Documenten aan een vergadermap toevoegen

In dit onderwerp ziet u hoe u documenten kunt uploaden naar de vergadermap. U kunt op elk gewenst moment een enkel document of meerdere bestanden aan vergadermaptabbladen toevoegen terwijl u een tabblad samenstelt of zodra de volledige vergadermapstructuur is voltooid. U kunt documenten ook rechtstreeks vanuit Google Drive uploaden.

  1. Als u documenten met slepen en neerzetten aan een tabblad wilt toevoegen, selecteert u de bestanden op het bureaublad van uw apparaat of in de bestandskiezer en houdt u deze vast. Vervolgens sleept u ze naar de gewenste locatie (zoals een leeg tabblad of tussen twee bestaande documenten). Er wordt een kader met stippellijn weergegeven rondom de locatie waarnaar het document wordt geüpload zodra u dit loslaat.

    De volgende bestandstypen worden ondersteund:

    • Microsoft Word: .doc, .dot, .docx, .docm, .dotx, .dotm, .rtf

    • Microsoft Excel: .xls, .xlt, .xlsx, .xlsm, .xltx, .xltm, .xlsb

    • Microsoft PowerPoint: .ppt, .pot, .pps, .pptx, .pptm, .potx, .potm, .ppsx, .ppsm

    • Adobe PDF-documenten: .pdf

    • Google Workspace: Google Docs, Google Sheets, Google Slides

    • Algemene afbeeldingsindelingen: .gif, .jpg, .jpeg, .jpe, .png, .bmp, .tif, .tiff

    • Andere documenttypen: .xps, .html, .htm, .txt, .log

  2. Als u documenten rechtstreeks vanuit Google Drive wilt toevoegen, selecteert u Documenten uploaden vanuit Google Drive. U kunt ook in het menu Document de optie Google Drive-documenten toevoegen selecteren.

  3. Kies een account waarmee u wilt koppelen.

  4. Wanneer u voor het eerst uw accounts koppelt, wordt het bericht "Diligent Boards wil toegang tot uw Google-account" weergegeven. Selecteer Doorgaan.

  5. Selecteer in het venster 'Een bestand selecteren' de bestanden die u wilt uploaden en bevestig uw selectie met de knop Selecteren.

  6. Als u handmatig documenten aan een tabblad wilt toevoegen, selecteert u Documenten uploaden voor dat tabblad. U kunt ook in het menu Document de optie Nieuwe documenten toevoegen selecteren.

  7. Er wordt een selectievenster geopend waarin u een of meer bestanden kunt selecteren om toe te voegen.

  8. Nadat u bestanden hebt geselecteerd, wordt het venster Documenten uploaden weergegeven. De documenten worden aan het tabblad toegevoegd in de volgorde waarin ze op het tabblad Inhoud worden weergegeven.

  9. Als u de documenten opnieuw wilt ordenen, selecteert u een willekeurige plek in de documentrij en houdt u deze vast. Vervolgens sleept u het document naar de nieuwe positie, die wordt aangegeven door een omtrek. Laat het document los om het naar deze locatie te verplaatsen.

    Notitie

    Zie Documenten opnieuw rangschikken voor meer informatie over het opnieuw ordenen van documenten binnen een tabblad.

  10. Selecteer het verwijderpictogram om een document te verwijderen.

  11. Als u meer documenten wilt uploaden, selecteert u een van de beschikbare uploadopties.

  12. Selecteer het tabblad Opties om meer opties weer te geven.

  13. Als u een of meer spreadsheets uploadt, kunt u kiezen of u alle werkbladen wilt opnemen of alleen de actieve. De optie Alle werkbladen uit spreadsheets opnemen is standaard uitgeschakeld, dus alleen de actieve bladen van elk document worden geüpload. Als u elk werkblad van elk document wilt uploaden, schakelt u deze optie in.

  14. Selecteer Markeren als nieuw om de documenten als update te publiceren voor de lezers van de vergadermap, en om de wijziging te laten opnemen in de updategeschiedenis van deze vergadermap.

  15. Als u Markeren als nieuw selecteert, kunt u een beschrijving in het veld Optionele opmerking toevoegen. Dit veld verschijnt ook in de updategeschiedenis van de vergadermap.

    Notitie

    Het label 'Nieuw materiaal' en de opmerking worden weergegeven in de updategeschiedenis als bestuurders zich op hun telefoon of tablet aanmelden bij Diligent Boards en updates van de vergadermap synchroniseren.

  16. Selecteer Bevestigen om documenten naar het tabblad te uploaden.

  17. Zodra u uw document hebt geüpload en geconverteerd, wordt het weergegeven op het tabblad. Documenten moeten zijn goedgekeurd voordat ze in de vergadermap kunnen worden weergegeven.

  18. Als u een lege placeholder voor een document aan een tabblad wilt toevoegen, selecteert u het menu Document en selecteert u Placeholder toevoegen. Deze optie is handig als u nog een vergadermap aan het maken bent, maar nog niet alle documenten zijn afgerond.