Trabajo con listas de activos y registros

La vista de Lista de activos le permite organizar, ubicar y administrar fácilmente los activos. Los activos representan cosas que son valiosas para su organización. Puede filtrar y buscar los activos y registros que necesita para poder entender rápidamente los datos y realizar acciones basadas en ellos.

Filtrar y ordenar activos y registros

Puede filtrar y ordenar eficazmente su inventario de activos para localizar los datos de activos y registros que necesita.

Filtrar activos y registros

1. Abra la aplicación Inventario de activos. Esto abre una tabla de los distintos tipos de activos.
2. Haga clic en el tipo de activo que desea abrir. Se abre una tabla que enumera todos los activos del tipo de activo.
Nota

A menos que haya establecido un valor predeterminado personalizado, el valor predeterminado del sistema ordena la tabla de la A a la Z por nombre de activo.

3. Haga clic en Filtros. Se abre un cuadro de diálogo.
4. En la lista desplegable de Columnas, seleccione el nombre de la columna en la que desea aplicar los filtros. El título de la columna seleccionada aparece en el campo Columna.
5. Seleccione el operador de la lista desplegable Operador. Dependiendo de los datos de la columna, las opciones del operador pueden ser contiene, es, y/o está vacío. El operador que seleccionó para ajustar el filtro aparece en el campo Operador.
Nota

Si selecciona el operador contiene, usted introduce un término de búsqueda personalizado en el filtro Valor, como un nombre o una palabra clave para filtrar los datos de la columna. Si selecciona el operador es, el filtro Valor le muestra una lista desplegable con las opciones de filtro disponibles, como estados de flujo de trabajo predefinidos.

Si selecciona el operador está vacío, no es necesario que elija un valor. El sistema automáticamente entiende que está aplicando un filtro para un punto de datos vacío y quita el filtro Valor. No todas las columnas tienen las tres opciones. Las opciones disponibles se relacionan con los datos disponibles. Por ejemplo, para filtrar una columna de estado del flujo de trabajo, tiene un estado específico, predefinido o está vacío.

6. Si corresponde, seleccione un valor de la lista desplegable Valor.
7. Opcional. Haga clic en +Agregar filtro para personalizar y aplicar más filtros.
Nota

Si bien puede usar varios filtros, estos deben ser todos O o todos Y. No se pueden combinar los dos.

8. Una vez completados los filtros, la tabla se actualiza y junto a Filtros aparece un distintivo azul con el número de filtros aplicados para recordarle que los datos que está viendo están filtrados y no son necesariamente todos los datos disponibles. Haga clic en cualquier parte de la página fuera del cuadro de diálogo para cerrarlo.

Buscar activos y registros

Además de filtrar y ordenar, puede hacer búsquedas por palabras clave para localizar los datos que necesita. En el campo de búsqueda, puede buscar en todas las columnas.

Eliminar los filtros de las listas

1. Para quitar filtros, haga clic en Filtros. Se abre el cuadro de diálogo.
2. Haga clic en junto a cualquiera de los filtros aplicados a la tabla. Se quita el filtro y el número de filtros del distintivo azul se actualiza al número ajustado de filtros aplicados o desaparece por completo si ya no hay filtros aplicados a la tabla.

Ordenar activos y registros

Ordenar le ayuda a ver y consumir los datos de activos y registros de una forma fácil de entender e interpretar.

1. Abra la aplicación Inventario de activos. Esto abre una tabla de los distintos tipos de activos.
2. Haga clic en el tipo de activo que desea abrir. Se abre una tabla que enumera todos los activos del tipo de activo.
3. Hay dos maneras de ordenar las columnas de datos. Realice una de las siguientes acciones:
• Haga clic en el encabezado de la columna para ordenar de forma ascendente, descendente o sin orden. Una flecha señala la dirección en que se ordena la columna. Si la columna no tiene orden, la flecha está inactiva y desaparece. Cuando una columna no se ordena, se revierte al orden por nombre.
• De manera alternativa, haga clic en y se abrirá una lista desplegable. Seleccione Ordenar de manera ASC, Ordenar de manera DESC o Sin orden. Esto ordena los datos de la columna, y una flecha señala la dirección en que se ordena la columna.

Personalizar su vista de lista de activos y registros

Existen varias formas de personalizar la vista de lista de activos para optimizar la comprensión e interpretación de los datos con el fin de facilitar la toma de decisiones fundamentadas. También tiene la opción de establecer su vista personalizada como predeterminada para cuando acceda a los datos de activos o registros.

Cambiar el tamaño de las columnas

Use el controlador vertical situado entre los encabezados de las columnas para arrastrar y cambiar el tamaño de una columna según sea necesario.

