E-Mail-Benachrichtigungen aus der Projekte-App

E-Mails werden von der Projekte-App versendet, um Benutzer über das Folgende zu benachrichtigen:

  • zugewiesene Anfragen, Reviews, Aufgaben oder Aktionen
  • Änderungen an Projekten
Hinweis

Benutzer, die angeben, dass Sie die E-Mail-Benachrichtigungen nicht erhalten haben, sollten ihren Spamordner überprüfen. E-Mail-Benachrichtigungen werden von notifications@highbond.com gesendet, es sei denn, Ihre Organisation hat einen benutzerdefinierten Absender eingerichtet. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzerdefinierten E-Mail-Absender einrichten.

E-Mail-Benachrichtigungen ein- oder ausschalten

Sie können E-Mail-Benachrichtigungen im Launchpad ein- oder ausschalten. Weitere Informationen finden Sie unter E-Mail-Benachrichtigungen verwalten.

E-Mail-Sprache

Wenn eine E-Mail an eine Adresse gesendet wird, die keinem Benutzer gehört, wird der Inhalt der E-Mail in der jeweiligen Spracheinstellung dieses Benutzers angezeigt. Wenn eine E-Mail an eine Adresse gesendet wird, die keinem Benutzer gehört, wird der Inhalt der E-Mail in der Standardspracheinstellung der Organisation angezeigt.

Konfigurieren, wie oft Erinnerungen verschickt werden

Wenn Sie wiederholte Erinnerungen über Aktionen und Anfragen verschicken müssen, können Sie konfigurieren, wie oft E-Mail-Benachrichtigungen an Eigentümer und an CC-Personen geschickt werden sollen.

Sie können wiederholte Erinnerungen verschicken auf Basis

  • eines täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Ablaufplans,
  • eines benutzerdefinierten Zeitplans, der auf „x“ Tagen vor dem Fälligkeitstermin beruht.

Beispiel

Wiederkehrende Erinnerungen konfigurieren

Szenario

Sie erstellen eine Anfrage und legen als Fälligkeitsdatum den 3. Mai 2019 fest. Sie können ebenfalls Ihre Benachrichtigungseinstellungen wie folgt konfigurieren:

  • Wiederkehrende Erinnerungen versenden Wöchentlich
  • Erinnerungen vor dem Fälligkeitstermin versenden 5. 3. 1, leer, leer

Ergebnis

Erinnerungs-E-Mails für die Anfrage werden wöchentlich (jeden Montag) vor dem 3. Mail 2019 versendet. Zusätzliche Erinnerungs-E-Mails für die Anfrage werden außerdem 5 Tage, 3 Tage und 1 Tag vor dem 3. Mai 2019 versendet.

Nach dem 3. Mail 2019 werden Erinnerungs-E-Mails nach einem wöchentlichen Zeitplan verwendet, bis die Anfrage geschlossen, gelöscht oder einer anderen Person zugewiesen wurde. Wird die Person, der eine Anfrage zugewiesen wurde, aus dem Projekt entfernt, oder das Projekt wird archiviert, dann werden auch keine Erinnerungs-E-Mails mehr versendet.

Schritte

  1. Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Projekte-App aus, um sie zu öffnen.

    Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Projekte-App wechseln.

    Die Startseite der Projekte-App wird geöffnet.

  2. Wählen Sie unter Systemadministration die Option Projekttypen verwalten.
  3. Gehen Sie zu dem gewünschten Projekttyp und wählen Sie Bearbeiten.

    Die Seite Projekttypen verwalten wird geöffnet.

  4. Wählen Sie die Registerkarte Benachrichtigungen aus.
  5. Konfigurieren Sie die folgenden Felder, und wählen Sie Speichern:
    FeldStandardBemerkungen
    Wiederkehrende Erinnerungen versendenWöchentlich

    Wählen Sie Täglich, Wöchentlich oder Monatlich aus der Dropdown-Liste aus, um die Häufigkeit festzulegen, mit der Erinnerungs-E-Mails für ausstehende Elemente (offene oder überfällige Aktionen/Anfragen) versendet werden sollen.

    Erinnerungs-E-Mails werden ab 00:00 UTC versendet. Wöchentliche Erinnerungen werden montags und monatliche Erinnerungen am ersten Monatstag verschickt.

    Erinnerungs-E-Mails in Bezug auf Aktionen oder Anforderungen werden vor oder nach dem Fälligkeitsdatum versendet, bis die Elemente geschlossen, gelöscht oder einer anderen Person zugewiesen werden. Wird die Person, der ein Element zugewiesen wurde, aus dem Projekt entfernt, oder das Projekt wird archiviert, dann werden auch keine Erinnerungs-E-Mails mehr versendet.

