Crear y utilizar una plantilla de reunión

Las plantillas de reuniones agilizan la creación de reuniones que tienen los mismos detalles. Las plantillas proporcionan datos previamente completados en la ficha Agenda.

Crear una plantilla

  1. Vaya a Vista general en Flujos y seleccione el icono Iniciar un flujo . Para obtener más información, vaya a Iniciar o abrir un flujo de reunión.

  2. En la ficha Agenda, agregue los elementos de agenda y la información de entrega de documentos. La información sobre quién debe entregar, revisar y aprobar los documentos se guarda con la plantilla.

  3. Seleccione el icono de más opciones arriba de la lista de elementos de agenda y, después, seleccione Guardar como plantilla en las opciones.

  4. Ingrese un nombre único para la plantilla y seleccione Crear. La plantilla estará disponible la próxima vez que cree una reunión.

    5. Nota

    Cada vez que cree una plantilla de reunión, el flujo guardará un archivo .tpl en la carpeta /Flujos/Reuniones/Plantillas de la sala de datos de equipo de la instalación de flujo. Se accede a este archivo cuando se inicia un nuevo flujo de reuniones y se selecciona una plantilla en la interfaz de usuario. Es un archivo interno del sistema y solo puede ser interpretado por el flujo de reunión. No modifique, reemplace, mueva, elimine ni renombre este archivo ni la estructura de carpetas que lo contiene.

Utilice una plantilla

  1. Vaya a Vista general en Flujos y seleccione el icono Iniciar un flujo . Para obtener más información, vaya a Iniciar o abrir un flujo de reunión.

  2. Seleccione Flujo > Crear reunión.

  3. Seleccione la plantilla que desea utilizar y, a continuación, Utilizar la plantilla seleccionada.

  4. Actualice la información de la ficha Detalles.

  5. En la ficha Agenda, actualice la información de entrega de documentos para los elementos de agenda:

    1. Seleccione Agregar entrega.

    2. En la ventana Solicitar entrega, seleccione Atrás.

  6. Actualice la información sobre quién debe entregar, revisar y aprobar los documentos. Después, adapte la fecha de vencimiento de la solicitud de documentos.

  7. Seleccione Siguiente.

  8. Agregue un mensaje personal y seleccione Solicitar entrega. Agregue elementos de agenda según lo requiera su nueva reunión.

Quitar una plantilla

  1. Vaya a Vista general en Flujos y seleccione el icono Iniciar un flujo.

  2. Seleccione Flujo > Crear reunión.

  3. Seleccione la plantilla que quiere quitar.

  4. Seleccione Quitar plantilla > Sí.