Travailler avec des listes d'actifs et des enregistrements

La vue Liste d'actifs permet d'organiser, de localiser et de gérer facilement les actifs. Les actifs constituent des éléments qui présentent une valeur pour votre organisation. Vous pouvez filtrer et trouver les actifs et les enregistrements dont vous avez besoin pour vous aider à comprendre plus rapidement les données et à prendre des mesures axées sur ces dernières.

Filtrer et trier les actifs et les enregistrements

Il est possible de filtrer et de trier efficacement votre stock d'actifs pour trouver l'actif et les données d'enregistrement dont vous avez besoin.

Filtrer les actifs et les enregistrements

1. Ouvrez l'application Stock d'actifs. Une table des différents types d'actifs s'ouvre.
2. Cliquez sur le type d'actif que vous souhaitez ouvrir. Une table qui répertorie tous les actifs sous le type d'actif s'ouvre.
Remarque

Le système trie par défaut la table de A à Z par le nom de l'actif, sauf si vous avez défini une valeur par défaut personnalisée,

3. Cliquez sur Filtres. Une boîte de dialogue s'ouvre.
4. À partir du menu déroulant Colonnes, sélectionnez le nom de la colonne à laquelle vous souhaitez appliquer des filtres. Le titre de la colonne sélectionnée apparaît dans le champ Colonne.
5. Sélectionnez l'opérateur dans le menu déroulant Opérateur. En fonction des données de la colonne, les options de l'opérateur peuvent inclure : contient, est, et/ou est vide. L'opérateur que vous avez sélectionné pour affiner le filtre apparaît dans le champ Opérateur.
Remarque

Si vous sélectionnez l'opérateur contient, vous entrez un terme de recherche personnalisé dans le filtre Valeur, tel qu'un nom ou un mot-clé, pour filtrer les données de la colonne. Si vous sélectionnez l'opérateur est, le filtre Valeur fait apparaître un menu déroulant des options de filtre disponibles, telles que les statuts prédéfinis du flux de travail.

Si vous sélectionnez l'opérateur est vide, vous n'avez pas besoin de sélectionner de valeur. Le système comprend automatiquement que vous filtrez pour un point de données vide et supprime le filtre Valeur. Toutes les colonnes ne disposent pas de ces trois options. Les options disponibles correspondent aux données disponibles. Par exemple, si vous souhaitez filtrer une colonne relative au statut du flux de travail, celle-ci doit soit avoir un statut spécifique et prédéfini, ou bien être vide.

6. Si nécessaire, sélectionnez une valeur à partir du menu déroulant Valeur.
7. Facultatif. Cliquez sur +Ajouter un filtre pour personnaliser et appliquer des filtres supplémentaires.
Remarque

Même si vous pouvez utiliser plusieurs filtres, ceux-ci doivent tous être des OU ou des ET. Vous ne pouvez pas combiner les deux.

8. Lorsque vos filtres sont renseignés, la table se met à jour et un badge bleu avec le nombre de filtres appliqués apparaît à côté de Filtres pour vous signaler que les données affichées sont filtrées et ne représentent pas nécessairement toutes les données disponibles. Pour fermer la boîte de dialogue, cliquez n'importe où sur la page en dehors de la boîte de dialogue.

Rechercher les actifs et les enregistrements

En plus du filtre et du tri, vous pouvez effectuer des recherches à l'aide de mots-clés pour retrouver les données dont vous avez besoin. À l'aide du champ de recherche, vous pouvez effectuer une recherche dans toutes les colonnes.

Supprimer les filtres de liste

1. Pour supprimer les filtres, cliquez sur Filtres. La boîte de dialogue s'ouvre.
2. Cliquez sur à côté de l'un des filtres appliqués à la table. Le filtre est supprimé et le nombre de filtres dans le badge bleu se met à jour en fonction du nombre de filtres appliqués ou disparaît complètement s'il ne reste aucun filtre appliqué à la table.

Trier les actifs et les enregistrements

Le tri vous aide à visualiser et à exploiter facilement les données relatives aux actifs et aux enregistrements, de manière à les comprendre et à les interpréter.

1. Ouvrez l'application Stock d'actifs. Une table des différents types d'actifs s'ouvre.
2. Cliquez sur le type d'actif que vous souhaitez ouvrir. Une table qui répertorie tous les actifs sous le type d'actif s'ouvre.
3. Il existe deux manières de trier les colonnes de données. Effectuez l'une des actions suivantes :
• Cliquez sur l'en-tête de la colonne pour la trier de A à Z, de Z à A ou décider de ne pas la trier. Une flèche indique la direction dans laquelle la colonne est triée. La flèche est grisée et disparaît lorsque la colonne n'est pas triée. Lorsqu'une colonne n'est pas triée, l'affichage par nom est rétabli.
• Vous pouvez également cliquer sur , et un menu déroulant s'ouvrira. Sélectionnez Trier de A à Z, Trier de Z à A, ou Pas de tri. Les données de la colonne sont ainsi triées et une flèche indique la direction dans laquelle la colonne est triée.

Personnaliser la vue de la liste des actifs et des enregistrements

Vous pouvez personnaliser la vue de la liste des actifs de différentes manières afin de faciliter la compréhension et l'interprétation des données, en vue de permettre une prise de décision éclairée. Vous pouvez également définir votre vue personnalisée comme vue par défaut lorsque vous accédez aux données des actifs ou des enregistrements.

