Massenimport von Anlagen

Führen Sie einen Massenimport von Anlagen durch, um zeitaufwendige manuelle Dateneingabe zu vermeiden oder Daten aus einem anderen System zu migrieren.

Mithilfe von Sitzungen können Sie im Massenimportprogramm auch mehrere Anlagen auf einmal aktualisieren. Weitere Informationen finden Sie unter Massenaktualisierung bestehender Anlagen

Funktionsweise

Sie öffnen eine neue Massenimportprogramm-Sitzung und laden die Excel-Vorlage von der Seite „Massenimportprogramm“ im Launchpad herunter. Sie bereiten die Daten in der Vorlage vor und laden anschließend die Vorlage auf der Seite Massenimportprogramm hoch.

Wo befinden sich die hochgeladenen Anlagen?

Nachdem Sie Anlagen hochgeladen haben, finden Sie die Daten in der Anlagenbestand-App oder der Risikoregister-App.

Workflow

Berechtigungen

Nur Systemadministratoren können Diligent One-Ressourcen massenhaft über das Massenimportprogramm hochladen.

Neue Anlagen per Massen-Upload hochladen

Hinweise

  • Begriffe der Benutzeroberfläche können angepasst werden, und auch Felder sowie Registerkarten sind einstellbar. In Ihrer Instanz von Diligent One können einige Begriffe, Felder und Registerkarten unterschiedlich sein.
  • Wenn ein erforderliches Feld leer bleibt, wird Ihnen eine Warnmeldung angezeigt: Dieses Feld ist obligatorisch. Einige benutzerdefinierte Felder verfügen möglicherweise über Standardwerte.

Neue Massenimportprogramm-Sitzung öffnen und die Excel-Vorlage herunterladen

  1. Öffnen Sie Launchpad.

    Hinweis

    Wenn Ihr Unternehmen mehrere Instanzen im Launchpad verwendet, stellen Sie sicher, dass die entsprechende Instanz aktiv ist.

  2. Wählen Sie Plattform-Einstellungen > Organisation aus.

    Wenn Organisation nicht als Option zur Verfügung steht, besitzt das Konto, unter dem Sie sich angemeldet haben, keine Administratorberechtigungen.

  3. Klicken Sie unter Massenimportprogramm auf Ressourcen massenweise verwalten.

    Eine neue Massenimportprogramm-Sitzung beginnt und die Sitzungs-ID wird an die URL angehängt.

    Achtung

    Beginnen Sie stets eine neue Sitzung, wenn Sie neue Ressourcen hinzufügen möchten. Andernfalls können Sie zuvor hochgeladene Daten verlieren.

    Beispiel: Sie möchten 200 Entitäten in zwei Stapeln (100 +100) importieren. Wenn Sie die Stapel nacheinander in derselben Sitzung hochladen, werden die im ersten Stapel hochgeladenen Daten durch die im zweiten Stapel hochgeladenen Daten ersetzt. Um diesen Datenverlust zu vermeiden, laden Sie zunächst den ersten Stapel in einer Sitzung hoch und starten Sie dann eine neue Sitzung für den nächsten Stapel. Ebenso sollten Sie eine neue Sitzung beginnen, wenn Sie weitere neue Ressourcen hinzufügen möchten.

    Hinweis

    Sie können vorherige Sitzungen verwenden, um bereits hochgeladene Daten zu aktualisieren. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Aktualisierungsfunktion im Massenimportprogramm.

  4. Wählen Sie unter Ressource auswählen im Ressourcentyp die Option Anlagen und anschließend den Anlagentyp aus.

    Basierend auf dem ausgewählten Anlagentyp enthält die Vorlage nur die im Anlagentyp konfigurierten Felder.

  5. Klicken Sie auf .xlsx-Vorlage herunterladen.

    Die Excel-Vorlage wird auf dem lokalen Rechner gespeichert.

Daten in der Vorlage vorbereiten

  1. Öffnen Sie die heruntergeladene Vorlage und navigieren Sie zum Anlagenarbeitsblatt.

