Berechtigungen der Robots-App

Der Zugriff auf die Robots-App und die Fähigkeit, verschiedene Aufgaben in der App auszuführen (Berechtigungen), werden von einer Kombination aus vier Elementen gesteuert:

• Systemweiter Diligent One-Benutzertyp (Launchpad-Benutzertyp)

• Abonnement

• Robots-App-Rolle

• Robot-Rolle

Berechtigungen aus Benutzerperspektive

Der Launchpad-Benutzertyp und das Abonnement von Benutzern definieren allgemein, welche Aktionen diese in Diligent One ausführen und auf welche Apps sie zugreifen können.

Für Robots-Zugriff auf App-Ebene weisen Sie einem Benutzer eine einzelne Robots-Rolle zu: Benutzer oder Robots-Administrator. Robots-Administrator haben automatisch Vollzugriff auf jeden Robot und Ordner in Robots.

Benutzer mit der Benutzerrolle auf App-Ebene können mehrere Rollen auf Robot- oder Ordnerebene innehaben, die jeweils für einzelne Robots oder Ordner zugewiesen werden. Diese granulare Berechtigungsstruktur ermöglicht Folgendes:

• Einem Benutzer kann der Zugriff auf ganz bestimmte Robots und Ordner erteilt werden.

• Der Grad des Zugriffs für einen Benutzer kann für jeden Robot oder Ordner unterschiedlich sein.

Zusätzlich zur Robots-Rolle eines Benutzers auf App-Ebene hat auch der Abonnementtyp von Benutzern Auswirkungen darauf, welche Rollen auf Robot- oder Ordnerebene ihnen zugewiesen werden können.

Robots-Zugriff auf App-Ebene

Der Robots-Zugriff auf App-Ebene bestimmt die übergeordneten Aktivitäten, die ein Benutzer in Robots ausführen kann. Der Zugriff auf App-Ebene wird durch eine Kombination der folgenden Faktoren gesteuert:

• Launchpad-Benutzertyp
• Abonnement
• Robots-Rolle

Rollen für die Robots-App zuweisen

1. Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Robots-App aus, um sie zu öffnen.

   Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Robots-App wechseln.

2. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf Einstellungen.
3. Klicken Sie unter Globale Einstellungen auf Benutzerverwaltung.

   Alle Benutzer mit einem Abonnement vom Typ „Professional” oder „Oversight” werden in der Benutzerliste angezeigt.

4. Wählen Sie neben dem entsprechenden Benutzer eine Rolle aus, die Sie zuweisen möchten.

   Standardmäßig ist die Rolle „Benutzer” zugewiesen.

   Tipp

   Über die Suchleiste können Sie die Liste nach Namen filtern.

   Wenn die Rolle „Robots-Administrator” zugewiesen ist und nicht geändert werden kann, ist der Benutzer ein Launchpad-Systemadministrator mit einem Abonnement vom Typ „Professional”. Die Rolle „Robots-Administrator” wird diesen Benutzern automatisch zugewiesen und kann in Robots nicht geändert werden.

Zugriff auf Robots und Robot-Ordner

Der Zugriff von Benutzern auf einen Robot oder Robot-Ordner wird durch die jeweils zugewiesene Robot-Rolle für diesen Robot oder Ordner gesteuert:

• Eigentümerrolle (die meisten Berechtigungen)

• Bearbeiterrolle

• Kontrollprüferrolle

• Entwicklerrolle

• Benutzerrolle mit Lesezugriff (die wenigsten Berechtigungen)

Auf Robot-Ebene und auf Robot-Ordnerebene werden Benutzer Mitarbeiter genannt. Wenn Benutzer nicht als Mitarbeiter mit einer der fünf Robot-Rollen zu einem Robot oder Ordner hinzugefügt wurden, können sie den Robot oder Ordner nicht sehen.

