Benutzerdefinierten E-Mail-Absender einrichten

Die Diligent One-Plattform sendet E-Mails an Benutzer und Nicht-Benutzer, um bei Bedarf Aktionen zu fordern und über Aktualisierungen zu informieren. Damit Ihre Benutzer E-Mails von der Diligent One-Plattform vertrauen können, können Sie einen benutzerdefinierten E-Mail-Absender einrichten. Dadurch erkennen Ihre Benutzer, dass die E-Mails von Ihrem Unternehmen stammen.

Weshalb ein benutzerdefinierter E-Mail-Absender hilfreich ist

Ein benutzerdefinierter E-Mail-Absender hat zahlreiche Vorteile.

• Verbesserung von Compliance und Effizienz Da sich Benutzer stärker über Phishing-Angriffe bewusst sind, beurteilen sie E-Mails allgemein argwöhnischer. Benachrichtigungen der Diligent One-Plattform werden manchmal nicht geöffnet, und es ist möglich, dass Empfänger sie als Phishing-Versuche melden. Das kann zahlreiche negative Folgen haben. Beispielsweise werden Ihrem IT-Team falsch-positive Ergebnisse aufgebürdet, Prüfungen werden behindert und die Compliance sowie das Verständnis leiden. Ein bekannter Name kann dazu beitragen, dass die Empfänger die E-Mail wiedererkennen und ihr vertrauen.
• Bessere Kommunikation Sie können Ihren benutzerdefinierten E-Mail-Absender als eine Antwortadresse verwenden. E-Mail-Empfänger können dann die Legitimität von E-Mails überprüfen oder weitere Informationen anfordern.

Wie E-Mails mit einem benutzerdefinierten Absender aussehen

Die Diligent One-Plattform bleibt die Von-Adresse, Ihre benutzerdefinierte E-Mail-Adresse wird jedoch zum Absender und kann auch eine Antwortadresse werden. Unterschiedliche E-Mail-Dienste verwenden leicht voneinander abweichende Formate. In den meisten Fällen wird das Von-Feld in E-Mails der Diligent One-Plattform ähnlich wie in diesen Beispielen aussehen.

• Microsoft-Outlook-Beispiel Von: Benachrichtigungen der Diligent One-Plattform <notifications@highbond.com> im Namen von interner Revision <internerevision@beispiel.com>
• Gmail-Beispiel Von: Benachrichtigungen der Diligent One-Plattform <notifications@highbond.com> über interne Revision <internerevision@beispiel.com>

Absender von Fragebögen überschreiben benutzerdefinierte Absender

Wenn ein Mitglied Ihres Unternehmens einen Fragebogen über einen Datensatz verschickt, sehen die Empfänger den Namen des Absenders als E-Mail-Quelle, sodass sie den Ursprung der E-Mail erkennen können. Dieser Name überschreibt die benutzerdefinierte E-Mail-Adresse. In einem solchen Fall würde der Empfänger eine Adresse sehen, die den folgenden Beispielen ähnelt.

• Microsoft-Outlook-Beispiel Von: Benachrichtigungen der Diligent One-Plattform <notifications@highbond.com> im Namen von Thomas Mustermann <internerevision@beispiel.com>
• Gmail-Beispiel Von: Benachrichtigungen der Diligent One-Plattform <notifications@highbond.com> über Thomas Mustermann <internerevision@beispiel.com>

Nicht unterstützt in der Berichte-App

Die Berichte-App unterstützt momentan keine benutzerdefinierten Absender. Übertragungen von Berichten werden also weiterhin von „notifications@highbond.com“ stammen, während von Benutzern freigegebene Berichte nach wie vor von der E-Mail-Adresse dieses Benutzers ausgehen.

Benutzerdefinierten E-Mail-Absender aktivieren oder ändern

Systemadministratoren können einen benutzerdefinierten E-Mail-Absender einrichten.

1. Öffnen Sie Launchpad.
2. Wenn Ihr Unternehmen mehrere Instanzen im Launchpad verwendet, stellen Sie sicher, dass die entsprechende Instanz aktiv ist.
3. Wählen Sie Plattform-Einstellungen > Organisation aus. Wenn Organisation nicht als Option zur Verfügung steht, besitzt das Konto, unter dem Sie sich angemeldet haben, keine Administratorberechtigungen.
4. Klicken Sie auf E-Mail-Absender verwalten.
5. Geben Sie den Namen des Absenders unter Name E-Mail-Adresse ein.
6. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Absenders unter E-Mail-Adresse ein.
7. Wenn Sie möchten, dass Empfänger diesem benutzerdefinierten Absender antworten können, wählen Sie Diese E-Mail-Adresse als Antwortadresse verwenden. Dadurch wird der benutzerdefinierte E-Mail-Absender zur Standardadresse, falls Empfänger die Antwortfunktion ihres E-Mail-Clients verwenden.
8. Wählen Sie Benutzerdefinierte E-Mail-Adresse aktivieren.
9. Betrachten Sie die Vorschau des E-Mail-Kopf-Beispiels, um sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist.
10. Klicken Sie auf Änderungen speichern. Alle E-Mails der Diligent One-Plattform stammen nun von dem benutzerdefinierten Absender, den Sie definiert haben.

Benutzerdefinierten E-Mail-Absender deaktivieren

Systemadministratoren können einen benutzerdefinierten E-Mail-Absender deaktivieren, falls Sie lieber die E-Mail-Standardadresse der Diligent One-Plattform verwenden möchten.

1. Öffnen Sie Launchpad.
2. Wenn Ihr Unternehmen mehrere Instanzen im Launchpad verwendet, stellen Sie sicher, dass die entsprechende Instanz aktiv ist.
3. Wählen Sie Plattform-Einstellungen > Organisation aus. Wenn Organisation nicht als Option zur Verfügung steht, besitzt das Konto, unter dem Sie sich angemeldet haben, keine Administratorberechtigungen.
4. Klicken Sie auf E-Mail-Absender verwalten.
5. Heben Sie die Auswahl von Benutzerdefinierte E-Mail-Adresse aktivieren auf.
6. Klicken Sie auf Änderungen speichern. Alle E-Mails der Diligent One-Plattform stammen nun von notifications@highbond.com.