Importación de categorías de entidades de forma masiva

Importe categorías de entidades de forma masiva si necesita evitar la tediosa entrada o migración de datos manual desde otro sistema.

También puede actualizar varias categorías de las entidades a la vez utilizando sesiones en Importador de forma masiva. Si desea obtener más información, consulte Actualizar categorías existentes de las entidades en forma masiva.

Cómo funciona

Abre una nueva sesión del Importador de forma masiva y descarga la plantilla de Excel de la página del Importador de forma masiva en el Launchpad. Se preparan los datos en la plantilla y luego se carga la plantilla en la página Importador de forma masiva.

¿Dónde están las categorías de las entidades cargadas?

Una vez que carga las categorías de las entidades, los datos están disponibles en:

la aplicación Proyectos

Flujo de trabajo

Permisos

Solo los administradores del sistema pueden cargar recursos de Diligent One en forma masiva desde el Importador de forma masiva.

Cargar nuevas categorías de las entidades en forma masiva

Notas

  • Los términos de la interfaz son personalizables y los campos y fichas son configurables. En su instancia de Diligent One, algunos términos, campos y fichas pueden ser diferentes.
  • Si un campo obligatorio queda en blanco, se mostrará una advertencia: Este campo es obligatorio. Algunos campos personalizados pueden tener valores predeterminados.

Abrir una nueva sesión del Importador de forma masiva y descargar la plantilla de Excel

  1. Abra Launchpad.

    Nota

    Si su empresa utiliza más de una instancia en Launchpad, asegúrese de que esté activa la instancia apropiada.

  2. Seleccione Configuración de la plataforma > Organización.

    Si no ve Organización como una opción, la cuenta que utilizó para iniciar sesión no tiene privilegios de administrador.

  3. En Importador de forma masiva, haga clic en Administrar recursos en forma masiva.

    Se abre una nueva sesión del Importador de forma masiva con el identificador de sesión anexado a la URL.

    ¡Precaución!

    Abra siempre una nueva sesión si va a agregar recursos nuevos, de los contrario puede perder los datos cargados anteriormente.

    Por ejemplo, quiere importar 200 entidades en dos lotes (100 + 100). Si carga un lote detrás del otro en la misma sesión, después de cargar el segundo lote los datos cargados en el primer lote serán reemplazados por los datos del segundo. Para que esto no ocurra, siempre cargue el primer lote en una sesión y abra una nueva para cargar el otro lote. Del mismo modo, abra una nueva sesión para agregar más recursos nuevos.

    Nota

    Puede utilizar sesiones anteriores para actualizar datos cargados anteriormente. Para obtener más información, consulte Actualización de funcionalidades en el Importador de forma masiva.

  4. En Seleccionar recurso, en el tipo de recurso, seleccione Todos los recursos.

  5. Haga clic en Descargar plantilla .xlsx.

    La plantilla de Excel se guarda en su equipo local.

Preparar los datos en la plantilla

  1. Abra la plantilla descargada (HighBond_Template.xlsx) y vaya a la hoja de cálculo EntityCategory.
  2. Copie y pegue o ingrese sus datos en la plantilla. Para obtener ayuda a la hora de introducir datos, consulte Consejos para preparar el contenido.
    Nota
    • Si utiliza Add-In para Excel, asegúrese de que la opción ACL Add-In esté desactivada antes de modificar la plantilla de Excel. Si desea conocer cómo hacerlo, consulte Configuración de Add-In para Excel.
    • No cambie el nombre de la hoja de cálculo ni de los campos. Estos distinguen entre mayúsculas y minúsculas y no deben modificarse.
    • La cantidad máxima de filas que se pueden cargar a la vez es 2000 (incluidas todas las hojas de cálculo).
    FieldDescription

    referenceId

    obligatorio

    Especifica un identificador único para el recurso. Debe ser único para cada fila de la hoja de cálculo.

    Puede contener una combinación de texto y números, y la longitud máxima es de 255 caracteres.

    Este campo es la clave principal para cada fila de la plantilla. Necesitará esta clave si desea actualizar este recurso nuevamente.

