Antworten aus Fragebögen erfassen

Mit Fragebögen erfassen Sie Informationen von den Befragten und kontextualisieren Daten. In jeder Sammlung können sich ein oder mehrere Fragebögen befinden, die Sie als Umfragen, Ereignisberichte oder Wiedervorlagemechanismus bei der Beilegung von Datensätzen einsetzen.

Wie funktionieren Fragebögen?

In jeder Sammlung können Sie einen oder mehrere Fragebögen erstellen. Sobald ein Fragebogen vorhanden ist, können Sie diesen einsetzen, um Informationen von den Befragten zu erfassen. Dabei sind folgenden Methoden möglich:

Umfrage Der Fragebogen wird an bekannte oder anonyme Befragte gesendet, die ihn dann ausfüllen
Ereignisbericht Der Fragebogen wird als anonymer Link gesendet und verwendet, um Ereignisse oder Vorfälle zu melden
Beilegung von Datensätzen Der Fragebogen wird an einzelne Personen oder Workflow-Gruppen gesendet, um Zusatzinformationen zu bestimmten Datensätzen abzufragen

Antworten werden in der festgelegten Tabelle festgehalten, wobei jede Frage als einzelne Spalte definiert wird. Abhängig davon, wie Sie den Fragebogen bereitstellen, gelten verschiedene Regeln für das Folgende:

wie oft der Fragebogen ausgefüllt werden kann
ob eine Antwort aktualisiert werden kann oder nicht

Hinweis

Ein Fragebogen kann aus bis zu 500 Fragen bestehen. Wenn jedoch eine der mit dem Fragebogen verlinkten Tabellen insgesamt 500 Spalten erreicht, können Sie keine weiteren Fragen hinzufügen.

Beispiel, wenn eine Tabelle mit 100 Spalten mit einem Fragebogen verlinkt wird, kann der Fragebogen maximal 400 Fragen enthalten.

Sicherheit von Fragebögen

Die Fragebögen und die Antworten werden in einer sicheren Umgebung verarbeitet. Dabei werden alle Daten während der Übertragung und während sie gespeichert sind, verschlüsselt. Alle Daten werden über eine sichere HTTPS-Verbindung übertragen.

Der Zugriff auf jeden Fragebogen, den Sie bereitstellen, erfolgt über eine tokenisierte URL, die automatisch erstellt wird. Die tokenisierte URL besteht aus einer Kombination aus Großbuchstaben, Kleinbuchstaben, Ziffern und Sonderzeichen.

Achtung

Da die tokenisierte URL wie ein Kennwort funktioniert, ist es wichtig, dass Sie die URL nicht weitergeben und ihre Sicherheit schützen. Geben Sie die tokenisierte URL nicht an Dritte weiter. Die tokenisierte URL ist absichtlich als Schutzmaßnahme beim Datenzugriff komplex. Die Chance, dass Sie die richtige URL auf einen einzelnen Datensatz eingeben, beträgt 1 zu 700 Quintilliarden.

Ablaufzeit des Fragebogens

Einige Fragebogenempfänger müssen die Fragebögen in der Zeit ausfüllen, die die Timeout-Einstellung Ihrer Sitzung zulässt.

Wenn ein Empfänger Teil Ihrer Instanz ist, ist er/sie verpflichtet, den Fragebogen in der Zeit auszufüllen, die in der Timeout-Einstellung Ihrer Instanz für die Sitzung vorgesehen ist. Wenn Sie lange Fragebögen für Personen in Ihrer Instanz erstellen, stellen Sie sicher, dass Ihr Sitzungs-Timeout lang genug ist, damit eine Person Ihre Fragebögen ausfüllen kann. Weitere Informationen über das Ändern dieser Einstellung finden Sie unter Organisationseinstellungen aktualisieren.
Wenn ein Empfänger nicht zu Ihrer Instanz gehört (z. B. wenn Sie einen Fragebogen an jemanden senden, der Diligent One nicht verwendet), läuft die Fragebogensitzung des Empfängers nach 7 Tagen ab.

Hinweis

Wenn ein Empfänger einen Fragebogen beantwortet, werden die Daten für die meisten Antworttypen (Einzelne Auswahl, Dropdown, Absatz usw.) automatisch alle 15 Sekunden gespeichert. Beim Antworttyp „Anhang“ erfolgt die automatische Speicherung jedoch alle 30 Sekunden. Diese Funktion soll insbesondere bei längeren Sitzungen Datenverluste verhindern, z. B. bei langen Fragebögen, im Falle einer Sitzungs-Zeitüberschreitung.

Beispiel

Automatisierte Anschlussfragebogen

Über eine Datenanalyse überwachen Sie Mitarbeiter, die Spesen über der genehmigten Essensobergrenze von $90,00 geltend machen. Jedem Mitarbeiter, der einen Anspruch über dieser Obergrenze geltend macht, möchten Sie einen Fragebogen mit Fragen zu den Reisekosten & Spesenrichtlinien der Organisation senden.

Um diesen Prozess zu automatisieren, erstellen Sie einen Trigger, der Spesenansprüche oberhalb dieser Obergrenze identifiziert, und dann einen Fragebogen-Link an den Mitarbeiter sendet, der dem Anspruch zugeordnet ist.

Die Antworten werden als zusätzliche Spalten im Datensatz, der den Fragebogen ausgelöst hat, aufgezeichnet.

Die Datenanalyse

Mitarbeiter-Nr.	Abteilung	Datum	E-Mail	Betrag
1001	IT	07-Jun-14	mark_shire@example.com	20.02
1002	Forschung und Entwicklung	03-Jun-14	priya_mogham@example.com	50.87
1003	HR	04-Jun-14	cynthia_chan@example.com	120.32
1004	Marketing	07-Jun-14	tran_smith@example.com	11.32
1007	Marketing	07-Jun-14	clara_johnson@example.com	40.67
1008	Vertrieb	02-Jun-14	mary_jenkins@example.com	92.36
1009	Forschung und Entwicklung	06-Jun-14	brian_wu@example.com	18.00
1010	HR	06-Jun-14	gerry_jones@example.com	67.02