Gruppen hinzufügen und verwalten

Erstellen Sie Gruppen, um den Zugriff auf Ressourcen in der Diligent One-Plattform effizient zu organisieren und zu verwalten.

Funktionsweise

Gruppen haben in Launchpad eine Sicherheitsfunktion, die es Ihnen ermöglicht, dieselbe Zugriffsebene mehreren Benutzern gleichzeitig zuzuweisen. Jede Gruppe benötigt einen eindeutigen Namen und wenigstens eine Person, die als Gruppeneigentümer festgelegt ist.

Hinweis

Wenn es nur einen Gruppeneigentümer gibt, können Sie diese Person nicht aus der Gruppe entfernen, solange Sie keinen neuen Gruppeneigentümer ernannt haben. Siehe Mitglieder aus einer Gruppe entfernen.

Sie können maximal 200 Gruppen haben.

Standardgruppe

Es gibt zwei Standardgruppen. Sie können die Standardgruppen weder modifizieren noch löschen, Sie können sie jedoch zum Zuweisen von Ressourcen in Diligent One verwenden.

Die Mitgliedschaft innerhalb der Launchpad-Standardgruppen wird automatisch aktualisiert, wenn Benutzer Launchpad hinzugefügt oder aus Launchpad gelöscht werden, oder wenn sich die Benutzerrollen ändern.

Standardgruppe Beschreibung
Professional-Systemadministratoren Enthält alle Benutzer, die in Launchpad den Benutzertyp „Systemadministrator” und das Abonnement „Professional” haben
Alle Benutzer enthält alle Benutzer, die zu Launchpad hinzugefügt wurden

Ressourcen, die Gruppen zugeordnet werden können

Ressourcen sind Elemente, die in Diligent One einer Gruppe oder Person zugewiesen werden können.

Zu den Ressourcen gehören:

  • Projekte in der Projekte-App
  • Frameworks in der Frameworks-App

Weitere Informationen finden Sie unter Rollen für Benutzer in Projekten und Frameworks zuweisen.

Die Berechtigungen sind additiv

Der Zugriff, den ein Benutzer auf ein Projekt hat, besteht aus dem gesamten Zugriff, den er über seine individuellen und Gruppenrollen hat. Darüber hinaus erhalten Benutzer, die bestimmten Teilen des Projekts als Eigentümer zugewiesen sind, möglicherweise weiteren Zugriff. Weitere Informationen finden Sie unter Rollen für Benutzer in Projekten und Frameworks zuweisen.

Hinweis

Diese Berechtigungen gelten nur für Gruppen in der Projekte-App. Sie gelten nicht für die Workflowgruppen-Funktion in der Ergebnisse-App.

Empfohlene Vorgehensweisen

Es gibt eine Vielzahl von Strategien, um Gruppen effizient einzusetzen.

Namen für Gruppen festlegen

Die Standardisierung wie Gruppen benannt werden, ist eine der besten Möglichkeiten, um Benutzer zu verwalten.

Tipps

  • Sie können Benutzer in Gruppen organisieren, die Ihre Organisation bereits kennt. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass die richtigen Personen den richtigen Gruppen zugeordnet werden und den angemessenen Zugang in Diligent One erhalten.
  • Beginnen Sie damit, weitgefasste Gruppennamen zu erstellen und werden Sie spezifischer, wenn dies erforderlich ist.
  • Erstellen Sie einen Leitfaden zur Benennung von Gruppen in Ihrem Unternehmen und verteilen Sie diesen.
  • Es ist ratsam,, mehrere Standardpräfixe zu verwenden, um die Gruppennamen einheitlich und bedeutungsvoll zu halten:
    Beispiel-PräfixNutzungBeispiele
    Abteilung- oder Team-für Gruppen, um Abteilungs- und Gruppen-relevante Aktivitäten zu koordinieren
    • Team-Compliance
    • Team-interne-Revision
    Projekt-für funktionsübergreifende Teams, die zusammenarbeiten
    • Projekt-GDPR
    • Projekt-Generelle -T-Kontrollen

Bestehende Gruppen verwalten

Während sich Ihr Unternehmen entwickelt, werden Personen Ihren Teams beitreten oder Ihre Teams verlassen. Ferner werden Projekte möglicherweise umbenannt, verschoben oder sogar vollständig storniert. Stellen Sie unbedingt sicher, dass Ihre Gruppen die aktuelle Organisationsstruktur und Arbeitslast widerspiegeln.

