Réaliser des enquêtes d'évaluation

Connectez un questionnaire de l'application Résultats à une évaluation dans l'application Projets pour réaliser des auto-évaluations avec les responsables de contrôle pour tester SOX, des certifications de contrôle ou des évaluations de risque. Obtenez les réponses facilement lorsque vous exécutez des procédures ou réalisez des revues générales et des tests.

Qu'est-ce qu'une enquête d'évaluation ?

Une enquête d'évaluation est un questionnaire provenant de l'application Résultats qui est connecté à une évaluation dans l'application Projets.

Les enquêtes d'évaluation permettent d'agréger les réponses du questionnaire provenant de l'application Résultats afin que vous puissiez y accéder facilement lorsque vous exécutez des procédures ou réalisez des revues générales et des tests.

Avant de commencer

Avant de pouvoir mener une enquête d'évaluation, vous devez définir des objectifs et des contrôles d'un projet dans l'application Projets.

Vous devez également configurer des conteneurs de données dans l'application Résultats (collection, analyse et table), et créer un questionnaire. Le tableau (enquête) dans l'application Résultats permet de stocker les réponses du questionnaire.

Fonctionnement

Vous connectez un questionnaire de l'application Résultats à une évaluation dans l'application Projets. Les évaluations comprennent :

  • Procédures d'exécution
  • Revues générales
  • Tests

Une fois que cette connexion est établie, vous pouvez envoyer le questionnaire de l'application Projets et commencer à suivre les réponses dans cette même application.

Si vous supprimez une évaluation, vous ne pouvez plus voir le statut global de l'évaluation dans l'application Projets. Les réponses du questionnaire ne sont pas supprimées dans l'application Résultats lors de la suppression d'une évaluation.

Données contextuelles capturées dans Résultats

Les champs suivants de l'application Projets sont capturées sous forme de données contextuelles dans la table dans l'application Résultats :

Remarque

Vous devez configurer le questionnaire dans l'application Résultats en sélectionnant Afficher tous les champs d'enregistrements ou Afficher les champs d'enregistrement sélectionné afin que ces champs s'affichent pour les destinataires du questionnaire. Pour plus d'informations, consultez la section Création de questionnaires.

Champs de projet Champs des objectifs Champs de contrôle
  • ID projet
  • Intitulé de projet
  • ID de référence (basé sur Référence de l'objectif et ID contrôle)
  • ID objectif
  • Titre de l'objectif
  • Intitulé du contrôle
  • Description du contrôle
  • ID du contrôle

Exemple

Lancer des auto-évaluations avec les propriétaires du contrôle

Scénario

Pour être conforme aux exigences SOX, vous devez mener un ensemble d'auto-évaluations avec des propriétaires de contrôle individuels afin de valider l'efficacité opérationnelle des contrôles internes.

Vous prévoyez d'envoyer un questionnaire aux propriétaires de contrôle et d'agréger des réponses à titre de référence lorsque vous testerez les contrôles.

Processus

Dans votre projet, vous cliquez sur l'onglet Travail de terrain. Ensuite, vous cliquez sur Créer une évaluation pour... et sélectionnez la session de test qui s'applique à l'auto-évaluation. Pour finir, vous sélectionnez le questionnaire que vous prévoyez d'envoyer aux propriétaires de contrôle individuels, puis les contrôles applicables et vous indiquez les propriétaires de contrôle individuels.

Sélection de questionnaire

Sélection de contrôle et spécification du propriétaire de contrôle

Résultat

L'auto-évaluation du contrôle est envoyée aux propriétaires du contrôle indiqués. Les propriétaires du contrôle individuels remplissent le questionnaire et les réponses sont agrégées sous Évaluations enregistrées :

Autorisations

Pour créer une enquête d'évaluation, vous devez accéder au projet concerné dans l'application Projets et à la collection dans l'application Résultats.

Étapes

Commentaires

  • Les termes de l'interface sont personnalisables ; les champs et les onglets sont configurables. Dans votre instance Diligent One, certains termes, champs et onglets peuvent être différents.
  • Si un champ obligatoire est vide, le message d'avertissement « Ce champ est obligatoire » s'affiche. Certains champs personnalisés peuvent comporter des valeurs par défaut.

