Automatisierte Aktivität auslösen

Trigger sind Automatisierungstools zur Überwachung von Datensatzdaten oder Metriken. Trigger führen mehrere Aktionen aus, wenn bestimmte Bedingungen oder Schwellenwerte erfüllt sind. Sie können Trigger verwenden, wenn Sie Aspekte des Workflows in Ihrem Unternehmen automatisieren möchten.

Triggertypen

Typ Beschreibung Anwendungsfälle
Datensatz Führt mehrere Aktionen auf Grundlage von Daten in einem Datensatz oder Informationen aus.
  • einen Datensatz im Prüfprozess weiterzuleiten
  • Datensatzprioritäten auf Grundlage der Leerlaufzeit oder Felddaten zu aktualisieren
  • Benutzer zu benachrichtigen, wenn Probleme entstehen oder ein Datensatz das Ergreifen bestimmter Aktionen erfordert
  • Datensätze einem Benutzer oder einer Workflow-Gruppe oder einer E-Mail-Adresse aus einem Feld in einer Tabelle zuzuweisen
  • Aufforderungen zur Beantwortung von Fragebögen zu senden
Metrik Führt mehrere Aktionen aus, wenn die zusammengefassten Metrikdaten einen Schwellenwert überschreiten.

Überwacht Schlüsselkennzahlen und beachrichtigt Interessensgruppen von den Änderungen.

Beispiel für Trigger für Datensätze

Szenario

Sie müssen einen Trigger anlegen, der erkennt, wenn einem Datensatz die Priorität Kritisch zugewiesen wird, und der dann den Projektleiter (Jane Doe) benachrichtigt. Der Trigger sollte jeden Montag um 8:00 morgens Ostküstenzeit (Eastern Standard Time, EST) ausgeführt werden.

Prozess

Sie konfigurieren den Trigger wie folgt:

  • Bedingungen Datensatz: Priorität ist Kritisch
  • Aktionen Benachrichtigung an: Jane Doe
  • Häufigkeit Plan: Wöchentlich, montags, 8:00, Eastern Standard Time (GMT -5:00)

Ergebnis

Wenn einem Datensatz die Priorität Kritisch zugewiesen wird, erhält Jane Doe eine Benachrichtigung per E-Mail. Der Trigger wird jeden Montag um 8:00 morgens Ostküstenzeit (Eastern Standard Time, EST) ausgeführt.

Beispiel für Trigger für eine Metrik

Szenario

Sie müssen einen Trigger erstellen, der ein Risiko vom Typ „Verlust von Top-Mitarbeitern“ für Ihr Unternehmen erkennt. Wenn 15 Mitarbeiter das Unternehmen innerhalb eines Zeitraums von 30 Tagen verlassen, müssen der CEO, Max Wells, und die VP of Talent, Linda Tang, per E-Mail benachrichtigt werden.

Prozess

Sie konfigurieren den Trigger wie folgt:

  • Name der Metrik KRI - Verlust von Top-Mitarbeitern
  • Bedingungen Metrik
    • Metrik: Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen haben
    • Bedingung: Größer als
    • Wert: 15
    • Schwellenwertfarbe: Rot
  • Aktionen Benachrichtigung: Max Wells, Linda Tang
  • Häufigkeit Plan Monatlich, freitags, 9:00, Eastern Standard Time (GMT -5:00)

Ergebnis

Wenn die Metrik einen Schwellenwert erreicht, der in einer Kalkulationsperiode von 30 Tagen größer als 15 ist, wird der Trigger ausgeführt, und sowohl Max Wells als auch Linda Tang erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail.

Angaben zur Ausführung von Triggern

Trigger basieren auf von Ihnen definierten Bedingungen. Bei einem Datensatz-Trigger kann die Bedingung einfach, ein einzelner Ausdruck oder eine komplexe Gruppe auf Ausdrücken sein. Metrik-Trigger verwenden eine einzelne Bedingung, die einen Schwellenwert definiert.

Immer, wenn die Bedingungen des Triggers als wahr ausgewertet werden, werden die im Trigger konfigurierten Aktionen automatisch ausgeführt.

Einfacher Ausdruck

Ein einfacher Ausdruck ist ein einzelner Bedingungstest, der auf eine einzelne Spalte ausgeführt wird. Der Trigger wird für die Datensätze ausgeführt, die als wahr ausgewertet werden.

Abhängig vom Felddatentyp, und ob es sich beim Feld um ein Daten- oder Informationsfeld handelt, ändern sich die Operatoren, die Ihnen für den jeweiligen Bedingungsausdruck zur Verfügung stehen.

Beispiel

Ausdrucksgruppe

Eine Ausdrucksgruppe ist ein Satz aus mehreren Ausdrücken, die in einer Gruppe verbunden sind. Der Trigger wird für die Datensätze ausgeführt, bei denen die Gruppe als wahr ausgewertet wurde.