Tipps

  • Prüfen Sie die Gruppen in regelmäßigen Abständen.
  • Geben Sie den Gruppen neue Namen, um sicherzustellen, dass ihr Zweck klar ist.
  • Ernennen Sie geeignete Gruppeneigentümer, um die Mitgliedschaft und den Zugang innerhalb ihrer Gruppe zu verwalten.
  • Deaktivieren Sie die Gruppen, die nicht mehr benötigt werden.
  • Löschen Sie deaktivierte Gruppen nach einer kurzen Wartezeit und entfernen Sie sie dann aus Diligent One.

Beispiel

Gruppen anlegen

Szenario

IT-Abteilung muss den Zugriff auf Diligent One für eine große Anzahl von Benutzern im Unternehmen bereitstellen. Die IT-Abteilung möchte in der Lage sein, Benutzergruppen zu erstellen und das Management dieser Gruppen an die relevanten Eigentümer im Unternehmen zu delegieren.

Prozess

Die IT-Abteilung erstellt die folgenden Gruppen in Launchpad und ernennt einen Eigentümer für jede Gruppe:

Gruppenname Zweck Eigentümer
Aufsichtsrat Definiert die Risikobereitschaft der Organisation und richtet diese an der Strategie des ERM-Programms aus John Doe
Interne Revision Entwickelt Programme und implementiert Maßnahmen zur Beilegung des Risikos Jane Smith

Ergebnis

Die Gruppen werden erstellt. Gruppeneigentümer können die Mitglieder und deren Zugriff auf verschiedene Ressourcen innerhalb der einzelnen Diligent One-Apps verwalten.

Berechtigungen

Systemadministratoren und Benutzer können als Eigentümer oder Mitglieder festgelegt werden. Sie können außerdem einer Gruppe nicht angehören (Nicht-Mitglieder).

Die Kombination aus dem systemweiten Benutzertyp der Person und dem Gruppen-Benutzertyp definiert die Zugriffsebene auf Gruppen in Launchpad.

Systemweiter Benutzertyp Gruppenrolle Verfügbarer Zugriff
Systemadministration Eigentümer
  • Standardgruppen anzeigen
  • Gruppendetails anzeigen und aktualisieren (Gruppenname, Zweck, Eigentümer und Mitglieder)
  • Gruppenrollen verwalten
Mitglied oder Nicht-Mitglied
  • Gruppendetails anzeigen
  • Gruppenrollen verwalten
Benutzer Eigentümer
  • Gruppendetails anzeigen und aktualisieren (Gruppenname, Zweck, Eigentümer und Mitglieder)
  • Gruppenrollen verwalten
Mitglied oder Nicht-Mitglied Nicht zutreffend

Weitere Informationen finden Sie unter Systemweite Benutzertypen und Gruppenrollen.

Navigieren Sie zur Seite „Gruppen“

  1. Öffnen Sie Launchpad.
    2. Hinweis

    Wenn Ihr Unternehmen mehr als eine Instanz in Diligent One verwendet, stellen Sie sicher, dass die entsprechende Instanz aktiv ist.

  2. Wählen Sie Plattform-Einstellungen > Gruppen aus. Die Seite Gruppen wird geöffnet.

Gruppendetails anzeigen

  1. Wählen Sie auf der Seite Gruppen eine Gruppe aus oder suchen Sie nach einer Gruppe nach ihrem Namen.
  2. Wählen Sie den Namen der Gruppe aus, die Sie anzeigen möchten. Der Seitenbereich Gruppe bearbeiten wird geöffnet.

    Sie können auch die Gruppenkennung sehen, die der URL angehängt ist. Zum Beispiel: https://accounts.highbond.com/orgs/11594/groups, wobei 11594 die Gruppenkennung ist.

Gruppe erstellen und Mitglieder hinzufügen

Wenn es sich bei Ihnen um einen Systemadministrator handelt, können Sie neue Gruppen erstellen.

