Lizenzen und Abonnementberechtigungen verwalten

Lizenzen und Abonnements auf der Seite „Organisation“ überprüfen

Sie können Lizenzen und Abonnements auf der Seite „Organisation“ überprüfen. Abonnements definieren, welche Zugriffsrechte (Rollen und Berechtigungen) in bestimmten Diligent One-Anwendungen verfügbar sind.

Unter Plattform-Einstellungen > Organisation können Systemadministratoren sich die folgenden Lizenzinformationen für Ihre Organisation(en) anzeigen lassen:

• Bestellte Abonnementtypen:
  • Die Anzahl der aktuell zugewiesenen Lizenzen (Insgesamt zugewiesen)
  • Die Anzahl der Lizenzen, die von Systemadministratoren zugewiesen werden können (Lizenzen insgesamt)
• Abonnement-Informationen: Produkt, Abonnementstatus und Ablaufdatum.

Lizenzen gesamt auf der Seite Lizenzen anzeigen.

Lizenzinformation anzeigen

1. Öffnen Sie Launchpad.

   Wenn Ihr Unternehmen mehr als eine Instanz in Diligent One verwendet, stellen Sie sicher, dass die entsprechende Instanz aktiv ist.

2. Wählen Sie Plattform-Einstellungen > Organisation aus. Die Abonnement-Informationen Ihrer Organisation werden auf der Organisationsseite angezeigt.

Abonnements verlängern

1. Öffnen Sie Launchpad.

   Wenn Ihr Unternehmen mehr als eine Instanz in Diligent One verwendet, stellen Sie sicher, dass die entsprechende Instanz aktiv ist.

2. Wählen Sie Plattform-Einstellungen > Organisation aus.
3. Wählen Sie neben Abonnement-Informationen die Option Mein Abonnement verlängern aus. Sie werden auf die Seite zur Verlängerung von Abonnements in Diligent Connect weitergeleitet. Dort können Sie sich anmelden und die Abonnements für Ihre Organisation verlängern.

Verwalten von Abonnements über die Seite „Organisation“

Meistens muss Benutzern, die eine Berechtigung zum Zugriff auf ein oder mehrere Diligent One-Anwendungen benötigen, von einem Systemadministrator ein Abonnement zugewiesen werden.

1. Öffnen Sie Launchpad.

   Wenn Ihr Unternehmen mehr als eine Instanz in Diligent One verwendet, stellen Sie sicher, dass die entsprechende Instanz aktiv ist.

2. Wählen Sie Plattform-Einstellungen > Organisation aus.

   Wenn Organisation nicht als Option zur Verfügung steht, besitzt das Konto, unter dem Sie sich angemeldet haben, keine Administratorberechtigungen.

3. Wählen Sie neben Bestellte Abonnementtypen die Option Benutzer verwalten aus.
4. Um ein Abonnement für einen einzelnen Benutzer zu ändern, können Sie auf der Spalte Abonnement den Abonnementtyp des Benutzers wählen, wodurch diesem eine entsprechende Fachbenutzer- oder Geschäftsbenutzer-Lizenz zugewiesen wird.
5. Führen Sie im Dropdown-Menü eine der folgenden Aktionen aus:
• Wählen Sie einen Abonnementtyp aus, z. B. Professional, Contributor oder Oversight, um einem Benutzer eine Fachbenutzer- oder Geschäftsbenutzer-Lizenz zuzuweisen.
• Wählen Sie Keine aus, um die Zuweisung einer Fachbenutzer- oder Geschäftsbenutzer-Lizenz für einen Benutzer aufzuheben.
6. Optional. Um Abonnements für mehrere Benutzer zu ändern, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den entsprechenden Benutzern auf der Seite Benutzer verwalten, wählen Sie Benutzer aktualisieren: # > Benutzertypen und Abonnements ändern, ändern Sie das Abonnement für alle ausgewählten Benutzer und wählen Sie Änderungen anwenden aus.

Nach kurzer Zeit wird die Seite neu geladen und zeigt den soeben ausgewählten Abonnementtyp in der Spalte Abonnement an, der diesem Benutzer entspricht. Der zugewiesene Benutzer verfügt nun über dieses Abonnement und die entsprechende Lizenz, oder wenn Keine ausgewählt wurde, ist der Benutzer nicht mehr einem Abonnement oder einer dieser beiden Lizenzen zugewiesen.