Der Robot-Zugriff und der Robot-Ordnerzugriff sind ähnlich. Der eine wird auf Robot- und der andere auf Robot-Ordnerebene angewendet.

Robot-Zugriff

Der Robot-Zugriff bestimmt die genauen untergeordneten Aktivitäten, die ein Benutzer in einem einzelnen Robot ausführen kann. Der Robot-Zugriff wird für jeden Robot durch die einem Benutzer zugewiesene Robot-Rolle gesteuert.

Sie weisen die Robot-Rolle auf Robot-Ebene zu, wenn der Robot nicht Teil eines Ordners ist. Wenn der Robot in einem Ordner enthalten ist, weisen Sie die Rolle auf Ordnerebene zu.

Robot-Ordnerzugriff

Der Robot-Ordnerzugriff bestimmt die genauen untergeordneten Aktivitäten, die ein Benutzer in einem einzelnen Ordner sowie in allen in diesem Ordner enthaltenen Robots ausführen kann. Der Robot-Ordnerzugriff wird für jeden Ordner durch die einem Benutzer zugewiesene Robot-Rolle gesteuert.

Die auf Ordnerebene zugewiesene Rolle wird automatisch auf alle Robots im Ordner übertragen und steuert den Zugriff auf die einzelnen Robots.

Robots-Administratoren haben Zugriff auf jeden Robot und Ordner

Robots-Administratoren sind automatisch Mitarbeiter für jeden Robot und Ordner mit der Rolle des Eigentümers. Diese automatische Zuweisung stellt sicher, dass:

• mindestens ein Benutzer globale Funktionen zur Ansicht und Wartung für alle Robots und Ordner besitzt;
• kein Robot oder Ordner jemals keine Mitarbeiter mehr hat und unsichtbar wird.

Als zusätzliche Sicherheit ist ein Launchpad-Systemadministrator mit einem Abonnement vom Typ „Professional” automatisch ein Robots-Administrator. Diese automatische Zuweisung kann in Robots nicht geändert werden.

Robots-Rolle

Im Folgenden sind die Robot- und Ordnerberechtigungen für jede Robot-Rolle zusammengefasst. Detaillierte Informationen finden Sie in den nachfolgenden Abschnitten.

Berechtigungen für Workflow-Robots werden anders behandelt

Um auf Workflow-Robots zugreifen zu können, muss Ihnen der Benutzertyp des Systemadministrators mit einem Professional-Abonnement zugewiesen werden. Diese Kombination aus Benutzertyp und Abonnement bietet die höchste Zugriffsebene in Diligent One mit vollständigen Berechtigungen für alle Aktionen mit Workflow-Robots.

Für jede andere Kombination aus Benutzertyp und Abonnement sind Workflow-Robots nicht zugänglich oder sogar sichtbar.

Detaillierte Beschreibung der Robot-Berechtigungen

Die Rolle eines Mitarbeiters für einen bestimmten Robot steuert, welche Aktivitäten der Mitarbeiter im Robot ausführen kann. Wenn ein Benutzer nicht als Mitarbeiter für einen Robot hinzugefügt wurde, ist der Robot für den Benutzer unsichtbar.

Ob ein Benutzer einen Robot erstellen kann, hängt von seinem Zugriff auf App-Ebene ab. Weitere Informationen finden Sie unter Robots-Zugriff auf App-Ebene.

Detaillierte Beschreibung der Robot-Ordnerberechtigungen

Die Rolle eines Mitarbeiters für einen bestimmten Robot-Ordner steuert, welche Aktivitäten der Mitarbeiter im Ordner sowie in allen darin enthaltenen Robots ausführen kann. Wenn ein Benutzer nicht als Mitarbeiter für einen Ordner hinzugefügt wurde, sind der Ordner und alle darin enthaltenen Robots für den Benutzer unsichtbar.

Ob ein Benutzer einen Ordner erstellen kann, hängt von seinem Zugriff auf App-Ebene ab. Weitere Informationen finden Sie unter Robots-Zugriff auf App-Ebene.