    Importante

    Puede usar identificadores de referencia para asociar recursos entre ellos sobre la marcha. Por ejemplo, puede crear un proyecto nuevo y un objetivo nuevo asociados a ese proyecto en la misma carga. Para ello, puede rellenar el campo referenceId correspondiente para crear un enlace entre el proyecto y el objetivo.

    Para obtener más información sobre la asociación de recursos de Diligent One en el Importador de forma masiva, consulte Uso de identificadores de referencia para enlazar recursos en el Importador de forma masiva.

    Nota

    Los identificadores de la referencia son necesarios cuando agrega o actualiza recursos mediante el Importador de forma masiva. No están disponibles cuando agrega o actualiza recursos desde la interfaz de usuario de Diligent One.

    title

    obligatorio

    Especifica el título de la categoría de la entidad.

    Para obtener más información acerca de la categoría de la entidad, consulte Configuración del etiquetado de la entidad

    description

    Especifica una descripción detallada de la categoría de la entidad.

    Consejo

    Use etiquetas HTML para dar formato al texto. Por ejemplo: <b>, <i>, <ol>, <ul>.

  3. Guarde y cierre la plantilla.

Consejos para preparar el contenido

La preparación del contenido consiste en:

  • copiar y pegar sus datos de origen en la plantilla de Excel
  • introducir datos, de corresponder, en la plantilla de Excel
  • guardar la plantilla para preparar la carga en forma masiva

La tabla que se incluye a continuación proporciona una variedad de consejos que puede utilizar para preparar de forma rápida y eficiente el contenido en las plantillas de Excel.

Tarea Pasos
Ver tanto la plantilla como su documento de origen en una pantalla

Usuarios de Windows:

Pulse la tecla de Windows + flecha derecha o izquierda.

Usuarios de Mac:

Arrastre la ventana para llenar la mitad de la pantalla.
Copiar/pegar los datos de varias celdas en la plantilla
  1. En Excel, seleccione las celdas apropiadas.
  2. Pulse CTRL+ C.
  3. Haga clic en la celda apropiada en la que desea pegar los datos.
  4. Presione CTRL + V para pegar.
Tratar un número o una fórmula como texto En Excel, inserte un apóstrofe antes del número en la fórmula.
Cambiar el ancho de la columna o la altura de la fila para adaptar automáticamente sus datos
En Excel, realice cualquiera de las siguientes:
  • Seleccione la columna que desea cambiar y haga doble clic en el límite a la derecha del encabezado de la columna seleccionada.
  • Seleccione la fila que desea cambiar y haga doble clic en el límite de la parte inferior de una fila seleccionada.
Introducir datos numéricos secuenciales
  1. En Excel, introduzca el primer número de la secuencia en la celda correspondiente.
  2. Seleccione la celda.
  3. Mueva el cursor a la esquina inferior derecha de la celda y arrastre el área marcada adonde debe terminar la secuencia.
  4. Haga clic en Opciones de relleno automático.
  5. Seleccione Rellenar serie.
Utilizar fórmulas para calcular los datos
  1. En Excel, haga clic en la celda correspondiente.
  2. Introduzca su fórmula en el campo fx.

    A continuación se presentan algunas fórmulas comunes:

    • SUM: Permite sumar dos o más números.

      Ejemplo: =SUM(A1:B5)

    • COUNT: Cuenta la cantidad de celdas de un intervalo que tienen números en ellas.

      Ejemplo: =COUNT(A1:A10)

    • TRIM: Elimina cualquier espacio en una celda, excepto los espacios individuales entre las palabras.

      Ejemplo: =TRIM(A1)

    • LEN: Cuenta la cantidad de caracteres en una celda.

      Por ejemplo: =LEN(A1)
Ordenar o filtrar los datos en una sola columna
  1. En Excel, realice una de las siguientes acciones:
    1. Haga clic en Inicio > Ordenar y filtrar.
    2. Haga clic en Datos > Filtrar.

      Los títulos de las columnas tienen una flecha junto al nombre del encabezado.

  2. Navegue hasta la columna que desea filtrar y haga clic en la flecha situada junto al encabezado.

    Se abre la ventana ordenar y filtrar.