    Die Excel-Vorlage und das Anlagenarbeitsblatt sind wie folgt benannt:

    • Vorlage: <Anlagentypname> Asset Importer Sheet. Beispiel: Third-party Asset Importer Sheet.
    • Arbeitsblatt: assetType-<Anlagentyp-ID>. Beispiel: assetType-1311013.
  2. Kopieren Sie Ihre Daten und fügen Sie diese in die Vorlage ein. Hilfe zur Dateneingabe finden Sie unter Tipps für die Vorbereitung von Inhalten.
    Hinweis
    • Wenn Sie das Add-In für Excel verwenden, stellen Sie sicher, dass die Option „ACL Add-In“ deaktiviert ist, bevor Sie die Excel-Vorlage ändern. Wie Sie dabei vorgehen, erfahren Sie unter Das Add-In für Excel konfigurieren.
    • Ändern Sie nicht den Namen des Arbeitsblatts oder der Felder. Bei diesen Angaben wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Sie dürfen nicht geändert werden.
    • Die maximale Anzahl von Zeilen, die auf einmal hochgeladen werden können, beträgt 2000 (einschließlich aller Arbeitsblätter).
    FeldBeschreibung

    referenceId

    obligatorisch

    Gibt eine eindeutige ID für die Ressource an. Dabei muss es sich um einen eindeutigen Wert für jede Reihe im Arbeitsblatt handeln.

    Er kann eine Kombination aus Text und Zahlen enthalten, die maximale Länge beträgt 255 Zeichen.

    Dieses Feld ist der Primärschlüssel für jede Reihe in der Vorlage. Sie benötigen diesen Schlüssel, wenn Sie diese Ressource erneut aktualisieren möchten.

    Hinweis

    Referenz-IDs sind erforderlich, wenn Sie mit dem Massenimportprogramm Ressourcen hinzufügen oder aktualisieren. Sie sind nicht verfügbar, wenn Sie Ressourcen über die Benutzeroberfläche von Diligent One hinzufügen/aktualisieren.

    name

    obligatorisch

    Gibt den Namen der Anlage an.

    Wenn der Name mit einer eckigen Klammer beginnt oder ein Komma, ein Semikolon oder einen Zeilenumbruch enthält, schließen Sie den Wert in doppelte Anführungszeichen (" ") ein.

  3. Füllen Sie die anderen Felder je nach Ihren Anforderungen aus.
    Hinweis
    • Basierend auf dem ausgewählten Anlagentyp enthält die Vorlage nur die im Anlagentyp konfigurierten Felder.
    • referenceId und name sind die einzigen Pflichtfelder. Die anderen rot markierten Felder sind bedingt obligatorisch. Sie können bei einem bestimmten Workflow-Status erforderlich sein, während die Anlage den Workflow-Zyklus durchläuft.
    • Wenn ein Feldwert mit einer eckigen Klammer beginnt oder ein Komma, ein Semikolon oder einen Zeilenumbruch enthält, schließen Sie ihn in doppelte Anführungszeichen (" ") ein.
    • Wenn die Vorlage ein Dropdown-Feld enthält, werden die Optionen in der Dropdown-Liste nur für die erste Zeile angezeigt. Um diese Optionen für weitere Zeilen zu verwenden, kopieren Sie die erste Zeile und fügen Sie sie in die erforderlichen Zeilen ein.
  4. Speichern und schließen Sie die Vorlage.

Tipps für die Vorbereitung von Inhalten

Die Vorbereitung von Inhalten umfasst:

  • Kopieren und Einfügen der Quelldaten in die Excel-Vorlage
  • Daten, falls erforderlich, manuell in die Excel-Vorlage eingeben
  • Die Vorlage zur Vorbereitung auf den Massen-Upload speichern

Die folgende Tabelle bietet zahlreiche Tipps, die Sie nutzen können, um Ihre Inhalte schnell und effizient in den Excel-Vorlagen vorzubereiten.