Genauere Informationen zu Robot-Berechtigungen finden Sie unter Detaillierte Beschreibung der Robot-Berechtigungen.

Robot-Rollen für Mitarbeiter zuweisen

Wenn der Robot nicht Teil eines Ordners ist, weisen Sie Robot-Rollen auf Robot-Ebene zu. Für Robots, die in einem Ordner enthalten sind, weisen Sie Robot-Rollen auf Ordnerebene zu. Die Rollenzuweisung wird automatisch auf jeden Robot im Ordner übertragen.

Robot-Rollen auf Robot-Ebene zuweisen

1. Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Robots-App aus, um sie zu öffnen.

   Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Robots-App wechseln.

2. Wählen Sie im Dashboard in Robots die Registerkarte für den entsprechenden Robot-Typ aus.
3. Navigieren Sie zu dem Robot, für den Sie Mitarbeiter verwalten möchten, und wählen Sie den Robot aus, um ihn zu öffnen.
4. Klicken Sie im Seitenbereich unter Robot-Details auf Mitarbeiter hinzufügen oder Verwalten.

   Der Seitenbereich Mitarbeiter wird geöffnet.

5. Gehen Sie wie folgt vor, um die Mitarbeiter zu verwalten:
   • Hinzufügen Um einen Benutzer dem Robot hinzuzufügen, klicken Sie auf Mitarbeiter hinzufügen und wählen Sie den Benutzer aus.

     Standardmäßig wird der Benutzer als Kontrollprüfer hinzugefügt. Aktualisieren Sie ggf. die Rolle des Benutzers.

   • Aktualisieren Um die Rolle eines Benutzer zu ändern, wählen Sie eine neue Rolle aus der Dropdown-Liste neben dem Namen aus.
   • Entfernen Um einen Benutzer zu entfernen, klicken Sie auf das X neben der Dropdown-Liste.

     Tipp

     Über die Suchleiste können Sie die Liste nach Namen filtern.

6. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf das X in der oberen rechten Ecke des Seitenbereichs Mitarbeiter.

Robot-Rollen auf Ordnerebene zuweisen

1. Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Robots-App aus, um sie zu öffnen.

   Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Robots-App wechseln.

2. Wählen Sie im Dashboard in Robots die Registerkarte für den entsprechenden Robot-Typ aus.
3. Klicken Sie auf den Robot-Ordner, für den Sie Mitarbeiter verwalten möchten.
4. Klicken Sie im Seitenbereich unter Ordnerdetails auf Mitarbeiter hinzufügen oder Verwalten.

   Der Seitenbereich Mitarbeiter wird geöffnet.

5. Gehen Sie wie folgt vor, um die Mitarbeiter zu verwalten:
   • Hinzufügen Um einen Benutzer dem Ordner hinzuzufügen, klicken Sie auf Mitarbeiter hinzufügen und wählen Sie den Benutzer aus.

     Standardmäßig wird der Benutzer als Kontrollprüfer hinzugefügt. Aktualisieren Sie ggf. die Rolle des Benutzers.

   • Aktualisieren Um die Rolle eines Benutzer zu ändern, wählen Sie eine neue Rolle aus der Dropdown-Liste neben dem Namen aus.
   • Entfernen Um einen Benutzer zu entfernen, klicken Sie auf das X neben der Dropdown-Liste.

     Tipp

     Über die Suchleiste können Sie die Liste nach Namen filtern.

6. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf das X in der oberen rechten Ecke des Seitenbereichs Mitarbeiter.

Robots-Agentenverwaltung

Jedem Benutzer mit Basiszugriff auf die Robots-App kann die Berechtigung zur Verwaltung des Robots-Agenten zugewiesen werden. Die Berechtigung ist unabhängig von der Rollenzuweisung oder dem Abonnement, mit Ausnahme von Launchpad-Systemadministratoren mit einem Abonnement vom Typ „Professional”, denen die Berechtigung standardmäßig erteilt wird.

