Probleme aufzeichnen

Sie können Probleme, Kontrolllücken und Ausnahmen, die Sie innerhalb eines Projekts identifiziert haben, aufzeichnen.

Tipp

Wenn Sie eine große Anzahl von Problemen in der Projekte-App hinzufügen möchten, können Sie einen Massen-Upload durchführen. Weitere Informationen finden Sie unter Massenimport von Problemen.

Funktionsweise

Sie können in einem Projekt Probleme und den Kontext, aus dem sie erfasst wurden, hinzufügen.

Das Hinzufügen eines Problems umfasst die Aufzeichnung von grundlegenden Informationen über das Problem und die Zuweisung des Problems an einen Eigentümer. Nachdem Sie das Problem einem Eigentümer zugewiesen haben, erhält der Eigentümer eine Benachrichtigung per E-Mail mit einem Link auf das Problem und kann das Problem aktualisieren.

Hinweis

Wenn ein Problem zugewiesen und dann veröffentlicht wird, erhalten diejenigen mit einer Fach- oder Oversight-Rolle zwei Benachrichtigungen: eine, wenn ihnen das Problem zugewiesen wird, und eine weitere, wenn das Problem veröffentlicht wird. Benutzer mit einer Rolle als Mitwirkender erhalten nur eine Benachrichtigung, wenn das Problem veröffentlicht wird.

Beispiel

Problem aufzeichnen

Szenario

Sie müssen ein Problem als ein Ergebnis der Feststellung, dass die Notfallwiederherstellungsprotokolle innerhalb der Organisation nicht koordiniert sind, aufzeichnen.

Prozess

Sie öffnen das Projekt Prüfung der Cybersicherheit, klicken auf die Registerkarte Probleme und dann auf Problem hinzufügen, um das Problem zu erfassen.

Ergebnis

Sie zeichnen das Problem wie folgt auf:

  • Titel/Überschrift Notfallwiederherstellungsprotokolle nicht koordiniert
  • Beschreibung Es gibt keine koordinierte ITDR-Dokumentation für eine effektive Reaktion auf schwere Vorfälle, wie große Schäden an der Infrastruktur, die im Serverraum gehostet wird (intern als G1 bezeichnet). Normalerweise würde wir erwarten, dass eine Wiederherstellungsabfolge vorhanden ist, die die logische Reihenfolge der technischen Wiederherstellung der IT-Anlagen entsprechend der Prioritätsreihenfolge und unter Berücksichtigung der Abhängigkeiten mit anderen Systemen definiert. Dazu gehören u. U. Schnittstellen mit anderen Anwendungen und IT-Infrastrukturdienste wie Active Directory.
  • Eigentümer IT-Leiter
  • Problemtyp Managementempfehlung
  • Identifizierungsdatum 10. Februar 2020
  • Schweregrad Mittel
  • Veröffentlicht Veröffentlicht
  • Empfehlung Sie können eine Wiederherstellungssequenz für einen größeren Vorfall in einem der Hauptserverräume entwickeln, um die Wiederherstellung von IT-Systemen anhand von Worst-Case-Szenarien zu koordinieren.

Berechtigungen

Nur Benutzer mit der Rolle „Fachmanager” und „Fachbenutzer” können Probleme in einem Projekt erstellen, aktualisieren und löschen.

Nur Benutzer mit den Rollen „Beaufsichtigende Geschäftsleitung”, „Beaufsichtigende Kontrollprüfer” und „Mitwirkende Manager” haben Lesezugriff auf veröffentlichte Probleme.

Benutzer mit der Rolle „Mitwirkende Tester“ können Probleme erstellen und haben Lesezugriff auf die veröffentlichten Probleme, die ihnen zugewiesen wurden. Benutzer mit der Rolle „Mitwirkende Benutzer“ haben nur Lesezugriff auf die veröffentlichten Probleme, die ihnen zugewiesen wurden.

Zum Problembereich navigieren

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Probleme hinzuzufügen und zu aktualisieren. Wie Sie den entsprechenden Bereich erreichen, hängt davon ab, was Sie tun möchten.

Hinweise

  • Begriffe der Benutzeroberfläche können angepasst werden, und auch Felder sowie Registerkarten sind einstellbar. In Ihrer Instanz von Diligent One können einige Begriffe, Felder und Registerkarten unterschiedlich sein.
  • Wenn ein erforderliches Feld leer bleibt, wird Ihnen eine Warnmeldung angezeigt: Dieses Feld ist obligatorisch. Einige benutzerdefinierte Felder verfügen möglicherweise über Standardwerte.

Wenn ein Projekt Einsätze vor Ort beinhaltet, ist dies in der Regel die beste Option.