Aufgabe Schritte
Sowohl die Vorlage als auch die Quelldokumente auf einem Bildschirm anzeigen

Windows-Benutzer:

Drücken Sie die Windows-Taste + die rechte oder linke Pfeiltaste.

Mac-Benutzer:

Ziehen Sie das Fenster auf die Hälfte der Größe Ihres Bildschirms.
Daten aus mehreren Zellen in die Vorlage kopieren/einfügen
  1. Wählen Sie die gewünschten Zellen in Excel aus.
  2. Drücken Sie STRG + C.
  3. Klicken Sie auf die entsprechende Zelle, in die Sie die Daten einfügen möchten.
  4. Drücken Sie STRG + V, um die Daten einzufügen.
Eine Zahl oder Formel als Text behandeln In Excel fügen Sie einen Apostroph vor der Zahl in der Formel ein.
Die Spaltenbreite oder Zeilenhöhe ändern, um diese automatisch an Ihre Daten anzupassen
In Excel führen Sie die folgenden Schritte durch:
  • Wählen Sie die Spalte, deren Breite Sie ändern möchten, und doppelklicken Sie auf den rechten Zellenrand der Spaltenüberschrift.
  • Wählen Sie die Zeile, deren Höhe Sie ändern möchten, und doppelklicken Sie auf den unteren Zellenrand der gewählten Zeile.
Numerische Daten sequentiell eingeben
  1. In Excel geben Sie die erste Zahl der Reihe in die gewünschte Zelle ein.
  2. Wählen Sie die Zelle aus.
  3. Bewegen Sie Ihren Cursor auf die untere rechte Ecke der Zelle und ziehen Sie die umrissene Fläche an die Stelle, an der die Reihe enden soll.
  4. Klicken Sie auf Autofülloptionen.
  5. Wählen Sie Datenreihe ausfüllen.
Formeln zur Berechnung von Daten verwenden
  1. In Excel klicken Sie auf die gewünschte Zelle.
  2. Geben Sie Ihre Formel Enter in das fx Feld ein.

    Nachfolgend finden Sie eine Auswahl häufig verwendeter Formeln:

    • SUMME – Ermöglicht Ihnen, zwei oder mehr Zahlen zu addieren.

      Beispiel: =SUMME(A1:B5)

    • ANZAHL - Zählt die Anzahl der Zellen in dem definierten Bereich, die Zahlen enthalten.

      Beispiel: =ANZAHL(A1:A10)

    • GLÄTTEN – Löscht zusätzliche Leerzeichen in einer Zelle, außer einzelnen Leerzeichen zwischen Worten.

      Beispiel: =GLÄTTEN(A1)

    • LÄNGE – Zählt die Anzahl der Zeichen in einer Zelle.

      Beispiel: =LÄNGE(A1)
Daten in einer einzelnen Spalte sortieren oder filtern
  1. In Excel führen Sie einen der folgenden Schritte durch:
    1. Klicken Sie auf Home > Sortieren & Filtern.
    2. Klicken Sie auf Daten > Filtern.

      Die Spaltenüberschriften weisen nun einen Pfeil neben der Überschrift auf.

  2. Gehen Sie zu der Spalte, die Sie filtern möchten, und klicken Sie auf den Pfeil neben der Überschrift dieser Spalte.

    Das Fenster „Sortieren und Filtern“ öffnet sich.

  3. Sortieren oder filtern Sie die Daten in der Spalte wie gewünscht.

Daten hochladen

Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

  • Ziehen Sie die Vorlage mit der Maus in das Browserfenster.
  • Klicken Sie auf Wählen Sie auf Ihrem Computer aus und wählen Sie die aktualisierte Vorlage von Ihrem Computer aus.

    Nur eine Excel-Vorlage gleichzeitig kann hochgeladen werden (jede Datei wird separat validiert).

