Configurar un remitente de correo electrónico personalizado

La plataforma Diligent One envía correos electrónicos a los usuarios y no usuarios para solicitarles que realicen acciones y envíen actualizaciones, cuando resulta necesario. Para ayudar a los usuarios a confiar en los correos electrónicos que provienen de la plataforma Diligent One, usted puede configurar un remitente de correo electrónico personalizado para que los usuarios reconozcan a su empresa como la originaria del correo electrónico.

Por qué resulta útil un remitente de correo electrónico personalizado

El uso de un remitente de correo electrónico personalizado puede tener varios beneficios.

• Mejor cumplimiento y eficiencia Con la creciente concientización de la existencia de ataques de phishing, la desconfianza general de los correos electrónicos es mayor. A veces, no se abren las notificaciones de la plataforma Diligent One y los destinatarios quizás las denuncien como intentos de phishing. Esto puede tener varios efectos negativos, como sobrecargar al personal del departamento de sistemas con falsos positivos, impedir las auditorías y reducir el cumplimiento y la supervisión. Un nombre familiar puede ayudar a los destinatarios a reconocer un correo electrónico y confiar en él.
• Mejor comunicación Puede usar su remitente de correo electrónico personalizado como una dirección de respuesta para que los destinatarios del correo puedan verificar la legitimidad de un correo electrónico o solicitar más información.

Cómo se ven los correos electrónicos con un remitente personalizado

La dirección De continúa siendo la plataforma de Diligent One, pero la dirección de correo electrónico personalizada se transforma en el Remitente y también puede ser la dirección de Responder a. El formato de los diferentes servicios de correo electrónico varía levemente. En la mayoría de los casos, el campo De en los correos electrónicos de la plataforma Diligent One será similar a estos ejemplos.

• Ejemplo de Microsoft Outlook De: Notificaciones de la plataforma Diligent One <notifications@highbond.com> en nombre de Auditoría Interna <auditoriainterna@ejemplo.com>
• Ejemplo de Gmail De: Notificaciones de la plataforma Diligent One <notifications@highbond.com> vía Auditoría Interna <auditoriainterna@ejemplo.com>

Los remitentes de los cuestionarios reemplazan al remitente personalizado

Cuando una persona de su empresa envía un cuestionario acerca de un registro, los destinatarios ven el nombre del remitente como el originario del correo electrónico para que puedan identificarlo. Este nombre reemplaza el nombre de correo electrónico personalizado. En este caso, el destinatario vería algo similar a estos ejemplos.

• Ejemplo de Microsoft Outlook De: Notificaciones de la plataforma Diligent One <notifications@highbond.com> en nombre de John Smith <auditoriainterna@ejemplo.com>
• Ejemplo de Gmail De: Notificaciones de la plataforma Diligent One <notifications@highbond.com> vía John Smith <auditoriainterna@ejemplo.com>

No es compatible con la aplicación Reportes

Actualmente, Reportes no admite remitentes personalizados. Los envíos desde Reportes continuarán proviniendo de notifications@highbond.com y los reportes compartidos por los usuarios continúan proviniendo de la dirección de correo electrónico de ese usuario.

Activar o cambiar un remitente de correo electrónico personalizado

Los Administradores del sistema pueden configurar un remitente de correo electrónico personalizado.

1. Abra Launchpad.
2. Si su empresa utiliza más de una instancia en Launchpad, asegúrese de que esté activa la instancia apropiada.
3. Seleccione Configuración de la plataforma > Organización. Si no ve Organización como una opción, la cuenta que utilizó para iniciar sesión no tiene privilegios de administrador.
4. Haga clic en Administrar remitente de correo electrónico.
5. Escriba el nombre del remitente en Nombre de la dirección de correo electrónico.
6. Escriba la dirección de correo electrónico del remitente en Dirección de correo electrónico.
7. Si desea que los destinatarios puedan responderle al remitente personalizado, seleccione Utilice este correo electrónico como la dirección de respuesta. Esto convierte al remitente de correo electrónico personalizado en la dirección predeterminada cuando los destinatarios usan la función de respuesta de su cliente de correo electrónico.
8. Seleccione Activar dirección de correo electrónico personalizada.
9. Revise el encabezado del correo electrónico de muestra para asegurarse de que se vea correctamente.
10. Haga clic en Guardar cambios. Ahora, todos los correos electrónicos de la plataforma Diligent One provienen del remitente personalizado que usted definió.

Desactivar un remitente de correo electrónico personalizado

Si prefiere usar la dirección de correo electrónico predeterminada de la plataforma Diligent One, los administradores del sistema pueden desactivar un remitente de correo electrónico personalizado.

1. Abra Launchpad.
2. Si su empresa utiliza más de una instancia en Launchpad, asegúrese de que esté activa la instancia apropiada.
3. Seleccione Configuración de la plataforma > Organización. Si no ve Organización como una opción, la cuenta que utilizó para iniciar sesión no tiene privilegios de administrador.
4. Haga clic en Administrar remitente de correo electrónico.
5. Quite la selección de Activar dirección de correo electrónico personalizada.
6. Haga clic en Guardar cambios. Ahora, todos los correos electrónicos de la plataforma Diligent One provienen de notifications@highbond.com.