Guía de inicio de Proyectos
Utilice esta guía para entender las diferentes relaciones que conforman la aplicación Proyectos y los flujos de trabajo asociados con la aplicación Proyectos.
¿Qué es Proyectos?
Proyectos es una aplicación que le permite planificar, administrar, ejecutar y reportar su trabajo en todo su equipo y su organización. La aplicación Proyectos proporciona una solución de documentos de trabajo completamente automatizada destinada a la gestión de auditoría, gestión del cumplimiento, gestion de riesgos operacionales y monitoreo de los controles.
¿En qué consiste Proyectos?
La aplicación Proyectos consiste en una serie de relaciones entre los diferentes componentes.
Hay dos flujos de trabajo en la aplicación Proyectos: Plan de Trabajo y Control Interno. El siguiente diagrama muestra las relaciones definidas por un flujo de trabajo de Control Interno. La terminología se puede personalizar, según sea necesario.
Componentes
Cada componente de la aplicación Proyectos tiene un propósito específico y se relaciona con otros componentes.
Proyecto
Un proyecto es un sistema de administración que le permite definir objetivos, riesgos y controles, realizar pruebas y compilar información para fines de los reportes. Los proyectos también puede ser conocidos como programas o misiones.
Objetivo
Los objetivos son las áreas claves de un proyecto y los contenedores que organizan el trabajo realizado en un proyecto. Cada objetivo establece la cuestión objeto de examen y cómo se evaluará el rendimiento. Los objetivos también se conocen como secciones, ciclos u objetivos de control.
Narración
Una narración es una descripción de un objetivo o área bajo revisión. Las narraciones también se conocen como políticas, descripciones de procesos o guías de control.
Riesgo
Un riesgo es un efecto de incertidumbre de un objetivo, con el efecto de generar una desviación positiva o negativa de lo que se espera. Los riesgos están organizados por objetivos y pueden estar asociados con uno o más controles.
Control
Un control es un programa, política, rutina o actividad orientado a mitigar un riesgo. Los controles están organizados por objetivos y pueden estar asociados con uno o más riesgos. La combinación de riesgos identificados y controles correspondientes define la Matriz de control de riesgos. Los controles también se conocen como procedimientos.
Plan de pruebas
Un plan de pruebas es un documento que detalla cómo se evalúan los controles. Los planes de pruebas identifican el método de prueba o el tipo de evidencia obtenida, especifican el tamaño total de la muestra (dividida entre rondas de pruebas) e ilustran pasos o atributos de las pruebas.
Revisión de confiabilidad
Una revisión de confiabilidad es una serie de pasos que se realizan para establecer la fiabilidad de los controles y probar su diseño. Cada control que defina tiene una revisión de confiabilidad correspondiente que se utiliza para verificar que el control esté correctamente diseñado. Las revisiones de confiabilidad también se conocen como resultados o resultados del procedimiento.
Prueba
Una prueba es una evaluación que asegura la efectividad operativa de los controles internos dentro de una organización. Cada control que defina tiene una prueba correspondiente (o una serie de pruebas, si hay varias rondas de pruebas).
Asunto
Un asunto es un problema o una excepción que se identifica dentro de un proyecto. Puede identificar asuntos en cualquier momento durante el trabajo del proyecto. Los asuntos también se conocen como deficiencias, observaciones o hallazgos.
Acción
Una acción es una actividad o un plan de seguimiento que está destinado a corregir un asunto. Las acciones también se conocen como actividades de acciones correctivas o recomendaciones.
Relaciones entre entidades
El siguiente diagrama de relaciones entre entidades puede ayudarlo a asignar sus procesos a la aplicación Proyectos.
Hay tres tipos de relaciones entre entidades:
- Relación uno a uno: se produce cuando una entidad primaria tiene cero o solo una entidad secundaria.
- Relación uno a muchos: se produce cuando una entidad primaria tiene múltiples entidades secundarias.
- Relación muchos a muchos: se produce cuando múltiples entidades primarias tienen múltiples entidades secundarias.
Notas
- Los términos de la interfaz son personalizables y los campos y fichas son configurables. En su instancia de Diligent One, algunos términos, campos y fichas pueden ser diferentes.
- Si un campo obligatorio queda en blanco, se mostrará una advertencia: Este campo es obligatorio. Algunos campos personalizados pueden tener valores predeterminados.
¿Cómo se conecta la aplicación Proyectos con otras aplicaciones?
La aplicación Proyectos se conecta a una variedad de otras aplicaciones:
Nota
Las aplicaciones disponibles dependen de la edición de Diligent One en uso (estándar o premium) y de si su organización ha comprado complementos. Si desea obtener más información, consulte Suscripciones, ediciones y capacidades.
¿Cómo funciona la aplicación Proyectos?
Antes de usar la aplicación Proyectos, un administrador debe agregar usuarios a Launchpad y asignar a los usuarios el acceso adecuado en la aplicación Proyectos.
Una vez que se les otorga el acceso adecuado, los usuarios pueden comenzar a trabajar en la aplicación Proyectos. Las tareas adicionales de configuración y administración son opcionales y se pueden completar en cualquier momento.
El siguiente diagrama muestra un flujo de trabajo simple para realizar trabajos en la aplicación Proyectos:
1. Cree un proyecto
La creación de proyectos implica elegir un tipo de proyecto adecuado y centralizar sus papeles de trabajo y comunicaciones. Puede crear un proyecto desde cero, desde una plantilla de proyecto o mediante la reutilización de un proyecto existente (propagación).
2. Planifique un proyecto
La planificación de los proyectos implica asignar el acceso apropiado que cada persona tendrá en un proyecto, introducir información básica sobre el proyecto y adjuntar los archivos de planificación.
Una vez que haya completado la documentación de planificación, puede comenzar a definir objetivos, riesgos y controles en el proyecto.
3. Recolecte y evalúe evidencia
La recolección y evaluación de evidencia implica una variedad de actividades diferentes que incluyen realizar revisiones de confiabilidad, pruebas a los controles, documentar observaciones o asuntos, revisar y analizar evidencia, redactar conclusiones provisionales y hacer recomendaciones, así como solicitar información adicional de los clientes y otros integrantes del equipo, según resulte necesario.
4. Programe y siga un proyecto
La programación y el seguimiento de los proyectos implica la administración de las líneas de tiempo y las fechas asociados con todos los proyectos activos en la organización, el registro del tiempo invertido dentro y fuera de un proyecto para fines de reportes y el seguimiento del progreso del proyecto.
5. Concluya y mantenga un proyecto
La conclusión y el mantenimiento de los proyectos consiste en extraer conclusiones fácticas sobre el trabajo realizado en el proyecto, incluidas las recomendaciones cuando resulte necesario, y organizar el trabajo del proyecto para que pueda ser recuperado, reutilizado o descartado fácilmente.
Trabajo con proyectos en entornos sin conexión
Si necesita realizar trabajo en un entorno sin conexión o remoto, tiene dos opciones:
| Opción | Información detallada |
|---|---|
| Diligent HighBond para iOS o Android | Diligent HighBond para iOS o Android |
| Proyectos sin conexión | Uso de Proyectos sin conexión |
Próximo paso
Pruebe un flujo de trabajo sencillo en la aplicación Proyectos: Creación de su primer proyecto