    • Ergebnis Je nach Ergebnis des Vorgangs wird eine Erfolgs- oder Fehlermeldung angezeigt, und die letzte Sitzung wird in der Tabelle Sitzungen aktualisiert.

Sitzungen im Massenimportprogramm

Eine Sitzung im Massenimportprogramm besteht aus einer Reihe von Benutzerinteraktionen für den Import von Diligent One-Ressourcen. Jede Benutzersitzung wird in der Tabelle Sitzungen aufgezeichnet.

Die Sitzungstabelle enthält die folgenden Informationen:

Feldname

Beschreibung

Web-Sitzungen

Zeigt die Liste der Web-Sitzungen an.

Eine Websitzung stellt eine Sitzung dar, die über die Benutzeroberfläche des Massenimportprogramms abgehalten wird. Jedes Mal, wenn Sie die Seite Massenimportprogramm öffnen, beginnt eine neue Sitzung.

API-Sitzungen

Zeigt die Liste der API-Sitzungen an.

Eine API-Sitzung stellt eine Sitzung dar, die über eine API-Plattform wie Postman usw. abgehalten wird.

Aktualisieren

 Lädt die Tabelle Sitzungen neu.

Sitzungs-ID

Bezeichner der Sitzung.

In Websitzungen können Sie auf die Sitzungs-ID klicken, um zu einer bestimmten Sitzung zu gelangen, und die Sitzungs-ID wird an die URL angehängt.

Beispiel: https://stark.bulkimporter.highbond.com/import/bcc1e04e-4cd3-46d2-a8be-0b9083baccdc, wobei
bcc1e04e-4cd3-46d2-a8be-0b9083baccdc die Sitzungs-ID ist.

Hinweis

Sitzungs-IDs von Web- und API-Sitzungen sehen ähnlich aus. Achten Sie also darauf, die IDs nicht zu verwechseln.

Datum

Zeigt Datum und Uhrzeit der Sitzung an. Sie können das Datum in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge sortieren.

Hochgeladen von

Zeigt den Namen des Benutzers an.

Status

Zeigt den Status des Uploads an und ob er erfolgreich war oder nicht.

Sie können auf den Status klicken, um die ausgefüllten Importeinzelheiten anzuzeigen.

Dateiname

Zeigt den Namen der hochgeladenen Vorlage/das Fehlerprotokoll an. Beispiel: HighBond_Template.xlsx, ErrorLog.xlsx.

Vorlage Sie können die Vorlage anklicken und herunterladen, um bereits hochgeladene Daten zu korrigieren.

Fehlerprotokoll Ein Fehlerprotokoll wird erstellt, wenn ein Upload fehlschlägt. Sie können im Fehlerprotokoll nachschauen, um die Fehler zu beheben und die Vorlage erneut hochzuladen.

Hinweis
  • Die Vorlage und das Fehlerprotokoll sind bis zu 18 Monate nach dem Upload-Datum zum Herunterladen verfügbar.
  • Der Link zum Herunterladen der Vorlage ist für Sitzungen im Massenimportprogramm ab 13. Mai 2022 verfügbar. Sie können die Vorlage nicht für Sitzungen herunterladen, die vor diesem Datum stattfanden.

Massenaktualisierung bestehender Anlagen

Sie können im Massenimportprogramm mit Hilfe von Sitzungen mehrere Elemente auf einmal aktualisieren.

Hinweis

Sie können nur Ressourcen, die Sie mit dem Massenimportprogramm hochgeladen haben, aktualisieren.

Funktionsweise

Sie können eine vorherige Sitzung über die Seite Massenimportprogramm öffnen. Sie öffnen die in der vorherigen Sitzung hochgeladene Vorlage und nehmen die erforderlichen Änderungen vor. Anschließend laden Sie die Vorlage auf der Seite Massenimportprogramm hoch.

Wichtig

  • Sie können mit früheren Sitzungen Änderungen vornehmen oder zuvor hochgeladene Daten korrigieren.
  • Beginnen Sie eine neue Sitzung, um neue Ressourcen hochzuladen, auch wenn diese mit zuvor hochgeladenen Daten in Verbindung stehen.