Reordenar las columnas

Reorganice fácilmente las columnas arrastrándolas y soltándolas en el lugar.

1. Haga clic y mantenga sostenido el encabezado de la columna que desea mover. Esto resalta el encabezado de la columna.
2. Mueva el encabezado de la columna al lugar donde desea colocarlo. Mientras se mueve, se ve transparente.
3. Suelte el encabezado de la columna. Toda la columna junto con sus datos se mueve a la ubicación elegida.

Ocultando columnas

Ajuste aún más sus datos eligiendo las columnas que desea que sean visibles.

1. Haga clic en dentro del encabezado de la columna. Esto abre la lista desplegable.
2. Haga clic en Ocultar. Esa columna ya no estará visible.
Nota

También puede ocultar todas las columnas haciendo clic en Columnas y seleccionando Ocultar todo.

Mostrar columnas

Puede mostrar todas las columnas ocultas en una tabla.

1. Haga clic en Columnas. Se abre una lista desplegable.
2. Seleccione Mostrar todo. Todas las columnas ocultas aparecerán en la tabla.

Fijar columnas

Puede fijar columnas a la izquierda o a la derecha de su tabla para que siempre estén en el lugar. Esto es especialmente útil cuando se consumen grandes cantidades de datos.

1. Haga clic en dentro del encabezado de la columna que desea fijar. Se abre una lista desplegable.
2. Haga clic en Fijar a la derecha o Fijar a la izquierda. La columna pasa a la izquierda o la derecha de la tabla.

Dejar de fijar columnas

1. Para dejar de fijar una columna fijada, haga clic en dentro del encabezado de la columna que quiere dejar de fijar. Se abre una lista desplegable.
2. Seleccione Dejar de fijar. La columna ya no está fijada en la tabla.

Ajustar la densidad de las filas

1. Haga clic en Estilo. Se abre una lista desplegable con las opciones de densidad de filas: Compacta, Estándar y Cómoda. Cada opción ofrece un espacio cada vez mayor entre filas para que pueda elegir el espaciado que sea más adaptable o en caso de que quiera aumentar la cantidad de filas visibles por página.
2. Haga clic en la opción de densidad de filas que mejor se adapte a sus necesidades. El tamaño de las filas de la tabla se ajusta en función de su selección.

Ver los estados del flujo de trabajo por color

Al ver los activos, puede determinar fácilmente cuál es su estado a fin de proporcionar información para los siguientes pasos. Los colores se determinan según el valor asignado al estado dentro del flujo de trabajo. Si no se define ningún color, se muestra el texto en color negro y sin formato.

Configurar la paginación

1. Elija cuántas filas de datos de activos desea ver por página. En la lista desplegable de Filas por página, seleccione el número de filas que desea ver por página. Las opciones son 50,100, 250 o Auto. Esto limita la lista de activos por página a la cantidad de filas elegida, y muestra en qué página se encuentra del número total de páginas.
Nota

La opción Auto completa automáticamente la página con tantas filas de datos de activos como quepan en la página y se ajusta al tamaño de la página.

La paginación predeterminada es de 100 filas por página.

2. Una vez que se selecciona una opción de paginación, el número de filas se ajusta y puede ver cuántas filas de activos están actualmente a la vista en relación con el número total de activos. Puede navegar a la página siguiente o a la anterior, saltar a la última o a la primera, y a cualquier página intermedia.

Establecer una vista predeterminada

Establezca su vista preferida como predeterminada Una vez que personalice la vista de Lista de activos, puede establecerla como vista predeterminada para no tener que ajustarla cada vez que acceda a ella.

1. Si desea guardar la vista que personalizó, haga clic en la lista desplegable Vistas y elija Guardar esta vista como predeterminada. Así, la próxima vez que cargue la página, la vista predeterminada tendrá la configuración que guardó.
2. Opcional. En la lista desplegable Vistas, seleccione Revertir a la vista predeterminada original. Esto revertirá la vista a la configuración original compartida por todos los usuarios.

Exportar la vista actual

Puede exportar la página actual de la vista de su Lista de activos como un archivo CSV o imprimir la página actual para su análisis posterior. De este modo, tiene acceso a los datos sin conexión.

1. Haga clic en Exportar. Se abre una lista desplegable.
2. Realice una de las siguientes acciones:
• Haga clic en Descargar página actual (csv). Esto descarga un archivo CSV de lo que está visible en la página actual.
• Haga clic en Imprimir página actual. Esto abre una tarea de impresión para imprimir lo que está visible en la página actual.
Nota

Al exportar o imprimir, solo exporta o imprime lo que está en la página actual que está visualizando. No está exportando ni imprimiendo todos los datos de la tabla a la vez.