  3. Ordene o filtre los datos en la columna, según sea necesario.

Uso de identificadores de referencia para enlazar recursos en el Importador de forma masiva

El identificador de referencia es un campo incluido en la plantilla de Excel del Importador de forma masiva. Es el primer campo de todas las hojas de cálculo y está disponible para todos los recursos. Hay un identificador único para cada registro de la hoja de cálculo.

Con los identificadores de referencia, puede asociar unos recursos de Diligent One con otros sobre la marcha. Por ejemplo, puede crear un proyecto y un objetivo asociado al proyecto en la misma importación. Para ello, debe introducir el identificador de referencia, referenceId, en el campo correspondiente.

Ejemplo 1

Escenario

Con el Importador de forma masiva, podrá completar las siguientes tareas en una sola carga:

  • Crear un nuevo proyecto.
  • Crear un nuevo objetivo y asociarlo al proyecto nuevo.

Proceso

Descargue y abra la plantilla de Excel. Vaya a la hoja de cálculo Projects y rellene el campo referenceId y el resto de los campos obligatorios. Debe copiar el campo referenceId del proyecto nuevo.

A continuación, vaya a la hoja de cálculo Objectives; agregue los detalles del objetivo nuevo; y, en el campo parentResourceId del objetivo, pegue el referenceId que copió de la hoja de cálculo Projects. Al hacerlo, está asociando el objetivo nuevo al proyecto nuevo.

Resultado

Cuando carga una plantilla, ocurre lo siguiente:

  • Se crea un proyecto nuevo.
  • Se crea un objetivo nuevo y este se asocia al proyecto nuevo.

Ejemplo 2

Escenario

Con el Importador de forma masiva, podrá completar las siguientes tareas en una sola carga:

  • Crear un nuevo proyecto.
  • Crear un nuevo objetivo y asociarlo al proyecto nuevo.
  • Crear dos nuevos riesgos y dos nuevos controles, y asociarlos al objetivo nuevo.

Proceso

Descargue y abra la plantilla de Excel; vaya a la hoja de cálculo Projects; y agregue los detalles del proyecto nuevo, como el referenceId y otros campos obligatorios. Debe copiar el campo referenceId del proyecto nuevo.

A continuación, vaya a la hoja de cálculo Objectives; agregue los detalles del objetivo nuevo; y, en el campo parentResourceId del objetivo, pegue el referenceId del proyecto nuevo que copió de la hoja de cálculo Projects. Ahora debe copiar el campo referenceId del objetivo nuevo.

A continuación, vaya a la hoja de cálculo Risks; agregue los detalles de los riesgos nuevos; y, en el campo objectiveId de cada riesgo, pegue el referenceId del objetivo nuevo que copió de la hoja de cálculo Objectives.

Por último, vaya a la hoja de cálculo Controls; agregue los detalles de los controles nuevos; y, en el campo objectiveId de cada control, pegue el referenceId del objetivo nuevo que copió de la hoja de cálculo Objectives.

Resultado

Cuando carga una plantilla, ocurre lo siguiente:

  • Se crea un proyecto nuevo.
  • Se crea un objetivo nuevo y se asocia al proyecto nuevo.
  • Se crean dos nuevos riesgos y dos nuevos controles, y se asocian al objetivo nuevo.

Cargar datos

Realice una de las siguientes acciones:

  • Arrastre y suelte la plantilla en la ventana del navegador.
  • Haga clic en Elija de su computadora y seleccione la plantilla actualizada de su computadora.

    Solo se puede cargar una plantilla de Excel a la vez (cada archivo se valida por separado).

    • Resultado Aparece un mensaje de éxito o error según el resultado del proceso y la última sesión se actualiza en la tabla Sesiones.

Sesiones en Importador de forma masiva

Una sesión en el Importador de forma masiva es una serie de interacciones del usuario para importar recursos de Diligent One. Cada sesión de usuario se registra en la tabla Sesiones.

La tabla Sesiones contiene la siguiente información.

Nombre del campo

Descripción

Sesiones web

Muestra la lista de sesiones web.

Una sesión web se refiere a una sesión completada desde la interfaz de usuario del Importador de forma masiva. Se abre una nueva sesión cada vez que abre la página del Importador de forma masiva.

Sesiones de API

Muestra la lista de sesiones de API.

Una sesión de API se refiere a una sesión completada desde una plataforma de API, como Postman, etc.

