默认运行时间是 UTC 上午 12:00。

说明

由于夏令时而导致的时间变化可能导致夜间触发器以您未曾预料的方式执行。有关详细信息，请参阅夏令时如何影响计划的触发器。

度量触发器

对于度量触发器，触发器将按月运行，即在每月15日的上午9点运行。如果在此日期和时间，度量值跨越触发阈值，则触发操作将运行并将变化通知相关利益相关者。

记录触发器

对于基于记录优先级的触发器，触发器将于每日下午1点运行。如果记录的优先级与此时触发条件中使用的优先级相同，则触发操作将运行。