Importation en bloc d'actifs

Importez en bloc des actifs si vous voulez éviter la saisie de données manuelle et chronophage ou migrer des données d'un autre système.

Vous pouvez également mettre à jour plusieurs actifs simultanément à l'aide de sessions dans l'assistant d'importation en bloc. Pour plus d'informations, consultez la section Mettre à jour en bloc des actifs existants

Fonctionnement

Vous ouvrez une nouvelle session Assistant d'importation en bloc et téléchargez le modèle Excel depuis la page Assistant d'importation en bloc dans la barre de lancement. Vous préparez les données dans le modèle et vous chargez le modèle dans la page Assistant d'importation en bloc.

Où les actifs sont-ils chargés ?

Une fois les actifs chargés, les données sont disponibles dans l'application Stock d'actifs ou l'application Registre des risques.

Flux de travail

Autorisations

Seuls les admins système peuvent charger en bloc les ressources Diligent One depuis l'assistant d'importation en bloc.

Charger de nouveaux actifs en bloc

Commentaires

  • Les termes de l'interface sont personnalisables ; les champs et les onglets sont configurables. Dans votre instance Diligent One, certains termes, champs et onglets peuvent être différents.
  • Si un champ obligatoire est vide, le message d'avertissement « Ce champ est obligatoire » s'affiche. Certains champs personnalisés peuvent comporter des valeurs par défaut.

Ouvrir une nouvelle session Assistant d'importation en bloc et télécharger le modèle Excel

  1. Ouvrez la Barre de lancement.

    Remarque

    Si votre entreprise utilise plusieurs instances dans la barre de lancement, assurez-vous que la bonne instance est active.

  2. Sélectionnez Paramètres de la plateforme > Organisation.

    Si vous ne voyez pas l’option Organisation, le compte que vous avez utilisé pour vous connecter ne dispose pas de privilèges d’admin.

  3. Sous Assistant d'importation en bloc, cliquez sur Gérer les ressources en bloc.

    Une nouvelle session Assistant d'importation en bloc commence et l'ID de session est ajouté à l'URL.

    Attention

    Commencez toujours une nouvelle session pour ajouter de nouvelles ressources, sans quoi vous risquez de perdre les données précédemment chargées.

    Par exemple : vous souhaitez importer 200 entités en deux lots (100 + 100). Si vous chargez les lots l'un après l'autre dans la même session, les données chargées dans le premier lot seront remplacées par les données du deuxième lot après le chargement de celui-ci. Pour éviter de perdre ces données, chargez le premier lot au cours d'une session et commencez-en une nouvelle pour le lot suivant. De la même manière, commencez une nouvelle session pour ajouter d'autres nouvelles ressources.

    Remarque

    Vous pouvez reprendre une session passée pour mettre à jour les données précédemment chargées. Pour en savoir plus, consultez la rubrique Fonctionnalité de mise à jour dans l'assistant d'importation en bloc.

  4. Sous Sélectionner une ressource, dans le type de ressource, sélectionnez Actifs, puis Type d'actifs.

    Selon le type d'actif sélectionné, le modèle contiendra uniquement les champs configurés dans ce type d'actif.

  5. Cliquez sur Télécharger le modèle .xlsx.

    Le modèle Excel est enregistré sur votre ordinateur local.

Préparer les données dans le modèle

  1. Ouvrez le modèle téléchargé et accédez à la feuille de calcul des actifs.

    Le nom du modèle Excel et de la feuille de calcul des actifs est au format suivant :