Beispiel: Sie haben ein Projekt und ein paar Ziele in einer früheren Sitzung hochgeladen. Öffnen Sie die gleiche Sitzung, um diese Ressourcen zu aktualisieren. Wenn Sie Risiken, Kontrollen oder andere Ressourcen in Bezug auf dieses Projekt oder diese Ziele hochladen möchten, beginnen Sie eine neue Sitzung.

Anforderungen vor der Aktualisierung

Bevor Sie das inhärente Risiko aktualisieren können, müssen Sie das Folgende erledigen:

  1. Entscheiden Sie sich für eine Sitzung. Dies ist erforderlich, da die hochgeladenen Daten mit einer Sitzung verknüpft sind. Aus diesem Grund müssen Sie die mit den Daten, die Sie aktualisieren möchten, verknüpfte Sitzung öffnen. Informationen zu Sitzungen finden Sie unter Sitzungen im Massenimportprogramm.

  2. Vergewissern Sie sich, dass Sie Zugriff auf die Excel-Vorlage haben, die in der gewünschten Sitzung hochgeladen wurde. Die Vorlage enthält Referenz-IDs, d. h. eindeutige Bezeichner für jede Reihe in der Vorlage. Diese werden zur Aktualisierung der Daten benötigt. Weitere Informationen zu Referenz-IDs finden Sie unter Daten in der Vorlage vorbereiten.

    Achtung

    Die Daten werden basierend auf den entsprechenden Sitzungs- und Referenz-IDs aktualisiert. Nicht übereinstimmende Sitzungs- und Referenz-IDs können Duplikate erzeugen oder zu einem Fehler führen.

Aktualisierungsschritte

Hinweise

  • Begriffe der Benutzeroberfläche können angepasst werden, und auch Felder sowie Registerkarten sind einstellbar. In Ihrer Instanz von Diligent One können einige Begriffe, Felder und Registerkarten unterschiedlich sein.
  • Wenn ein erforderliches Feld leer bleibt, wird Ihnen eine Warnmeldung angezeigt: Dieses Feld ist obligatorisch. Einige benutzerdefinierte Felder verfügen möglicherweise über Standardwerte.

Vorherige Sitzung öffnen

Hinweis

Wenn Sie zum ersten Mal das Massenimportprogramm öffnen, sind keine vorherigen Sitzungen verfügbar. Sie müssen mindestens einmal etwas hochladen, um die Sitzungsdetails zu sehen.

Weitere Informationen zu Sitzungen finden Sie unter Sitzungen im Massenimportprogramm.

  1. Öffnen Sie Launchpad.

    Hinweis

    Wenn Ihr Unternehmen mehrere Instanzen im Launchpad verwendet, stellen Sie sicher, dass die entsprechende Instanz aktiv ist.

  2. Wählen Sie Plattform-Einstellungen > Organisation aus.

    Wenn Organisation nicht als Option zur Verfügung steht, besitzt das Konto, unter dem Sie sich angemeldet haben, keine Administratorberechtigungen.

  3. Klicken Sie unter Massenimportprogramm auf Ressourcen massenweise verwalten.

  4. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Sitzungen und klicken Sie auf die gewünschte Sitzungs-ID.

    Ergebnis Die Sitzung wird mit der ausgewählten Sitzungs-ID geladen, die an die URL angehängt wird.

    Hinweis

    Vergewissern Sie sich, dass Sie die richtige Sitzung auswählen, in der Sie die zuvor hochgeladenen Daten aktualisieren möchten. Nicht übereinstimmende Sitzungs- und Referenz-IDs können Duplikate erzeugen oder zu einem Fehler führen. Weitere Informationen finden Sie unter Anforderungen vor der Aktualisierung.