  1. Wählen Sie + Neue Gruppe. Der Seitenbereich Neue Gruppe erstellen wird geöffnet.
  2. Geben Sie im Abschnitt Gruppeninformationen die folgenden Informationen ein:
    • Name Legen Sie den Namen der Gruppe fest. Die Länge beträgt maximal 255 Zeichen.
    • Zweck Optional. Beschreiben Sie den Grund, warum es diese Gruppe gibt. Die Länge beträgt maximal 500 Zeichen.
    • Eigentümer Wählen Sie wenigstens eine Person, die für die Verwaltung der Gruppe verantwortlich ist. Standardmäßig sind Sie der Eigentümer der Gruppe.
  3. Wählen Sie Weiter aus. Sie gelangen zum Abschnitt Gruppenmitglieder.
  4. Optional. Sie können mit Schritt 7 fortfahren, wenn Sie die leere Gruppe jetzt erstellen und zu einem späteren Zeitpunkt Gruppenmitglieder hinzufügen möchten. Dadurch wird die Gruppe mit Ihnen als Eigentümer erstellt.
  5. Wählen Sie + Mitglieder hinzufügen aus. Ein Dropdown-Menü wird geöffnet, in dem Sie nach Namen suchen und Gruppenmitglieder auswählen können.
  6. Suchen Sie nach den entsprechenden Benutzern, wählen Sie sie aus und fügen Sie sie der Gruppe hinzu. Die Namen, E-Mail-Adressen und Lizenztypen der ausgewählten Gruppenmitglieder werden unter Mitglieder angezeigt.
  7. Wählen Sie Speichern und beenden aus. Dadurch wird eine Gruppe erstellt und der/die Gruppeneigentümer per E-Mail benachrichtigt.

Mitglieder einer bestehenden Gruppe hinzufügen

Als Eigentümer einer Gruppe können Sie jederzeit Mitglieder einer Gruppe hinzufügen.

  1. Suchen Sie auf der Seite Gruppen nach einer Gruppe nach ihrem Namen.
  2. Wählen Sie den Namen der Gruppe aus, die aktualisiert werden soll. Der Seitenbereich Gruppe bearbeiten wird geöffnet.
  3. Wählen Sie + Mitglieder hinzufügen aus.
  4. Geben Sie in das Suchfeld einige Buchstaben des Namens der Person ein, die hinzugefügt werden soll. Wenn der gewünschte Name erscheint, wählen Sie ihn aus.
  5. Wenn Sie mit dem Hinzufügen von Mitgliedern fertig sind, wählen Sie Schließen und dann Speichern und beenden aus. Dadurch wird eine Gruppe erstellt und der/die Gruppeneigentümer per E-Mail benachrichtigt.

Mitglieder aus einer Gruppe entfernen

Wenn Sie ein Eigentümer einer Gruppe sind, können Sie alle Mitglieder entfernen, die nicht mehr in der Gruppe sein müssen.

Hinweis

Gruppen benötigen immer einen Eigentümer. Wenn es nur einen Gruppeneigentümer gibt, müssen Sie entweder ein bestehendes Gruppenmitglied zum Gruppeneigentümer ernennen oder ein neues Mitglied hinzufügen und als neuen Gruppeneigentümer zuweisen. Sie können den einzigen Gruppeneigentümer erst entfernen, wenn ein anderer Eigentümer vorhanden ist. Siehe Rolle eines Mitglieds in der Gruppe ändern.

  1. Suchen Sie auf der Seite Gruppen nach einer Gruppe nach ihrem Namen.
  2. Wählen Sie den Namen der Gruppe aus, die aktualisiert werden soll. Der Seitenbereich Gruppe bearbeiten wird geöffnet.
  3. Wählen Sie das Symbol neben dem Abonnement des Mitglieds, das Sie aus der Gruppe entfernen möchten.
  4. Wählen Sie Benutzer entfernen aus.
  5. Wenn Sie mit dem Entfernen von Mitgliedern fertig sind, wählen Sie Speichern und beenden aus. Dadurch werden die ausgewählten Mitglieder aus der Gruppe entfernt und der/die Gruppeneigentümer per E-Mail benachrichtigt.

Rolle eines Mitglieds in einer Gruppe ändern

Als Systemadministrator können Sie Gruppenmitglieder zu Eigentümern befördern oder Eigentümer zu Mitgliedern herabstufen. Sie können sich in einer bestehenden Gruppe nicht selbst zum Eigentümer der Gruppe machen. Wenn eine Gruppe nur einen Eigentümer hat, können Sie dessen Rolle erst ändern, wenn ein anderer Eigentümer vorhanden ist.