Durch die Zuordnung von Problemen zu einem Aspekt Ihres Einsatzes vor Ort (ein Ziel, eine Schilderung, eine Risikokontrollmatrix, ein Risiko, eine Kontrolle, eine exemplarische Vorgehensweise, ein Testplan oder eine Testrunde) werden diese Probleme an anderer Stelle in Diligent One angezeigt. Wenn Sie beispielsweise Probleme in einem Ziel erstellen, werden diese Probleme als Teil der Absicherung in der Strategie-App und der Absicherung in der Projekte-App zusammengefasst. Wenn Sie Probleme zu Kontrollen erstellen, werden diese Probleme im Kontroll-Scan angezeigt und helfen Prüfern, sich mit einer Kontrolle vertraut zu machen, die auf früheren Fehltests basiert.

  1. Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Projekte-App aus, um sie zu öffnen.

    Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Projekte-App wechseln.

    Die Startseite der Projekte-App wird geöffnet.

  2. Öffnen Sie ein Projekt.

    Das Projekt-Dashboard wird geöffnet.

  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Einsatz vor Ort, navigieren Sie zu der Seite, auf der das Problem zugeordnet werden soll, und klicken Sie in der Dienstprogramm-Symbolleiste auf Probleme.
  4. Nachdem der Seitenbereich „Probleme“ geöffnet wurde, klicken Sie auf die Schaltfläche + Problem hinzufügen.
  5. Weiter mit Geben Sie die grundlegenden Informationen zum Problem ein.

Wenn ein Projekt keine Einsätze vor Ort beinhaltet, ist dies meistens die beste Option. Diese Probleme werden jedoch weder als Teil der Absicherung in der Strategie-App und der Absicherung in der Projekte-App angezeigt, und sie erscheinen auch nicht im Kontroll-Scan oder Verfahrens-Scan.

  1. Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Projekte-App aus, um sie zu öffnen.

    Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Projekte-App wechseln.

    Die Startseite der Projekte-App wird geöffnet.

  2. Öffnen Sie ein Projekt.

    Das Projekt-Dashboard wird geöffnet.

  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Probleme und dann auf Problem hinzufügen.
  4. Weiter mit Geben Sie die grundlegenden Informationen zum Problem ein.

  1. Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Projekte-App aus, um sie zu öffnen.

    Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Projekte-App wechseln.

    Die Startseite der Projekte-App wird geöffnet.

  2. Öffnen Sie ein Projekt.

    Das Projekt-Dashboard wird geöffnet.

  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Einsatz vor Ort, navigieren Sie zu der Seite, auf der das Problem erstellt wurde, und klicken Sie in der Dienstprogramm-Symbolleiste auf Probleme.
  4. Nachdem der Seitenbereich „Probleme“ geöffnet wurde, klicken Sie im Seitenbereich Probleme auf Bearbeiten.
  5. Weiter mit Geben Sie die grundlegenden Informationen zum Problem ein.
Tipp

Sie können auch Probleme aktualisieren, indem Sie die Problemverfolgung-App öffnen, beliebige Filter anwenden, um das Problem zu finden, und neben dem zu aktualisierenden Problem auf Details klicken.

  1. Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Projekte-App aus, um sie zu öffnen.

    Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Projekte-App wechseln.

    Die Startseite der Projekte-App wird geöffnet.

  2. Öffnen Sie ein Projekt.

    Das Projekt-Dashboard wird geöffnet.

  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Probleme und klicken Sie auf den Namen des Problems.
  4. Weiter mit Geben Sie die grundlegenden Informationen zum Problem ein.
Tipp

Sie können auch Probleme aktualisieren, indem Sie die Problemverfolgung-App öffnen, beliebige Filter anwenden, um das Problem zu finden, und neben dem zu aktualisierenden Problem auf Details klicken.

Geben Sie die grundlegenden Informationen zum Problem ein

Füllen Sie die folgenden Felder aus und speichern Sie die Informationen. Die Anordnung der Felder kann unterschiedlich sein, je nachdem, an welcher Stelle der Projekte-App Sie sie sich zum Zeitpunkt der Arbeit mit dem Problem befinden.

Hinweis

Rich-Text-Felder dürfen maximal 524.288 Zeichen lang sein.

Tipp

Gehen Sie wie folgt vor, um die Rechtschreibprüfung in Rich-Text-Feldern zu aktivieren:

  • Chrome, Firefox oder Safari STRG + Rechtsklicken innerhalb des Feldes unter Windows oder Command + Rechtsklicken bei einem Mac
  • Internet Explorer oder Microsoft Edge öffnen Sie die Browser-Einstellungen und aktivieren Sie die Rechtsschreibprüfung / Hervorhebung falsch geschriebener Wörter
Feld Beschreibung

Titel/Überschrift

Optional

 Der Titel des Problems

Die maximale Länge beträgt 255 Zeichen.
Beschreibung

Eine detaillierte Beschreibung des Problems
Eigentümer

Gibt die Person an, die für das Problem verantwortlich ist.