    • Modèle : <nom du type d'actif> Asset Importer Sheet. Par exemple, « Third-party Asset Importer Sheet ».
    • Feuille de calcul : assetType-<ID du type d'actif>. Par exemple, « assetType-1311013 ».
  2. Copiez et collez ou saisissez vos données dans le modèle. Pour obtenir de l'aide concernant la saisie des données, consultez la rubrique Astuces pour préparer le contenu.
    Remarque
    • Si vous utilisez l'Add-In pour Excel, assurez-vous que l'option ACL Add-In est désactivée avant de modifier le modèle Excel. Pour apprendre à le faire, consultez la rubrique Configuration de l'Add-in pour Excel.
    • Ne modifiez pas le nom de la feuille de calcul ni des champs. Ces noms sont sensibles à la casse et ne doivent pas être modifiés.
    • Le nombre maximal de lignes pouvant être chargées simultanément s'élève à 2 000 (toutes feuilles de calcul comprises).
    ChampDescription

    referenceId

    obligatoire

    Indique un ID unique pour la ressource. Il doit être unique pour chaque ligne de la feuille de calcul.

    Il peut contenir une combinaison de texte et de nombres et sa longueur maximale ne doit pas dépasser 255 caractères.

    Ce champ est la clé primaire de chaque ligne dans le modèle. Vous aurez besoin de cette clé si vous voulez à nouveau mettre à jour cette ressource.

    Remarque

    Des ID de référence sont nécessaires lorsque vous ajoutez ou mettez à jour des ressources à l'aide de l'assistant d'importation en bloc. Ils ne sont pas disponibles lorsque vous ajoutez/mettez à jour les ressources à partir de l'interface utilisateur de Diligent One.

    name

    obligatoire

    Indique le nom de l'actif.

    Si le nom commence par un crochet ou contient une virgule, un point-virgule ou un saut de ligne, placez cette valeur entre guillemets doubles (" ").

  3. Remplissez les autres champs en fonction de vos besoins.
    Remarque
    • Selon le type d'actif sélectionné, le modèle contiendra uniquement les champs configurés dans ce type d'actif.
    • Les champs referenceId et name sont les seuls obligatoires. Les autres champs marqués en rouge sont obligatoires dans certains cas, par exemple lorsque le flux de travail est à un statut donné au cours du cycle de flux de travail de l'actif.
    • Si une valeur de champ commence par un crochet ou contient une virgule, un point-virgule ou un saut de ligne, placez cette valeur entre guillemets doubles (" ").
    • Si le modèle contient un champ de liste déroulante, les options de cette liste apparaissent uniquement pour la première ligne. Afin qu'elles apparaissent pour d'autres lignes, copiez la première ligne et collez-la dans les lignes souhaitées.
  4. Enregistrez et fermez le modèle.

Astuces pour préparer le contenu

La préparation de contenu implique de :

  • de copier-coller vos données sources dans les modèles Excel ;
  • de saisir des données, si nécessaire, dans le modèle Excel.
  • d'enregistrer le modèle en cours de préparation pour le chargement en bloc.

Le tableau ci-dessous donne diverses astuces que vous pouvez utiliser pour préparer rapidement et efficacement votre contenu dans les modèles Excel.

Tâche Étapes
Afficher le modèle et votre document source sur un écran

Utilisateurs Windows :

Appuyez sur la touche Windows + flèche de droite ou de gauche.

Utilisateurs Mac :

Faites glisser la fenêtre pour remplir une moitié de l'écran.
Copier-coller les données à partir de plusieurs cellules dans le modèle
  1. Dans Excel, sélectionnez les cellules appropriées.
  2. Appuyez sur CTRL + C.
  3. Cliquez sur la cellule dans laquelle vous aimeriez coller les données.
  4. Appuyez sur CTRL + V pour les coller.
Traiter un nombre ou une formule comme du texte Dans Excel, insérez une apostrophe avant le nombre dans la formule.
Modifier la largeur des colonnes ou la hauteur des lignes pour les adapter à vos données
Dans Excel, effectuez une ou plusieurs des opérations suivantes :
  • Sélectionnez la colonne à modifier, puis double-cliquez sur la limite à droite d'un en-tête de colonne sélectionné.
  • Sélectionnez la ligne à modifier, puis double-cliquez sur la limite en bas d'une ligne sélectionnée.
Entrer les données numériques séquentielles
  1. Dans Excel, entrez le premier chiffre de la séquence dans la cellule qui convient.
  2. Sélectionnez la cellule.
  3. Déplacez votre curseur dans le coin inférieur droit de la cellule et faites glisser la zone détourée vers l'endroit où la séquence doit se terminer.
  4. Cliquez sur Options de recopie incrémentée.
  5. Sélectionnez Incrémenter une série.
Utiliser des formules pour calculer des données
  1. Dans Excel, cliquez sur la cellule appropriée.
  2. Saisissez votre formule dans le champ fx .

