Anfragen verwalten

Anfragen in einem einzelnen Projekt oder über mehrere Projekte hinweg verwalten

Funktionsweise

Sie können Anfragen in zwei Bereichen in der Projekte-App verwalten:

Seite Beschreibung
Anfragenverfolgung Zeigt alle Anfragen aus einem einzelnen Projekt an
Aufgabenverfolgung Zeigt alle Anfragen über mehrere Projekte hinweg an

Mehrere Anfragebenachrichtigungen

Auf der Seite Anfragenverfolgung können Sie mehrere Anfragen versenden. Mehrere Anfragebenachrichtigungen werden in einer E-Mail je Person zusammengefasst. Wenn der Anfrage durch eine andere Person ein neuer Kommentar oder ein Anhang hinzugefügt wird, wird eine E-Mail-Benachrichtigung an den Eigentümer der Anfrage und den Anfrager gesendet.

Nicht gelesene Elemente

Anfragen zugeordnete Anhänge und Kommentare, die noch nicht gelesen wurden, werden mit einem roten Punkt  angezeigt. Sobald Sie den Anhang oder den Kommentar anzeigen, verschwindet der rote Punkt.

Berechtigungen

„Fachmanager” und „Fachbenutzer” können alle Felder innerhalb einer Anfrage aktualisieren.

Benutzer mit der Rolle „Beaufsichtigende Geschäftsleitung“, „Mitwirkender Manager“, „Mitwirkender Tester” und „Mitwirkender Benutzer“ können den Eigentümer der Anfrage sowie die Felder „E-Mail“ und „CC“ aktualisieren sowie Kommentare oder Anhänge hinzufügen.

Details zu einer Anfrage verwalten

Alle Personen, die Zugriff auf eine Anfrage haben, können die Details aktualisieren und entsprechende E-Mail-Benachrichtigungen verschicken.

  1. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    • Öffnen Sie die Projekte-App, öffnen Sie ein Projekt und klicken Sie anschließend auf die Projektmanagement-Registerkarte Anfragen.
    • Öffnen Sie die App Aufgabenverfolgung und wählen Sie die Registerkarte Anfragen aus.
  2. Navigieren Sie zu der Anfrage, die aktualisiert werden soll.
  3. Klicken Sie unter Details auf Aktualisieren.
  4. Nehmen Sie im Fenster Anfrage aktualisieren die erforderlichen Änderungen vor.
  5. Optional. Wenn Sie eine E-Mail-Benachrichtigung an alle anderen Benutzer (den Antragsteller, den Eigentümer und alle auf CC gesetzte Personen, außer Ihnen selbst) senden möchten, wählen Sie eine Option unter Benachrichtigung. Andernfalls verwendet Diligent One standardmäßig die unten aufgeführten E-Mail-Benachrichtigungen.
  6. Klicken Sie auf Speichern. Diligent One aktualisiert Ihre Anfrage mit den Änderungen.

E-Mail-Benachrichtigungen

Wenn eine Person die Details einer Anfrage aktualisiert, kann sie auch eine E-Mail-Benachrichtigung senden, um andere darüber zu informieren. Die folgende Tabelle erläutert, wer standardmäßig eine E-Mail-Benachrichtigung erhält. Das hängt von der Person ab, die die Anfrage aktualisiert oder kommentiert.

Wenn eine andere Person als der Antragsteller eine Anfrage aktualisiert, wird der Antragsteller automatisch per E-Mail benachrichtigt. Wenn die Person beschließt, eine Benachrichtigung zu senden, während sie die Aktualisierung vornimmt, erhalten alle außer ihr selbst eine E-Mail-Benachrichtigung.

Anfrage aktualisiert von E-Mail-Benachrichtigung erhalten von
Anfrager Anfrageeigentümer Auf CC gesetzte Person
Anfrager

Anfrageeigentümer
Auf CC gesetzte Person

Mehrere Anfragen in einem einzelnen Projekt verwalten

  1. Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Projekte-App aus, um sie zu öffnen.

    Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Projekte-App wechseln.

    Die Startseite der Projekte-App wird geöffnet.

  2. Öffnen Sie ein Projekt.

    Das Projekt-Dashboard wird geöffnet.

  3. Klicken Sie auf die Projektmanagement-Registerkarte Anfragen.

    Die Seite Anfragenverfolgung zeigt eine Liste mit Anfragen an.

  4. So finden Sie eine bestimmte Anfrage:
    • Suchen Sie nach Anfragen, oder wenden Sie Filter an, um die Liste der Anfragen einzuschränken.
    • Sortieren Sie Anfragen, indem Sie auf den Spaltentitel klicken.
  5. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus, um Anfragen zu verwalten:
    • Neue Anfrage erstellen Klicken Sie auf + Neue Anfrage.
    • Anfrage aktualisieren oder löschen Klicken Sie unter der Spalte Beschreibung auf den Beschreibungslink.
    • Mehrere Anfragen aktualisieren Wählen Sie die Anfragen, und klicken Sie auf Aktualisieren.
      Hinweis

      Sie können nur Anfragen aktualisieren, deren Status noch nicht auf Empfangen gesetzt wurde. Wenn Sie mehrere Anfragen auf einmal aktualisieren, versendet Diligent One keine E-Mail-Benachrichtigungen.

    • E-Mail-Benachrichtigung senden Wählen Sie die Anfragen, und klicken Sie auf Benachrichtigung senden.
    • Anfragen zugeordnete Dateien anzeigen oder herunterladen Klicken Sie unter der Spalte Anhänge auf die Nummer und klicken Sie auf den Anhangnamen.
    • Anfragen zugeordnete Diskussionen anzeigen Klicken Sie auf das Kommentarsymbol .
    • Datum anzeigen, an dem die Anfrage erstellt und die letzte Erinnerung versandt wurde Bewegen Sie die Maus über den Zeitstempel unter der Spalte Fälligkeitsdatum.

      Wenn die Anfrage überfällig ist, wird das Fälligkeitsdatum rot dargestellt und eine rote vertikale Linie wird links neben der Anfrage angezeigt.

    • Die Seite aufrufen, auf der die Anfrage erstellt wurde Klicken Sie unter der Spalte Quelle auf den Link.

      Wenn unter der Spalte Quelle kein Link verfügbar ist, deutet dies an, dass die Anfrage auf der Seite Anfragenverfolgung erstellt wurde.

Anfragen über mehrere Projekte hinweg verwalten

  1. Öffnen Sie die Aufgabenverfolgungs-App.
  2. Wählen Sie die Unterregisterkarte Anfragen aus.

    Die Seite wird mit einer Liste der offenen von Ihnen gestellten Anfragen, sortiert nach dem frühesten Fälligkeitsdatum, angezeigt.

    Die gelbe Uhr  deutet überfällige Elemente an. Der rote Punkt steht für ungelesene Elemente. Das Schloss zeigt an, dass der Abschnitt, der die Anforderung enthält, von einem anderen Benutzer über Offline-Projekte oder Diligent One für iPad ausgecheckt wurde und die Anforderung schreibgeschützt ist.

  3. So finden Sie eine bestimmte Anfrage:
    • Suchen Sie nach Anfragen, oder wenden Sie Filter an, um die Liste der Anfragen einzuschränken.
    • Sortieren Sie Anfragen, indem Sie neben dem Spaltentitel auf  klicken.
  4. Passen Sie den Status einer Anfrage an, lassen Sie Informationen in der Tabelle anzeigen, oder klicken Sie auf die Anfragebeschreibung, um die Anfrage zu aktualisieren.
    Tipp

    Sie können zu dem Projekt navigieren, in dem die Anfrage erstellt wurde, oder zur Quellseite, wo die Anzeige erstellt wurde. Klicken Sie dazu auf den Link unter der Spalte Projekt bzw. Quelle.

    Ergebnis Die Informationen der Anfrage werden aktualisiert.