フローを設定する

追加されたフロー インストールを使用するには、フロー マネージャーによって設定され、アクティブ化される必要があります。フローは、組織のニーズに応じてさまざまな方法で設定でき、ドキュメントを管理する 1 つ以上の提供フローを含めることができます。

組織の管理者が最初に割り当てたフローマネージャーは、他のフローマネージャーに設定権限を付与できます。

メモ
ほとんどの場合、アクティブ化されたフロー インストールの設定を変更しても、既に実行されているフローには影響しません。設定の変更は、再設定されアクティブ化されたフロー インストールに基づいて新しいフローが開始されたときにのみ適用されます。例外：ドキュメントの転送先への変更は、実行中のフローに直ちに影響します。

前提条件：

  • Diligent データルーム のナビゲーションバーでフローを選択すると、［設定］オプションが表示されます。

  • フロー インストールに割り当てるチームのデータルームを作成する必要があります。詳細については、「チームのデータルームをフロー用に準備する」を参照。

  • チームのデータルームマネージャーである必要があります。

  • 取締役会ブックを構成する会議ドキュメントのために、Diligent Boards のターゲット先を設定する必要があります。

フローを設定する

  1. データルームのナビゲーションバーで、［フロー］ > ［設定］を選択します。

  2. 設定可能なフローインストールがカードとして表示されます。

  3. 設定したいフローの「その他のオプション」アイコン を選択します。

  4. メニューから［設定］を選択します。

    ［フローを設定］ダイアログが［フローの設定］タブで開きます。

  5. カード上のフローを識別するためのフロー名を入力します。

  6. 以下のいずれかから［コンプライアンス］設定を選択します。

    • 電子メール通知に、会議の名前や議題アイテムなどの機密となり得る情報を含めることを許可するにはオンにします。

    • 電子メール通知に機密となり得る情報が含まれないようにするには、オフにします。

  7. ［権限を追加］を選択して、会議を共同管理するユーザーを追加します。これらのユーザーは、フローにリンクされているチームのデータルーム内のすべてのフォルダーの［所有者］権限またはフルアクセス権限を持っている必要があります。

    オプション 説明
    ユーザー 個々のメンバーの氏名または電子メールアドレスを入力するのに使用します。
    ユーザー グループ

    特定の組織フローグループのメンバーを選択するために使用します。フローのユーザーグループは、チームのデータルームの権限グループとは異なり、フローの複数のメンバーを管理するために使用されます。

    ［ユーザーグループ］を選択し、入力フィールドを選択してオプションを開きます。

    • 組織の管理者のみがグループを作成し、グループにメンバーを割り当てることができます。

    • 複数のユーザーグループを追加できます。
    ロール

    特定のロールを割り当てられたメンバーを選択するために使用します。

    ［ロール］を選択し、入力フィールドを選択してオプションを開きます。

    8. BoardOfficer ロールが［ユーザー］フィールドで既に選択されています。これは、このロールが割り当てられた人は誰でも会議を共同管理できることを意味します。

    権限を削除するには、ユーザー、グループ、またはロールを選択し、［X］を選択します。

  8. ［転送先を選択］フィールドで、Diligent Boards の以下のパラメーターを定義する必要があります。

    1. サイト：リンクするサイト名を入力します。

    2. 会議グループの名前：会議グループの名前を入力します。大文字と小文字にご注意ください。

    3. Diligent Unity API の URL：Diligent Unity API と通信する URL を入力します。URL はサイトが置かれている環境によって異なります。ご不明な点がございましたら、カスタマーサクセスマネージャーにお問い合わせください。

  9. 次に、フローの成果物パラメーターを定義する必要があります。これは、チームルームをフローにリンクし、ディレクトリを作成し、そのチームルーム内のファイルの命名規則を作成する方法です。

    1. 新しいフローの場合は［チームのデータルームを選択］に進み、フローを再設定する場合は［変更］に進みます。自分がデータルームマネージャーであるすべてのチームルームのリストが表示されます。割り当てたいチームルームを［選択］します。

    2. ［チームのデータルームの会議ファイル用の作業ディレクトリ］は、フローに要求されたドキュメントやファイルを保存するために使用される、チームルームの親フォルダーです。

    3. ［会議フォルダーの名前］は、会議フォルダーの命名方法を指定します。

  10. ［その他］の設定は、各フィールドに記載されており、変更することも、デフォルト設定のままにしておくこともできます。

  11. 次に、［フローを設定］ダイアログの上部にスクロールし、［権限］タブを選択します。ここで、フローを開始または設定できる人を割り当てます。

  12. ［権限を追加］を選択して、［この設定でフローを開始できるユーザー］を割り当てます。

    これらのユーザーは、フローに割り当てられているチームルーム内の所有者権限を持っている必要があります。

  13. ［権限を追加］を選択して、［このフローインストールを構成できるユーザー］を割り当てます。

    これらのユーザーは、フローに割り当てられているチームルームのデータルームマネージャーである必要があります。

  14. 設定プロセスを完了するには、［保存］を選択します。

    必要な情報が不足している場合はメッセージが表示され、設定は保存されません。不足しているデータまたは不正確なデータを特定するために、設定をレビューする必要があります。