Genehmigung von Dokumenten

Wenn Sie aufgefordert werden, Dokumente für einen Tagesordnungspunkt der Sitzung zu genehmigen, erhalten Sie eine E-Mail. Die Genehmigungsanforderung wird auch in Ihrer Flows-Ansicht angezeigt.

  1. Wählen Sie den Link in der E-Mail aus, um sich bei Diligent Data Room anzumelden, oder melden Sie sich bei Diligent Data Room an und wählen Sie in der Navigationsleiste erst die Option Flows und dann die entsprechende Flow-Kachel aus.

  2. Wählen Sie den Namen des Dokuments, das Sie anzeigen möchten.

    • Die Ansicht wechselt zum Speicherort des Dokuments im jeweiligen Datenraum, und das Dokument wird in einem sicheren Document Viewer geöffnet.

    • Wenn Sie uneingeschränkten Zugriff auf das Dokument haben, können Sie das Originaldokument auch über das Herunterladen-Symbol des Viewers herunterladen. Je nach Dateiformat können Sie dem Dokument möglicherweise auch private Anmerkungen hinzufügen. Für weitere Informationen rufen Sie Ein Dokument anzeigen oder kommentieren auf.

    Hinweis

    Ob ein Dokument im sicheren Document Viewer geöffnet wird, hängt von seinem Dateityp ab. Unterstützte Dateitypen sind: .DOC, .DOCX, .DOCM, .DOTM, .XLS, .XLSX, .XLSM, .XLTX, .XLTM, .PPT, .PPTX, .PPS, .PPSX, .PPTM, .POTX, .POTM, .PDF, .ODT, .ODS, .ODP, .JPEG, .JPG, .PNG, .GIF, .TXT und .RTF.

  3. Schließen Sie nach der Prüfung des Dokuments den Document Viewer, um zum Flow zurückzukehren.

  4. Um ein Dokument zu akzeptieren, stellen Sie den Schalter neben dem Dokumentnamen um, sodass er auf Akzeptieren steht.

    Um ein Dokument abzulehnen, belassen Sie den Schalter neben dem Dokumentnamen in der Stellung Ablehnen.

    Wenn es mehrere Dokumente gibt und Sie alle Schalter auf Annehmen gestellt haben, wird die Schaltfläche Akzeptieren für die gesamte Dokumentlieferung verfügbar.

  5. Wählen Sie je nach Ihrer vorherigen Auswahl die Schaltfläche Akzeptieren oder Ablehnen für die Dokumentlieferung.

    Wenn Sie die Lieferung abgelehnt haben, wird der Mitwirkende automatisch gebeten, die Dokumente zu aktualisieren.

    • Um Ihre Wahl zu erläutern, geben Sie eine Nachricht in das Chat-Feld unten im Bildschirm ein und drücken Sie die Eingabetaste. Für weitere Informationen lesen Sie Verwenden der Chat-Funktion.

    • Sie können die abgelehnten Dokumente nicht selbst aktualisieren oder ändern. Dies muss der Mitwirkende machen, der sie geliefert hat.

    • Wenn Sie die Lieferung des Dokuments akzeptiert haben, wird eine Benachrichtigung an die Personen gesendet, die die Lieferung angefordert haben. Danach können die nächsten Schritte eingeleitet werden.

Um eine Aktion zu besprechen oder Aktionen zu sehen, die von anderen durchgeführt wurden, können Sie die Chat-Funktion nutzen. Für weitere Informationen lesen Sie Verwenden der Chat-Funktion.