  1. Suchen Sie auf der Seite Gruppen nach einer Gruppe nach ihrem Namen.
  2. Wählen Sie den Namen der Gruppe aus, die aktualisiert werden soll.
  3. Wählen Sie das Symbol neben dem Abonnement der Person aus.
  4. Wählen Sie Als Gruppenmitglied festlegen oder Als Gruppeneigentümer festlegen aus.
  5. Wenn Sie mit dem Ändern der Rollen fertig sind, wählen Sie Speichern und beenden aus. Dadurch werden die Rollen geändert und der/die Gruppeneigentümer per E-Mail benachrichtigt.

Name und Zweck der Gruppe ändern

Als Eigentümer einer Gruppe können Sie Ihre Gruppe umbenennen und die Beschreibung ihres Zwecks ändern.

  1. Suchen Sie auf der Seite Gruppen nach einer Gruppe nach ihrem Namen.
  2. Wählen Sie den Namen der Gruppe aus, der geändert werden soll. Der Seitenbereich Gruppe bearbeiten wird geöffnet.
  3. Aktualisieren Sie die Eingaben in den Feldern Name und Zweck.
    Hinweis

    : Namen können aus maximal 255 Zeichen bestehen. Der Eintrag für den Zweck kann aus maximal 500 Zeichen bestehen.

  4. Wählen Sie Speichern und beenden aus. Dadurch wird die Gruppe aktualisiert und der/die Gruppeneigentümer per E-Mail benachrichtigt.

Gruppe deaktivieren

Als Systemadministrator können Sie eine Gruppe deaktivieren. Auf diese Weise verhindern Sie, dass Mitglieder der Gruppe auf Ressourcen zugreifen können, deren Zugriff über die Gruppe möglich war. Bei Bedarf können Sie diese Gruppe zu einem späteren Zeitpunkt wieder aktivieren.

  1. Suchen Sie auf der Seite Gruppen nach einer Gruppe nach ihrem Namen.
  2. Wählen Sie den Namen der Gruppe aus, die deaktiviert werden soll. Der Seitenbereich Gruppe bearbeiten wird geöffnet.
  3. Wählen Sie Gruppe deaktivieren aus. Das Dialogfeld Gruppe deaktivieren? wird geöffnet.
  4. Wählen Sie Deaktivieren aus. Dadurch wird die Gruppe deaktiviert und der/die Gruppeneigentümer per E-Mail benachrichtigt. Die Gruppe wird mit Deaktiviert gekennzeichnet, bis sie gelöscht oder wieder aktiviert wird.

Gruppe wieder aktivieren

Als Systemadministrator können Sie eine Gruppe, die zuvor deaktiviert wurde, wieder aktivieren. Auf diese Weise wird der Zugang der Mitglieder der Gruppe auf Ressourcen, deren Zugriff über die Gruppe möglich ist, wieder aktiviert.

  1. Suchen Sie auf der Seite Gruppen nach einer Gruppe nach ihrem Namen.
  2. Wählen Sie den Namen der Gruppe aus, die aktiviert werden soll. Der Seitenbereich Gruppe bearbeiten wird geöffnet.
  3. Wählen Sie Gruppe wieder aktivieren aus.
  4. Wählen Sie Speichern und beenden aus. Dadurch wird die Gruppe aktiviert und der/die Gruppeneigentümer per E-Mail benachrichtigt.

Gruppe löschen

Als Systemadministrator können Sie eine Gruppe löschen, bei der Sie sicher sind, dass sie nicht mehr benötigt wird.

Achtung

Die Löschung einer Gruppe ist endgültig.

  1. Deaktivieren Sie die Gruppe. Siehe Gruppe deaktivieren.
    Hinweis

    : Sie können nur deaktivierte Gruppen löschen. Es wird empfohlen, einige Tage zwischen dem Deaktivieren und Löschen einer Gruppe zu warten, um sicherzustellen, dass niemand den Zugang zu den benötigten Ressourcen verliert.

  2. Suchen Sie auf der Seite Gruppen nach einer Gruppe nach ihrem Namen.
  3. Wählen Sie den Namen der Gruppe aus, die gelöscht werden soll. Der Seitenbereich Gruppe bearbeiten wird geöffnet.
  4. Wählen Sie Gruppe löschen aus.
  5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um anzugeben, dass Sie den Zugriff auf die verbundenen Ressourcen für Mitglieder der Gruppe endgültig entfernen möchten, und wählen Sie Gruppe löschen aus. Die Gruppe wird dadurch dauerhaft gelöscht.