    Vous trouverez ci-dessous des formules courantes :

    • SUM : vous permet d'ajouter au moins deux nombres ensemble.

      Exemple: =SUM(A1:B5)

    • COUNT : compte le nombre de cellules dans une plage contenant des nombres.

      Exemple : =COUNT(A1:A10)

    • TRIM : supprime les espaces dans une cellule, à l'exception des espaces simples entre les mots.

      Exemple : =TRIM(A1)

    • LEN : compte le nombre de caractères dans une cellule.

      Exemple : =LEN(A1)
Trier ou filtrer des données dans une seule colonne
  1. Dans Excel, effectuez l'une des opérations suivantes :
    1. Cliquez sur Accueil > Trier et filtrer.
    2. Cliquez sur Données > Filtrer.

      Une flèche se trouve à côté du nom de l'en-tête des colonnes.

  2. Allez à la colonne que vous souhaitez filtrer, puis cliquez sur la flèche à côté de l'en-tête.

    La fenêtre de tri et de filtre s'affiche.

  3. Triez ou filtrez les données dans la colonne, si nécessaire.

Charger les données

Effectuez l'une des actions suivantes :

  • Glissez-déposez le modèle dans la fenêtre du navigateur.
  • Cliquez sur Sélectionner depuis votre ordinateur et sélectionnez le modèle mis à jour à partir de votre ordinateur.

    Un seul modèle Excel peut être chargé à la fois (chaque fichier est validé séparément).

    • Résultat Un message de réussite ou d'échec s'affiche en fonction du résultat du processus et la dernière session est mise à jour dans la table Sessions.

Sessions dans l'assistant d'importation en bloc

Une session dans l'assistant d'importation en bloc est une série d'interactions de l'utilisateur pour importer des ressources Diligent One. Chaque session d'utilisateur est enregistrée dans la table Sessions.

La table Sessions contient les informations suivantes.

Nom de champ

Description

Sessions Web

Affiche la liste de toutes les sessions Web.

Une session Web désigne une session réalisée à l'aide de l'interface utilisateur Assistant d'importation en bloc. Une nouvelle session commence dès que vous ouvrez la page Assistant d'importation en bloc.

Sessions API

Affiche la liste des sessions API.

Une session API désigne une session réalisée à l'aide d'une plateforme d'API, telle que Postman.

Actualiser

 Recharge le tableau des sessions.

ID de session

Identificateur de session.

Dans les sessions Web, vous pouvez cliquer sur l'ID de session pour accéder à une session particulière et celui-ci est concaténé à l'URL.

Par exemple : https://stark.bulkimporter.highbond.com/import/bcc1e04e-4cd3-46d2-a8be-0b9083baccdc, où
bcc1e04e-4cd3-46d2-a8be-0b9083baccdc est l'ID de la session.

Remarque

Les ID de session Web et API se ressemblent, veillez donc à ne pas les intervertir pour éviter toute erreur.

Date

Affiche la date et l'heure de la session. Vous pouvez trier la date dans l'ordre croissant ou décroissant.

Chargé par

Affiche le nom de l'utilisateur.

Statut

Affiche le statut du chargement : réussite ou échec.

Vous pouvez cliquer sur le statut pour voir tous les détails du chargement.