Connecter le questionnaire à une évaluation

  1. Ouvrez l'application Projets.

    La page d'accueil de Projets s'ouvre.

  2. Ouvrez un projet.

    Le tableau de bord du projet s'ouvre.

  3. Cliquez sur l'onglet Travail de terrain.
  4. Sélectionnez Créer une évaluation de... et choisissez la bonne option.

    La liste déroulante est dynamiquement générée en fonction du nombre de tours de test dans le projet.

    Remarque

    Chaque évaluation peut être associée à une seule procédure d'exécution, une seule revue générale ou session de test.

  5. Dans la fenêtre Enquête d'évaluation, choisissez l'enquête de Résultats que vous souhaitez envoyer :
    Commentaires

    Vous ne pouvez pas sélectionner une enquête de Résultats depuis une collection archivée.

    1. Sélectionnez la liste déroulante Toutes les collections pour filtrer les résultats à partir d'une collection particulière dans l'application Résultats.
    2. Facultatif. Cliquez sur l'option voir disponible à côté de l'enquête de votre choix pour consulter l'enquête dans l'application Résultats.
    3. Cliquez sur le bouton radio disponible à côté de l'enquête de votre choix, puis cliquez sur Suivant>.
  6. Sélectionnez les contrôles à associer à l'évaluation :
    • Pour rechercher un contrôle particulier, saisissez un mot-clé dans la zone de recherche.
    • Pour sélectionner tous les contrôles sous un seul objectif, cochez la case se trouvant à côté de l'objectif retenu.
    • Pour sélectionner des contrôles particuliers sous un seul objectif, cochez la case se trouvant à côté des contrôles retenus.
    • Pour sélectionner tous les contrôles sous tous les objectifs, cliquez sur Tout sélectionner.
    • Pour supprimer toutes vos sélections, cliquez sur Aucun(e).
      Astuce

      Vous pouvez marquer certains contrôles pour des auto-évaluations et en tester d'autres manuellement. Certains auditeurs envoient des auto-évaluations des contrôles non clés et testent manuellement des contrôles clés (ou des contrôles associés au plus haut risque).

  7. Indiquez le nom du responsable de chaque contrôle en effectuant l'une des actions suivantes :
    8. Option Étapes
    Indiquez les responsables de chaque contrôle
    1. A côté de chaque contrôle, saisissez le nom ou l'adresse e-mail du responsable ou cliquez sur Modifier pour mettre à jour un responsable existant.

      2. Remarque

      Diligent One ne prend pas en charge les adresses e-mail avec des accents ou des caractères non latins.

    2. Cliquez sur la coche pour enregistrer vos modifications ou sur pour annuler.

      Le responsable du contrôle est spécifié.
    Spécifiez le même responsable pour tous les contrôles associés à un objectif.
    1. Dans le champ Nom/E-mail de tous les contrôles présents à côté de chaque objectif, saisissez le nom ou l'adresse e-mail du responsable, ou cliquez sur Modifier pour mettre à jour un responsable existant pour tous les contrôles associés à l'objectif.

      2. Remarque

      Diligent One ne prend pas en charge les adresses e-mail avec des accents ou des caractères non latins.

    2. Cliquez sur la coche pour enregistrer vos modifications ou sur pour annuler.

      Tous les contrôles associés à l'objectif sont alimentés avec le même nom de responsable.
    Remarque

    Aussi bien les utilisateurs avec licence que ceux sans peuvent être indiqués comme propriétaires. Le fait de désigner un propriétaire n'affecte pas automatiquement la personne en tant que Propriétaire dans l'application Projets. Pour plus d'informations sur l'affectation des responsables, consultez Définir des risques et des contrôles.

Envoyer le questionnaire

Effectuez l'une des actions suivantes :

  • Pour envoyer immédiatement le questionnaire, cliquez sur Envoyer maintenant, puis sur Envoyer.

