Using the Document Editor

You will edit documents from the Document Editor tab. The document Outline pane on the left is where you add document sections and components. The Outline pane is not used as a table of contents but is simply a reference for each section. The actual document name, section titles, and other document content are controlled in the Document pane on the right. Some components can be read-only which does not allow editing.

Edit the Outline pane to structure the document

Use the following steps add or change the Outline of the document, which is the structure of the document.

1. Access the document. See Finding and managing documents.

2. From a document, select the Document Editor tab. The system prevents others from making changes when the document is being edited. You can hover over the button on the upper right of the screen to see the editing status, locked or unlocked.

3. In the Outline on the left, you should see three dots to the right of Document. If you do not, you need to take ownership of the document. See Taking or releasing ownership of a task. From the Outline pane, perform the following, as needed.

   • From the top Document level of the outline, select the three dots on the document to Add a section or Rename. The section is to organize the document and does not contain document content. You can move sections to reorganize the document.
     

   • From a section, you select the three dots to Add a component, Rename the section, or Remove the section. A component is where the document contents are places.

   • From a component, you select the three dots to Rename or Remove the component.

To move a section or component down to a new location, drag the section to the left then to the new location.

Add content to the document

On the Document Editor tab, select a section and choose between the following buttons:

• Select the Upload button to drag and drop or browse to a Word document to import to the section. select Upload & Save. Once uploaded, you can edit the content. There is no link between the uploaded document and your document.
  

• Select the Select button to select an existing component, which is reusable content that you can edit after adding it to a document. To create a component, see Using document components.

• Select the Edit button to edit the existing content or add comments. See the next section for details on using the editing toolbar.

• Select the Create New button to add the initial content.

Use the editing toolbar

Use la barra de herramientas de edición para agregar imágenes, agregar enlaces a sitios web, generar tablas de contenido, agregar encabezados y pies de página, y otras opciones similares de formato en Microsoft Word. Cuando agregue texto, este aparecerá en rojo hasta que haga clic en Guardar documento.

Las funciones comunes incluyen:

Icono	Descripciones
	para insertar un widget de contenido que se usa con frecuencia. Consulte Usar widgets en Policy Manager.
	para controlar si los encabezados y pies de página son diferentes en el primer componente o el último.
o	para eliminar el contenido actual e introducir nuevo contenido propio, o para abrir un documento a fin de insertarlo. Si selecciona Nuevo o Abrir accidentalmente, seleccione Cancelar para conservar el contenido original.
	para subir una imagen u otro archivo de imagen.
	para seleccionar la cantidad de columnas y filas e insertar una tabla. Después de haber insertado la tabla, seleccione con el botón derecho para manipularla y mostrar las propiedades de la tabla, que le permiten cambiar la alineación del texto, la altura de las filas, el comportamiento de la tabla en caso de cambio de página y más.
	para configurar el aspecto de la tabla de contenido en el panel de la derecha y seleccionar Insertar.
o	para agregar texto. En un encabezado o un pie de página, puede seleccionar para agregar una variable numérica que aumente incrementalmente en el documento final.
	para configurar los márgenes, el tamaño de la hoja y la orientación.
	para agregar un salto de sección o un salto de página.
	para buscar texto y, de manera opcional, reemplazar texto.
	para copiar y pegar contenido en el editor de documentos.
	para agregar un marcador de posición que puede ser texto, un número o una fecha. Después de seleccionar el botón para insertar metadatos, haga doble clic para seleccionar el marcador de posición en el documento. Puede definir el tipo, la longitud y otros campos. Seleccione el botón METADATOS para identificar la información que se agregará al documento.
	para agregar formato al texto y los párrafos, por ejemplo, tipo de letra, tamaño, resaltador y color, además de alineación de párrafos, números y viñetas.