Daten in der Vorlage aktualisieren

  1. Öffnen Sie die Excel-Vorlage, die in der Sitzung hochgeladen wurde, und die Sie im vorherigen Schritt ausgewählt haben. Diese Datei enthält die zuvor hochgeladenen Daten zusammen mit den Referenz-IDs. Weitere Informationen finden Sie unter Anforderungen vor der Aktualisierung.

    Hinweis

    Vergewissern Sie sich, dass die ACL Add-In-Option deaktiviert ist, bevor Sie die Excel-Vorlage ändern, sonst schlägt der Upload fehl. Weitere Informationen über ACL Add-Ins finden Sie unter Das Add-In für Excel konfigurieren.

  2. Öffnen Sie das entsprechende Arbeitsblatt und aktualisieren Sie die Daten basierend auf den Referenz-IDs. Weitere Informationen über Felder finden Sie unter Daten in der Vorlage vorbereiten.

    Hinweis

    Vergewissern Sie sich, dass Sie entsprechend den Referenz-IDs die richtigen Werte aktualisieren. Die zuvor hochgeladenen Daten werden auf dieser Grundlage aktualisiert. Bei nicht übereinstimmenden Werten können Duplikate erzeugt werden oder es kann zu einem Fehler kommen.

  3. Speichern und schließen Sie die Datei.

Daten hochladen

Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

  • Ziehen Sie die Vorlage mit der Maus in das Browserfenster.
  • Klicken Sie auf Wählen Sie auf Ihrem Computer aus und wählen Sie die aktualisierte Vorlage von Ihrem Computer aus.

    Nur eine Excel-Vorlage gleichzeitig kann hochgeladen werden (jede Datei wird separat validiert).

    • Ergebnis Je nach Ergebnis des Vorgangs wird eine Erfolgs- oder Fehlermeldung angezeigt, und die letzte Sitzung wird in der Tabelle Sitzungen aktualisiert.

Problembehandlung

Sie können das Fehlerprotokoll aus der Tabelle „Sitzungen“ herunterladen und darin nachschauen. Verstehen Sie, welche Fehler beim Massen-Upload häufig auftreten und lernen Sie, diese Fehler zu beheben.

Die folgende Tabelle enthält eine Liste der möglichen Fehler, die beim Hochladen der Vorlage auftreten können.

Fehler Lösung(en)
Es können dabei mehr als 2000 Zeilen in der hochgeladenen Datei enthalten sein (einschließlich aller Arbeitsblätter). Entfernen Sie die zusätzlichen Reihen aus der Vorlage und laden Sie sie erneut hoch.
Obligatorische Felder wurden nicht ausgefüllt oder fehlen in der hochgeladenen Datei. Vergewissern Sie sich, dass alle obligatorischen Felder (in der Vorlage durch rote und orangefarbene Spaltennamen gekennzeichnet) ausgefüllt sind.
Hinweis

Wenn Sie keine Daten in die Pflichtfelder eingeben, wird die Reihe nicht verarbeitet.
Daten sind ungültig.

Stellen Sie sicher, dass die Daten in Textfeldern gültig sind und die maximale Feldlänge nicht übersteigen: 255 Zeichen.

Rich-Text-Felder weisen keine Zeichengrenzen auf.
Die Datenwerte sind ungültig oder stimmen nicht mit den Dropdown-Werten überein.

Beispiel: Der Wert für die Felder received und sendRecurrentNotifications im Blatt Requests muss True oder False sein.
Ungültige Felder in der Vorlage.
  • Fügen Sie der Vorlage keine neuen Felder hinzu.
  • Entfernen Sie keine Felder aus der Vorlage.
Die Vorlage hat nicht das erwartete Format.

Vergewissern Sie sich, dass das Dateiformat .xlsx ist.
Ungültige Arbeitsblattnamen.

Ändern Sie nicht den Namen des Arbeitsblatts.
Die Sitzung ist abgelaufen.

Aktualisieren Sie die Seite und versuchen Sie den Upload erneut.
Möglicherweise ist die Sitzungs-ID ungültig. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Websitzungs-ID verwenden.