Verfügbare Abonnements

Zeigen Sie den für jedes Abonnement verfügbaren Zugriff an, einschließlich Beispielen von Fachkräften, die das jeweiligen Abonnement verwenden können.

Abonnement	Verfügbarer Zugriff	Hilfreich für ...
Professional	Zugriff auf alle Anwendungen in der von Ihnen verwendeten Produkt-Edition Zugriff auf Offline-Projekte (je nach Produkt-Edition) und Diligent One für iOS sowie Android, wenn die Rolle „Fachmanager” oder „Fachbenutzer” zugewiesen wurde.	Ein VP, Direktor oder Manager, der die Architektur der Informationen in einer oder mehreren Anwendungen verwaltet. Ein Prüfer, Analyst, Regulierer oder Mitwirkender, der mit einer oder mehreren Anwendungen arbeitet. Ein Prüfer oder Analyst, der in der Projekte-App Einsätze vor Ort durchführt. Ein Prüfer oder Analyst, der Berichte zu Kennzahlen (KPIs) im Rahmen von Zykluszeiten von Aktionsplanen der Geschäftsführung entwickelt. Ein Prüfungsleiter, der eine strategische Risikobewertung als Ausgangspunkt für einen jährlichen Prüfungsplan in der Strategie-App durchführt.
Oversight	Nur die folgenden Rollen stehen in jeder Anwendung zur Verfügung: Strategie-App Beaufsichtigende Geschäftsleitung und Kontrollprüfer Projekte-App  Beaufsichtigende Geschäftsleitung, Beaufsichtigender Kontrollprüfer, Mitwirkender Manager, Mitwirkender Tester und Mitwirkender Benutzer Kontrollzentrum  Beaufsichtigende Geschäftsleitung, beaufsichtigender Kontrollprüfer, mitwirkender Manager, mitwirkender Tester und mitwirkender Benutzer Ergebnisse-App Beaufsichtigende Geschäftsleitung und Beaufsichtigender Kontrollprüfer Robots Kontrollprüfer Berichte-App  Berichtsleser	Ein externer Prüfungsberater, der Qualitätsprüfungen der Arbeiten in der Projekte-App durchführt. Ein Leiter der Compliance-Abteilung, der Berichte zum Status des Konformitätsprogramms erstellt und entsprechende Kontrollarbeiten überwacht. Ein Mitglied eines Prüfungsausschusses, dem die strategische Risikobewertung in der Strategie-App vorgestellt wird.
Contributor	Nur die folgenden Rollen stehen in jeder Anwendung zur Verfügung:  Projekte-App  Mitwirkender Manager, Mitwirkender Tester und Mitwirkender Benutzer Kontrollzentrum  Mitwirkender Manager, mitwirkender Tester und mitwirkender Benutzer Ergebnisse-App Mitwirkender Benutzer	Ein Geschäftsprozesseigentümer, der auf Kundenanfragen antwortet. Ein Manager im Kundenverkehr, der Kontrollen testen muss Ein Mitarbeiter, der Ergebnisse in der Ergebnisse-App prüft, dokumentiert und abschließt.
Ergebnisse-App Lite Professional (nur Legacy)	Uneingeschränkter administrativer Zugriff auf die Ergebnisse-App	Ein Datenanalyseverantwortlicher, der die Informationsarchitektur in der Ergebnisse-App verwaltet. Ein Kontrollanalyst, der in der Ergebnisse-App Datenanalyseergebnisse hochlädt und Datensätze verarbeitet.
Ergebnisse-App Lite Contributor (nur Legacy)	Eingeschränkter Zugriff auf die Ergebnisse-App über die Rolle Mitwirkender Benutzer	Ein Mitarbeiter, der Ergebnisse in der Ergebnisse-App prüft, dokumentiert und abschließt.
Keine	Zugriff auf Launchpad	Ein IT-Manager, der Benutzer verwaltet, aber nicht unbedingt in einer der Anwendungen arbeiten muss. Ein Mitarbeiter mit einer Geschäftskreditkarte, der auf einen Fragebogen antworten muss, der auf Grund einer auffälligen Transaktion von der Ergebnisse-App ausgelöst wurde. Ein Vertriebsanalyst, der möglicherweise betrügerisches Verhalten anonym durch Erstellen eines Ereignisberichts in der Ergebnisse-App melden muss. Ein Datenanalyst, der Analytics einsetzt, dabei aber keine Einsätze vor Ort oder Ergebnisverwaltung durchführt.