    Erinnerungen vor dem Fälligkeitstermin versenden 

    Wählen Sie diese Option, um einen benutzerdefinierten Zeitplan für Erinnerungsbenachrichtigungen anzulegen, der auf „x“ Tagen vor dem Fälligkeitstermin von Aktionen und Anfragen beruht. Es lassen sich bis zu fünf benutzerdefinierte Benachrichtigungshäufigkeiten festlegen.

    Wenn der Fälligkeitstermin einer Aktion/Anfrage überschritten ist oder kein Fälligkeitstermin festgelegt wurde, werden Erinnerungs-E-Mails entsprechend der Standardhäufigkeit (wöchentlich) oder der angegebenen Häufigkeit (täglich oder monatlich) verschickt.

    Hinweis

    Wenn Sie nur regelmäßig wiederkehrende Erinnerungsmails ohne zusätzliche geplante Erinnerungen „x“ Tage vor dem Fälligkeitsdatum aktivieren, sendet Diligent One die regelmäßig wiederkehrenden Erinnerungen sowohl vor als auch nach dem Fälligkeitsdatum.

    Wenn Sie jedoch beide Benachrichtigungsarten aktivieren, sendet Diligent One nur die Erinnerungen im benutzerdefinierten Zeitplan vor dem Fälligkeitsdatum und nur die zusätzlichen regelmäßig wiederkehrenden Erinnerungen nach dem Fälligkeitsdatum.

Typen von E-Mail-Benachrichtigungen

Benachrichtigungstyp E-Mail-Betreff E-Mail-Ereignis Rollen, die die E-Mail erhalten können
Benutzerkennwort zurücksetzen Setzen Sie Ihr Kennwort zurück

Wenn ein Projekte-App-Administrator das Kennwort eines Benutzers zurücksetzt

Hinweis

Projekte-App-Administratoren können das Kennwort eines Benutzers unter Systemadministration > Benutzer verwalten zurücksetzen.

 Beliebige Rolle
Massen-Upload Elemente hochgeladen Wenn Risiken oder Kontrollen als Massen-Upload für ein Projekt oder Framework bzw. Probleme als Massen-Upload für ein Projekt hochgeladen werden Fachmanager
Backup Projekt-Datensicherung herunterladen Wenn die Sicherung eines Projekts abgeschlossen ist Fachmanager
Fehler bei der Datensicherung des Projekts: Versuchen Sie es erneut Wenn bei der Datensicherung eines Projekts ein Problem auftritt Fachmanager
Projekterstellung Fehler beim Erstellen des Projekts: Versuchen Sie es erneut Wenn ein Problem beim Erstellen eines Projekts innerhalb eines Absicherungsplans auftritt
  • Projektadministration
  • Projektersteller
Projekt archiviert oder übertragen Projekt wurde archiviert Bei der Archivierung eines Projekts Fachmanager
Fehler bei der Archivierung von Projektname: Versuchen Sie es erneut Wenn ein Projekt archiviert wird oder ein Problem auftritt Fachmanager
Projektübertragung abgeschlossen Bei der Übertragung eines Projekts Fachmanager
Projekt gelöscht Projekt gelöscht wenn ein Projekt gelöscht wurde, wird es nach 30 Tagen automatisch endgültig gelöscht
  • Projektadministration
  • Projektersteller
Importieren, Klonen und Kopieren Standards und Vorschriften wurden importiert Wenn Standards oder Bestimmungen erfolgreich in eine Compliance-Map importiert werden
  • Fachmanager
  • Fachbenutzer
Fehler beim Importieren der Compliance-Map: Versuchen Sie es erneut Wenn Standards oder Bestimmungen nicht erfolgreich in eine Compliance-Map importiert werden
  • Fachmanager
  • Fachbenutzer
Fehler beim Importieren aus der Inhaltsbibliothek: Versuchen Sie es erneut Beim Importieren von Daten aus der Inhaltsbibliothek ist ein Problem aufgetreten
  • Fachmanager
  • Fachbenutzer
  • Fehler beim Importieren: Versuchen Sie es erneut
  • Fehler beim Klonen: Versuchen Sie es erneut
  • Fehler beim Übertragen: Versuchen Sie es erneut
  • Kopieren der Zertifizierung fehlgeschlagen: Versuchen Sie es erneut
 Wenn ein Problem während des Import-, Klon-, Übertragen- oder Kopiervorgangs auftritt
  • Fachmanager
  • Fachbenutzer
Automatisierte Bewertungen Aktualisierungen an automatisierten Assessments
  • Wenn Risiko- und Kontrollbewertungen von einem Bewertungsfaktor aktualisiert wurden
  • Wenn Bewertungsfaktoren aufgrund eines Fehlers deaktiviert wurden
  • Fachmanager
  • Fachbenutzer
Prüfen Benutzername hat Sie als einen Kontrollprüfer zugewiesen

Wenn der nächste Kontrollprüfer beauftragt wird, eine der folgenden Elemente zu prüfen.