Nom de fichier

Affiche le nom du modèle / du journal d'erreurs chargé. Par exemple : HighBond_Template.xlsx, ErrorLog.xlsx.

Modèle Vous pouvez cliquer sur le modèle et le télécharger pour corriger les données précédemment chargées.

Journal d'erreurs Un journal d'erreurs est généré lorsqu'un chargement échoue. Vous pouvez consulter le journal d'erreurs pour rectifier les erreurs et charger à nouveau le modèle.

Remarque
  • Le modèle et le journal d'erreurs sont disponibles pour téléchargement pendant une période pouvant aller jusqu'à 18 mois à compter de la date de chargement.
  • Le lien pour télécharger le modèle est disponible pour les sessions de l'assistant d'importation en bloc à partir du 13 mai 2022. Vous ne pouvez pas télécharger le modèle pour les sessions antérieures à cette date.

Mettre à jour en bloc des actifs existants

Vous pouvez également mettre à jour plusieurs éléments simultanément à l'aide de sessions dans l'assistant d'importation en bloc.

Remarque

Vous pouvez uniquement mettre à jour les ressources que vous avez chargées via l'assistant d'importation en bloc.

Fonctionnement

Vous ouvrez une session précédente depuis la page Assistant d'importation en bloc. Vous ouvrez le modèle chargé dans la session précédente et apportez les modifications nécessaires. Ensuite, vous chargez le modèle dans la page Assistant d'importation en bloc.

Important

  • Utilisez les sessions précédentes pour apporter des modifications ou corriger les données précédemment chargées.
  • Lancez une nouvelle session pour charger de nouvelles ressources même lorsqu'elles sont liées aux données précédemment chargées.

Par exemple : vous avez chargé un projet et quelques objectifs dans une session précédente. Ouvrez la même session pour mettre à jour ces ressources. Lancez une nouvelle session si vous voulez charger les risques, les contrôles ou toute autre ressource liée à ce projet ou à ces objectifs.

Conditions requises avant la mise à jour

Avant de pouvoir exécuter une mise à jour, vous devez procéder comme suit :

  1. Choisissez la session à sélectionner. Cette action est obligatoire puisque les données chargées sont liées à une session. Vous devez donc ouvrir la session liée aux données à mettre à jour. Pour en savoir plus sur les sessions, voir Sessions dans l'assistant d'importation en bloc.

  2. Assurez-vous d'avoir accès au modèle Excel chargé dans la session que vous voulez sélectionner. Le modèle contient des ID de référence qui sont des identificateurs uniques pour chaque ligne dans le modèle. Ils sont obligatoires pour la mise à jour des données. Pour en savoir plus sur les ID de référence, voir Préparer les données dans le modèle.

    Attention

    Les données sont mises à jour en fonction de la session correspondantes et des ID de référence. Une inadéquation entre la session et les ID de référence peut créer des doublons ou entraîner une erreur.

Étapes pour la mise à jour

Commentaires

  • Les termes de l'interface sont personnalisables ; les champs et les onglets sont configurables. Dans votre instance Diligent One, certains termes, champs et onglets peuvent être différents.
  • Si un champ obligatoire est vide, le message d'avertissement « Ce champ est obligatoire » s'affiche. Certains champs personnalisés peuvent comporter des valeurs par défaut.

Ouvrir une session précédente

Remarque

Aucune session précédente n'est disponible lorsque vous ouvrez l'assistant d'importation en bloc pour la première fois. Vous devez effectuer au moins un chargement pour voir les détails de la session.

Pour en savoir plus sur les sessions, voir Sessions dans l'assistant d'importation en bloc.

  1. Ouvrez la Barre de lancement.

    Remarque

    Si votre entreprise utilise plusieurs instances dans la barre de lancement, assurez-vous que la bonne instance est active.

  2. Sélectionnez Paramètres de la plateforme > Organisation.

    Si vous ne voyez pas l’option Organisation, le compte que vous avez utilisé pour vous connecter ne dispose pas de privilèges d’admin.

