Approbation d'un document

Si vous devez approuver des documents pour un point à l'ordre du jour d'une réunion, vous en êtes informé par e-mail. La demande d'approbation apparaît également dans votre vue de Flows.

  1. Sélectionnez le lien dans l'e-mail et connectez-vous à Secure File Sharing, ou connectez-vous à Secure File Sharing et sélectionnez Flows dans la barre de navigation, puis sélectionnez la tuile Flow correspondante.

  2. Sélectionnez le nom du document que vous souhaitez consulter.

    • La vue bascule sur l'emplacement de stockage du document dans la salle de données correspondante et le document est ouvert dans une visionneuse de documents sécurisée.

    • Si votre accès au document n'est pas limité, vous pouvez également télécharger le document original en cliquant sur l'icône de téléchargement de la visionneuse. En fonction du format du fichier, vous pouvez également ajouter des annotations privées au document. Consultez Utiliser la visionneuse de documents pour afficher ou annoter un fichier pour en savoir plus.

    Remarque

    L’ouverture d’un document dans la visionneuse de documents sécurisée dépend du type de fichier. Les types de fichiers pris en charge sont : .DOC, .DOCX, .DOCM, .DOTM, .XLS, .XLSX, .XLSM, .XLTX, .XLTM, .PPT, .PPTX, .PPS, .PPSX, .PPTM, .POTX, .POTM, .PDF, .ODT, .ODS, .ODP, .JPEG, .JPG, .PNG, .GIF, .TXT et .RTF.

  3. Après avoir révisé le document, fermez la visionneuse de documents pour revenir au Flow.

  4. Pour accepter un document, sélectionnez le bouton bascule situé à côté du nom du document de manière qu'il affiche Accepter.

    Pour rejeter un document, laissez le bouton bascule situé à côté du nom du document sur Rejeter.

    S'il y a plusieurs documents et que tous les boutons bascule sont définis sur Accepter, le bouton Accepter pour l'ensemble de la livraison de documents devient disponible.

  5. Sélectionnez le bouton Accepter ou Rejeter pour la livraison du document en fonction de vos choix précédents.

    Si vous avez rejeté la livraison, le collaborateur sera automatiquement invité à mettre à jour les documents.

    • Pour expliquer votre choix, saisissez un message dans la boîte de dialogue en bas de l'écran, puis appuyez sur ENTRÉE. Consultez Utilisation de la fonctionnalité de chat pour en savoir plus.

    • Vous ne pouvez pas mettre à jour ou modifier vous-même les documents rejetés. Cette action doit être effectuée par le collaborateur qui les a livrés.

    • Si vous avez accepté la livraison du document, une notification est envoyée aux personnes qui l'ont demandée et les étapes suivantes peuvent être effectuées.

Vous pouvez utiliser la fonctionnalité de chat pour discuter d'une action ou voir les actions qui ont été réalisées par d'autres personnes. Consultez Utilisation de la fonctionnalité de chat pour en savoir plus.