Trabajar con registros de activos en Gestor de activos

Los registros son la forma de capturar y documentar tareas, eventos o elementos en el contexto de un activo. Un registro podría ser un incidente, como una interrupción del servidor, un contrato para un tercero, una brecha de seguridad y el plan de acciones correctivas correspondiente, o cualquier otra cosa relevante para un activo.

La aplicación Gestor de activos requiere una suscripción a Gestión de riesgos de TI o a Gestión de riesgos de terceros.

Cómo funciona

Usted crea registros relacionados con activos.

Todos los registros son instancias de un tipo de registro. No son elementos secundarios de ese tipo de registro (los registros son elementos secundarios del activo en el que se crearon). El tipo de registro es una clase que define las porciones de datos que deben tener sus registros y cómo deben comportarse: qué atributos tienen, qué flujo de trabajo atraviesan durante sus ciclos de vida y quién puede verlos y trabajar en ellos. El comportamiento exacto de cada tipo de registro está determinado por su relación con un flujo de trabajo, tipos de activos, tipos de atributos y roles.

En muchos sentidos, un tipo de registro es a un registro lo que un tipo de activo es a un activo. Un registro también se asemeja a un activo: usted registra los atributos de ambos y utiliza ambos en sus flujos de trabajo de mitigación de riesgos. Sin embargo, no es necesario que evalúe los riesgos asociados a los registros.

Creación, actualización y eliminación de tipos de registros

Suministramos tipos de registros como parte de su solución. No puede crear, actualizar o eliminar tipos de registros por su cuenta, pero puede contratar a nuestro equipo de consultores para personalizar su entorno.

Vista de registros

Puede ver registros en el activo al que pertenecen o puede ver una tabla que enumera todos los registros de un tipo de registro determinado. La opción de tabla plana es útil si no está seguro de dónde existe un registro o no desea hacer clic en varios niveles para llegar a algo.

Vista de los registros de un activo

1. Abra la aplicación Gestor de activos.
2. En Todos los tipos de activos, haga clic en el tipo de activo de su elección.
3. En la lista de activos, haga clic en el nombre del activo de su elección. Si tiene un gran número de activos, puede buscar, ordenar y filtrar para encontrar el que desee.
4. Haga clic en la ficha de tipo de registro y, en la lista de registros, haga clic en el nombre del registro que quiere ver. La ficha de registros es configurable, por lo que el nombre puede ser Hallazgos, Registros, etc.

Vista de los registros de una tabla plana

1. Abra la aplicación Gestor de activos.
2. En el lado izquierdo, haga clic para ampliar el botón y abrir el panel lateral.
3. En Registros, haga clic en el tipo de registro deseado. Los tipos de registro son configurables, por lo que el nombre puede ser Hallazgos, Registros, etc.
4. En la lista de registros, haga clic en el nombre del registro que quiere ver.

Creación de registros

1. Abra la aplicación Gestor de activos.
2. Haga clic en el tipo de activo que contiene el activo al que desea agregar.
3. Haga clic en el activo al que desea agregar.
4. Haga clic en el tipo de registro al que quiere agregar un registro y luego en Agregar [tipo de registro].
5. Ingrese un nombre para este registro; luego, haga clic en Agregar. Diligent One crea el registro.
6. Ingrese los atributos necesarios para describir este registro.
7. Haga clic en Guardar cambios.

Resultado Se ha creado su registro. Puede comenzar a moverlo a lo largo de su ciclo de vida al realizar la transición a otro estado.

Actualización de registros

1. Busque el registro que desea actualizar.
2. En la página de ese registro, actualice los atributos necesarios para describir este registro.
3. Haga clic en Guardar. El registro se actualiza.

Transición de registros a otro estado

La transición de registros a otro estado es la forma en que se mueven los registros a lo largo de su ciclo de vida. Dependiendo del flujo de trabajo que utilice un tipo de registro, pueden ocurrir diferentes acciones durante una transición.

1. Busque el registro que desea actualizar.
2. Arriba a la derecha, haga clic en el botón para enviar el registro al siguiente estado. Por ejemplo tras crear un hallazgo, haga clic en Comenzar para enviar el hallazgo al estado En curso.
   

   Nota

   Diferentes transiciones de estado pueden requerir diferentes condiciones, como que se completen ciertos atributos, o pueden disparar eventos. Si tiene problemas para mover su registro a otro estado, comuníquese con un administrador del sistema o con su representante de Diligent para obtener ayuda.

Enlace de registros de activos a otros registros de activos o activos

Puede crear relaciones personalizadas entre registros de activos y otros objetos, como otros registros de activos, activos, riesgos y controles. Si desea obtener más información, consulte Administración de relaciones en Gestor de activos.

Eliminación de registros

Puede eliminar registros de forma permanente. Generalmente, a menos que se haya creado un registro por error, es mejor realizar la transición a través de su ciclo de vida normal.

1. Busque el registro que desea actualizar.
2. En la página de ese registro, haga clic en la esquina superior derecha y luego en Eliminar.
3. Haga clic en Eliminar para confirmar. Se elimina el registro.