  3. Sous Assistant d'importation en bloc, cliquez sur Gérer les ressources en bloc.

  4. Faites défiler la page jusqu'à la section Sessions et cliquez sur l'ID de session de votre choix.

    Résultat La session se charge avec l'ID de session sélectionné ajouté à l'URL.

    Remarque

    Assurez-vous d'avoir sélectionné la session appropriée dans laquelle vous voulez mettre à jour les données précédemment chargées. Une inadéquation entre la session et les ID de référence peut créer des doublons ou entraîner une erreur. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Conditions requises avant la mise à jour.

Mettre à jour les données dans le modèle

  1. Ouvrez le modèle Excel chargé dans la session que vous avez sélectionné dans l'étape précédente. Ce fichier contient les données précédemment chargées avec les ID de référence. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Conditions requises avant la mise à jour.

    Remarque

    Assurez-vous que l'option ACL Add-In est désactivée avant de modifier le modèle Excel, sinon le chargement échouera. Pour en savoir plus sur ACL Add-In, voir Configurer Add-In pour Excel.

  2. Accédez à la feuille de calcul correspondante et mettez à jour les données en fonction des ID de référence. Pour en savoir plus sur les champs, voir Préparer les données dans le modèle

    Remarque

    Assurez-vous d'avoir mis à jour les valeurs correspondantes aux ID de référence selon lesquelles les données précédemment chargées seront mises à jour. Une inadéquation peut créer des doublons ou entraîner une erreur.

  3. Enregistrez et fermez le fichier.

Charger les données

Effectuez l'une des actions suivantes :

  • Glissez-déposez le modèle dans la fenêtre du navigateur.
  • Cliquez sur Sélectionner depuis votre ordinateur et sélectionnez le modèle mis à jour à partir de votre ordinateur.

    Un seul modèle Excel peut être chargé à la fois (chaque fichier est validé séparément).

    • Résultat Un message de réussite ou d'échec s'affiche en fonction du résultat du processus et la dernière session est mise à jour dans la table Sessions.

Dépannage

Vous pouvez télécharger le journal d'erreurs et le consulter dans la table Sessions. Comprenez les erreurs courantes du chargement en bloc et découvrez comment les résoudre.

Le tableau suivant répertorie les erreurs pouvant apparaître lors du chargement du modèle.

Erreur Solution(s)
Il peut y avoir plus de 2 000 lignes dans le fichier chargé (toutes feuilles de calcul comprises). Supprimez les lignes supplémentaires du modèle et rechargez-le.
Les champs obligatoires peuvent être vides ou manquants dans le fichier chargé. Assurez-vous que tous les champs obligatoires (identifiables grâce à des noms de colonne rouge et orange dans le modèle) sont remplis.
Remarque

Si vous ne fournissez pas de données dans les champs obligatoires, la ligne n'est pas traitée.
Le format de date peut être incorrect

Assurez-vous que les données dans les champs texte sont valides et ne dépassent pas la longueur maximale : 255 caractères.

Les champs texte enrichi ne présentent pas de limite de nombre de caractères.
Les valeurs de données peuvent être non valides ou peuvent ne pas correspondre aux valeurs de la liste déroulante.

Par exemple : la valeur des champs received et sendRecurrentNotifications dans la feuille Requests doivent avoir la valeur True ou False.
Les champs non valides dans le modèle.
  • N'ajoutez pas de nouveaux champs au modèle .
  • Ne supprimez pas les champs du modèle.
Le modèle peut ne pas être au format prévu

Assurez-vous que le format de fichier est .xlsx.
Noms de feuille de calcul non valide.

Ne modifiez pas le nom de la feuille de calcul.
La session peut avoir expirée.

Actualisez la page et essayez à nouveau le chargement.
L'ID de session n'est peut-être pas valide. Vérifiez que vous utilisez un ID de session Web.