  • Wenn Sie einen Benutzer angeben, der zur Diligent One-Instanz hinzugefügt wurde, erhält diese Person eine E-Mail, die sie darüber informiert, dass ihr das Problem zugewiesen wurde, falls das Problem veröffentlicht wurde. Wenn das Problem nicht veröffentlicht wurde, erhält die Person diese E-Mail, wenn das Problem veröffentlicht wird.
    Hinweis

    Wenn Sie einen Massen-Upload von Problemen durchführen und die E-Mail-Adresse eines Diligent One-Benutzers im Feld „Eigentümer“ angeben, wird das Problem der Person auch automatisch in der Projekte-App zugewiesen. Die Person erhält jedoch keine E-Mail-Benachrichtigung über die Problemzuweisung.

  • Wenn Sie einen Namen oder eine E-Mail-Adresse einer Person angeben, die nicht zu der Diligent One-Instanz hinzugefügt wurde, wird der Name oder die E-Mail-Adresse der Person im Feld angezeigt, aber der Person wird das Problem nicht automatisch zugewiesen und sie erhält keine Benachrichtigung per E-Mail.
Problemtyp

Gibt die Klassifizierung des Problems an, wie z. B. „Mangel“, „Erheblicher Mangel“, „Materielle Schwäche“ oder „Empfehlung für das Management“.

Datum identifiziert

Gibt das Datum an, an dem das Problem identifiziert wurde.

Schweregrad

Optional

Gibt die Bedeutung des Problems an, wie z. B. „Hoch“, „Mittel“ oder „Niedrig“.

Veröffentlicht

Optional

Gibt an, ob das Problem für alle Benutzer zugänglich ist (Veröffentlicht) oder ob es Benutzern mit den Rollen „Mitwirkender Tester”, „Mitwirkender Benutzer“, „Beaufsichtigende Geschäftsleitung“ und „Beaufsichtigender Kontrollprüfer“ verborgen bleiben soll (Nicht veröffentlicht). Probleme müssen veröffentlicht werden, bevor Diligent One den Eigentümer benachrichtigt.

Probleme müssen veröffentlicht werden, damit sie in der Strategie-App erscheinen, wenn Risiken mit Zielen verbunden sind. Weitere Informationen finden Sie unter Risikobehandlungen definieren.

Empfehlung

Optional

Die empfohlenen Aktionen, die basierend auf dem Problem unternommen werden sollten.

Benutzerdefinierte Problemattribute

Optional

Maximal 10 benutzerdefinierte Attributfelder, die mit dem Problem verbunden sind

Projekt- und Projekttyp-Administratoren können benutzerdefinierte Attribute für Probleme unter Projekttypen verwalten definieren.

Detaillierte Informationen zu Problem eingeben

Wenn die Seitenbereiche Problem hinzufügen oder Problem bearbeiten geöffnet sind, klicken Sie auf Mehr anzeigen, um Informationen in die folgenden Felder einzugeben und die Informationen zu speichern, oder einfach um die Felder auszufüllen, wenn Sie sich auf der Seite Problemdetails befinden:

Die Anordnung der Felder kann unterschiedlich sein, je nachdem, an welcher Stelle der Projekte-App Sie sie sich zum Zeitpunkt der Arbeit mit dem Problem befinden.

Feld Beschreibung

Problem ID

Optional

Der numerische, alphabetische oder alphanumerische Bezeichner für das Problem

Die maximale Länge beträgt 255 Zeichen.

Geschäftsführender Eigentümer

Optional

gibt den geschäftsführenden Eigentümer des Problems an

  • Wenn Sie einen Benutzer festlegen, der bereits zu der Diligent One-Instanz hinzugefügt wurde, erhält dieser eine E-Mail, die beschreibt, dass ihm das Problem zugewiesen wurde.
    Hinweis

    Wenn Sie einen Massen-Upload von Problemen durchführen und die E-Mail-Adresse eines Diligent One-Benutzers im Feld „Geschäftsführender Eigentümer“ angeben, wird das Problem der Person auch automatisch in der Projekte-App zugewiesen. Die Person erhält jedoch keine E-Mail-Benachrichtigung über die Problemzuweisung.

  • Wenn Sie einen Namen oder eine E-Mail-Adresse einer Person angeben, die nicht zu der Diligent One-Instanz hinzugefügt wurde, wird der Name oder die E-Mail-Adresse der Person im Feld angezeigt, aber der Person wird das Problem nicht automatisch zugewiesen und sie erhält keine Benachrichtigung per E-Mail.