Wenn Sie eine Gruppe erstellen, wählen Sie einen der folgenden logischen Operatoren, um zu definieren, wie die Gruppe ausgewertet werden soll:

  • ALLE alle Ausdrücke in der Gruppe müssen als wahr ausgewertet werden, damit die Gruppe als wahr ausgewertet wird
  • EINE mindestens ein einfacher Ausdruck in der Gruppe muss als wahr ausgewertet werden, damit die Gruppe als wahr ausgewertet wird

Beispiele für eine Ausdrucksgruppe

Kombinierter Ausdruck

Ein kombinierter Ausdruck besteht aus mehreren Ausdrucksgruppen. Der Trigger wird für die Datensätze ausgeführt, bei denen der kombinierte Ausdruck als wahr ausgewertet wird.

Wenn Sie mehrere Ausdrucksgruppen anlegen, wählen Sie einen der folgenden logischen Operatoren, um zu definieren, wie der kombinierte Ausdruck ausgewertet werden soll:

  • UND Jede Ausdrucksgruppe im kombinierten Ausdruck muss als wahr ausgewertet werden, damit der kombinierte Ausdruck als wahr ausgewertet wird
  • ODER Mindestens eine Ausdrucksgruppe im kombinierten Ausdruck muss als wahr ausgewertet werden, damit der kombinierte Ausdruck als wahr ausgewertet wird

Beispiele für kombinierte Ausdrücke

Metrik-Schwellenwerte

Wenn Sie einen Metrik-Trigger konfigurieren, definieren Sie eine Schwellenwertbedingung, die den Wert der Berechnung in der Metrik für den aktuellen Berechnungszeitraum testet. Wird die Bedingung als wahr ausgewertet, wird der Trigger ausgeführt und die im Aktionsbereich des Triggers definierte Interessensgruppen benachrichtigt.

Weitere Informationen finden Sie unter Aktionen aus Metriken über Trigger auslösen.

Wenn Trigger ausgeführt werden

Option Beschreibung Beispiele
Echtzeit

Trigger, die in Echtzeit laufen, werden ausgeführt werden, der das Ereignis oder die Änderung eintritt, auf dem bzw. der der Trigger basiert.

Hinweis

Weil Echtzeit-Trigger Änderungen im Datensatz benötigen, um ausgeführt zu werden, müssen Trigger, die Datensätze im Leerlaufzustand verändern, mit einem Plan, nicht mit Echtzeit konfiguriert werden.

Metrik-Trigger

Wenn bei einem Metrik-Trigger die Berechnung der Metrik aktualisiert wird und der Wert den Schwellenwert des Triggers überschreitet, wird die Trigger-Aktion ausgeführt und die entsprechenden Interessensgruppen werden über die Änderung informiert.

Datensatz-Trigger

Wenn bei einem Trigger, der auf einer Datensatzpriorität basiert, ein Benutzer die Priorität des Datensatzes in die in der Trigger-Konfiguration verwendeten Priorität ändert, wird die Trigger-Aktion ausgeführt, wenn die Aktualisierung vorgenommen wird.

Fragebogen-Trigger

Wenn ein Benutzer bei einem Fragebogen-Trigger einen ausgewählten Fragebogen für die Tabelle beantwortet, für die der Trigger konfiguriert ist, werden die Bedingungen für den Trigger ausgewertet, und der Trigger wird ausgeführt.
Ablaufplan

Trigger, die nach einem Zeitplan laufen, werden entsprechend der festgelegten Laufzeit ausgeführt.

  • Täglich
  • Wöchentlich
  • Monatlich
  • Vierteljährlich
  • Alle n Tage

Intervalle werden ab dem von Ihnen festgelegten Startdatum gemessen.

Über die Festlegung eines Triggerablaufplans können Sie bestimmen, wie oft Sie E-Mail-Benachrichtigungen zu dem jeweiligen Trigger erhalten.

Hinweis

Trigger, die vor dem 31. August 2016 konfiguriert wurden, haben eine Standardausführungszeit von 5:00 morgens UTC in Kanada und 12:00 UTC in allen anderen Regionen.

Hinweis

Zeitverschiebungen aufgrund der Sommerzeit können dazu führen, dass über Nacht laufende Trigger in unerwarteter Weise ausgeführt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Auswirkungen der Sommerzeit auf die geplanten Trigger.

Metrik-Trigger

Bei einem Metrik-Trigger wird der Trigger einmal im Monat am 15. des Monats um 9:00 morgens ausgeführt. Wenn an diesem Datum und zu dieser Uhrzeit der Wert der Metrik den Schwellenwert überschreitet, wird die Trigger-Aktion ausgeführt und die entsprechenden Interessensgruppen über die Änderung informiert.

Datensatz-Trigger

Bei einem Trigger, der auf einer Datensatzpriorität basiert, wird der Trigger täglich um 13:00 ausgeführt. Wenn zu diesem Zeitpunkt die Priorität des Datensatzes der in der Triggerbedingung verwendeten Priorität entspricht, wird die Trigger-Aktion ausgeführt.