  • eine Planungsdatei
  • eine Schilderung
  • eine Risikokontrollmatrix oder einen Projektplan
  • eine Liste der exemplarischen Vorgehensweisen bzw. Verfahrensausführungen
  • eine einzelne exemplarische Vorgehensweise bzw. Verfahrensausführung
  • eine Liste der Testpläne
  • einen einzelnen Testplan
  • eine Testrunde
  • einen einzelnen Test
  • ein Problem (Details, Beilegung oder Informationen zu erneuten Tests)
  • Fachmanager
  • Fachbenutzer
  • Beaufsichtigende Geschäftsleitung
Aufgaben Benutzername hat Ihnen eine Aufgabe zugewiesen Wenn Ihnen eine Aufgabe zugewiesen wurde Beliebige Rolle
Benutzername hat eine Aufgabe angemerkt Wenn eine Person eine Anmerkung zu einer Aufgabe postet Beliebige Rolle

Aufgabe schließen

Wenn eine Person eine Aufgabe klärt

 Beliebige Rolle
Benutzername hat eine Aufgabe geschlossen Wenn eine Person eine Aufgabe schließt Beliebige Rolle
Aktionen, Anfragen, Zertifizierungen und Zuweisungen

Name_des-Zendenten hat ein Aktionselement an Name_des_Zessionarszugewiesen

 wenn Ihnen die Aufgabe übertragen wurde, auf eine Aktion zu reagieren oder dazu beizutragen Beliebige Rolle
Benutzername hat ein Aktionselement aktualisiert

wenn eine Person eine Aktion aktualisiert

Diese E-Mail wird an den Ersteller der Aktion, den Eigentümer der Aktion und alle Benutzer gesetzt, die auf CC gesetzt wurden Die Person, die die Aktion aktualisiert hat, erhält die E-Mail nicht.

 Beliebige Rolle
Benutzername hat ein Aktionselement kommentiert

wenn eine Person eine Anmerkung zu einer Aktion postet

Diese E-Mail wird an den Ersteller der Aktion, den Eigentümer der Aktion und alle Benutzer gesetzt, die auf CC gesetzt wurden Die Person, die die Kommentierung durchgeführt hat, erhält die E-Mail nicht.

 Beliebige Rolle

Eine Anfrage beantworten

Hinweis

Diese Betreffzeile der E-Mail kann angepasst werden.

 wenn Sie beauftragt wurden, auf eine Anfrage zu reagieren oder einen Beitrag zu leisten Beliebige Rolle
Benutzername hat eine Anfrage aktualisiert

Wenn eine Datei an eine Anfrage angehängt wird

Diese E-Mail wird an den Ersteller der Anfrage, den Eigentümer der Anfrage und alle Benutzer gesetzt, die auf CC gesetzt wurden. Die Person, welche die Datei angehängt hat, erhält diese E-Mail nicht.

 Beliebige Rolle
Benutzername hat eine Anfrage kommentiert

Wenn eine Anfrage von dem Benutzer durchgeführt wurde (Kommentar hinzugefügt)

Diese E-Mail wird an den Ersteller der Anfrage, den Eigentümer der Anfrage und alle Benutzer gesetzt, die auf CC gesetzt wurden. Die Person, die die Kommentierung durchgeführt hat, erhält die E-Mail nicht.

 Beliebige Rolle

Benutzername hat Ihnen ein Name_des_Elements zugewiesen

 Wenn ein Benutzer als „Eigentümer“, „geschäftsführender Eigentümer“ oder „zugeordneter Benutzer“ einer Zielsetzung, Kontrolle, eines Kontrolltests oder eines veröffentlichten Problems zugewiesen wurde.
  • Eigentümer oder geschäftsführender Eigentümer Beliebige Rolle
  • Zugeordneter Benutzer nur Fachmanager, Fachbenutzer und Mitwirkender Tester

FragebogenName beantworten

Wenn eine Aufgabe zur Kontrollleistung an einen Kontrollverantwortlichen gesendet wird.

 Beliebige Rolle
Name_der_Assessment-Umfrage beantworten Wenn eine Bewertungsumfrage an einen Kontrolleigentümer gesendet wird. Beliebige Rolle

Benutzername fordert Ihre Zertifizierung an

Hinweis

Diese Betreffzeile der E-Mail kann angepasst werden.

 Wenn eine Zertifizierungsanfrage an eine andere Person gesendet wird Beliebige Rolle
Erinnerung Auf Aktionselemente reagieren

Wenn der Status einer Aktion „Offen“ ist, werden je nach den konfigurierten Einstellungen wiederkehrende Erinnerungen versendet.

 Beliebige Rolle
  • Handlungsbedarf bei offener Abfrageposition
  • Auf mehrere Anfragen antworten

Wenn der Status einer Anfrage „Offen“ ist, werden je nach den konfigurierten Einstellungen wiederkehrende Erinnerungen versendet.

 Beliebige Rolle