Erstellen und Verwenden von Sitzungsvorlagen

Mit Sitzungsvorlagen lassen sich Sitzungen, die dieselben Details verwenden, schneller erstellen. Vorlagen enthalten bereits vorausgefüllte Daten im Tagesordnungsabschnitt.

Erstellen einer Vorlage

  1. Gehen Sie zu Übersicht in Flows und wählen Sie das Symbol zum Starten eines Flows aus. Für weitere Informationen siehe Starten oder Öffnen eines Meeting Flows.

  2. Fügen Sie im Abschnitt Tagesordnung Tagesordnungspunkte und Informationen zur Dokumentlieferung hinzu. Informationen dazu, wer die Dokumente liefern, prüfen und genehmigen sollte, werden in der Vorlage gespeichert.

  3. Wählen Sie das Symbol für weitere Optionen , das über der Liste mit den Tagesordnungspunkten angezeigt wird, und wählen Sie dann die Option Als Vorlage speichern.

  4. Geben Sie einen eindeutigen Namen für die Vorlage ein und wählen Sie Erstellen. Das nächste Mal, wenn Sie eine Sitzung erstellen, ist die Vorlage verfügbar.

    5. Hinweis

    Wenn Sie eine Sitzungsvorlage erstellen, speichert der Flow eine TPL-Datei im Ordner „/Flows/Meetings/Vorlagen“ des Team-Datenraums der Flow-Installation. Auf diese Datei wird zugegriffen, wenn Sie einen neuen Meeting Flow starten und eine Vorlage in der Benutzeroberfläche auswählen. Es handelt sich um eine interne Systemdatei, die nur von dem Meeting Flow interpretiert werden kann. Sie dürfen die Datei und die Ordnerstruktur, in der sie gespeichert ist, nicht ändern, ersetzen, bewegen, löschen oder umbenennen.

Verwenden einer Vorlage

  1. Gehen Sie zu Übersicht in Flows und wählen Sie das Symbol zum Starten eines Flows aus. Für weitere Informationen siehe Starten oder Öffnen eines Meeting Flows.

  2. Wählen Sie Flow > Sitzung erstellen aus.

  3. Wählen Sie erst die Vorlage aus, die Sie verwenden möchten, und klicken Sie dann auf Weiter mit gewählter Vorlage.

  4. Aktualisieren Sie die Informationen im Abschnitt Details.

  5. Aktualisieren Sie im Abschnitt Tagesordnung die Informationen zur Dokumentlieferung für die Tagesordnungspunkte:

    1. Wählen Sie Lieferung hinzufügen aus.

    2. Wählen Sie im Fenster Lieferung anfordern die Option Zurück aus.

  6. Aktualisieren Sie die Informationen dazu, wer die Dokumente liefern, prüfen und genehmigen sollte. Passen Sie dann das Fälligkeitsdatum für die Anforderung des Dokuments an.

  7. Wählen Sie Weiter aus.

  8. Fügen Sie eine persönliche Nachricht hinzu und wählen Sie Lieferung anfordern aus. Fügen Sie die für Ihre neue Sitzung erforderlichen Tagesordnungspunkte hinzu.

Entfernen einer Vorlage

  1. Gehen Sie zu Übersicht in Flows und wählen Sie das Symbol zum Starten eines Flows.

  2. Wählen Sie Flow > Sitzung erstellen aus.

  3. Wählen Sie die Vorlage aus, die Sie entfernen möchten.

  4. Wählen Sie Vorlage entfernen > Ja aus.