Redimensionner les colonnes

Servez-vous de la poignée verticale entre les en-têtes de colonne pour déplacer et redimensionner une colonne comme vous le souhaitez.

Réorganiser les colonnes

Réorganisez facilement les colonnes à l'aide d'un simple glisser-déposer.

1. Cliquez et maintenez l'en-tête de la colonne que vous voulez déplacer. L'en-tête de la colonne est sélectionné.
2. Déplacez l'en-tête de la colonne où vous voulez. L'en-tête sera transparent pendant son déplacement.
3. Relâchez l'en-tête de la colonne. L'ensemble de la colonne avec ses données est déplacé vers l'emplacement choisi.

Masquer les colonnes

Affinez davantage vos données en choisissant les colonnes que vous souhaitez afficher.

1. Cliquez sur sur l'en-tête de la colonne. Le menu déroulant s'ouvre.
2. Cliquez sur Masquer. La colonne sélectionnée ne sera plus affichée.
Remarque

Vous pouvez également masquer toutes les colonnes en cliquant sur Colonnes, puis sur Masquer tout.

Afficher les colonnes

Vous pouvez afficher toutes les colonnes masquées d'une table.

1. Cliquez sur Colonnes. Un menu déroulant s'ouvre.
2. Cliquez sur Tout afficher. Toutes les colonnes masquées s'affichent dans la table.

Épingler les colonnes

Vous pouvez épingler des colonnes à gauche ou à droite de votre table pour toujours les avoir à disposition. Cette possibilité est particulièrement utile si vous exploitez de grandes quantités de données.

1. Cliquez sur sur l'en-tête de la colonne que vous souhaitez épingler. Un menu déroulant s'ouvre.
2. Cliquez soit sur Épingler à droite, soit sur Épingler à gauche. La colonne se déplace vers la gauche ou la droite de la table.

Détacher les colonnes

1. Pour détacher une colonne épinglée, cliquez sur sur l'en-tête de la colonne épinglée que vous souhaitez détacher. Un menu déroulant s'ouvre.
2. Cliquez sur Détacher. La colonne n'est plus épinglée dans la table.

Ajuster les lignes

1. Cliquez sur Styles. Un menu déroulant s'ouvre avec des propositions de densité de lignes : Compact, Standard et Confortable. Chacune propose un intervalle de plus en plus grand entre les lignes afin que vous puissiez déterminer l'espacement qui offre la meilleure adaptabilité ou si vous souhaitez augmenter le nombre de lignes visibles par page.
2. Choisissez l'option d'ajustement des lignes qui correspond le mieux à vos besoins. Les lignes de la table s'ajustent en fonction de votre choix.

Afficher les statuts des flux de travail en couleur

Lorsque vous consultez les actifs, vous pouvez facilement déterminer le statut de ces derniers pour vous aider dans les prochaines étapes. Les couleurs sont déterminées par la valeur attribuée au statut dans son flux de travail. Si aucune couleur n'est définie, le texte s'affiche en noir.

Configurer la pagination

1. Choisissez le nombre de lignes de données d'actifs à afficher par page. À partir de la liste déroulante Lignes par page, sélectionnez le nombre de lignes que vous souhaitez voir apparaître par page. Vous avez le choix entre 50, 100, 250 ou Auto. De cette manière, la liste des actifs par page est limitée au nombre de lignes que vous avez défini et le numéro de la page sur laquelle vous vous trouvez est affiché par rapport au nombre total de pages.
Remarque

L'option Auto remplit automatiquement la page avec autant de lignes de données d'actifs qu'il est possible de faire rentrer sur la page et s'adapte à la taille de celle-ci.

La pagination par défaut est de 100 lignes par page.

2. Une fois que l'option de pagination est sélectionnée, le nombre de lignes s'ajuste et vous pouvez voir combien de lignes d'actifs sont affichées actuellement par rapport au nombre total des actifs. Vous pouvez passer à la page suivante ou précédente, à la dernière ou à la première, et à n'importe quelle page intermédiaire.

Définir une vue par défaut

Définissez la vue souhaitée comme vue par défaut. Une fois que vous avez personnalisé votre vue de la liste d'actifs, vous pouvez la définir en tant que vue par défaut pour ne pas avoir à l'ajuster à chaque fois.

1. Pour enregistrer la vue que vous avez personnalisée, cliquez sur le menu déroulant Vues et sélectionnez Enregistrer cette vue comme valeur par défaut. La prochaine fois que vous ouvrirez la page, vos paramètres enregistrés constitueront la vue par défaut.
2. Facultatif. À partir du menu déroulant Vues, sélectionnez Revenir à la vue initiale par défaut. Vous retrouverez ainsi les paramètres initiaux partagés par tous les utilisateurs.

Exporter la vue active

Vous pouvez exporter la page active de votre vue Liste des actifs sous forme de fichier CSV et/ou imprimer la page active pour une analyse plus approfondie. Vous pouvez donc accéder à ces données même hors connexion.

1. Cliquez sur Exporter. Un menu déroulant s'ouvre.
2. Effectuez l'une des actions suivantes :
• Cliquez sur Télécharger la page active (csv). Un fichier CSV de ce qui est affiché sur la page active est téléchargé.
• Cliquez sur Imprimer la page active. Une tâche d'impression s'ouvre pour imprimer ce qui est affiché sur la page active.
Remarque

L'export ou l'impression ne porte que sur ce qui apparaît sur la page active. Toutes les données de la table ne peuvent pas être exportées ou imprimées en une seule fois.