Configurer un expéditeur d’e-mail spécifique

La plateforme Diligent One envoie des e-mails aux utilisateurs et aux non-utilisateurs pour leur demander des actions et leur fournir des mises à jour, au besoin. Pour aider vos utilisateurs à faire confiance aux e-mails provenant de la plateforme Diligent One, vous pouvez configurer un expéditeur d’e-mail spécifique afin que vos utilisateurs identifient que votre entreprise est à l’origine d’un e-mail.

En quoi un expéditeur d’e-mail spécifique est utile ?

Un expéditeur d'e-mails spécifique peut avoir de nombreux avantages.

• Amélioration de la conformité et de l’efficacité Au fur et à mesure que la sensibilisation du grand public aux attaques d’hameçonnage s’améliore, la méfiance générale à l’égard des e-mails s’accroît. Les notifications de la plateforme Diligent One ne sont parfois pas ouvertes et les destinataires peuvent les signaler comme tentatives d’hameçonnage. Cela peut avoir divers effets négatifs, comme surcharger votre équipe informatique de faux positifs, entraver les audits et réduire la conformité et la visibilité. Un nom familier peut aider les destinataires à reconnaître et à faire confiance à un e-mail.
• Amélioration de la communication Vous pouvez utiliser votre expéditeur de courriel spécifique comme adresse de réponse pour que les destinataires puissent vérifier la légitimité d’un e-mail ou demander plus d’informations.

À quoi ressemblent les e-mails avec un expéditeur spécifique ?

La plateforme Diligent One reste l’adresse d'origine, mais votre adresse e-mail spécifique devient l’expéditeur et peut aussi être l’adresse de réponse. Les divers services de messagerie utilisent des formats légèrement différents. Dans la plupart des cas, le champ De des e-mails de la plateforme Diligent One ressemble à ces exemples.

• Exemple Microsoft Outlook De : Notifications de la plateforme Diligent One <notifications@highbond.com> pour le compte de l’audit interne <auditinterne@exemple.com>
• Exemple Gmail De : Notifications de la plateforme Diligent One <notifications@highbond.com> via l’audit interne <auditinterne@exemple.com>

Remplacement de l’expéditeur spécifique par les expéditeurs de questionnaire

Lorsqu'un membre de votre entreprise envoie un questionnaire au sujet d'un enregistrement, les destinataires voient le nom de l'expéditeur comme source de l'e-mail afin de pouvoir identifier son origine. Ce nom remplace le nom de l'adresse e-mail spécifique. Dans ce cas, le destinataire observe une situation semblable aux exemples suivants.

• Exemple Microsoft Outlook De : Notifications de la plateforme Diligent One <notifications@highbond.com> pour le compte de John Smith <auditinterne@exemple.com>
• Exemple Gmail De : Notifications de la plateforme Diligent One <notifications@highbond.com> via John Smith <auditinterne@exemple.com>

Non pris en charge dans l’application Rapports

À l'heure actuelle, Rapports ne prend pas en charge les expéditeurs spécifiques. Les diffusions des rapports continueront à provenir de notifications@highbond.com et les rapports partagés par l'utilisateur continueront à provenir de l'e-mail de cet utilisateur.

Activer ou modifier un expéditeur d'e-mail spécifique

Les admins système peuvent configurer un expéditeur d'e-mail spécifique.

1. Ouvrez la barre de lancement.
2. Si votre entreprise utilise plusieurs instances dans la barre de lancement, assurez-vous que la bonne instance est active.
3. Sélectionnez Paramètres de la plateforme > Organisation. Si vous ne voyez pas l’option Organisation, le compte que vous avez utilisé pour vous connecter ne dispose pas de privilèges d’admin.
4. Cliquez sur Gérer l'expéditeur de l'e-mail.
5. Saisissez le nom de l'expéditeur dans Nom adresse e-mail.
6. Saisissez l'adresse e-mail de l'expéditeur dans Adresse e-mail.
7. Si vous voulez que les destinataires puissent répondre à l'expéditeur spécifique, sélectionnez Utiliser cet e-mail comme adresse de réponse. Cela fait de l'expéditeur d'e-mail spécifique l'adresse par défaut lorsque des destinataires utilisent la fonction de réponse de leur client de messagerie.
8. Sélectionnez Activer une adresse e-mail spécifique.
9. Prévisualisez l'exemple d'en-tête de l'e-mail pour vous assurer qu'il a l'air correct.
10. Cliquez sur Enregistrer les modifications. Tous les e-mails de la plateforme Diligent One proviennent désormais de l’expéditeur spécifique que vous avez défini.

Désactiver un expéditeur d’e-mail spécifique

Les admins système peuvent désactiver un expéditeur d’e-mail spécifique si vous préférez utiliser l’adresse e-mail par défaut de la plateforme Diligent One.

1. Ouvrez la Barre de lancement.
2. Si votre entreprise utilise plusieurs instances dans la barre de lancement, assurez-vous que la bonne instance est active.
3. Sélectionnez Paramètres de la plateforme > Organisation. Si vous ne voyez pas l’option Organisation, le compte que vous avez utilisé pour vous connecter ne dispose pas de privilèges d’admin.
4. Cliquez sur Gérer l'expéditeur de l'e-mail.
5. Effacez Activer une adresse e-mail spécifique.
6. Cliquez sur Enregistrer les modifications. Tous les e-mails de la plateforme Diligent One proviennent maintenant de l’adresse notifications@highbond.com.