Aufgabentrennung

Bei Bedarf kann das IT-Personal die Berechtigung zur Verwaltung des Robots-Agenten erhalten, während es daran gehindert wird, Daten in Robots zu sehen. Beispielsweise könnte ein IT-Mitarbeiter dieses Robots-Sicherheitsprofil haben:

• Launchpad-Benutzertyp Benutzer
• Abonnement Oversight
• Robots-Rolle Benutzer
• Berechtigung „Agent verwalten” ein
• Zugriff auf Robot-Ebene und Ordnerebene keinen

Umfang der Berechtigung „Agent verwalten”

Die Berechtigung „Agent verwalten” bezieht sich nur auf die Aufgaben der Agentenverwaltung, die in Robots ausgeführt werden. Im Wesentlichen erlaubt oder verbietet die Berechtigung den Zugriff auf die Seite Agentenverwaltung in Robots.

Aufgaben wie die Installation eines lokalen Robots-Agenten werden durch die Berechtigung „Agent verwalten” nicht beeinträchtigt.

Detaillierte Beschreibung der Berechtigung „Agent verwalten”

Die folgenden Aufgaben sind für Benutzer mit der Berechtigung „Agent verwalten” zulässig.

Edition von ACL Robotics	Agent-Typ	Zulässige Agent-Aufgaben
Enterprise Edition	Robots-Agent am Standort des Benutzers	Details bearbeiten (Name und Beschreibung) einen Robots-Agent registrieren (Schlüsseldatei für Registrierung generieren) Registrierung eines Robots-Agenten löschen Wechsel von einem lokalen zu einem Cloud-basierten Robots-Agenten
Enterprise Edition	Cloud-basierter Robots-Agent	Details bearbeiten (Name und Beschreibung) Zeichencodierung umschalten (Nicht-Unicode oder Unicode) Wechsel von Cloud-basierten zu lokalen Roboter-Agenten
Professional Edition	Cloud-basierter Robots-Agent	Details bearbeiten (Name und Beschreibung) Zeichencodierung umschalten (Nicht-Unicode oder Unicode)

Berechtigung „Agent verwalten” zuweisen

1. Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Robots-App aus, um sie zu öffnen.

   Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Robots-App wechseln.

2. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf Einstellungen.
3. Klicken Sie unter Globale Einstellungen auf Benutzerverwaltung.

   Alle Benutzer mit einem Abonnement vom Typ „Professional” oder „Oversight” werden in der Benutzerliste angezeigt.

4. Klicken Sie neben dem entsprechenden Benutzer auf die Optionsschaltfläche Agent verwalten?, um die Option zu aktivieren (grün = eingeschaltet).

   Standardmäßig ist die Optionsschaltfläche Agent verwalten? deaktiviert.

   Tipp

   Über die Suchleiste können Sie die Liste nach Namen filtern.

   Wenn die Optionsschaltfläche Agent verwalten? aktiviert ist und nicht geändert werden kann, ist der Benutzer ein Launchpad-Systemadministrator mit einem Abonnement vom Typ „Professional”. Die Berechtigung „Agent verwalten” wird diesen Benutzern automatisch zugewiesen und kann in Robots nicht geändert werden.

KI-Skript-Assistenten aktivieren

Damit der KI-Skript-Assistent im Robots-Skript-Editor verfügbar ist, müssen Sie ihn zunächst auf der Seite Einstellungen aktivieren.

1. Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Robots-App aus, um sie zu öffnen.

   Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Robots-App wechseln.

2. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf Einstellungen.
3. Klicken Sie unter Globale Einstellungen auf KI-Lösungen verwalten.
4. Klicken Sie auf den Schalter KI-Skript-Assistent, um den KI-Skript-Assistenten für alle Robots-Benutzer zu aktivieren (oder zu deaktivieren).