Projekteigentümer

Optional

Gibt den Projektverantwortlichen des Problems an

  • Wenn Sie einen Benutzer festlegen, der bereits zu der Diligent One-Instanz hinzugefügt wurde, erhält dieser eine E-Mail, die beschreibt, dass ihm das Problem zugewiesen wurde.
    Hinweis

    Wenn Sie einen Massen-Upload von Problemen durchführen und die E-Mail-Adresse eines Diligent One-Benutzers im Feld „Projektverantwortlicher“ angeben, wird das Problem der Person auch automatisch in der Projekte-App zugewiesen. Die Person erhält jedoch keine E-Mail-Benachrichtigung über die Problemzuweisung.

  • Wenn Sie einen Namen oder eine E-Mail-Adresse einer Person angeben, die nicht zu der Diligent One-Instanz hinzugefügt wurde, wird der Name oder die E-Mail-Adresse der Person im Feld angezeigt, aber der Person wird das Problem nicht automatisch zugewiesen und sie erhält keine Benachrichtigung per E-Mail.

Risiko/Auswirkung

Optional

Die Beschreibung des Risikos oder der Auswirkung, die das Problem haben wird.

Bereich

Optional

Das Ausmaß, in dem das Problem die Organisation betrifft, wie „Lokal“ oder „Global“

Eskalationsstufe

Optional

Die Person, Abteilung oder Organisationseinheit, die über das Problem informiert werden sollte, wie „Eigentümer“, „Geschäftsleitung“ oder „Aufsichtsrat“

Ursache

Optional

Was das Problem verursacht hat

Effekt

Optional

Die Auswirkung, die das Problem auf die Organisation haben wird.

Kurzfassung

Optional

Ein Überblick über das Thema, der typischerweise Informationen aus anderen verwandten Bereichen zusammenfasst, wie z. B. Risiko/Auswirkung, Ursache und Wirkung

Kostenauswirkung

Optional

Die geschätzten oder tatsächlichen monetären Kosten, die mit dem Problem in Zusammenhang stehen

Probleme speichern oder weitere Probleme hinzufügen

Wenn Sie... gehen Sie wie folgt vor:
ein Problem über den Seitenbereich Problem hinzufügen hinzufügen
  • Um das Problem zu speichern und das Formular zu schließen, klicken Sie auf Speichern und schließen.
  • Um das Problem zu speichern und ein weiteres Problem hinzuzufügen, klicken Sie auf Speichern und weitere hinzufügen.
ein Problem über den Seitenbereich Problem bearbeiten aktualisieren
  • Um das Problem zu speichern und das Formular zu schließen, klicken Sie auf Speichern und schließen.
  • Um die Seite Problemdetails aufzurufen, klicken Sie auf Weitere Informationen.
ein Problem über die Seite Problemdetails aktualisieren

Änderungen werden automatisch gespeichert. Sie können auf der Registerkarte Probleme auf Problem hinzufügen klicken, um ein anderes Problem zu erstellen.

Optional. Sie können ein Problem mit einer Entität taggen oder den Verlauf anzeigen

Gehen Sie auf der Seite Problemdetails wie folgt vor:

  • Entitätserfassungsbereich Taggen Sie das Problem zu Berichtszwecken mit einer oder mehreren Entitäten.

    Hinweis

    Nur „Fachmanager“ und „Fachbenutzer“ können ein Problem mit einer Entität markieren, indem sie auf Inhalt anzeigen klicken und jede Entität auswählen, die dem Problem zugeordnet werden soll. Änderungen werden automatisch gespeichert.

  • Verlauf Sie können einen kompletten Verlauf der Änderungen, die auf Feldebene am Problem vorgenommen wurden, anzeigen.

Mehrere Probleme hinzufügen

Informationen zum Hinzufügen mehrerer Probleme auf einmal finden Sie unter Massenimport von Problemen.

Ein Problem löschen

Achtung

Durch das Löschen eines Problems werden das Problem und alle damit verbundenen Aktionen dauerhaft aus dem Projekt entfernt. Nach dem Löschen können Sie nicht mehr auf das Problem oder die Aktionen zugreifen oder sie wiederherstellen.

  1. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    Problem aus einem einzelnen Projekt löschen

    1. Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Projekte-App aus, um sie zu öffnen.

      Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Projekte-App wechseln.

    2. Öffnen Sie das Projekt, welches das Problem enthält.
    3. Klicken Sie auf die Registerkarte Probleme und klicken Sie auf den Namen des Problems.

    Probleme aus verschiedenen Projekten löschen

    1. Öffnen Sie die Problemverfolgung-App.
    2. Klicken Sie neben dem jeweiligen Problem auf Details.
  2. Scrollen Sie an das Ende der Seite und klicken Sie auf „Problem löschen“.
  3. Klicken Sie im Bestätigungsdialogfeld auf OK.

    Ergebnis Das Problem und alle damit verbundenen Aktionen werden dauerhaft gelöscht.