    Vous devez sélectionner au moins un contrôle et indiquer un responsable de contrôle pour chaque contrôle dans l'ordre d'envoi de l'enquête. Si le même propriétaire existe déjà pour différents contrôles sélectionnés, un seul e-mail est envoyé au destinataire avec un lien vers l'enquête.

  • Pour envoyer le questionnaire ultérieurement, cliquez sur Reprendre plus tard.

    L'évaluation est stockée sous Évaluations enregistrées. Les évaluations qui n'ont pas été envoyées s'affichent à côté du statut Non envoyée. Dans le cas des évaluations ayant été envoyées, le nombre total de répondre sur le nombre total de contrôles s'affiche.

Suivre les réponses

  1. Dans le projet, cliquez sur l'onglet Travail de terrain.

    La Liste des objectifs s'affiche et les évaluations enregistrées sont présentées dans le panneau droit. Les évaluations sont nommées en fonction de leur association à une procédure d'exécution, une revue générale, ou un test. S'il existe plus d'une évaluation d'un type particulier, les noms sont triés de manière séquentielle (par exemple, pour les évaluations de revue générale, évaluation de revue générale 1, évaluation de revue générale 2, etc.)

  2. Sous Évaluations enregistrées, cliquez sur l'évaluation de votre choix.

    La fenêtre Statut de l'évaluation s'ouvre, affichant une liste des contrôles, des responsables de contrôle, et des responsables de contrôle ayant répondu à l'enquête.

  3. Effectuez l'une des opérations suivantes :

    • Pour mettre à jour le responsable d'un contrôle, cliquez sur modifier.
    • Pour voir les résultats d'une enquête dans l'application Résultats, cliquez sur le lien disponible à côté de Résultats d'enquête.
    • Pour voir une réponse dans l'application Projets, cliquez sur le lien du contrôle retenu.

      Le panneau latéral Résultats d'évaluation s'ouvre et affiche les réponses à l'enquête dans le contexte de l'évaluation.

Dépannage

Comprenez les erreurs courantes de l'enquête d'évaluation ainsi que les causes et découvrez comment les résoudre.

Message d'erreur / Problème Cause Solution(s)

Utilisateur non accessible à la sélection dans le champ Propriétaire

OU

Le responsable s'affiche à côté du contrôle. Toutefois, vous ne pouvez pas sélectionner le même responsable pour des contrôles supplémentaires.
  • L'utilisateur a été supprimé de la barre de lancement ou l'abonnement auquel il est affecté ne l'autorise pas à accéder à l'application Projets.

    Les utilisateurs supprimés de la barre de lancement ne reçoivent pas d'enquête et s'affichent uniquement en tant que responsables des contrôles auxquels ils ont été affectés avant leur suppression de l'instance Diligent One.

  • La personne précédemment affectée en tant que responsable voit son accès supprimé du projet dans l'application Projets.

 
  • Ajoutez l'utilisateur à la Barre de lancement.
  • Mettre à jour l'abonnement d'un utilisateur existant.
  • Rétablir l'accès d'une personne à un projet.
  • Désuspendez l'utilisateur dans l'application Projets.
« Nous n'avons pas pu enregistrer votre sélection car un ou plusieurs des contrôles sélectionnés n'existe plus. Veuillez essayer à nouveau. »
  • Le contrôle a été supprimé de l'application Projets.
  • L'objectif contenant le contrôle a été supprimé de l'application Projets
 Re-créez l'objectif ou le contrôle dans l'application Projets.
« L'enquête que vous avez sélectionnée auparavant a été supprimée. Veuillez en sélectionner une nouvelle. »
  • L'enquête a été supprimée de l'application Résultats.
  • La collection contenant l'enquête a été supprimée de l'application Résultats.
 Recréez l'enquête ou la collection dans l'application Résultats.
L'enquête d'évaluation n'est plus disponible.
  • Un utilisateur a supprimé l'enquête d'évaluation de l'application Projets.
 Re-créer l'enquête d'évaluation.
L'enquête d'évaluation n'a pas pu être envoyée ou elle est désactivée. La collection Résultats (emplacement de stockage du questionnaire) a été archivée. Désarchivez la collection Résultats et envoyez à nouveau l'enquête d'évaluation depuis l'application Projets.