Actualizar

 Vuelve a cargar la tabla Sesiones.

ID de la sesión

Identificador de la sesión.

En las sesiones web, puede hacer clic en el ID de la sesión para ir a una sesión concreta. El ID de la sesión se anexa a la dirección URL.

Por ejemplo: https://stark.bulkimporter.highbond.com/import/bcc1e04e-4cd3-46d2-a8be-0b9083baccdc, donde
bcc1e04e-4cd3-46d2-a8be-0b9083baccdc es el identificador de la sesión.

Nota

Los identificadores de sesión de las sesiones web y de las de API son parecidos. Asegúrese de no intercambiarlos para evitar cualquier tipo de error.

Fecha

Muestra la fecha y la hora de la sesión. Puede ordenar los datos en orden ascendente o descendente.

Cargado por

Muestra el nombre del usuario.

Estado

Muestra el estado de la carga, si fue exitosa o no exitosa.

Puede hacer clic en el estado para ver los detalles de la importación completada.

Nombre del archivo

Muestra el nombre del log de errores/la plantilla cargada. Por ejemplo: HighBond_Template.xlsx, ErrorLog.xlsx.

Plantilla: Puede hacer clic y descargar la plantilla para corregir cualquier dato cargado anteriormente.

Log de errores: Un log de errores se genera cuando una carga falla. Puede comprobar el log de errores para corregir los errores y volver a cargar la plantilla.

Nota
  • Las plantillas y logs de errores se pueden descargar hasta 18 meses después de la fecha de carga.
  • El enlace para descargar la plantilla está disponible para las sesiones del Importador de forma masiva desde el 13 de mayo de 2022. No se puede descargar la plantilla para las sesiones antes de esta fecha.

Actualizar categorías existentes de las entidades en forma masiva

Puede actualizar varios elementos a la vez en Importador de forma masiva mediante sesiones.

Nota

Solo puede actualizar los recursos que haya cargado mediante Importador de forma masiva.

Cómo funciona

Usted abre una sesión anterior desde la página Importador de forma masiva. Abre la plantilla cargada en la sesión anterior y hace los cambios necesarios. Luego, carga la plantilla en la página Importador en forma masiva.

Importante

  • Utilice sesiones anteriores para realizar cambios o corregir datos cargados previamente.
  • Inicie una nueva sesión para cargar nuevos recursos, incluso cuando estén relacionados con datos cargados anteriormente.

Por ejemplo: ha cargado un proyecto y algunos objetivos en una sesión anterior. Abra la misma sesión para actualizar esos recursos. Inicie una nueva sesión si desea cargar riesgos, controles o cualquier otro recurso relacionado con el proyecto o los objetivos.

Requisitos antes de actualizar

Antes de que pueda actualizar, debe hacer lo siguiente:

  1. Decide cuál sesión seleccionar. Esto es necesario ya que los datos cargados están enlazados a una sesión. Por lo tanto, debe abrir la sesión enlazada a los datos que desea actualizar. Si desea obtener información sobre las sesiones, consulte Sesiones en Importador de forma masiva.

  2. Asegúrese de tener acceso a la plantilla de Excel cargada en la sesión que desea seleccionar. La plantilla contiene identificadores de referencia, que son identificadores únicos para cada fila en la plantilla. Estos son necesarios para actualizar los datos. Si desea obtener más información sobre los identificadores de referencia, consulte Preparar los datos en la plantilla.

    ¡Precaución!

    Los datos se actualizan en función de la sesión correspondiente y los identificadores de referencia. La falta de coincidencia entre la sesión y los identificadores de referencia puede crear duplicados o dar como resultado un error.

Pasos para actualizar

Notas

  • Los términos de la interfaz son personalizables y los campos y fichas son configurables. En su instancia de Diligent One, algunos términos, campos y fichas pueden ser diferentes.
  • Si un campo obligatorio queda en blanco, se mostrará una advertencia: Este campo es obligatorio. Algunos campos personalizados pueden tener valores predeterminados.

Abrir una sesión anterior

Nota

No habrá sesiones anteriores disponibles cuando abra la página Importador de forma masiva por primera vez. Debe cargar al menos una vez para ver los detalles de la sesión.