Diligent-Abonnements für lokale Softwareinstallationen

Mit einem entsprechenden Abonnement können Sie auf die lokale Diligent-Software (ACL für Windows oder Direct Link) zugreifen.

Die Konditionen des Software-Abonnements Ihres Unternehmens legt die Höchstzahl der Lizenzen fest, die zu einem beliebigen Zeitpunkt gleichzeitig vergeben werden können.

Lizenzen für ACL für Windows

ACL für Windows Lizenzen werden automatisch zugewiesen, wenn Benutzer ACL für Windows erstmalig aktivieren (indem sie sich mit Launchpad anmelden).

Jede Lizenz ist einem Benutzer zugewiesen. Dieser Benutzer kann ACL für Windows auf mehreren Geräten aktivieren, solange er die Software ausschließlich selbst nutzt. Die Verwendung gemeinsamer E-Mail-Konten zur Aktivierung von Lizenzen ist untersagt, und Diligent überwacht und protokoliert die Aktivierungen von Benutzern.

Wenn zwei unterschiedliche Benutzer die Software verwenden möchten, sind zwei eigenständige Lizenzen notwendig.

Systemadministratoren können Lizenzen nicht manuell zuweisen. Sie können jedoch Lizenzen manuell widerrufen.

Eine Lizenz freigeben

Es gibt drei Möglichkeiten eine Lizenz freizugeben:

• Deinstallation der Software von allen Computern, auf denen sie im Rahmen der Lizenz installiert sind.

  Hinweis

  Falls mehrere Benutzer mit eigenen Lizenzen ACL für Windows auf demselben Computer aktiviert haben, wird nur eine Lizenz freigegeben, auch wenn alle Kopien von ACL für Windows von dem Computer deinstalliert wurden. In diesem Fall sollte ein Systemadministrator die zusätzlichen Lizenzen manuell widerrufen.

• Ein Systemadministrator kann die Lizenz manuell widerrufen.
• Ein Systemadministrator kann einen Benutzer aus einer Organisation entfernen, wodurch jede Lizenz, die einem Rechner oder Gerät dieses Benutzers zugeordnet ist, widerrufen wird.

Lizenzen für ACL für Windows widerrufen

Systemadministratoren können eine Lizenz für ACL für Windows jederzeit von einem Benutzer widerrufen. Dies kann erforderlich sein, wenn ein Mitarbeiter zum Beispiel kein Angestellter des Unternehmens mehr ist oder eine wenig genutzte Lizenz einem anderen Mitarbeiter zugewiesen werden soll.

Lizenzen für ACL für Windows sind benutzergebunden. Aktivierungen der Lizenz sind an einen Computer oder ein Gerät gebunden.

Schritte

1. Bei Launchpad anmelden
2. Wenn Ihr Unternehmen mehr als eine Organisation im Launchpad einsetzt, stellen Sie sicher, dass die entsprechende Organisation aktiv ist bzw. wählen Sie die gewünschte Organisation aus der Dropdown-Liste aus.
3. Wählen Sie Plattform-Einstellungen > Aktivierungen aus.

   Wenn die Option Aktivierungen nicht angezeigt wird, hat das Konto, mit dem Sie sich angemeldet haben, keine Administratorberechtigungen.

4. Bestimmen Sie die Bezeichnung des Rechners oder Geräts (Host-Name) der Lizenz, die Sie widerrufen möchten.

5. Wählen Sie Gerät deaktivieren aus.

   Die Lizenz wird freigegeben und die Anzahl der zur Verfügung stehenden Lizenzen erhöht.

   Hinweis

   Wenn der Benutzer die Software auf mehreren Computern unter einer Lizenz installiert hat, müssen Sie für jeden Computer Gerät deaktivieren auswählen, bevor die Lizenz freigegeben wird.