Si desea obtener información sobre las sesiones, consulte Sesiones en Importador de forma masiva.

  1. Abra Launchpad.

    Nota

    Si su empresa utiliza más de una instancia en Launchpad, asegúrese de que esté activa la instancia apropiada.

  2. Seleccione Configuración de la plataforma > Organización.

    Si no ve Organización como una opción, la cuenta que utilizó para iniciar sesión no tiene privilegios de administrador.

  3. En Importador de forma masiva, haga clic en Administrar recursos en forma masiva.

  4. Desplácese hacia abajo hasta la sección Sesiones y haga clic en el Identificador de sesión de su elección.

    Resultado La sesión se carga con la identificación de sesión seleccionada anexada a la URL.

    Nota

    Asegúrese de seleccionar la sesión adecuada, en la cual desea actualizar los datos cargados anteriormente. La falta de coincidencia entre la sesión y los identificadores de referencia puede crear duplicados o dar como resultado un error. Si desea obtener más información, consulte Requisitos antes de actualizar.

Actualizar datos en la plantilla

  1. Abra la plantilla de Excel cargada en la sesión que seleccionó en el paso anterior. Este archivo contiene los datos cargados previamente junto con los identificadores de referencia. Si desea obtener más información, consulte Requisitos antes de actualizar.

    Nota

    Asegúrese de que la opción ACL Add-In esté deshabilitada antes de modificar la plantilla de Excel; de lo contrario, la carga fallará. Si desea obtener más información sobre los complementos de ACL Add-In, consulte Configuración de Add-In para Excel.

  2. Vaya a la hoja de cálculo correspondiente y actualice los datos en función de los identificadores de referencia. Si desea obtener más información acerca de los campos, consulte Preparar los datos en la plantilla

    Nota

    Asegúrese de actualizar los valores correspondientes a los identificadores de referencia, en función de los cuales se actualizarán los datos cargados anteriormente. La falta de coincidencia puede crear duplicados o dar como resultado un error.

  3. Guarde y cierre el archivo.

Cargar datos

Realice una de las siguientes acciones:

  • Arrastre y suelte la plantilla en la ventana del navegador.
  • Haga clic en Elija de su computadora y seleccione la plantilla actualizada de su computadora.

    Solo se puede cargar una plantilla de Excel a la vez (cada archivo se valida por separado).

    • Resultado Aparece un mensaje de éxito o error según el resultado del proceso y la última sesión se actualiza en la tabla Sesiones.

Resolución de problemas

Puede descargar y comprobar el log de errores desde la tabla Sesiones. Comprenda los errores comunes de carga en forma masiva y aprenda a corregirlos.

La siguiente tabla proporciona una lista de posibles errores que pueden ocurrir al cargar la plantilla.

Error Solución(es)
Puede haber más de 2000 filas en el archivo cargado (incluidas todas las hojas de cálculo). Quite las filas adicionales de la plantilla y vuelva a cargar.
Los campos obligatorios pueden estar en blanco o faltar en el archivo cargado. Asegúrese de que se completen todos los campos obligatorios (marcados con los nombres de las columnas en rojo y naranja en la plantilla).
Nota

Si no proporciona datos en los campos obligatorios, la fila no se procesa.
El formato de los datos puede ser incorrecto.

Asegúrese de que los datos en los campos de texto sean válidos y no excedan la longitud máxima del campo: 255 caracteres.

Los campos de texto enriquecido no tienen un límite de caracteres.
Los valores de los datos pueden no ser válidos o no coincidir con los valores de la lista desplegable.

Por ejemplo: El valor para los campos received y sendRecurrentNotifications en la hoja Requests debe ser True o False.
Campos no válidos en la plantilla.
  • No agregue nuevos campos a la plantilla.
  • No quite los campos obligatorios de la plantilla.
Es posible que la plantilla no tenga el formato esperado.

Asegúrese de que el formato del archivo sea .xlsx.
Nombres de hojas de trabajo no válidos.

No cambie el nombre de la hoja de cálculo.
La sesión puede haber expirado.

Actualice la página e intente cargar de nuevo.
Puede que el ID de la sesión no sea válido. Asegúrese de estar utilizando un ID de sesión web.